酒店内部管理制度.docx

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酒店内部管理制度

酒店内部管理制度

酒店录

1、公文处理规定

2、印章、介绍信管理规定

3、办公电话管理制度

4、办公用品管理规定

5、劳保用品管理规定

6、合同管理制度

7、“一卡通”使用管理办法

8、重点岗位人员离职审计制度

9、会议制度

10、夜间总值班制度

11、用车管理规定

12、内部招待标准及规定

13、客房折扣权限的规定

14、差旅费报销规定

15、医务室工作制度

16、钥匙安全管理制度（待拟）

17、应急卡管理规定（待拟）

18、公共场所卫生包干管理规定（待拟）

19、宣传工作管理规定（待拟）

20、酒店设施设备维修保养管理规定（待拟）

酒店公文处理规定

（初稿）

为使酒店公文处理工作制度化、规范化、科学化，制定本规定。

1、酒店的公文，是酒店经营管理过程中形成的具有行政管理效力的文书，是企业发展的历史记录，是依法行政和开展经营活动的重要工具。

2、公文处理指公文的办理、管理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3、行政办公室负责酒店的公文处理;各部门应明确一名工作人员兼部门文员（或内勤）工作，负责部门公文的处理。

各部门负责人应重视、加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

4、酒店的公文处理:

4-1拟文。

根据总经理的指示和会议决定，行政办拟制文稿，经总经理签批后印文盖章下发。

4-2发文。

发文应予登记签收，以示明责。

4-3收文。

收到上级或地方政府职能单位来文，行政办办应先办理收文登记，根据文件的性质、内容，在收文处理单中签署处理意见，呈有关领导阅示后，按照领导批示对文件作进一步处理（如传阅或转某一部门或领导承办），行政办应对文件承办过程及结果进行督办，文件承办结果应在文件处理单的“处理结果”栏中注明。

4-4归档。

公文处理完毕，应及时收回，妥善保管。

年末，对一年的收文、发文进行整理，对具有存查保留价值的文件，应整理清楚，

打印目录和页码，装订归档。

4-5借阅。

借阅文件，应办理借阅登记，注明借阅用途、归还日期。

借阅密级文件，须经行政总监同意。

5、部门的公文处理:

5-1拟文。

通常情况下的部门拟文有三种类型:

一是部门为加强内部管理和经营制订的岗位责任、目标考核办法及相关管理制度;二是向酒店报送的请示、报告、汇报或工作总结、计划、方案及酒店或行政办要求上报的有关材料;三是部门与部门之间需通过文书形式协调、帮助办理的有关工作。

上述三类公文，由部门兼职文员或部门领导拟制。

5-2收文。

部门收到行政办下发或其他部门的来文，兼职文员签收后应当即逐一登记，注明收到的日期，急件应注明收到文件的月、日、时、分，以备查考。

在文件上附上文件处理单，签署处理意见送部门总监或经理阅批，按部门领导要求做好文件在办的催办、督办工作。

办理结果应填入文件处理单相关栏内。

部门收到酒店行政办或其他部门标有时效要求的公文后，应按时效要求在规定的时间内完成并予以报告或回复。

5-3发文。

部门有需要通过酒店行政办发文在酒店内告知或协助的工作事项，可拟文稿报总办审核后拟报正式文稿经总经理签批印发;部门与部门之间的某项工作协调，由部门自行拟文发至相关部门。

发文时，部门兼职文员应办理签收、发送登记。

6、注意事项:

6-1对标有“密级”的公文，行政办文秘和部门兼职文员应严格保管，防止丢失、印制或泄露。

6-2公文被废止，自废止之日起不产生效力。

6-3公文销毁，统一在年末交行政办进行销毁;机密级文件的销毁，应由两人以上负责监销，保证不丢失，不漏销。

销毁文件，应经过鉴别经行政办总监批准。

6-4负责公文管理的文员（兼职文员）工作调离，应当将本人管理的公文按规定移交、清退，办理移交手续，建立移交清单。

2008-5

酒店印章和介绍信管理规定

（初稿）

为加强酒店印信的管理，确保印信使用安全、规范、准确、及时，制定本规定。

1、新印章在使用前，由各部门根据工作需要，向有关单位发送启用通知。

2、有下列情况可使用印章:

2-1签署合同、协议等;

2-2对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等;

2-3对外发出的公文;

2-4酒店员工办理私事，确需酒店出具证明等。

3、使用酒店印章须由酒店领导批准或授权行政总监审核批准，使用部门印章须经部门领导批准;文件用印，由签发该文件的领导人签字为准;常规用印由部门经理提请，行政总监审核后办理。

4、印章管理人员须对需要盖章的文件、信函等进行检查，须有关领导的签发或签署，文件、信函格式须合适、文字须通顺、无错漏字，标点符号须妥当等。

开具印制好的介绍信时，须确认已将存根所列项目填写清楚;如需领导签字的，须有关领导在“批准人”一栏签字，一

切合格后方可盖印;使用信笺开信，须按领导批准的底稿抄清后再盖印。

5、盖印位置要端正、清楚，不可斜、侧、偏、模糊不清。

6、行政办公室对用印有监督监印权，对不合手续的用印有权提出异议并拒绝盖印。

7、用印、使用介绍信应予登记。

登记内容包括用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。

8、酒店各部门的印章，须由各部门的负责人保管，负责人不在时，应指定专人保管。

酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信均有专人管理和保管，存放安全可靠。

未经批准，不得把印章和介绍信交他人管理和使用。

9、印章须妥善保管，随用随取，用后立即存入原处，并及时上锁，严禁将印章携出办公室。

10、各部门作废的印章须及时上交行政办封存。

11、严禁未经批准擅自用印和使用介绍信。

非法用印，非法使用

介绍信，应根据情节和后果严肃处理，直至依法惩处。

本《规定》从发文之日起，由行政办督导施行。

2008-5

酒店办公电话管理制度

（初稿）

为规范办公电话管理，降低办公费用，制定本制度。

1、酒店建立办公电话虚拟网，各部门按照统一设置的权限使用办公电话，不得私自调整和改动。

2、全体员工必须自觉树立节约意识。

内部通话使用“小号”，不得使用“大号”。

对内部通话使用“大号”而产生的费用，由通话人承担，在本人工资中扣回;查找不到通话人时，该费用由办公电话所在部门的负责人承担。

3、使用办公电话要注意以下事项:

3-1使用前应对通话内容稍加构思，或拟出提纲。

3-2通话时应简明扼要，避免耗时占线、浪费话费。

3-3接听电话应注意礼貌，以体现我店员工良好的文化素养和精神风貌。

3-4因重要工作而通话后，应及时记录通话记录，以避免再次通话。

3-5业务一线工作人员不得在接待客人时，拨打和接听与该事项

无关的电话。

3-6禁止用办公电话挂用私人电话。

4、对长途电话和发传真实行统一管理。

因工作需要，使用长途电话或发传真时，应填写《长途电话记录簿》，由部门负责人审核，行政办总监批准后，统一到商务中心使用办公电话。

未经批准擅自使用长途电话或者发送传真，其费用由当事人自己承担。

当事人不清的，费用由商务中心负责人承担。

5、酒店办公电话的费用按月与电信部门结算。

结算前，行政办要逐一进行严格审查，对出现的差错要及时与电信部门交涉解决;对属于个人承担的费用，要通知计财部扣回;对电话费明显偏高的，要及时向有关当事人发出警告。

6、各部门应加强电话机的维护与管理。

电话机丢失或者人为损坏的，由当事人赔偿;自然损坏的先报工程部维修，维修不好时再购买新机。

本《制度》自颁布之日施行。

2008-5

酒店办公用品管理规定

（初稿）

为加强办公用品申购和领用的管理，本着节约支出，降低费用的原则，视各部门办公用品的使用情况，规定如下:

一、办公用品的申购

1、各部门于每月月底前，将本部门下月所需办公用品的名称、数量及用途填写“部门办公用品申购表”（见附件一）报行政办审核。

注意:

在“用途”一栏中要写明具体何人因何事而用，以便审核。

表中未找到本部门需要的办公用品，可在空栏中自行添加。

2、行政办根据各部门上月申购数量、使用情况及人均费用标准（见附件二），给予审核，认为可压缩的，则与部门协商后确定。

3、经审核确定后，行政办统一制定“办公用品申报统计表”报总经理审批。

4、行政办将审定后的“部门办公用品申购表”复制一份交总仓留存，以便总仺发放时有依据。

5、采购部根据总经理审批的“办公用品申购统计表”于5日前将当月办公用品采购完毕。

6、每月5日各部门分管人员到总仓领取本部门当月的办公用品，总仓根据留存的各部门申购表核发。

二、办公用品的使用

1、部门的办公用品必须有专人妥善保管，控制发放，节约使用。

当月内不再受理额外的办公用品申购。

2、如遇突发事件或临时性大型活动需要添置办公用品时，须填写“计划采购单”交总经理批准后，方可采购领用。

3、珍惜和爱护办公用品，对重要的办公用品要妥善保管，如有损坏，须以旧换新;如遗失，则由个人赔偿。

4、办公用品的支出将计入每个部门的管理费用。

本《规定》自下发之日起实行。

2008-5

附件:

1、《部门办公用品申购表》

2、《办公用品人均费用标准》

附件2

办公用品人均费用标准

单位:

元

酒店劳保用品管理规定

（初稿）

为了加强劳保用品的管理，做好员工劳动保护工作，制订本规定。

1、劳保用品是酒店根据员工劳动环境、工种发放给个人的劳动用品。

根据劳动法的有关规定，本酒店员工均可得到企业为员工提供的劳动保护，酒店依据员工的岗位性质，提供必要的劳动保护用品。

2、劳保用品的计划配置

2-1员工服的配置标准（见附件1）

2-2其他劳保用品的配置标准（见附件2）

3、劳保用品的管理

3-1人力资源部负责酒店劳保用品的计划和调整，对劳保用品的使用和管理进行检查监督，按本规定对劳保用品的更换提出方案并组织实施。

3-2劳保用品的申购

3-2-1工衣达到使用年限（两年）需整批更新，由人力资源部统一编制配置计划，经计财部审核，报总经理审批。

3-2-2其他劳保用品由部门、计财部总仓依据库存量及使用期限按需填报申购。

3-3劳保用品的采购

劳保用品的采购由人力资源部与采购部一起，对工衣、鞋等款式、面料、价格、数量先进行内部选定，并与供应商洽谈，方案报总经理审批后，由采购部与供应商签订合同。

其他劳保用品由采购部按申购计划单进行采购。

3-4劳保用品的保管

3-4-1劳保用品购入后，由计财部总仓工作人员验收并办理入库

手续。

除工衣须通知洗衣房领出外，其他劳保用品由总仓负责保管。

3-4-2洗衣房从总仓领出工衣后，由洗衣房按部门、姓名、数量等建立实物帐，统一保管，并对工衣进行编号，注名。

3-5劳保用品的领用

3-5-1新员工入店须凭人力资源部开具的酒店物品领用单到洗衣房领用工衣或由部门发放应配发的其他劳保用品。

3-5-2除工衣外的其他劳保用品由部门按购入价全额赔偿;超过的按半价赔偿。

3-7-2

不足规定使用期限至以上的，赔偿30%。

3-8劳保用品报损、赔偿

3-8-1洗衣房、总仓对无法再使用的劳保用品可填报损单申请报损，经计财部审核、报总经理批准后的报损用品，由废品回收中心处理;必需补充的，填报《申购计划表》。

3-8-2劳保用品丢失、损坏须赔偿的，由洗衣房或总仓填发赔偿单送计财部和人力资源部各一份，在责任人工资中扣除赔偿款。

以上《规定》自发文之日起实行。

2008-5

附件1:

员工服的配置标准

附件2:

其他劳保用品的配置标准

酒店合同管理制度

（初稿）

为加强酒店的合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除能依法进行，维护酒店的合

法权益，根据《中华人民共和国合同法》，结合本店实际情况制定本制度。

1、合同管理工作由财务总监负责。

2、计财部是酒店的合同管理部门，其职责:

（1）负责合同专用章的保管和使用。

（2）设立合同汇总的台账，负责酒店对外签订合同的管理。

（3）核查各部门订立和履行合同的情况，并进行汇总作出统计报表。

（4）制定有关的合同管理办法，组织各部门学习合同管理的法律和政策，提高政策水平和业务能力。

（5）参加重大合同的谈判与签订，审查与企业经济效益和市场关系较大的合同，参与合同纠纷的调解、仲裁以及诉讼等活动。

5、酒店对外的一切合同，必须加盖本店合同专用章，各部门不得以部门公章对外签订合同。

6、对外签约各类合同必须是酒店总经理或总经理给予授权的各部门总监，未经总经理正式授权者不得对外签订合同。

7、合同草签阶段必须填写合同审查表，由部门总监或经理签署意见后，连同合同文本一并交送计财部审查。

财务总监在三天之内进行计划、财务等方面的审查，并签署意见报送总经理审批后执行。

8、凡涉及酒店的承包经营、租赁、涉外业务、原材料购销、基建项目等合同，均由酒店财务总监报总经理审查，报酒店业主批准后，方为有效。

其他合同在总经理授权的范围内由部门总监签署。

9、签订经济合同必须条款齐全、责任明确、字迹清楚，在合同内容上应写明标的、数量、质量和验收方法、价款或酬金、结算方式、包装要求、履行期限、交货地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及双方协商一致的其他条款等。

10、签订合同时，对对方履约能力（包括资信、资格）不明的，除要求其出示法定代表人委托书外，还应要求对方出示工商局核发的营业执照副本，审查其主体资格和经营范围，要求提供银行资信证明或担保。

担保者必须是能够承担相应的经济责任，并具备独立法人资格的经济实体。

11、合同以法定代表人或法定代表人的授权代表签字，并加盖合同专用章后生效。

合同生效前，合同承办人应对合同进行反复审查，如发现问题应及时纠正。

合同审查的主要内容:

（1）合同的对方是否具有独立法人资格，合同对方是否具备履约能力;

（2）合同内容是否符合法律和政策规定;

（3）合同是否超越企业经营范围和授权代表的委托权限;

（4）合同条款是否完整，文字是否正确，签约手续是否完备;

（5）按规定需要办理公证、鉴证、登记或者审核批准的是否完成这

些法定手续。

12、合同签订并生效后即具有法律约束力，必须严格执行，确保酒店信誉。

酒店实行合同履行情况网络管理，每一个编号合同的履行部门、履行期限、履行内容、履行要求全面进入网络系统。

13、涉及酒店付款的合同，应于合同规定的付款之日前一周，由有关部门通知计财部，以便及时筹措资金按时付款。

14、当事人协商一致，可以变更、转让或解除合同，但依照合同性质，当事人约定或法律

规定不得变更、转让的，不得变更、转让。

法律、法规规定变更、转让、解除合同应当办理批准、登记等手续的，应依照其规定。

凡要变更或解除合同，必须事先以书面形式通知对方，经双方协商一致，按法定程序签订新的书面协议。

在双方没有达成新的协议以前，原合同仍然有效。

15、合同承办人员收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信件、电报，应及时告知计财部以书面作出明确答复。

对方以电话、口头通知，不能作为变更或解除合同的依据。

16、酒店因情况变化需变更或解除合同时，应在合同期满前30天向对方提出，原合同有规定或双方另有书面约定的，按合同规定或约定办理。

17、合同正本应由计财部负责保管，副本交行政办公室，复印件分送有关部门。

18、各类合同都必须建立台账登记，台账要能全面反映合同的订立、履行、变更、解除和争议解决处理等情况。

19、有关合同订立、变更、解除的往来函电、信件均应妥善保管。

合同承办人员在收到对方有关函电信件后，应及时在合同副本和台账上作好记录，以便查考。

并在函电信件上签注处理意见后归档。

饭店就合同订立、履行、变更、解除而撰发的函电均应留底，有关合同的函件一律挂号发出，挂号信存根一并归档。

20、合同执行完毕，应由合同承办人员、部门总监或经理或酒店财务总监签字认可。

21、对已生效的合同要及时分类、整理、立卷、装订归档以便随时查阅。

合同履行结束后，应根据档案法规定保管和处理合同档案。

一般买卖合同档案的保存期为三年，重大合同需永久性保存。

22、凡合同在履行中发生纠纷，原则上应由原承办人员负责解决，合同管理人员应积极配合。

合同纠纷发生及解决经过，应在合同台账上进行详细记录，凡合同纠纷通过协商解决的，均应将协商结果形成书面协议，并按协议执行，合同纠纷协商不成的，应及时向部门总监或经理和财务总监汇报，并整理好有关资料。

在法定的时效内，可以调解，调解不成的，可依据仲裁协议向有关仲裁机构申请仲裁。

没有仲裁协议或仲裁协议无效的，可向人民法院提起诉讼。

23、合同履行过程中如发生违约事项，应按合同的规定和罚则办理;但确因不可抗力等原因而造成的逾期短少等情况，应取得有关方面的书面证明，报部门总监或经理审核后转财务总监审批处理，合同承办人员不得擅自决定免罚。

24、对维护饭店合法权益，工作成绩显著或对挽回合同签订履行

事故有功，使国家和饭店利益免受重大损失，应给予必要的荣誉和奖励。

26、有下列情形之一，未造成经济损失，对直接责任者或责任领导人进行批评教育;造成经济损失的，按情节轻重分别给予纪律处分、经济处罚直至追究刑事责任。

（1）应当签订书面合同而未签订，以口头约定代替书面合同而给饭店造成经济损失的。

（2）凡不使用或不验核授权证书签订合同，或使用授权委托书不当，造成经济损失的。

（3）合同授权代表人员在签订履行合同时未尽到责任而造成经济损失的，或导致合同纠纷被处赔偿罚款的。

（4）合同承办人员丢失或擅自销毁合同及合同附件资料，造成经济损失的。

（5）不及时追究违约责任，造成损失的。

（6）合同管理人员玩忽职守，造成经济损失的。

本《制度》从发文之日起执行。

2008-5

酒店员工“一卡通”（IC卡）

使用及管理办法（初稿）

为加强酒店管理，方便员工用餐、就医，规范员工“一卡通”

（以下简称IC卡。

）的使用和保管，制订本管理办法。

1、酒店运用电子设备IC卡，对员工用餐、洗浴进行管理。

员工在酒店IC卡通用“补助机”上充值（具体充值说明另附）。

（4）员工IC卡，由员工本人负责保管，按规定办法使用。

未持卡，拒绝用餐和就医。

严禁将IC卡提供给非本店员工使用，若有违反，给予卡主人每次50元罚款。

4、员工应谨慎保管IC卡，若有丢失，应向人力资源部申请补办，每张卡收取补办工本费20元（包括离职未交卡），在员工工资中扣缴。

5、IC卡不宜与手机等物品放置一起，以免被消磁。

本《办法》自IC卡发放之日起施行。

2008-5-22

重点岗位人员离职审计制度

（初稿）

1、为维护酒店利益，严密酒店内部管理，酒店重点岗位人员离

职，必须进行离职工作移交审计。

2、重点岗位范围:

2-1中层以上管理人员

2-2行政办文秘、人事员

2-3营销部人员

2-4酒水员

2-5财务会计、出纳、收银员、催款员、采供员、总仓仓管员、成本核算员

2-6工程技术人员

2-7部门财产保管员

3、离职程序

3-1由部门负责人填报《退工单》上报人力资源部逐级报批。

3-2获准后，由人力资源部发出《酒店重点岗位人员离职审计通知书》、《酒店重点岗位人员离职工作移交审计表》、《离店流转单》，离职员工在规定时间内办理离职工作移交手续。

相关部门收到通知书后须按通知要求在规定时间内完成对该员工离职工作移交情况的审计、监交、接交工作。

4、离职审计内容:

4-1工作移交:

该离职人员须将原任职务（岗位）时保管的公章（印鉴）、财产、资料、合同、文件、客户信息和未完成（进行中和待处理）的工作以及在职期间经手的财务账目，包括所领票据去向、客户回执（证明）、联系人电话、应收账款、应付账款、担保业务等填写于《酒店重点岗位人员离职工作移交审计表》中的“工作交接内容”栏内（如填写不下，可另附移交清单），上报所属部门和财务部审计，该离职人员对所提供资料的真实性负责。

经本部门负责人、财务部负责人核实无误

后，由离职人员和接交人员在部门负责人和监交人的监督下完成实物、记录、资料等移交、接交手续，参与审计、监交、移交及所在部门负责人等相关人员在《酒店重点岗位人员离职工作移交审计表》中签名报送人力资源部，此通知书和所附移交清单一式三份，分别由部门、财务、人力资源部各执一份，存档保管。

4-2事务移交:

4-2-1本人领用的工具、办公用品、工服、钥匙等归还手续按员工离店流转程序办理。

4-2-2到财务部门清理本人借支等事项。

4-2-3移交期限从收到人力资源部发出的《酒店重点岗位人员离职审计通知书》、《酒店重点岗位人员离职工作移交审计表》、《离店流转单》开始，3天内办妥。

5、审计、接交人员职责

5-1审计人员职责

凡与财务系统、财务账目有关联的岗位人员离职，其所填移交清册均须由财务经理审计，确认无误，签字认可。

如因漏核、错核等原因，致使企业蒙受损失，责任由财务经理承担。

5-2接交人在接手离职人员工作后出现资料、财产等丢失、短少情况，责任由接交人承担。

6、争执处理

员工在办理交接时，如发生争执应由监交人述明经过，会同移交人及接交人拟具处理意见呈报上级主管核定。

7、移交手续由离职人员负责办理，若有特别原因，经报告领导批准可委托本部门工作人员代为办理移交手续，但出现问题一切责任仍由离职者（委托人）自负。

8、离职逾期不移交或移交不清者，责令于10天内交接清楚，其缺少公物（公款）或致企业受损失者，应负赔偿责任。

情节严重者，企业可向司法机关报案，追究其法律责任。

9、离职人员不得外泄本企业客户资料信息、技术资料、商业机密等，若违反并造成企业经济损失，企业可请求司法机关追究其法律

责任。

附件:

1、《酒店重点岗位人员离职审计通知书》

2、《酒店重点岗位人员离职工作移交审计表》

2008-5

酒店会议制度

（初稿）

为规范酒店的各种会议，提高会议质量和工作效率，制订本制度。

一、会议类别

（一）班前会:

1、组织单位:

房务部、餐饮部、工程部、保安部;

2、主持人:

班组领班;

3、会议内容:

点到、进行班前工作安排及事项的交待;

4、会议时间:

各班组规定的上班时间前;

5、参加会议对象:

各班当班员工;

6、列席会议人员:

部门经理、主管视情况而定。

（二）部务会:

1、组织单位:

各职能部门;

2、主持人:

总监或部门经理;

3、会议内容:

传达店务会精神或领导指示;总结、布置工作等

4、会议时间:

宜以店务会召开后的当天下午或晚上;如遇有经营等特殊情况，由部门择时安排;

5、参加会议对象:

配有领班编制的部门，为领班以上管理

人员;其他部门则部门全体人员。

（三）部门员工会议:

1、组织单位:

各职能部门;

2、主持人:

总监或部门经理;

3、会议楼会议室

6、会议程序:

部门先作工作汇报，顺序为:

营销部、房务部、餐饮部、工程部、保安部、计财部、行政办;常务副总经理作工作总结、布置。

7、参加对象:

酒店领导、各职能部门负责人。

8、行政办负责店务会的记录、《会议纪要》的整理，并报常

务副总经理审批后，印发各部门;对各部门各项工作完成情况进行督办、反馈。

（五）财务分析会:

1、组织单位:

行政办公室

2、主持人:

总经理

3、会议楼会议室

6、参加会议对象:

酒店领导、营销部、房务部、餐饮部、工程部、、财务部、行政办主要负责人。

7、会议记录:

行政办工作人员。

（六）营销会议

1、组织单位:

行政办公室

2、主持人:

常务副总经理

3、会议楼会议室

6、参加对象:

酒店领导、