采购部工作流程正式.docx
- 文档编号:27479509
- 上传时间:2023-07-02
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:183.78KB
采购部工作流程正式.docx
《采购部工作流程正式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《采购部工作流程正式.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
采购部工作流程正式
采购部工作内容及流程
一、购进商品:
1.根据医疗机构的需求及销售部门报上的产品进行采购。
2.由业务部提交商品采购清单,填写《采购商品联络单》(见附表1),填写后交由采购部。
3.采购部根据业务部提供《采购商品联络单》,联系供应商组织采购,于半个工作日后将商品采购情况反馈给业务部及销售部,由销售部确定是否采购,由销售部主管签字确认后,便可购进商品。
4.未付款发货商品:
采购员可直接联系供应商购进商品。
5.预付款发货商品:
预付款发货产品应填写《付款申请单》(见附表2)和《支付凭证》,由总经理签字确认后,交由财务部,并提供付款方帐号信息,财务部付款后,完成预付款商品流程。
6.首营资料收集:
对于首次合作的供应商及首次购进的产品需向供应商索要首营资料,(见附表3《首营企业所需资质目录》);对收集的首营企业资料进行一个初审;并及时填写《首营企业表》(见附表4)及《首营品种表》(见附表5);在ERP系统中新增首营单位;对新增的单位进行审核;通知质管部审核。
7.跟踪到货商品:
A.与供应商确定收货人、收货地址、联系电话、到货时间等,如需自行提货的,首先通知行政部门提货,填写《提货用车通知单》(见附表6)。
B.计划订单必须跟踪订单,进行进货控制。
在下达完订单后,采购员要对货物进行实时跟踪,确保按时到货,一旦出现问题,及时采取必要的行动措施。
C.货品到库后由仓储部接收、检验货物、入库。
到货后,采购员要督促质检人员验收入库,以确保货物的质量、数量与订购要求相吻合。
必要时确定货物的破损情况,之后,通知结算部门在结款时扣除相应货款。
D.通知销售部内勤办理相应的出库手续。
二、近效期入滞销商品(如图表)
1.对于近效期商品(有效期在半年之内的),应及时整理出《近效期报表》(见附表7),报总经理审阅,报销售部催销,催销不成的及时联系供应商做退换货处理,使公司损失降到最底。
2.对于3个月未出库产品,及时整理出《积压商品报表》(见附表8),报总经理审阅,报销售部催销,催销不成的及时联系供应商做退换货处理。
三、退换货商品(如图表)
四、对帐结款
1.收取、核对发票,划拨货款。
结算部门对采购订单、收货报告、发票、支付货款进行结算。
需要采购员与结算部门的实时沟通,以确保整个采购过程无误。
(如图表)
五、维护、更新厂家及产品资料
根据质量管理部门提供信息数据,向各供应商催要企业资质及产品资质。
基本资料维护→部门基础资料→部门客户维护→部门客户维护
注:
在所有企业信息中区分出哪些是供应商,哪些是客户,分别为标记,同时标记供应商→禁销,客户→禁入。
六、建立供应商档案表
以内蒙古自治区中标目录为基础数据,联系各生产企业及代理商,确定产品货源及报价,完善《供应商档案表》(见附表9)。
ERP系统操作程序
一、新增供应商及商品信息
1.新增通用名
公共基础资料→新增通用名称→填写完全(红字部分)→提交
2.新增业务单位
公共基础资料→单位资料管理→新增业务单位→填写完全→提交→质管审核(若有误退回在草拟单位列表中查找并更正后提交)
注:
A.直接从生产企业采购,应先生产企业及供应客户两项;
B.从经营企业采购,只选供应客户一项
C.新增商品信息
公共基础资料→商品资料管理→新增商品信息→在通用名称一栏填写助记码(回车)→分别填写规格、计量单位→生产厂家填写助记码选中目标企业(回车)→厂家产地栏与生产厂家统一→选择仓储类别(一般为阴凉存储)→选择商品税率→填写注册商标(外包装有文字可直接录入,若是图标可直接注明“图标”)→填写商品件装规格→填写商品生产批文→保存提交→质管审核(若有误退回在草拟商品列表中查找并更正后提交)
二、编制订单、审核及终止
1.编制订单
切换到商品所在部门→采购管理体系→采购订单管理→编制非计划订单→往来单位填写助记码选中目标企业→商品编码填写助记码或商品编号(回车)→输入入库数量及单价→保存提交
2.订单审核
A.采购管理体系→采购订单管理→采购订单审核→核对数量及单价无误→保存提交
B.采购管理体系→采购订单管理→采购订单审核→核对数量及单价有误→退回→草拟采购订单→填写正确数量或单价→保存提交→再次进入订单审核(步骤同上)
3.订单终止
有以下几种情况会终止订单:
A.订单审核后发现数量、单价或供应客户有误,在未入库之前可终止
B.订单完成但供应客户未送货(每月月底整理后集中终止)
C.送货数量与订单数量不符,单据显现未完成,在入库后可终止(每月月底整理后集中终止)。
操作过程:
采购管理体系→采购订单管理→采购订单终止→选中需要终止的单据双击打开→保存终止
三、商品调价及退货
1.系统调价
一般在采购订单单价有误且已入库的情况下可以用到此系统
切换到商品所在部门→采购管理体系→采购项目调整→采购商品调价→流水号栏填写需要调价单据的流水号→调价栏填写实际价格与已录入价格的差价(回车)→采购底价调价填写差价(回车)→确定
2.调价审核
A、采购管理体系→采购项目调整→采购调价审核采→核对无误→保存提交
B、采购管理体系→采购项目调整→采购调价审核→核对有误→退回→草拟采购调价→填写正确单价→保存提交→再次进入调价审核(步骤同上)
3.购进退货
切换到商品所在部门→采购管理体系→采购项目调整→采购商品退货→往来单位填写助记码选中目标企业→商品编码填写助记码或商品编号(回车)→输入入库退货及单价→保存提交
4.退货审核
A、采购管理体系→采购项目调整→采购退货审核→核对无误→保存提交
B、采购管理体系→采购项目调整→采购退货审核→核对有误→退回→草拟退货单据→更正错误信息→保存提交→再次进入采购退货审核(步骤同上)
三、系统销帐
1.发票收取:
业务帐务处理→发票管理→采购发票收取→选定日期段,填写供应商助记码→回车→核对系统内品种及实际税票明细中的数量,单价并逐笔进行勾兑→选择发票类型→填写发票代码、发票号码、发票日期、发票金额及发票税金→核对无误保存
2.发票收取审核:
业务帐务处理→发票管理审核→由经理或相当负责人根据票面信息→核对无误后提交(核对有误退回,重新勾兑后再次审核)
3.应付帐款勾兑:
业务帐务处理→应收应付→应付帐款勾兑→填写供应商助记码→回车→勾选已付款品种→核对无误保存
4.应付勾兑审核:
业务帐务处理→应收应付→应付勾兑审核由经理或相当负责人根据票面信息→核对无误后提交(核对有误退回,重新勾兑后再次审核)
(附表1)
采购商品联络单
日期
序号
产品名称
商品名
剂型
规格包装
生产企业
中标价
采购量
建议采购
实收采购数量
采购情况说明
到货情况
其他情况说明
确认人及时间
是否采购
确认人及确认时间
其他情况
(附表2)
鄂尔多斯市明智达医药公司现款采购订单
订货日期年月日
序号
药品名称
规格
单位
订货数量
供货单位名称
备注
1
2
3
4
采购员
采购经理意见
总经理意见
(附表3)
供货方资料所取目录
一、生产企业:
供货单位
品种
1企业品种授权书
1生产批件
2法人委托书(销售品种、地域、期限、销售人员身份证、法人印章)
2质量标准
3推销员身份证
3商标注册证
4推销员推销证书或上岗证
4省检报告
5质量保证协议
5物价
6生产许可证
6包装、标签、说明书药监局备案
7营业执照(当年年检章)
7样品
8GMP证书
9组织机构代码证
10税务登记证
11供货方调查表或质量体系调查表
以上资料加盖企业原印张(不能有两个红章)
二、经营企业
供货单位
品种
1法人委托书(销售品种、地域、期限、销售人员身份证、法人印章)
1药品生产许可证
2
2营业执照(当年年检章)
3推销员身份证
3GMP证书
4推销员推销证书或上岗证
4组织机构代码证
5质量保证协议
5税务登记证
6经营许可证
6生产批件
7营业执照(当年年检章)
7质量标准
8GSP证书
8商标注册证
9组织机构代码证
9省检报告
10税务登记证
10物价
11供货方调查表或质量保证体系调查表
11包装、标签、说明书药监局备案
12样品
以上资料加盖企业原印张(不能有两个红章)[外阜]
(附表4)
首次经营企业审批表
文件编号:
企业名称
注册地址
法人代表
质量负责人
联系电话
营业执照
有效期至
认证证书号
许可证号
有效期至
认证期至
生产或经营范围
主供品种:
被委托人
联系电话
身份证号
授权委托书
质保协议
申请原因
因业务需要,需与该企业发生业务关系,经审核:
其次资料齐全,资质合格
签名:
年月日
采购部门
审核意见
签名:
年月日
质管部门
审核意见
签名:
年月日
(附表5)
首次经营品种审批表
文件编号:
JL-008/01
通用名称
商品名称
剂型
批准文号
件装
规格
质量标准
检验报告
效期
储存条件
质量负责人
认证证书号
生产厂家
业务联系人
联系电话
药品标签、包装、说明书情况
药品标签:
无,包装:
有盒,说明书:
有原件
申请原因
因业务需要,需采购此品种,经审核:
其次资料齐全,资质合格
签名:
年月日
采购部门审核意见
签名:
年月日
质管部门审核意见
签名:
年月日
主管领导审核意见
签名:
年月日
(附表6)
鄂尔多斯市明智达医药公司提货用车通知单
用车单位:
申请人签字
申请时间
提(送)货名称
数量
提货地点
要求提货时间
实际提送货时间
提(送)人签字
采购经理签字
库房收货人签字
库房收货时间
此单一式二联:
后勤完成任务后转申请单位一联。
(附表7)
近效期商品报表
购货单位
品名
规格
厂家
单位
产品批号
数量
验收日期
生产日期
有效期
单价
(附表8)
积压商品报表
购货单位
品名
规格
厂家
单位
产品批号
数量
验收日期
生产日期
有效期
单价
(附表9)
供应商档案表
生产企业
通用名
规格包装
生产企业
中标价
备注
代理商(供应商)
联系人
联系电话
结款方式
备注
底价
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 采购 工作 流程 正式