信息化建设项目参考.docx
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信息化建设项目参考.docx
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信息化建设项目参考
深圳市民营及中小企业
信息化建设项目情况
深圳******有限公司
一、企业信息化项目总体方案3
(一)项目实施背景和目的3
(二)项目的必要性4
(三)项目投资规模4
二、企业信息化实施和投入6
(一)企业信息化基础建设情况6
(二)实施方案9
三、系统描述11
(一)技术方案11
(二)功能介绍11
(三)项目的特点和创新点11
四、项目实施后的效益评价11
五、企业信息化实施过程的经验和体会13
六、企业信息化下一步的发展规划14
1、企业信息化项目总体方案
(一)项目实施背景和目的
公司目前各种日常生产经营管理数据处理量年均将达1000万条,未来3年内日常生产经营管理数据处理量可能增加到1500万条,因为原有的ERP系统(专业版)功能比较单一,其中40%的海量数据还是通过手工处理,各环节重复劳动严重、效率低下,生产经营数据无法即时生成,准确性得不到保证,公司IT整体应用水平较低,严重制约着公司的发展。
为了进一步提升公司管理和经营管理水平,参与市场竞争提供强有力的信息支撑平台,通过本次金蝶K3ERP项目的实施,搭建一个综合性的公司信息化平台,保证整个公司内的物流、资金流和信息流畅通无阻,并且能够随时了解和查询公司内管理状况。
通过系统的实施,优化业务流程和资源配置,降低运营成本,从而维系更密切的客户关系,全面提高内部协调力度、整体营销能力和获利能力。
另一方面,完善企业信息化的同时,建立企业大数据,对于客户及市场情况进行量化分析客户采购习惯,为企业下一步的市场及产品规划提供数据支撑。
(二)项目的必要性
随着公司的高速发展,规模的不断扩大,目前的管理方式已经不适应公司发展及管理的要求,为减少重复的手工操作、规范运作过程,及时掌握、控制、集成管理公司生产经营活动中的所有信息,实现公司内外部信息的共享和有效利用,提高公司管理效率和管理水平,急需建立一套以流程为基础,适用公司特点,基本满足公司日常经营管理数据处理的产、购、销、财务一体化的信息化管理系统,对公司发展战略提供支撑。
(三)项目投资规模
本项目总投资70.17万元,包括硬件设备投入和软件投入。
其中:
1、硬件设备投入
Ø服务器
单独购买一台HPZ230工作站作为金蝶K3ERP系统的服务器,金额为6700元。
图1HPZ230工作站
2、软件投入
金蝶K3ERP软件价格为580000.00元,项目实施费用115000.00元,共计695000元。
附:
软件购买模块以及站点数:
产品名称
金蝶K3WISE
版本号
14.0
模块清单
使用许可数(个)
K3-WISECRM客户管理
15
K3-WISECRM日程管理
K3-WISECRM市场管理
K3-WISECRM商机管理
K3-WISECRM销售过程
K3-WISECRM服务管理
K3-WISECRM决策分析
K3-WISE财务总帐管理
4
K3-WISE财务报表管理
K3-WISE财务应收管理
K3-WISE财务应付管理
K3-WISE供应链采购管理
15
K3-WISE供应链销售管理
K3-WISE供应链仓库管理
K3-WISE供应链核算管理
K3-WISE供应链委外加工管理
K3-WISE生产制造生产数据管理(PDM)
6
K3-WISE生产制造生产任务管理(MO)
K3-WISE生产制造物料需求计划(MRP)
K3-WISE成本管理实际成本
1
合计
41
2、企业信息化实施和投入
(一)企业信息化基础建设情况
1、机房及系统硬件方面
公司建立了独立的机房,配置了防火等机房安全保障设备,配备了专职系统管理员维护各种硬件设备。
2、网络环境建设方面
公司有由防火墙、路由器、核心交换机、各楼层的分属交换机共同构成的内部网络环境,对外接入了电信100M独享网络光纤。
公司各部门之间通过网络实现数据和信息传输。
3、安全保障方面
公司网络配备了防火墙(硬件),系统服务器防病毒软件,信息系统按规定对数据进行备份,采取对系统数据定期备份到移动硬盘,存放异地实现异地备份功能,确保了系统运行的安全。
4、组织、制度方面
公司配备了专职系统管理员,负责企业门户网站及信息化管理系统的维护工作。
公司制定了企业信息化管理制度和操作手册,如《计算机网络管理制度》、《办公自动化系统运行管理制度》、《企业信息化用户手册》等。
(二)实施方案
为了规范、有序且切合实际的完成金蝶K3ERP项目的实施目标,保证此项目的顺利运行,我公司通过和金蝶K3ERP实施顾问沟通,结合公司的实际情况,提出以下实施策略和实施步骤:
1、实施策略
(1)高度重视,认真组织,定期例会
公司领导要高度重视信息化工作,认真研究,积极推进分管业务的信息化建设。
一把手要亲自挂帅,将信息化建设有关工作落实到具体工作岗位,落实到具体的人。
全公司提高认识,统一思想认识,不敷衍了事。
制定信息化工作发展目标,长期有规划,短期有计划,并随着公司自身业务需要和工作进度进行适度调整,及时予以修订。
公司除了设立信息化建设工作领导小组,还需要设立了信息化专职管理部门,实现信息化工作统一归口管理。
同时根据信息化建设的不同阶段,成立一些临时专项工作组,进而保障工作顺利的进行,比如ERP项目支持组、信息标准化管理组等等。
(2)建立制度
为了确保各项信息化工作有序进行,针对计算机机房的管理、计算机网络管理、信息系统的使用和推广等,必须适时推出各类相关制度,并在后期应用阶段持续不断的对相关制度进行完善,使信息化制度更加适应公司的发展要求,为公司信息化工作高效管理提供保障。
制度建设包含了激励和约束两方面的内容,设定基础指标,在工作过程中,高于基础指标的,进行奖励和表彰,低于基础指标的,或工作有失误的进行通报批评和罚款。
(3)定期考核
公司定期对各个部门进行信息化水平测试,逐步建立信息化建设绩效考核制度,层层落实信息化建设和应用的责任。
加强沟通和协作,充分发挥各方的优势和作用,特别是要发挥公司的主体作用,充分调动企业的积极性、主动性和创造性,推动工程顺利实施。
(4)加强培训
采取在线培训、远程培训和面对面培训等方式相结合,对各级领导和员工开展有针对性的,分层次的应用系统培训,并建立考核上岗制度。
在各个部门挑选一名或几名有一定计算机知识的人员作为信息点工作人员,以点带面,配合所在部室信息化工作的开展。
加强对成员企业信息化的指导,充分发挥公司整体优势,着力实现公司信息化协调平衡发展。
先进帮助后进,结对子对口支援,实现优势互补和协调平衡发展。
(5)内部抽查及阶段总结
信息化工作小组会定期对各个部门的单据以及业务流程进行抽查,并做相应的记录。
同时会召开内部会议,对抽查出的问题进行讨论分析,并梳理各部门的流程,让整个信息化建设有序进行。
2、具体实施步骤
(1)成立公司信息化建设领导小组,领导小组下设工作组,工作组的主要职责如下:
a)制定公司信息化建设中长期方案;
b)定期组织召开小组工作会议;
c)组织实施公司信息化建设工作。
(2)公司信息化建设领导小组-------工作组的主要工作内容:
a)需求调研;
b)需求分析;
c)总体设计;
d)方案选型;
e)具体组织实施;
f)不定期向顾问领导小组汇报信息化建设工作。
(3)信息化建设阶段进程
1)启动阶段(2015年2月--2015年5月)
Ø公司信息化建设领导小组对公司进行信息化现状调研,整理公司各部门需求,制定信息化建设方案,最后完成信息化相关硬件设备的选型和购买。
Ø系统需求的确定,主要确定了如下事宜:
a)梳理现有流程,分析上线可行性;
b)新增需求可行性研究与分析;
c)排列需求实施顺序,制定子项目流程上线计划。
Ø信息化建设有关合同的审核修改及签订。
Ø召开信息化建设启动大会,准备大会材料,宣传项目意义和重要性,指定相关责任人。
2)实施阶段(2015年6月-2015年9月)
Ø服务提供商进场,提取需求细节。
Ø进行基础平台升级。
Ø数据录入,基础平台系统测试。
Ø业务流程再造。
Ø个性化表单与流程设计。
Ø汇总各专项任务的工作成果,组织开展项目验收。
3)推广阶段(2015年7月-2015年9月)
Ø将在线、远程、录像、视频、当面培训等手段相结合,开展信息化培训。
Ø对各级领导和员工开展信息化技能考试。
Ø针对使用中的问题和用户意见,不断修改完善信息系统。
4)考核巩固阶段(2015年8月-2015年9月)
Ø再次对公司信息化现状进行评价测试,根据信息化建设绩效考核制度对公司相关人员进行奖惩。
Ø总结成功经验以及经验交流活动。
附:
具体时间进程:
(4)信息化建设的管理及日常维护
1)信息化建设的管理
信息化建设统一由工作组负责组织,具体专业工作由公司IT负责人员负责。
2)日常维护
由工作组以及IT人员负责处理日常所出现的问题,暂时解决不了的问题会发起会议组织相关部门讨论。
3)人员配置
●系统维护员:
负责系统用户、权限等相关维护。
由公司指定IT人员负责;
●模块维护员:
负责使用模块的参数配置维护,意见收集与反馈,部门内部培训与宣导,维护流程及操作规范。
由所在部门提出,分管领导审核,经公司IT人员培训考核合格上岗。
4)维护流程及操作规范
按照公司IT人员及软件公司统一提供的操作指导书(使用手册)执行。
5)系统优化更新
根据公司生产经营发展及模块使用后的反馈结果,持续优化与更新,由工作组组织IT人员和模块维护员实施。
6)信息化使用培训及考试
由工作组组织IT人员和模块维护员统一制定培训科目及PPT,考试题目与范围。
(5)信息化建设经费管理
所有信息化建设经费,统一由部门提出,分管领导审核,由公司IT负责人员组织评估后,报公司审批。
3、系统描述
(一)系统架构
(二)功能介绍
序号
模块
子模块
应用功能点
应用功能
1
基础数据管理
科目
✓会计科目管理
✓一级科目自动生成
✓会计科目辅助核算
物料编码管理
✓物料编码编制管理
✓物料编码的权限管理
✓物料编码属性维护管理
✓物料编码状态控制
✓物料编码类别管理
✓制订合理的物料编码管理流程,通过系统功能和流程设置,有效的提升物料编码的管理,减少和杜绝重码的发生。
✓集团统一编码,按需分发、授权给相关用户组或个人
✓通过物料编码状态控制功能,实现物料不同阶段不同特性的有效控制
✓提供物料属性管理,完整的记录物料的库存、成本、计划采购和销售等方面的属性。
✓可按照物料的不同属性将物料分为不同的类别,按照不同的物料类别查看物料的的各种报表,如电芯、成品电池销售报表等。
✓支持物料批量信息的导入。
配方管理(BOM)
✓配方创建和维护
✓配方审批
✓配方校验、检查
✓配方正查反查
✓ECN变更管理
✓替代料的管理
✓可按父子结构和树形结构二种方式手工录入配方信息,也可批量导入
✓对核对通过的配方进行审核确认
✓可对已经完成的配方其完整性、逻辑合理性进行检查
✓可对配方进行单级展开、多级展开、未级展开、综合展开形式地正查,也可单级展开、多级展开、未级展开形式地反查,同时,可进行多配方的差异比较
✓进行配方的工程变更管理,实现从工程变更的申请到审核的新增、修改、删除的管理
销售管理
✓模拟报价管理
✓销售报价管理
✓销售合同的管理
✓销售订单的导入和维护
✓销售订单的权限管理
✓多种类型销售订单的管理
✓销售订单的变更
✓销售发货通知的管理
✓销售出库的管理
✓销售退货管理
✓销售结算的管理
✓销售相关查询和分析报表
✓能够根据产品的配方结构和工艺资料快速进行报价
✓能够根据销售政策自动生成报价单,并实现纸质报价单扫描后以附件形式与报价单关联
✓提供销售合同的管理,实现由销售合同下推生成销售订单
✓提供了销售订单管理功能,实时追踪查询订单执行情况,通过订单状态控制及时获取订单当前处理情况
✓实现销售订单的分组权限管理,只有有权限的用户才能查询相应订单
✓提供多种类型销售订单的管理,可区分不同类型的销售订单,如搅拌车、罐车、挂车、备件销售等销售情形。
✓实现销售订单与需求计划、生产计划的集成
✓系统提供销售毛利润、销售排名分析折扣额等查询,如可以在报表中录入相关的销售人员,甲方等信息,可相应查询到订单的出货、收款、折扣情况
✓实现销售订单与工作令、领发料的集成,通过销售订单可查询到相应地工作令及工作令的领发料、完工、入库情况
✓可通过销售订单生成发货通知单、销售出库单
✓销售退货管理解决方案,对甲方的退货流程进行系统化的管理,并与应收管理进行集成。
✓通过销售订单变更管理功能,对甲方的需求变化能够很好应对和追踪。
✓提供相关的管理分析报表,如销售订单明细表,未结销售订单等。
✓实现销售订单管理、结算与应收管理的集成。
采购管理
✓采购申请管理
✓询/报/比价管理
✓采购申请创建采购订单
✓采购订单生成和维护
✓采购单多级审批
✓采购订单生成采购通知
✓采购收货
✓采购入库
✓采购退货
✓采购结算
✓采购管理相关查询和分析报表
✓提供采购申请管理功能,可对采购需求进行有效的管理。
相关人员可录入采购需求,最终在采购人员处生成采购订单。
✓采购申请单也可由系统通过物料需求计划自动生成
✓借助系统规范询报比价流程,实现询报比价的记录和分析,并可自动将报价信息应用在采购订单上。
✓可将审批通过的采购申请自动转为采购订单,并可对采购订单进行相应的维护作业。
✓提供采购订单管理功能,对采购订单的全生命周期提供全面的管理和追踪,提供多种采购订单类型,满足不同类型的采购业务的需求。
✓提供采购审批解决方案,可以按照事先定义好的多级审批权限,对采购单进行层级审批
✓可由采购订单生成采购通知单,以备仓库库管员及时备库
✓由采购单或采购通知单生成采购收货、入库单,进行货物的交接及入库
✓采购退料管理解决方案,对供应商的退货流程进行系统化的管理,并与应付管理进行集成。
✓采购发票的生成、暂估入库的管理。
✓提供采购管理的常用报表,如供应商ABC分析,采购明细,采购应到未到明细,采购价格周&月报等报表。
库存管理
✓采购入库
✓采购退货
✓销售出库
✓销售退货
✓库存调拨移库
✓库存盘盈盘亏
✓提供采购入库的数量、成本进行核算,可对采购票到票未到情况及费用、附加费等进行成本综合核算。
✓对采购退货中的退料数量、成本金额进行核算。
✓提供对库存转移引发的库存数量、成本金额进行核算。
✓对库存中物料、产品的废损、盈亏进行数量、成本金额核算。
✓提供从原材料到半成品产品成的数量、成本金额的核算。
✓提供库存管理的常用报表。
如入库出库汇总、明细表、呆滞料管理表、库龄表等。
存货核算管理
✓入库成本核算
✓出库成本核算
✓异常成本信息处理
✓期末结帐
✓存货核算
✓系统提供的入库核算功能,主要用来核算各种类型的存货入库的实际成本,包括外购、委外、生产、其他入库等多种业务类型,并且根据不同类型入库业务核算的不同特点,分别提供不同的核算流程对采购退货中的退料数量、成本金额进行核算。
✓系统提供的出库核算功能,主要用来核算存货的出库成本,分为材料出库核算和产品出库核算对库存中物料、产品的废损、盈亏进行数量、成本金额核算。
✓系统提供将业务单据按凭证模板自动生成凭证的功能,支持根据凭证模板上选定的科目属性生成不同的凭证。
委外加工管理
✓采购申请管理
✓委外订单管理
✓生产投料管理
✓委外出入库管理
✓委外加工物料报废管理
✓委外价格管理
✓委外加工核销
✓系统提供MRP计算生成、配套查询产生、库存缺料分析产生、销售订单下推、手工录入等多种采购申请生成方式。
✓系统提供全面的委外订单管理功能,支持手工录入、根据业务类型为“订单委外”的采购申请建立、根据销售订单建立等多种委外订单产生模式
✓系统提供高度灵活的投料和投料变更功能,帮助企业委外管理部门快速、方便、准确地进行委外材料投放。
✓系统提供合并领料、分仓领料、配套领料、倒冲领料等多种灵活的委外加工材料发出方式,同时提供灵活的委外加工完工入库管理的功能
✓系统提供物料报废的功能,可对委外过程中的物料报废进行记录、统计与分析,帮助企业控制委外供应商补料,理清报废责任,有效降低物料报废损失。
✓系统可按不同的供应商、不同的有效期间、不同的委外数量、不同的计量单位、不同的币种进行价格管理。
3
生产制造
生产数据管理
✓工厂日历
✓计划方案
✓计划的维护与更新
✓实现工厂日历的定义,可针对不同的工厂设置不同的工作时段
✓可针对不同的生产场景或计划编制要求,定义不同的计划展望期与计划方案,以备编制生产计划使用
✓针对销售订单、销售预测进行需求的汇总与维护
物料需求计划
✓模拟计划的编制
✓全局计划的编制
✓计划订单维护
✓模拟计划转全局计
✓计划的审核与投放计划员工作平台
✓可对制造策略设为MRP的半成品或采购部采购物料进行物料需求计划的编制,维护、投放
✓对未确认的主生产计划进行模拟计划的编制
✓对已确认的主生产计划进行全局计划的编制
✓对编制好的模拟计划或全局计划进行维护,包括订单的合并,交期、数量等的更改
✓编制好的订单进行审核、投放,生成正式的生产订单与采购申请单
✓确认的模拟计划订单可转为正式订单
✓计划员可通过计划员工作平台,进行计划订单查询、库存的跟踪、分析,并进行例外信息的处理,销售订单、采购订单、生产订单、库存的占用情况、预分配情况跟踪
生产任务管理
✓生产任务单管理
✓生产任务分割
✓生产任务改制
✓生产任务变更
✓生产投料
✓模拟发料
✓生产物料报废\补料
✓生产订单全程跟踪
✓生产订单相关报表
✓根据物料需求计划自动产生生产任务单
✓根据生产能力情况将生产任务单分割成多次张生产任务单下发
✓根据实际情况对生产任务的部分或者全部改制
✓根据实际情况对生产任务进行变更,同时形成投料变更
✓根据生产任务单结合配方表自动生成投料单
✓生产上线前对生产任务单进行模拟发料,保证不停工待料
✓支持生产物料的报废补料操作
✓实现对生产任务的全过程跟踪
✓查询生产订单相关报表,如:
生产任务执行明细表、生产任务单领料明细表
4
财务会计
总账
✓凭证处理
✓账表查询
✓损益结转
✓月末结帐
✓通过凭证业务的处理,直接反应公司财务核算业务的基础数据。
✓提供对最初业务即凭证的处理,能查询出最基本业务数据的汇总、明细。
从而完成公司的整体核算。
✓通过损益的结转,完成公司多币种核算的需要。
✓提供月末的结帐,按财务规范的期间,反应出公司在期间段内的经营核算情况。
报表
✓管理报表定义
✓管理报表模板定义
✓报表公式设置
✓报表自动取数
✓通过报表的定义,可根据公司经营特点,自由定义管理报表。
多角度多维度进行财务数据及经营数据分析、统计。
✓通过自定义取数公式,达成报表的自动取数。
应收管理
✓应收款管理
✓收款管理
✓应收款核销管理
✓应收票据业务管理
✓应收款帐龄管理
✓进行应收账款的管理。
✓进行已收账款的管理。
✓对应收及已经收账款数据的核对功能,准确管理应收帐务的帐龄期限。
✓进行应收票据业务的处理。
应付管理
✓应付款管理
✓付款管理
✓应付款核销管理
✓应付票据业务管理
✓进行付收账款的管理。
✓进行已付账款的管理。
✓对应付及已经付账款数据的核对功能。
✓进行应付票据业务的处理。
实际成本
✓成本数据归集
✓成本费用分配据
✓实际成本计算
✓实际成本分析
✓订单成本跟踪
✓废品损失处理
✓成本凭证处理
✓系统提供产品产量与费用归集功能,与生产、财务等相关模块紧密集成,快速收集投入产量、完工产品、废品、在产品、劳务、工时等基础数据并实现自动归类,合理归集材料费用、人工费用、制造费用等数据。
✓系统提供实际生产成本费用分配功能,实现部门间共耗费用分配、共耗材料费用分配、在产品费用分配、辅助生产费用分配、分类法成本分配等
✓系统提供成本计算合法性检查和向导式成本计算功能。
提供了成本计算全过程的自动化全面检查,对每一个问题进行智能化分析,并给出处理建议。
✓系统提供三种主要角度分析成本升降的模型,通过成本结构的分析,帮助企业掌握成本的构成情况,指导企业控制成本的重心;通过成本类型之间的分析,帮助企业加强成本控制的力度。
✓系统提供对物料计价方法为分批认定法的产品实行订单实际生产成本跟踪的功能,包括费用归集、费用分配及成本计算结果的状态跟踪,以及相关分析报表,帮助订单驱动型生产企业了解订单成本构成,加强产品订单成本分析,及时调整生产和销售决策。
✓系统提供会计凭证模板及凭证生成功能,系统可根据费用归集、分配、计算等过程的结果数据,自动套用相应模板生成记账凭证,帮助企业实现一体化应用,提升账务处理效率。
5
客户关系系统
客户管理
✓客户档案管理
✓客户接触管理
✓客户交易管理
✓客户日常管理
✓客户价值分析
✓与ERP完整集成
✓提供统一的客户管理平台,将客户资源作为公司资产进行统一管理。
✓从客户开发、跟踪、交易到后续服务,提供全生命周期管理。
✓提供360度客户全貌信息,提高信息集中度。
✓提供关键业务预警,自动提醒客户关系维护。
✓支持自定义客户价值分析模型,可以按照企业需求设置。
日程管理
✓日历视图
✓工作计划
✓工作报告
✓日常活动
✓任务管理
✓提供日、周、月三种视图。
✓提供日程安排及展示,支持活动、生日、任务、商机、服务请求、派工单、处理单。
✓提供查看他人日程的功能,与消息、邮件、审批、短信、微博进行集成应用
✓协调大家的行动,提高工作效率,建立正常的工作秩序,提升管理水平,增强工作的主动性,减少盲目性,化被动为主动。
✓通过工作报告的管理,管理者可即时掌握业务人员的工作安排和实际情况,可以结合工作计划内容和实际工作成果对业务人员进行合理评价,可以量化展示业务人员的工作成果及工作业绩。
✓助力企业业务人员的活动日程安排,帮助企业跟踪和管理业务人员的日常活动,提高日常工作和费用报销的效率,降低内部人员的沟通成本。
✓企业可以对业务人员的工作进行全过程跟踪和团队管理,可以更好地安排任务及协同工作,助企业加强数据营销和客户关怀的活动开展。
市场管理
✓市场情报
✓问卷调查
✓客户细分
✓市场活动
✓短信营销
✓邮件营销
✓提供情报管理平台,各方情报可以在企业销售、市场、研发环节快速共享,快速响应市场变化,促进企业紧跟市场发展前沿或主导市场发展方向,帮助企业的产品创新、技术创新及管理创新。
✓可以灵活根据需要设置调查题库及问卷,方便市场人员开发市场调研工作,可以在细分目标客户群体进行有针对性的调研,丰富的调查结果帮助市场及客户服务部门进行决策分析。
✓帮助企业建立客户细分的标准,完善目标客户群体的划分工作,按细分标准创建的目标客户群体可用市场活动、营销活动及客户关怀,有利于企业针对目标市场进行必要的商品研发、推广及服务。
✓帮助企业提升品牌的知名度、提升客户的忠诚度,主动吸引媒体的关注度,提高市场活动的影响力;促进企业经营转型,变被动服务为主动营销;实现企业与客户进行零距离的接触。
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