基于RFID技术的智能档案库房建设立项技术方案.docx

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基于RFID技术的智能档案库房建设立项技术方案

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文件编号：

基于RFID技术的智能档案库房建设

立项技术方案

版权声明：

本文件版权归某某公司有限公司所有。

未经某某公司有限公司书面许可，任何单位和个人不得将本文件的部分或者全部以任何方式进行复制、拷贝、分发给第三方。

1

版次

编制

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审核

批准

项目论证分析

一、项目概述

随着某某公司一期工程建成投产，近几年公司库存档案逐年增多，截止2019年底文档库房内档案卷盒数约有7.9万盒，但档案排架管理、定位调卷、出入库登记、库存档案盘点等实体管理工作还基本依赖手工操作，不仅消耗大量人力，而且效率和效果不佳，通过建设RFID智能档案管理系统，可以在现有各类设备设施的基础上，运用物联网技术，实现库存档案、基础设备设施和管理人员的相互联通，建成集人防、技防、物防为一体的安全管理平台，以此提高库房管理的能力和水平。

二、必要性、经济性

1、必要性

目前文档库房管理主要依靠库房管理员的手工操作，在2019年开展的全库盘点时共计发现3千余条库房排架管理问题，当档案因整改或借阅出库时需要库房管理员在纸质出库登记表上登记，有时因为出库量较大，档案出库属性填写不全，导致个别档案出库情况追溯困难，同时为更好地贯彻库房“九防要求”同时为确保库房档案的安全，充分保证库存档案的质量，延长库房档案的寿命，因此拟建设RFID智能档案管理系统，该系统实现档案实体管理电子标签加工模块、库位管理模块、出入库管理模块、借阅管理模块、档案盘点模块等。

以RFID（无线射频技术）为基础的物联网技术，因其快速、实时、准确的特点，在物流仓储管理、图书馆藏管理、供应链管理、核应急等领域得到了广泛应用，被认定为二十一世纪十大重要技术之一，也是发展物联网、建设智慧城市的核心技术。

目前国内较多的专业档案馆，如浙江省档案馆、宁波市档案馆等均已建设RFID智能档案管理系统。

2、经济性

RFID智能档案库房最直接的经济效益是简化重复繁琐人工操作，提高管理效率，减少人因失误的风险。

之前大量的档案上架、出入库，数万卷的档案盘点工作往往需要数名文档管理员协作完成，时间和人力耗费较大，RFID技术运用后，仅需要1名库房管理员就能完成。

人工作业得到精简，从重复繁琐操作中解放的文档管理人员可以在档案资源开发等方面投入更多的时间和精力，进一步为利用者提供精准服务。

RFID智能档案管理系统上线后，文档排架、文档提供借阅服务、库房盘库效率、库房利用率、文档检全率和检准率将得到提高，由此将产生显著的无形效益。

三、预估费用组成

建设RFID智能档案库房需立项采购相关的设备、标签和软件系统，本期建设的RFID智能档案库房应用在一层文档库房，因此设备的数量为1，结合现有的档案密集架数量、库存档案的数量，经初步的市场调研，预估的费用如下：

规格

数量（个）

单价（元/个）

预算（元）

馆员工作站（一体式）

1

18000

18,000.00

智能盘点车

1

5100

51,000.00

智能门禁

1

4200

42,000.00

档案标签

30170

1

30,170.00

层架标签

10920

4

43,680.00

RFID智能管理系统及软件对接

1

20000

20,000.00

合计

204,850.00

本次预估的费用为20.485万元。

采购技术规格书

一、项目概述

1、用途及功能

随着某某公司一期工程建成投产，近几年公司库存档案逐年增多，但档案排架管理、定位调卷、出入库登记、库存档案盘点、库房巡检等工作还基本依赖库房管理员，不仅消耗大量人力，而且效率和效果也并不理想，通过建设RFID智能档案管理系统，可以在现有各类设备设施的基础上，运用物联网技术，实现库存档案、基础设备设施和管理人员的相互联通，建成集人防、技防、物防为一体的安全管理平台，以此提高库房管理的能力和水平。

RFID实体档案管理系统通过与现有档案业务系统进行对接，实现档案盒目录以及用户权限体系整合。

根据档案全程管理理论实现对档案实体的流程化和智能化的辅助管理，对档案的出库、入库进行智能导引，对档案存量状态实时盘点，包含标签加工、库位管理、出入库管理、档案盘点等功能模块。

RFID实体档案管理系统各个模块功能需求如下：

（1）标签加工模块

标签加工包括档案标签与排架标签的关联、更换、注销等功能，具体如下：

排架标签包含档案存储的库房号、区域号、行号、列号、层号信息，排架标签通过馆员工作站建立关联注册后，将排架号打印，粘贴到相应的排架上。

档案标签与系统建立关联后，可以通过档案号调取Documentum系统（以下简称DCTM系统）该盒档案的案卷标题、立卷单位、归档日期、宽度、存放位置、分类、归档方式、保管期限、密级等属性。

因档案入库量大，RFID系统需实现批量注册档案的功能因档案入库量大，RFID系统需实现批量注册档案的功能，关联方法为：

DCTM系统档案信息同步到馆员工作站，可批量选中需要注册的档案条目，按照一定规则排列顺序，在馆员工作站上按照顺序逐本放置需要注册的档案，RFID系统自动将档案信息写入到标签中，完成注册并反馈档案状态“已关联RFID”到DCTM系统中，期间无需手动操作馆员工作站。

通过馆员工作站或智能盘点车，可实现排架标签与档案标签关联，关联后，如实体排架信息与系统中排架信息一致，则默认为DCTM系统中的排架号；如不一致时，则智能盘点车预警提示，由人工核对后更改DCTM系统中的排架号。

当档案标签在使用过程中，被破坏或撕损时，可以将原标签撕掉，重新粘贴一张新的RFID档案标签，通过档案标签更换模块，实现重新关联。

（2）库位管理模块

某某公司目前采用“分类排架法”，档案管理员按照类别将档案入库后，手动抄录排架号信息，随后将排架信息录入DCTM系统。

该做法存在的弊端是：

留空不足而导致倒架工作时有发生、手工抄录排架有误导致系统中排架信息与实体不符、按照分类预留空间导致库房排架空间浪费、未注意档案分类导致上架类别错误等。

希望通过RFID库位管理模块采用“分类+物理顺序排架”，自动分配排架号，解决上述问题。

具体如下：

a）DCTM系统增加“档案状态”属性，档案信息著录DCTM系统，档案状态为“未关联RFID”（包括案卷级和文件级）；

b）DCTM系统将“未关联RFID”的档案清单推送给RFID系统；

c）RFID系统按照预先设定规则，通过计算层架的宽度（每层为75厘米）和推送的“未关联RFID”清单中的档案盒厚度，自动将新入库档案进行排架号分配，在同一分区下，优先填充空余排架。

d）经过馆员工作站注册后档案状态为“已关联RFID”，将“已关联RFID”档案清单和分配的排架号同步到智能盘点车上；

e）库房管理员使用智能盘点车上的手持设备扫描档案盒和密集架该层层架标签。

智能盘点车系统自动比对是否与预设排架一致，如一致，DCTM系统的档案存放位置回写分配的排架号，档案状态回写为“已入库”（该状态下排架号不可修改），如不一致，则预警提示，可通过智能盘点车重新关联的排架信息，上架结束后在RFID系统更新修改的排架号并同步到DCTM系统，档案状态回写为“已入库”。

（3）出入库管理模块

当前档案出库时，档案管理员将档案出入库情况记录在一张纸质表格上（需要填写编码、标题、版本、页数、出库时间等信息）。

有时因为出库量较大，档案出库属性填写不全，导致个别档案出库情况追溯困难。

RFID技术应用后，希望可以完成档案出入库的登记管理，同时可以检测档案离库状态进行合法性检测，即出库管理模块通过智能门禁对档案出库信息进行采集，当粘贴的RFID档案标签的档案经过智能门禁时，智能门禁自动读取档案标签，判断出库档案是否合法。

具体要求如下：

1）档案出库登记

将公司员工的账号信息导入到RFID系统中，当员工有需要从库房调阅档案时，库房管理员从排架上取下档案，利用馆员工作站或智能盘点车做出库操作，登记档案号/盒号、领取人、出库原因、出库日期、出库办理人（库房管理员）等信息，DCTM系统档案状态回写为“已出库”，完成档案出库。

2）档案归还入库登记

库房管理员确认归还的档案无问题后，在馆员工作站或智能盘点车做归还操作，登记归还人、归还日期、入库办理人等信息，DCTM系统的档案状态回写为“已入库”，完成档案归还入库。

3）非法出库报警

a）根据该档案出库审批信息进行相应判断，判断档案的状态是否为“已出库”；

b）当发现没有获得审批（档案状态不是“已出库”）的档案出库时，门禁自动进行声光报警，门禁不解除，防止档案被非法带出；同步通过邮件将非法出库的档案信息发送给库房管理员。

c）当发现获得审批（档案状态为“已出库”），门禁自动解除，允许档案出库，RFID防盗门保存档案离库记录。

（4）档案盘点统计模块

该模块实现档案盘点统计功能，同时还具有档案查找和定位功能。

实体档案盘点主要是核对密集架中某一层的档案，是否与DCTM系统中记录的排架信息一致，档案数量（包括在库、外借数量），盘点功能需求如下：

a）库房管理员在RFID系统发起盘点任务，可分区或全库发起盘点任务；

b）盘点任务自动同步到智能盘点车上；

c）库房管理员推着智能盘点车到库房，通过手持设备逐层扫描，先扫描该层层架标签，然后再扫描该层所有档案；智能盘点车系统自动生成该层状态信息（原有档案数量、现有档案数量、正常借阅未归还档案数量、异常档案数量等）；

d）重复第二步操作直到所有密集架都扫描完成，显示异常档案的排架信息。

e）要求盘点时，不出现窜频，准确率为100%，扫描完成后，RFID系统生成盘点报告。

（5）可视化展示系统

提供可视化展示系统，通过调用RFID系统数据，在大屏幕展示进入库房的人数、当前在库人数、当日/累计档案出库数量、当日/累计档案归还数量，当日/累计档案注册数量等。

2、定义、缩略语

1）馆员工作站（一体式）

馆员工作站主要是库房管理员使用，是一台读写器，通过馆员工作站可以实现标签数据的转换，对档案标签读取和写入，通过馆员站还可以实现档案的借阅、归还。

2）智能盘点车

智能盘点车是一款可移动的设备，配合RFID盘点系统，实现标签写入、档案上架、下架、倒架、盘点、查找档案的功能。

3）智能门禁

具备智能防盗报警功能的门禁系统，当有非法标签通过时会发出声光报警。

4）档案标签

档案标签主要粘贴到档案盒上，采用的是不干胶设计，便于粘贴不易脱落，档案标签上可打印档案的信息，包括档案号、盒号等。

档案盒粘贴档案标签后，盒内的档案即获得了身份的标识，借助RFID相关设备可实现档案出入库管理、借阅的管理。

5）层架标签

层架标签采用的是抗金属设计，可直接粘贴到铁质的密集架上，层架标签上可打印层位信息，每层密集架粘贴一个层架标签，借助RFID相关设备可实现档案的上下架管理。

二、采购范围

1、设备供货

本项目所采购的范围如下：

1）馆员工作站（一体式）

2）智能盘点车

3）智能门禁

4）档案标签

5）层架标签

6）RFID智能管理系统及软件对接

所采购设备须满足技术规格书要求，不设定品牌型号。

2、备件要求

无。

3、向采购方提供的技术支持

1）供应商以技术规格书内的物项清单为基础，根据实际需求，为提供完善的、经济适用的解决方案与产品清单；

2）对经由本项目采购的设备，由供应商须在保障安全供货的基础上，进一步完成设备的安装、调试；

3）供应商应提供标准开发接口，并对采购方现有的DCTM系统进行相关的配置开发，确保文档系统实现智能化管理；

4）馆员工作站和智能盘点车需自带操作界面，能够满足文档人员根据实际需要实现档案的出入库、上下架、借阅以及盘点等功能。

三、采购技术要求

1、采用的标准、规范和技术文件；

所有设备均需符合ISO18000-6C标准。

2、技术要求

无。

3、人员要求（人员数量、人员资质）

1）本项目投标方，应在投标阶段，明确该项目的项目经理，由项目经理作为项目的第一接口人；要求项目经理近2年具备同类项目的项目管理经验，且有5年及以上工作经验；并提供证明材料；

2）本项目投标方，具有市级及以上档案馆的建设经验，需提供证明材料。

3）项目供应商（即中标方），在设备安装、调试、培训期间需派驻现场技术人员，现场技术人员须具备同类项目实施经验，且有三年及以上工作经验；

4）项目供应商（即中标方），在项目实施期间如发生项目经理变动事宜，应做好工作交接，确保工作的平滑衔接；

5）供应商各项目有关人员，应在项目执行期间，严格遵守某某公司有关的交通安全、工业安全、信息安全、保密等有管理制度。

4、对产品功能、接口、运输和包装等的技术要求；

名称

技术参数及要求

馆员工作站（一体式）

Ø实现功能：

标签数据转换功能（具有关联、更换、注销等功能）、档案借阅、档案归还、档案续借、档案预借、档案信息查询、档案检索功能。

Ø工作频率：

920-925MHz

Ø符合标准：

ISO18000-6C

Ø通讯接口：

TCP/IP

Ø工作温度：

-10℃~40℃

Ø存储温度：

-10℃~50℃

Ø材质：

ABS

Ø交互方式：

显示屏

Ø标签识别速度>100次/秒

Ø读写距离：

0-10cm

Ø属于一体式的馆员工作站

智能盘点车

Ø实现功能：

实现档案标签关联、档案上架、下架、倒架、盘点、查找档案的功能。

Ø工作频率：

920-925MHz

Ø符合标准：

ISO18000-6C

Ø工作温度：

-20℃~60℃

Ø存储温度：

-40℃~85℃

Ø通讯接口：

TCP/IP

Ø交互方式：

显示屏

Ø配备静音轮，移动方便，可以跨越密集架轨道

Ø盘点设备配备触摸屏，应具有图形化友好操作界面

Ø设备配套软件能实现档案查找、盘点、顺架、上架等功能

Ø数据采集处理及批处理：

对每次盘点操作产生并记录盘点报告以及清单

Ø具备离线（不连接任何网络）工作模式，可通过网络进行数据的同步

智能门禁

Ø工作频率：

920-925MHz

Ø符合标准：

ISO18000-6C

Ø工作温度：

-20℃~60℃

Ø存储温度：

-40℃~85℃

Ø设备可靠性：

>10000小时

Ø门禁为单通道，通道宽至少满足1.5米

Ø门禁尺寸可根据用户需求定制

Ø门禁可以实现与门禁的联动，具备离线防盗报警功能，非法标签通过时报警灯亮，有报警声音，可显示非法通过的标签信息，门禁无法开启；无报警时，检测到有人要出库时，可以自动开启门禁。

Ø要保证入库人员的人身安全，应急情况下门禁可以自动解除

Ø可识别运动方向，并进行人次统计

档案标签

Ø可打印档案号、盒号等信息

Ø工作频率：

920-925MHz

Ø符合标准：

ISO18000-6C

Ø工作模式：

可读写

Ø工作温度：

-20℃~80℃

Ø存储温度：

-20℃~80℃

Ø内存划分：

EPC码128位；用户存储512位

Ø唯一码（UID）：

96位

Ø数据保存：

>10年

Ø擦写次数：

>10万次

Ø极化方式：

线极化

Ø安装方式：

不干胶，可直接粘贴在档案盒上

Ø有效识读距离：

符合自助借还、安全门等设备读取要求；

Ø标签可以重复写入，写入成功率100%。

层架标签

Ø可打印层位信息、LOGO、图标等内容

Ø工作频率：

920-925MHz

Ø符合标准：

ISO18000-6C

Ø工作模式：

可读写

Ø工作温度：

-20℃~80℃

Ø存储温度：

-20℃~80℃

Ø内存划分：

EPC码128位；用户存储512位

Ø唯一码（UID）：

96位

Ø数据保存：

>10年

Ø擦写次数：

>10万次

Ø极化方式：

线极化

Ø材质：

透明亚克力材质

Ø安装方式：

3M背胶，可直接粘贴在铁质密集架上

Ø有效识读距离：

符合自助借还、安全门等设备读取要求；

Ø标签可以重复写入，写入成功率100%。

RFID智能管理系统及软件对接

Ø系统具有以下功能模块，且具备可扩展性。

Ø标签加工模块

●包括档案标签和层架标签，具备创建、更换、注销等功能，可以实现档案实体与系统关联；

●标签写入成功率100%；

●可以实现档案批量注册，注册完成可反馈档案状态“已关联RFID”到DCTM系统中。

Ø库位管理模块

●自动分配排架

●库房管理员根据上架任务上架档案，系统自动比对是否与预设排架一致，如一致，排架号信息和档案状态回写至DCTM系统，如不一致，则预警提示，可用智能盘点车重新管理排架信息。

Ø出入库管理模块

●在RFID系统完成档案借阅操作登记借阅人、借阅日期后，DCTM系统可以回写档案出库状态，完成档案出库；

●库房管理员在馆员工作站完成归还操作后，反馈DCTM系统，DCTM系统的档案回写已入库状态，完成档案入库；

●借阅档案到期后有预警提示。

●智能门禁对档案的离库状态进行合法性检测，未获得允许的档案出库时，系统自动进行声光报警，并同步通过邮件将非法出库的档案发送给库房管理员；

●获得审批通过允许出库的档案，RFID防盗门保存档案离库记录

Ø档案盘点模块

●库房管理员在RFID实体档案管理系统发起盘点任务，可分区或全库发起盘点任务；

●盘点任务自动同步到智能盘点车上；

●盘点时可显示档案的层架编码、应在架的档案总清单、外借数量等信息。

●根据系统档案信息进行判断盘点档案位置是否正确，如不正确需告知档案人员处理。

●盘点时，不出现窜频，准确率为100%。

Ø实现档案数据同步，DCTM系统将新增或删除档案信息同步到RFID系统，RFID系统将档案上下架、档案状态等信息同步到DCTM系统。

Ø通过大屏可以实时查看到库房内进入的人数、当前在库人数、档案出库数量、档案归还数量，档案注册数量等。

Ø无用户数量限制。

5、对材料、配套件和制造工艺等的特殊要求；

不适用。

6、包装、运输和贮存要求；

1）供应商应通过安全、高效的运输方式，将所采购的物项，运抵至与采购方合同约定的位置，原则上为“送货入室”；

2）供应商应维护完善的供货/到货信息，包括且不限于：

采购时间、到货批次、到货名称、设备序列号、设备规格型号、设备生产时间等；

3）物项发货前，供应商应建立供货信息清单，并交付采购方，以便到货核对；到货后，发现有损坏、遗漏的，须及时补发。

4）设备质保期内，在交付、维修、返厂中，产生的相应运输费用，由供应商承担。

7、材料的采购和验收；

不适用。

8、其他特殊技术要求；

不适用。

9、进度要求

1）2020年3月31日，发起内部立项；

2）2020年5月31日，完成合同签订；

3）2020年10月31日，完成采购、安装调试、投入使用。

10、质量保证要求；

1）要求产品的购置渠道是规范的、可靠的、可验证的，产品需取得原厂授权证明；如供应商，实际供货设备未经原厂合规渠道，一经核实，本项目合同当即废止，并追究相应责任，已交付产品须当即撤场，产品运费以及其他相应损失由该中标方承担；

2）为确保所供产品的质量，供货商应提供产品合格证明。

3）新购置产品自带质保期，为设备交付后3年，质保期内因设备自身原因出现故障产生的所有费用由供货商承担；

4）质保期内，应享有对设备的免费维修、升级、7*24小时技术支持服务。

5）购置的软件系统享有终身免费升级的服务。

11、培训要求；

完成对采购方人员的技能培训，应包括且不限于：

1）最终用户培训：

主要为系统功能培训、标签加工；

2）运维培训：

包括运维、简单故障处理、报修等。

12、文件要求；

项目所需提供的文件，应包括且不限于如下：

1）按照某某公司文档库房实际及功能要求提供RFID智能档案库房详细解决方案；

2）产品质量保证文件（合格证/质保证书、有效期内的检定证书或报告等）；

3）操作手册，包括用户手册、运维手册；

4）全套培训资料，包括培训PPT等；

5）软件安装包。

6）竣工图、竣工报告

13、制造、试验要求；

不适用。

14、验收要求

本项目，验收要求包括且不限于如下：

1）供应商依循签订的合同，提供具有完整功能的产品，确保产品功能、规格型号、数量等符合合同要求；

2）供应商完成供货范围内产品的安装、调试，以及必要的升级工作，并指导使用；

3）供应商协助完成供货范围内产品与采购方其它自购设备及系统的集成；

4）供应商完成与采购方约定的各类技术支持、技术服务工作；

5）项目实施过程中，所产生的实施过程文档，须提交至采购方，实施过程文档应包括且不限于：

产品介绍性材料、产品培训材料、产品部署配置文档等；

6）项目实施完成后，应至少但不只限于满足关键指标的要求，关键指标详见附件。

7）与采购方DCTMDCTM系统须通过接口联通，能够进行数据交换，包括但不限于元数据读写、电子文件交互等。

8）其它未能明确事宜，于具体的采购合同中协商明确。

15、其他

不适用。

四、附件

附件1

设备/系统

关键指标

是否实现

馆员工作站

实现功能标签数据转换功能、档案借阅、档案归还、档案续借、档案预借、档案信息查询、档案检索等功能。

标签识别速度>100次/秒

读写距离：

0-10cm

智能盘点车

实现档案上架、下架、倒架、盘点、查找档案的功能

可以实现档案标签关联功能

实现盘点的批量处理，每次盘点操作产生并记录盘点报告以及清单

具备离线（不连接任何网络）工作模式，可通过网络进行数据的同步

智能门禁

具备离线防盗报警功能，对档案的离库状态进行合法性检测，非法出库档案时不仅门禁本身有报警，还可以通过邮件报警

可以实现与门禁系统的联动，且应急情况下可以自动解除

门禁为单通道，通道宽1.5米

门禁尺寸可根据用户需求定制

对档案出库信息进行采集反馈给RFID实体档案管理系统出入库管理模块

可统计出入库人数

RFID实体档案管理系统

包含功能模块：

标签加工模块、库位管理模块、出入库管理模块、档案盘点模块、安全监控模块。

档案标签和层架标签具备创建、更换、注销等功能，可以实现档案实体与系统关联

自动分配排架

可生成上架任务

可以实现档案的批量注册

库房管理员根据上架任务上架档案，系统自动比对是否与预设排架一致，如一致，排架号信息和档案状态回写至DCTM系统，如不一致，则预警提示，可用智能盘点车重新管理排架信息

可以反馈档案状态到DCTM系统

借阅档案到期后有预警提示

系统发起盘点任务后生成盘点任务，可分区或全库发起盘点任务

盘点任务自动同步到智能盘点车上

盘点时可显示档案的层架编码、应在架的档案总清单、外借数量等信息

根据系统档案信息进行判断盘点档案位置是否正确，如不正确需告知档案人员处理

盘点时，不出现窜频，准确率为100%

系统具有可扩展性

实现档案数据同步，DCTM系统将新增或删除档案信息同步到RFID系统，RFID系统将档案上下架、档案状态等信息同步到DCTM系统

通过大屏可以实时查看到库房内进入的人数、当前在库人数、档案出库数量、档案归还数量，档案注册数量等

提供终身免费升级的服务

无用户数量限制

档案标签

可打印档案号、盒号等信息

不干胶，可直接粘贴在档案盒上

符合自助借还、安全门等设备读取要求；

标签可以重复写入，写入成功率100%。

层架标签

可打印层位信息、LOGO、图标等内容

可直接粘贴在铁质密集架上

符合自助借还、安全门等设备读取要求；

标签可以重复写入，写入成功率100%。