几种常见的说明书写作指导.docx
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几种常见的说明书写作指导
几种常见的说明书写作指导
一、专利说明书
专利说明书是申请发明专利或实用新型专利时所必需提交给专利机构的基本文件之一。
这里所说的发明是指对产品、方法或者对其改进所提出的新的技术方案;所谓实用新型,是指对产品的形状、构造或者其结合所提出的适于实用的新的技术方案。
凡是提交的专利说明书都应当对发明或者实用新型做出清楚、完整的说明,以所属技术领域的技术人员能够实现为准,必要的时候,应当有附图。
(一)申请专利的要求.
首先,申请专利应当具有取得专利的条件。
就是说,被授予专利权的发明和实用新型,应当具备新颖性、创造性和实用性。
新颖性系指在申请日以前没有同样的发明或者实用新型在国内外出版物上公开发表过、在国内外公开使用过或者以其他方式为公众所知,也没有他人提出同样内容的专利申请。
创造性系指与申请日以前已有的技术相比,该发明或实用新型有突出的实质性特点和显著的进步,是前所未有的。
实用性系指该项专利发明创造能够在生产领域重复地使用,并且在经济、技术和社会上将获得有益的效果。
其次,申请专利必须以书面形式按照专利局的有关规定进行。
申请发明或者实用新型专利的,应当提交专利请求书、专利说明书、权利要求书、说明书附图和说明书摘要等五种专利申请文件。
(二)专利说明书的内容和写作格式
根据《中华人民共和国专利法实施细则》的规定,现将发明或实用新型专利说明书的内容和填写格式介绍如下:
(1)发明或实用新型的名称发明的名称应当与请求书中的名称一致,一般使用通用的或专业的技术术语。
(2)发明或实用新型所属的技术领域用简短的语言进行陈述,写出应归属的技术领域。
(3)发明或实用新型的背景就申请人所知,写明对发明或者实用新型的理解、检索,审查有参考作用的现有技术,并且引证反映该项技术的文件。
应首先引证反映该技术的文件,然后介绍现有技术,并针对现有技术提出问题。
(4)发明或实用新型的目的用简洁清晰的语言直接了当地写出发明或实用新型的目的。
(5)发明或实用新型的内容要求完整、清楚地写明发明或者实用新型的内容,以所属技术领域的普通技术人员能够实现为准。
(6)发明或实用新型的效果写出发明或者实用新型与现有技术相比所具有的优点或者积极效果。
(7)附图图面说明如需要附图才能讲清发明内容时,可在“说明书附图”页上附图,并有图画说明。
(8)发明或实用新型实施实例详细描述申请人认为实现发明或者实用新型的最好方式的实例。
一般应用3~5个实例,有的可多到10个以上的实例。
专利说明书应当打字或印刷;字迹黑色,必须整齐清晰,不得涂改;首页用统一印刷的说明书,续页用同样大小和质量相当的白纸;纵向使用,纸张只限使用正面。
写作中可以有化学式或数学式,但要使用国家统一规定的标准术语和符号,不得有商业性宣传用语。
二、产品说明书
(一)产品说明书的含义和种类
产品说明书是生产部门为了向用户介绍产品的用途、原理、性能、使用和保养方法等所写的文字材料。
由于写作的目的不同,产品说明书又有不同的表现形式。
有的产品说明书只介绍产品的安装、调试、使用、保养、维修、配套等方法,并不涉及产品的原理和技术参数等内容,是专为用户提供的。
这种产品说明书又称作“产品使用说明书”。
民用产品中,多有这种使用说明书随产品送给用户。
如家用电冰箱的使用说明书,就不讲电冰箱的制冷原理和各零部件的技术参数,只说如何使用和保养。
产品说明书通常只介绍产品的用途、原理、技术参数等内容,并不涉及使用方法,是为了推销产品而写的。
有的厂家,在产品说明书中增加“使用方法”的内容,将产品说明书和使用说明书合一了。
如本节例文《XTT体视显微镜产品说明书》,就是采用这种合一写法的。
产品简介是产品说明书的简略写法;产品样本也和产品说明书的内容一致:
产品目录则是生产单位把本单位生产的同类产品的“产品说明书”汇集一起,并增加生产单位简介,编印成册。
这三种类型的说明书都是推销产品用的。
正因如此,有时还加上购买该产品的办法。
(二)产品说明书的一般格式
产品说明书一般由封面、正文、附录三部分组成。
封面一般包括产品名称、产品照片或外观图、商标和生产单位名称。
设计封面时要突出产品,力求庄重、醒目。
附录部分根据产品的实际情况而定,比如参数表、装配图、线路图、外形和部件图、注意事项等。
具体写作的任务,主要是撰写正文部分。
正文部分通常包括以下九项内容:
(1)概述包括产品的名称、性质、设计目的、用途、工作方式、应用范围、作用条件等。
(2)结构特征写作时利用图示对产品进行解释说明。
(3)技术指标包括产品的技术性能、规格、工作条件、电源要求、产品体积、重量等。
写作时一般先列技术数据,后写电源、体积、重量方面的数据。
具有数值范围的要明确标出,使用标准符号和计量单位。
(4)工作原理一般只写那些与操作、使用相关的基本原理,简明地说明其与使用的关系。
(5)使用方法这在使用说明书中是必写的内容。
一般是按操作的顺序逐条列出,并力求准确详尽,不能省去必要的步骤。
(6)产品配套与该产品配套使用的其他产品的名称和件数。
排列次序没有特殊要求。
(7)保养维护说明产品使用或保存过程中保养、维护、简单故障排除等方法。
(8)购买方法提供生产销售单位的地址、电话、电报挂号、开户银行、银行帐号和联系办法。
(9)生产单位简介包括该单位的历史、现有规模、技术力量和水平、产品质量和声誉等情况。
写作时,要简短而全面。
(三)产品说明书的写作要求
首先,力求突出产品的主要特征。
产品说明书的篇幅都很短小,短的不过五六十字;长的一般也只有千余字;只有大型的现代仪器设备的说明书才成本地出版。
因此,要在短小的篇幅里完成介绍产品的任务,首先必须抓住产品的特征,然后根据用户的急切需求,选择其中最主要的特征进行简明扼要的介绍,以求一目了然。
其次,注意不同产品对说明书的特殊要求,产品千差万别,产品说明书不能一律用上述九点去套,而要注意产品对说明书写作的特殊要求。
例如,化工产品应注明成分及比例,化学试剂应当注明所含杂质多少和分子式,药物产品应当注明禁忌症、副作用及处理办法,易损易耗物品则应注明使用寿命,等等。
再次,语言应力求准确通俗。
在产品说明书中不要用描写和修辞等手段,应以平实的语言作准确的说明。
三、产品设计说明书
(一)产品设计工作简介
在实际生产中,产品总是不断更新换代的,新机器、新设备、新仪器、新药品等等,层出不穷。
每一个新产品的诞生,总是要经历产品设计、生产工艺准备、实际投产三个阶段。
而产品能否满足用户需求,能否做到性能好、成本低,首先还是取决于产品设计工作的好坏。
产品设计工作包括编制设计说明书、编制技术设计、工作图设计等三部分内容。
我们在这里介绍的是设计说明书的写作。
产品设计说明书是产品生产中经常使用的一种文体。
它和一般的说明文不同,要求所设计的产品必须技术上先进,经济上合理,生产上可行,是用户所需要的。
因此,在撰写产品设计说明书之前,一定要占有大量的技术资料,摸清用户的实际要求,然后进行设计。
在有了初步设计之后,再撰写产品设计说明书。
(二)产品设计说明书的一般格式和要求
通常,产品设计说明书包括封面、产品设计图、目录和设计说明书正文四个部分。
正文部分的内容,由于产品种类繁多,因而差异很大。
但是,正文内所写的项目及写作要求基本上还是一致的,共分以下八项:
(1)产品的用途和使用范围写明所设计的新产品的主要用途。
说明新产品可适用于哪些地区、哪些部门,适合于什么样的工作环境,工作时有无特殊要求。
(2)设计的依据和理由阐明新产品在国民经济中的作用,生产上的发展前途,理论上和技术上的依据。
在新产品出现之前,有无其他同类产品问世,若有,为什么满足不了需要?
是否存在缺点?
现在是否继续生产?
(3)国内外同类产品结构特征的分析分析比较的内容有:
产品的结构和部件可能有的几种方案。
本设计采用的是哪一种方案,为什么采用这一方案,从而提出本设计的目的和现实意义。
这部分的写作十分重要。
在分析比较时应当注意:
比较的对象应当确认是先进的产品,不要选淘汰产品作比较,比较的对象和本设计的产品在产品用途和应用范围上相同或相似,属同一类型;分析产品的优缺点时,应当从产品的结构、性能、使用、制造、维修等方面全盘考虑,不能只考虑某一项指标的先进;对比的数据资料应当真实、准确、可靠;比较时,要先从整体对比,再作部件比较;还应当计算出设计、制造、使用和维修的经济指标。
通过这样的分析比较才能保证新产品的先进性,满足我国技术发展的需求。
(4)新产品的技术特征详细说明反映新产品先进技术水平和广泛用途的各种技术特征。
本设计采用的新的科技成果或合理化建设,新产品的发展趋势,用户可能在技术上还会提出什么要求等,也应在此加以说明。
(5)新产品的主要技术参数
(6)图解根据不同产品的设计需要,绘制产品的工作原理图、操作控制机构图、电器系统图、传动系统图以及其他需要的图,以便用来对复杂的技术问题作清晰的解释。
(7)标准件系列表在设计中采用标准的零部件可以减少设计和加工的时间,降低成本,便于更换维修。
本设计中采用的全部标准件应在设计说明书中列表标出。
(8)附录对说明设计理由、设计依据有用,但又不是设计主体的内容,可作附录列于说明书之后。
比如,用来做比较用的所有同类产品的照片和技术参数、试制新产品的试验记录等,都可作附录。
有的产品设计说明书,在“附录”之前,还加有“主要技术关键及措施”、“计划进度”、“主管部门的审查意见”等三项内容。
四、毕业设计说明书
(一)毕业设计工作简介
毕业设计是高等院校理工科专业的毕业生把所学的基础理论、专业知识和生产管理知识融会贯通,完成工程师基本训练的最后一个环节。
毕业设计说明书则是毕业设计成果的文字表达。
撰写毕业设计说明书是毕业设计工作的一个重要组成部分。
毕业设计的类型由专业的不同而分为许多种,工程、建筑专业的是工程设计,机械、设备类专业是工艺设计、设备设计、产品设计等。
这些类型的毕业设计的基本程序、内容和要求,同相应的现场生产设计是一致的。
不同的是,毕业设计是由应届大学毕业生去做的。
他们实际经验少,设计时间短,往往不可能按实际生产设计的要求完成设计任务,只能在指导教师的帮助下,由老师给定某一地区某一特定条件的项目,然后完成设计工作。
(二)毕业设计说明书的一般格式
毕业设计说明书并没有统一的格式。
目前在各工科院校使用的格式,大致可以包括以下四个部分:
(1)概述说明本设计的基本内容及其在国家建设中的作用;本设计方案的合理性和设计指导思想;设计中采用的新技术和本设计实施后的经济效益等。
(2)设计内容包括技术部分和经济部分。
设计的技术部分由于专业的不同差异很大。
例如,机械专业的毕业设计,这部分应包括本设计的原理、产品的性能和适用范围、方案的选择、设计要求、结构的设计及其技术参数、计算公式、计算结果。
写作时,还应结合国内外同类产品进行分析比较。
采矿专业的毕业设计,这部分应包括矿床地质、矿床开拓、采矿方法、矿山运输和提升、矿井通风、矿区的排水和供水等。
例文6-4就是一份普通的机械设备产品的毕业设计说明书,它的第二至第七项就是毕业设计说明书的技术部分。
设计的经济部分包括本设计的综合技术经济指标、投资总额和建设效果、生产效果的分析评价等。
这是为上级有关部门对本设计进行投资提供依据,为进行效果分析提供基础资料。
上述内容可因设计题目的不同而有所增减。
不过毕业设计,由于时间和条件的限制,只能是一种粗略的概算,但这一项内容在毕业设计工作中不可没有,只是有时并不写入毕业设计说明书中。
(3)附表设计需要的数据以表格列出。
没有数据时,此项内容可略去。
(4)参考文献表撰写毕业设计说明书时引用了他人的成果(原理、公式、数据等)都应注明出处,排列在文末,即为参考文献表。
著录的格式与科技学术论文的参考文献表编制要求是一致的。
(三)编写毕业设计说明书的注意事项
首先,选题要适度可行。
毕业设计的课题通常是由教师给定的,这当然无选题可言。
但有的院校,老师给出若干课题,由学生自选其一;或者老师给的课题比较宽,实际可做的内容比较多,这样就有一个选题问题。
通常,应当把老师给出的课题一一加以比较,选择技术上比较先进或经济效益比较高、是自己最感兴趣的、经过努力可以就地解决试验条件和材料的课题。
其次,内容要重点突出。
设计任务完成后撰写毕业设计说明书要突出自己的工作部分,即在引证其他产品或他人成果的基础上,重点放在自己设计的独到之处,或者是新的创造,或者是有所改进等。
再次,说明要详尽准确。
因为撰写毕业设计说明书是教师考核学生的手段之一。
所以,学生在写作时,对设计原理、方案选择、参数特征等方面要尽可能地详尽准确,不能省略必要的内容,以反映自己的学业水平。
最后,文面要规范整洁。
要按毕业设计说明书的一般格式写作;对于图样,要认真绘制,符合制图的各项要求;整个设计说明书应清楚、整洁。
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