文件管理办法.docx

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文件管理办法

1.目的

使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。

2.适用范围

本规定适用于公司内部文件的管理。

3.职责

3.1.各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。

3.2.总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。

3.3.各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。

3.4.文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。

4.文件的分类与定义

4.1.

文件分类图：

4.2.文件分类

文件分为管理文件、日常工作文件两大类。

管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：

章程、手册、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。

日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。

包括部门发文、签呈、信息交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。

4.3.文件定义

管理文件

1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。

如：

公司章程

2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。

如：

员工手册、质量手册、营销手册等。

该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。

3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。

该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。

4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。

该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。

日常工作文件

1）签呈：

内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。

2）信息交流表：

内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。

3）部门发文:

由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。

如：

通知、计划、部门日常工作文件、建议等。

4）对外传真文件:

通过传真向外部（如：

合作伙伴、政府等）传送的文件。

5）会议记录:

公司各种会议记录经整理后的文件。

会议记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。

6）个人文件:

以个人名义发文，内容只代表个人。

如：

部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。

4.4.受控文件和非受控文件

受控文件---指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。

公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件。

受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号，便于追溯使用者。

受控文件印章图示如下：

4.5.保密文件和非保密文件

保密文件---指由总经理或相关职能部门拟制、签发，其内容涉及公司机密的文件。

保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件”印章，分发前标明分发号，便于追溯使用者。

密件印章图示如下：

5.文件排版要求

5.1.页面设置

纸张大小：

纵向A4（210×297mm）；

行间距：

1.5倍行距（除对外传真文件的刊头）；

字间距：

标准间距；

上页边距不得超过3cm，其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节，以不影响整体美观为原则。

5.2.文件格式

管理文件首页按附录2格式，即本文件首页的格式。

封面包括：

必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码，与其它页的差别是，页尾有制定、审核、批准的责任人签署。

管理文件正文按附录3格式，除了正文，还包括每页都有的信息：

文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。

部门发文格式按附录4格式。

1）第一页有刊头（文件上部信息栏），如果文件超过一页，从第二页开始无刊头，刊头包括：

文件接收部门或个人（To：

XXX）、发文部门（Fr：

XXX）、主题（Sub：

）、发文日期（Date：

）、文件编号（№：

）、页数（Page：

）。

2）刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。

3）刊头与正文开头用直线隔开。

4）如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码。

5）签发人姓名、职位左对齐，签名距正文结尾两行。

“对外传真文件”格式按附录5。

1）第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头；

2）如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；

3）刊头与正文开头用一条直线隔开；

4）刊头右上角插入公司标志；

5）签名左对齐，距正文结尾两行；

6）发文部门写上各自部门的传真、电话、E-MAIL。

“会议记录”格式参考附录6格式。

1）会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。

2）第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。

3）刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。

4）如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；

“个人文件”格式根据个人需要自行选择文件格式，建议除无文件编号外，其余参考“部门发文”格式。

文件表格格式要求：

1）文件所附表格按职能部门统一编号；

2）文件名称居中，用黑体3号字；

3）公司logo在文件名称的右上方；

4）“表格编号”在表格底部右下脚；

5）表格右上角“№：

”用于记录该表格的使用流水号，是否需要编流水号以及流水号编排格式按需要由使用部门灵活规定。

5.3.文件编号

章程、手册、会议记录、对外传真、个人文件、签呈、信息交流表不进行文件编号。

程序类文件编号

××/P/××/001

1）公司代码：

RB—日播总部ZM—至美公司ZX—至信公司

2）职能部门代码按英文大写缩写（含总经理、总监代码）：

a、GM—总经理VGM—副总经理

b、MD—制造总监FD—财务总监SD—销售总监

MKD—品牌企划总监DD—设计总监

c、GMO—总经理办公室FA—财务审计部HR—人力资源部

IT—电脑部MK—品牌企划部OA—办公事务部

CM—商品部DS—直营部RD—设计部

AM—公共资源部PR—公共关系部QM—质量管理部

PL—计划部TN—技术部PU—采购部

QC—品控部

d、办事处的职能部门代码以所在城市拼音缩写加“O”表示（如“GZO”表示广州办事处）。

作业类编号

××/WI/××/001

5.3.3技术标准编号：

RB/××/001

工艺类别：

TS---生产技术标准QS---质量标准OS----其他标准

“部门发文”编号

××/2007/001

1）序号按本年度发文顺序编写。

2）职能部门代码按5.3.2—2）规定编写。

5.4.表格编号

F—××—×××

5.5.页码

页码表示如下：

××/××

5.6.文件版本号：

新发布为1，第一次换版为2，之后为3、4……，依此类推。

5.7.“受控文件”分发号

分发后的每份受控文件都有不同的分发号，便于分发后的追溯，分发号由总经办统一编制，统一备案。

×－－××

5.8.文件条款号

以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则以阿拉伯数字加单括号加以区分,再细分则以小写字母区分。

5.9.字体、框线选用

原则上，公司所有文件的正文均采用宋体小四号字，主标题和次标题均采用黑体小四号字，文件和表格刊头的公司名采用隶书小四号，其他位置按照如下规定字体，其余未规定的根据需要选择字体，以美观为原则。

公司管理文件

1）首页刊头文件名用黑体三号字，刊头、刊尾其它用隶书小四号字，框线用0.75磅线条。

2）首页开头的“文件修订说明”用黑体小四号字，必要时在关键词下加下划线。

3）文件正文的页眉、页脚采用隶书小四号字，线条用1磅线条，正文标题、次标题用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。

部门发文

1）刊头“上海日播服饰有限公司”用隶书小四号，加下划线。

2）刊头其余用小四号黑体字（不加粗），正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。

对外传真文件：

公司名称用加粗隶书小四号字加下划线，地址、电话、传真用楷体-GB2312小四号字，刊头其他部分以及正文用小四号黑体字，刊头与正文间用1磅线条。

会议记录：

1）“会议记录”标题用倾斜黑体小四号字，“议题”用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。

刊头与正文间用1磅线条。

2）右上角的“上海日播服饰有限公司”用加粗楷体-GB2312小三号字，加下划线。

个人文件（参考）：

刊头用小四号黑体字，正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。

表格：

“上海日播服饰有限公司”标题用加粗隶书小四号字加下划线，“表格名”用加粗宋体三号字。

表格框线根据需要设定，以总体协调美观为原则。

5.10.流程图

流程图形式按照公司指定模式，要求用VISIO制作，流程图中各流程环节必须对应相应职能部门或岗位。

流程图模式参考附录2《流程图模版》

流程图图记参考附录3《流程图参考图记》。

6.文件制定、审批、发布、修订及其管理

6.1.管理文件的制定、审批、发布、修订及其管理的流程图，参阅附件。

6.2.文件的制定、审批程序

管理文件的制定、会签：

1）各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件、作业类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合。

2）初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。

根据讨论意见修改后，部门负责人审核，再提交总经办组织会签。

3）总经理办公室根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间。

4）总经理办公室将文件标明“讨论稿”，连同《文件会签表》发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见。

5）为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果。

6）总经理办公室汇集各部门的会签意见，返还文件编写部门。

7）文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过电话、邮件或其他方式与各持不同意见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由总经办召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）。

8）若会签中一些问题通过总经办或其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决。

管理文件的审批

1）会签通过后，总经理办公室提供文件编号及其所附表格编号，并核查文件格式是否按统一格式或要求，再由总经理办公室提交相应责任人审批。

2）章程、手册类文件和所有程序类文件提交，草拟单位负责人审核，公司总经理（或其授权人）进行最后批准。

3）作业类文件由草拟单位相应主管审核，相应职能部门负责人批准。

如：

质量标准由总经办主任批准，至美作业类类文件由至美负责人批准，品牌公司作业类文件由品牌公司负责人批准。

4）文件审批后由总经办专人以文本形式复制、分发，各相关部门具体实施。

日常工作文件的制定和审批

1）部门发文由各部门制定，部门负责人审核、批准并负责解释，其管理办法可参考“管理文件”，以保证发文的有效性及发文可操作性为原则。

2）部门发文签名方可生效，授权人代签时，须在签名后加上“代”字；

3）对外传真文件由各相关部门拟制、签署、发送、存档并负责解释。

拟制时注意措辞谦虚、礼貌，维护公司形象。

4）会议记录由会议主持人所在部门指定人员记录、整理、发放。

6.3.文件的发放、修订、废止

管理文件的发放

1）批准后的管理文件原版由总经办存档、发放，并列入《受控文件清单》。

原版文件一律不得外借，防止丢失或损坏。

2）按需要的份数印制，加盖红色“受控文件”印章，标注分发号。

每份文件都标有不同分发号，便于追溯使用者。

公司内不得使用未加盖红色受控印章的文件及其复印件一经发现立即由文件管理人员收回销毁。

3）管理文件发放时，文件领用人应将会签文件讨论稿交回总经办，在《文件发放登记表》签名领取盖有受控印章和注有分发号的文件，《文件发放登记表》与文件原版同时存档。

4）管理文件发放时，各部门收回销毁。

5）当需要使用文件的人未领到文件时，不得随意借用其他人的文件来复印，应填写《文件补发审批单》，经本部门负责人和文件管理部门负责人批准，再办理领用手续。

6）若文件丢失、损毁，责任人需依照公司《奖惩制度》的相关规定接受处罚，由文件使用人按（6.2.1-5）条规定说明原因申请领补发。

总经办文件管理人员重新编注分发号，同时在《文件发放登记表》上注明丢失文件的分发号作废。

7）需临时借阅文件者，填写《文件借阅申请单》，统一向总经办借阅，经总经办负责人批准可借阅盖有红色受控印章及分发号的文件。

借阅者应在指定日期内归还，否则由文件管理人员及时收回、销毁（只保存原版文件）。

8）各部门须有专人负责文件的收存、管理，编制本部门《受控文件清单》，及时传递文件。

各部门发文管理人员名单在总办备案，受控文件列入部门负责人离任交接项目。

9）保密文件由指定专人接收、发放、更改控制和管理，由保密文件拟制责任人确定发放范围，原则上统一纳入总经办文件管理、备案，由特殊原因的必须报备保密文件目录。

管理文件的修订、废止

1）文件在具体实施过程中若需重新修订,由文件更改提出人或提出部门的负责人填写（打印）《文件修订审批通知单》，说明更改原因，必要时还应附有充分的证据。

2）《文件修订审批通知单》由原文件编写部门负责人审核后，交总办组织会签、审批。

批准后，按《文件发放登记表》的名单发放，作为原文件的补充文件。

3）经过多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。

换版时由文件管理人员实施更改，在文件首页中说明所做的修改，注明版本号和更改生效日期，并按《文件发放登记表》的名单发放换版后的文件，同时收回作废的旧文件。

4）新版文件生效的同时，对应旧版文件自动作废，由总经办根据分发号在发放新文件时收回旧文件。

5）作废文件的原版加盖“作废”印章，再存档2年后由总经办文件管理人员填写《文件销毁申请单》，总经办负责人批准后统一销毁，设为文档保护的电子版文件至少保存3年才可填写《文件销毁申请单》，批准后才可删除。

部门发文、对外传真文件、会议记录、个人文件的发放、修订、废止

1）部门发文、对外传真文件、会议记录等文件的发放、修订、废止由责任部门各自负责。

2）个人文件由当事人各自负责。

3）已发文的部门发文如需修改，则重新发文，重新编号。

4）如转发下属的个人文件，需有相应批复意见。

文件的宣贯

1）文件生效后，根据需要，草拟部门可以组织必要的培训会议进行宣贯，以增进理解。

2）根据需要，总经办可以通过公司内部网站或宣传栏的形式进行宣贯。

3）发放至各部门后的管理文件，要求部门内所有成员传阅，并在文件首页背面签名。

6.4.文件编写注意事项

文件下发前必须经过相应签署才生效，可以使用电子签名，但文件编写者不可擅自使用他人的电脑签名，否则后果自负。

对其他管理文件中实用的办法可直接引用，但必须写明引用的文件名、编号、版本号及引用条款，同时应注意受控文件中引用的其他文件也须纳入受控文件范围。

手册和程序文件可不涉及具体的操作细节及技术问题，这些细节和技术问题可在支持性技术文件中进一步具体化。

对需要保密的内容可在下一层文件中引出。

内容涉及多个部门，且具有长期约束力的规定和要求，原则上不得以部门发文的形式发文，必须补充纳入或重新制定相应管理文件。

如果急需发文而来不及制定相应管理文件，可暂时以部门发文的形式通知相关部门，事后再制定或补充相应归口文件。

本办法解释权归总经办，所发生的记录均保存二年。

7.支持文件：

7.1.《奖惩制度》

8.附录

附录1：

《文件管理流程图》

附录2：

《流程图模版》

附录2：

《流程图图记标准》

附录3：

《管理文件首页格式》

附录4：

《管理文件正文格式》

附录5：

《技术标准封面格式》

附录6：

《技术标准正文格式》

附录7：

《部门发文格式》

附录8：

《对外传真文件格式》

附录9：

《会议记录参考格式》

9.记录表格

GM-001《签呈》

GM-002《信息交流单》

GM-003《文件会签表》

GM-004《文件发放登记表》

GM-005《文件补发审批表》

GM-006《文件借阅申请单》

GM-007《文件修订审批通知单》

GM-008《文件销毁申请单》

GM-009《受控文件清单》

GM-008《文件分发号清单》

GM-009《表格清单》

附录一

流程图参考图记

编号

记号

意义

1

一般流程线

2

带方向的流程线

3

交叉流程线

4

过程

符号中输入具体的动作，表示作业或处理过程。

5

端子（部门、场所或终端）

符号中输入流程的开始、结束或流程中涉及的部门、场所。

6

文件、表格

符号中输入文件名或表格名（可用简称），文件符号不会单独存在，一定依附在某一过程上。

7

判断

在符号中输入判断条件（如合格与否、批准与否等），判断几个路径中决定选择那一条路径。

8

连接

在符号中输入其他流程或循环的名称，表示连接其他流程（或循环）的出口或入口。

9

存档

符号中输入“存档”字样，代表文件、表格等归档或保存。

10

电脑存档

符号中输入“磁盘”、“光盘”字样或系统软件名称，表示文件或数据存入磁盘或电脑系统。

11

省略

符号中输入“省略”字样，代表以下流程图省略。

12

换页

符号中输入“转下页”或“承前页”，代表流程图未完换页

附录3

文件修订说明：

（需要时增加此项内容）

（修订原因、主要变更内容等）

。

1、目的：

（制定文件目的）

。

2、适用范围：

（文件内容涉及的范围）

。

3、职责：

（所规定活动主要责任部门及配合部门或人员的职责）

。

4、定义：

（必要时增加此项内容）

给出特定名词的定义

。

5、标题

5.1次标题

5.1.1文件规定活动的详细内容。

按活动的逻辑顺序描述活动的细节（可画出程序流程图作为附加说明）。

1）

。

2）

a、

。

……

附录4

X.X.X文件规定活动的详细内容。

按活动的逻辑顺序描述活动的细节（可画出程序流程图作为附加说明）。

1）

。

2）

a、

。

6、本文件解释权归XXX部门。

7、支持性文件：

7.1《XXXXXXXX》

7.2《XXXXXXXX》

………

8、记录、表格：

8.1《XXXXXXXX》

8.2《XXXXXXXX》

………

9、附录：

9.1《XXXX流程图》

9.2《XXXXXXXX》

………

附录5

上海日播服饰有限公司

企业内部标准

标题：

XXXXXX

编号：

类别:

质量标准,生产工艺√，,其他

状态号：

页数：

（不包括此页和附录）

生效日期

拟制日期

审核日期

批准日期

受控印章：

上海日播服饰有限公司技术标准

文件编号：

状态号：

（文件名）

生效日期：

页码：

X/X

（正文）

附录5

拟制

审核

批准

签呈

呈签部门：

№：

呈签主题

内

容

呈签人/日期：

呈签部门主管意见：

负责人签名：

会部：

负责人签名：

会部：

负责人签名：

核准：

负责人签名：

备注：

内容不够可以另外附页。

表格号：

F-GMO-001

信息交流单

№：

发出单位

接受单位

要求回复时间

发出人

接受人

事件描述：

回复意见：

表格编号：

F-GMO-002

To：

×××

Cc：

×××Date：

2007-03-01

Fr：

×××№：

GM/2007/001

Sub：

（主题）Page：

（包括此页）

（正文结尾）

（签发人姓名/签署）

（职位）

1

FAXTO：

（接收方）FAX：

（接受方传真）

ATTN：

（接受人）TEL：

（接受方电话）

FROM：

（发送人）DATE：

（发送日期）

SUB：

（主题）

（正文）

（正文）

（发送部门负责人姓名/签署）

（职位）

1

会议记录

议题：

会议时间：

会议地点：

主持人：

记录：

参加人员：

抄送：

会议内容

文件会签表

请于前返回总经办

文件名称

编号

起草部门

负责人

会签部门

对文件意见：

会签部门负责人签名：

表格编号：

F—GMO—001

文件补发审批单

№：

文件名

文件编号

领用部门

申请补发原因：

申请人：

日期：

部门领导意见：

部门负责人：

日期：

文件管理部门意见：

文件管理部门负责人：

日期：

备注

遗失、破损文件的分发号码：

补发文件的分发号码：

其他事项：

表格编号：

F—GMO—002

文件发放登记

№：

文件名：

会议管理制度

编号：

RB/P/GMO/02

版本号：

1

序号

收文部门

分发号

签收人

时间

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

表格号：

F—GMO—003

文件借阅申请单

№：

文件名

文件编号

版本号

借阅时间

年月日至年月日

借阅部门

归还日期

借阅原因：

申请人：

日期：

文件管理部门意见：

文件管理部门负责人：

日期：

表格编号：

F—GMO—04

文件借阅申请单

№：

文件名

文件编号

版本号

借阅时间

年月日至年月日

借阅部门

归还日期

借阅原因：

申请人：

日期：

文件管理部门意见：

文件管理部门负责人：

日期：

表格编号：

F—GMO—04

文件修订审批通知单

№：

更改文件名称

修改次数

第次更改

文件编号

文件版本号