工程档案整理与归档.ppt
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工程档案整理与归档.ppt
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工程档案工程档案整理与归档整理与归档主要内容主要内容v1.1.文件与档案的关系文件与档案的关系v2.2.建设工程文件质量指标及其具体要求建设工程文件质量指标及其具体要求v3.3.单位工程(子单位)工程,分部工程(子分部工程),单位工程(子单位)工程,分部工程(子分部工程),分项工程概念分项工程概念v4.4.工程档案移交程序工程档案移交程序v5.5.工程档案移交内容工程档案移交内容v6.6.工程档案整理的具体要求工程档案整理的具体要求v7.7.档案装订及竣工图折叠实际操作指导档案装订及竣工图折叠实际操作指导一、文件与档案的关系一、文件与档案的关系文件和档案是处于不同阶段的同一事文件和档案是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系,又有显著区别。
物。
二者既有密切联系,又有显著区别。
其间的联系在于文件是档案的前身,是其间的联系在于文件是档案的前身,是筛选、形成档案的基础;区别则因为文筛选、形成档案的基础;区别则因为文件转化为档案是有条件的,文件总量远件转化为档案是有条件的,文件总量远远大于档案,档案只是文件的长寿者,远大于档案,档案只是文件的长寿者,是文件的精华。
是文件的精华。
文件转化为档案一般需具备三个条件:
文件转化为档案一般需具备三个条件:
11、办理完毕的文件才能作为档案保存。
、办理完毕的文件才能作为档案保存。
一般有三种情况:
一是文件中所说的事情一般有三种情况:
一是文件中所说的事情需要近期办理的,确实已经办理完毕。
二是文需要近期办理的,确实已经办理完毕。
二是文件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长期执行的,只要经过文件签收、传阅、研究讨期执行的,只要经过文件签收、传阅、研究讨论和贯彻执行,也算办理完毕。
三是不需要具论和贯彻执行,也算办理完毕。
三是不需要具体承办的文件,只要登记、收发、传阅等文书体承办的文件,只要登记、收发、传阅等文书处理程序结束,就算办理完毕。
处理程序结束,就算办理完毕。
22、具有一定价值的文件才有必要、具有一定价值的文件才有必要作为档案保存。
作为档案保存。
确定文件是否需要归档保存,首要确定文件是否需要归档保存,首要的尺度和条件就是看它对今后的工作和的尺度和条件就是看它对今后的工作和研究活动有无凭证和参考价值。
研究活动有无凭证和参考价值。
33、按照一定规律集中保存起来的、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。
文件才是现代意义的档案。
现代意义的档案,是经过科学整理、现代意义的档案,是经过科学整理、归档保存起来的文件。
那些未经系统整归档保存起来的文件。
那些未经系统整理的文件,虽然其中有的也属于档案,理的文件,虽然其中有的也属于档案,但就整体而言,尚不是典型的现代意义但就整体而言,尚不是典型的现代意义的档案。
的档案。
二、建设工程文件质量指标二、建设工程文件质量指标建设工程建设工程文件文件质量指标质量指标真实性真实性可靠性可靠性完整性完整性可用性可用性2.12.1建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求真实性真实性v具体含义具体含义真实是就归档文件的合法性而言的,即文件的来源、内容必须符合真实是就归档文件的合法性而言的,即文件的来源、内容必须符合国家有关法律、法规、规章、标准、规范和规程的要求,即必须是国家有关法律、法规、规章、标准、规范和规程的要求,即必须是合法的,不得伪造、篡改。
合法的,不得伪造、篡改。
v具体要求具体要求11、档案的内容必须符合相关法律、法规、标准、规范以及合同所、档案的内容必须符合相关法律、法规、标准、规范以及合同所规定的要求。
规定的要求。
22、文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其、文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备。
签章手续完备。
33、对于更改过的档案应有设计变更通知单或技术变更核实单,同、对于更改过的档案应有设计变更通知单或技术变更核实单,同时要有相关负责人的签字。
时要有相关负责人的签字。
2.22.2建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求可靠性可靠性v具体含义具体含义可靠性是就归档文件的科学性而言的,即文件必须能够真实反映建设可靠性是就归档文件的科学性而言的,即文件必须能够真实反映建设工程的原貌,数据精度符合勘察、施工、设计、监理作业等方面的实工程的原貌,数据精度符合勘察、施工、设计、监理作业等方面的实际情况,并能够准确地反映上述的各项活动。
际情况,并能够准确地反映上述的各项活动。
v具体要求具体要求1.1.所有人员在业务活动过程中都要形成反映业务活动的文件;所有人员在业务活动过程中都要形成反映业务活动的文件;2.2.施工过程中对设计图所做的改动要明确标示出来。
施工过程中对设计图所做的改动要明确标示出来。
3.3.各各种种图图纸纸及及其其说说明明书书在在内内容容上上要要一一致致,其其各各组组成成部部分分间间要要没没有有矛矛盾盾和错误。
和错误。
4.4.施工过程中各种隐蔽工程的施工记录要及时绘制,并要求准确反映施工过程中各种隐蔽工程的施工记录要及时绘制,并要求准确反映施工过程施工过程。
2.32.3建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求完整性完整性v具体含义具体含义档案的完整性有双重含义:
档案的完整性有双重含义:
一一是是就就单单份份文文件件构构成成要要素素的的完完整整性性而而言言的的,即即一一份份文文件件不不仅仅要要包包含含完完整整的的内内容容信信息息,还还要具备结构信息和记录工程建设活动的背景信息。
要具备结构信息和记录工程建设活动的背景信息。
二是就套内文件的齐全性而言的,即文件能够完整地反映工程建设活动的全过程。
二是就套内文件的齐全性而言的,即文件能够完整地反映工程建设活动的全过程。
v具体要求具体要求一、单份文件的完整:
一、单份文件的完整:
1.1.文件的形成文件的形成/编制日期;编制日期;2.2.文件的形成单位、技术负责人等;文件的形成单位、技术负责人等;3.3.编制人、审核人;编制人、审核人;4.4.同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开。
二、成套文件的完整:
二、成套文件的完整:
1.1.立项依据审批文件;立项依据审批文件;2.2.征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件;征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件;3.3.项目审批文件;项目审批文件;4.4.施工技术文件和竣工验收文件;施工技术文件和竣工验收文件;5.5.竣工图。
竣工图。
2.42.4建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求可用性可用性v具体含义具体含义归档文件是可以辨识的,在需要的时候可以检索、获取和访问。
归档文件是可以辨识的,在需要的时候可以检索、获取和访问。
v具体要求具体要求1.1.每份文件都有唯一的标识符;每份文件都有唯一的标识符;2.2.所有的文件都进行了登记、分类和标引;所有的文件都进行了登记、分类和标引;3.3.能够对现有的文件进行准确查找,最好能够实现文件级检索。
能够对现有的文件进行准确查找,最好能够实现文件级检索。
4.4.确保在相关的证据法和法庭规则下,文件能够作为证据来引证。
确保在相关的证据法和法庭规则下,文件能够作为证据来引证。
5.5.电子文件的维护和利用都以电子形式进行。
电子文件的维护和利用都以电子形式进行。
6.6.当当文文件件的的保保存存依依赖赖于于技技术术设设施施时时,如如缩缩微微胶胶片片或或数数字字影影响响,要要将将技技术术设设备备和和软软件件保保存存下下来。
来。
7.7.当当文文件件的的保保存存依依赖赖于于技技术术设设施施时时,在在迁迁移移到到新新的的技技术术环环境境时时,要要使使功功能能的的损损失失降降至至最最小小,确保其长期的真实性。
确保其长期的真实性。
8.8.文件管理系统也要具备充分的安全控制手段,防止非法用户的利用。
文件管理系统也要具备充分的安全控制手段,防止非法用户的利用。
三、建设工程项目单位(子单位)三、建设工程项目单位(子单位)工程工程,分部(子分部)工程分部(子分部)工程,分项分项工程划分工程划分3.13.1单位(子单位)工程单位(子单位)工程3.13.1单位(子单位)工程:
单位(子单位)工程:
具具有有独独立立的的设设计计文文件件,竣竣工工后后可可以以独独立立发发挥挥生生产产能能力力或或工工程程效效益益的的工工程程。
单单位位工工程程是是建建设设工工程程项项目的组成部分。
目的组成部分。
1.1.1.1.具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程;筑物及构筑物为一个单位工程;筑物及构筑物为一个单位工程;筑物及构筑物为一个单位工程;2.2.2.2.建筑规模较大的单位工程,可将其能形成独立建筑规模较大的单位工程,可将其能形成独立建筑规模较大的单位工程,可将其能形成独立建筑规模较大的单位工程,可将其能形成独立使用功能的部分作为一个子单位工程。
使用功能的部分作为一个子单位工程。
使用功能的部分作为一个子单位工程。
使用功能的部分作为一个子单位工程。
3.23.2分部(子分部)工程分部(子分部)工程3.23.2分部(子分部)工程:
分部(子分部)工程:
v单位工程中可以独立组织施工的工程。
当单位工程中可以独立组织施工的工程。
当分部工程量较大且较复杂时,可将其中相同分部工程量较大且较复杂时,可将其中相同部分的工程或能形成独立专业体系的工程划部分的工程或能形成独立专业体系的工程划分成若干子分部工程。
分成若干子分部工程。
3.33.3分项工程分项工程3.33.33.33.3分项工程:
分项工程:
分项工程:
分项工程:
v根据主要工种、材料、施工工艺、设备类别等根据主要工种、材料、施工工艺、设备类别等的不同可将分部工程进一步划分为分项工程。
分项的不同可将分部工程进一步划分为分项工程。
分项工程可由一个或若干个检验批组成。
工程可由一个或若干个检验批组成。
v所谓检验批是指按同一的生产条件或按规定的所谓检验批是指按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的,由一定数量样本组成的方式汇总起来供检验用的,由一定数量样本组成的检验体。
检验批可根据施工及质量控制和专业验收检验体。
检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。
需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。
建建建建设设设设工工工工程程程程项项项项目目目目单单单单位位位位工工工工程程程程分部工程分部工程1:
地基与基础工程地基与基础工程分部工程分部工程2:
主体结构主体结构分部工程分部工程3:
建筑装饰装修工程建筑装饰装修工程分部工程分部工程9:
电梯电梯分项工程分项工程1:
土方开挖土方开挖分项工程分项工程2:
土方回填土方回填分部工程分部工程4:
建筑屋面建筑屋面分部工程分部工程5:
建筑给水排水及采暖建筑给水排水及采暖分部工程分部工程6:
建筑电气建筑电气分部工程分部工程7:
建筑智能建筑智能分部工程分部工程8:
通风与空调通风与空调3.4分部工程、子分部工程、分项工程划分图分部工程、子分部工程、分项工程划分图3.53.5、室外工程划分、室外工程划分详细划分请参照详细划分请参照的有关规定的有关规定室外单位(子单位)工程和分部工程可按下表划分室外单位(子单位)工程和分部工程可按下表划分单位工程单位工程子单位工程子单位工程分部(子分部)工程分部(子分部)工程室外建筑环境室外建筑环境附属建筑附属建筑车棚、围墙、大门、挡土墙、垃圾收集站车棚、围墙、大门、挡土墙、垃圾收集站室外环境室外环境建筑小品、道路、亭台、连廊、花坛、场坪绿化建筑小品、道路、亭台、连廊、花坛、场坪绿化室外安装室外安装给排水与采暖给排水与采暖室外给水系统、室外排水系统、室外供热系统室外给水系统、室外排水系统、室外供热系统电气电气室外供电系统、室外照明系统室外供电系统、室外照明系统四、工程档案移交程序四、工程档案
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