九段秘书(口腔诊所职业素质内训).pptx
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九段秘书(口腔诊所职业素质内训).pptx
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九段秘书九段秘书-内训内训5熊曦州熊曦州总会总会说:
我忘记了!
说:
我忘记了!
总会总会说:
我通知了!
说:
我通知了!
总会总会说:
我不知道!
说:
我不知道!
总会总会说:
我不会做!
说:
我不会做!
总是总是很忙,可总是提供很忙,可总是提供不了所要不了所要的结果!
的结果!
助手本助手本想想帮领导分担帮领导分担一些事情,一些事情,谁知却产生更多问题,谁知却产生更多问题,最后最后领导变成领导变成了助手的了助手的助理助理!
您是否有您是否有过类似的似的经历?
一个一个优秀的秘秀的秘书需要具需要具备:
有追求有追求负责任任重重视细节但是,但是,一个一个优秀的秘秀的秘书最需要具最需要具备:
结果结果思维思维何为九段秘书?
所谓所谓“九段秘书九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时,要做到是指秘书在安排一次工作会议时,要做到抓住各个细节,将会议过程做成流程化,让任何一个秘书都抓住各个细节,将会议过程做成流程化,让任何一个秘书都可以根据这个流程,形成不依赖于任何人的会议服务体系。
可以根据这个流程,形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同,圆满完成全部九个阶段流程的秘每段流程凸显的价值不同,圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为书方可称为“九段秘书九段秘书”。
结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义是执行的起点。
是执行的起点。
任务与结果的差别,是任务与结果的差别,是很多单位的很多单位的“心病心病”:
有时:
有时候并不是员工不尽力,大家似乎都在工作,候并不是员工不尽力,大家似乎都在工作,但单位却但单位却拿拿不到结果,不到结果,导致工作量下降导致工作量下降,质量波动,人心浮动,没,质量波动,人心浮动,没有业绩。
同样,这也是员工们的疑惑:
我这么努力,有业绩。
同样,这也是员工们的疑惑:
我这么努力,“圆满圆满”地完成了任务,为什么老板还是不满意?
地完成了任务,为什么老板还是不满意?
关键就在于,我们没有把重点放到结果上,被关键就在于,我们没有把重点放到结果上,被“完完成任务成任务”迷惑了。
其实在大多数情况下,对于我们想要迷惑了。
其实在大多数情况下,对于我们想要的结果,不是办不到,而是因为我们没有执著地办到。
的结果,不是办不到,而是因为我们没有执著地办到。
老总安排秘书通知销售经理参加紧急老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议,秘书打电话挨个做了通知,但开会会议,秘书打电话挨个做了通知,但开会时几个重点区域的销售经理没有来,于是时几个重点区域的销售经理没有来,于是问秘书,秘书说:
问秘书,秘书说:
我打电话通知他们了,我打电话通知他们了,不知道为什么没来?
不知道为什么没来?
最后一查才知道,有最后一查才知道,有的销售经理临时出差了,有的把开会的的销售经理临时出差了,有的把开会的事情忘了事情忘了案例:
开会案例:
开会电话打完就可以了打完就可以了吗?
例:
会例:
会议安排安排一段秘书的做法:
一段秘书的做法:
递资料递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。
工作。
常常规性的秘性的秘书二段秘书的做法:
二段秘书的做法:
做提醒做提醒递资料递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间把领导每周、每天的工作行程和时间安排好,按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导,比较安排好,按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导,比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。
导并且协助领导做好充分的准备。
三段秘书的做法:
三段秘书的做法:
审资料审资料递资料递资料,排行程、做提醒排行程、做提醒,并且帮助领导审并且帮助领导审核资料,如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。
核资料,如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。
四段秘书的做法:
四段秘书的做法:
汇工作汇工作递资料递资料,排行程、做提醒,审资料,排行程、做提醒,审资料,并且每周、并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。
提交领导。
五段秘书的做法:
五段秘书的做法:
做分析做分析递资料递资料,排行程、做提醒,审资料,汇下属工排行程、做提醒,审资料,汇下属工作,作,帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。
并给出自己的建议。
六段秘书的做法:
六段秘书的做法:
帮汇总帮汇总递资料递资料,排行程、做提醒,审资料,汇下属排行程、做提醒,审资料,汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议,工作,分析下属工作结果、给出自己的建议,并且帮助领并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。
工作计划做好初步的安排。
七段秘书的做法:
七段秘书的做法:
追措施追措施递资料递资料,排行程、做提醒,审资料,汇下属工排行程、做提醒,审资料,汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议,汇总领导的工作作,分析下属工作结果、给出自己的建议,汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排,结果及工作计划的初步安排,并且把领导修改完成的工作计并且把领导修改完成的工作计划下发给下属,重要事项还要求责任人提交完成目标计划的划下发给下属,重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。
行动措施并及时提交给领导。
八段秘书的做法:
八段秘书的做法:
追结果追结果递资料递资料,排行程、做提醒,审资料,汇下属排行程、做提醒,审资料,汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议,汇总领导的工作,分析下属工作结果、给出自己的建议,汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排,工作结果、工作计划的初步安排,下发领导的工作计划、下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报,追踪措施、及时汇报,并且每天、每周、每月根据行动措并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。
施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。
九段秘书的做法:
九段秘书的做法:
做流程做流程把上述过程做成标准化的把上述过程做成标准化的“秘书秘书”工作流程,工作流程,让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程,把工作让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程,把工作的结果做到九段。
的结果做到九段。
秘书要做到九段才算成功秘书要做到九段才算成功11段段22段段33段段44段段55段段66段段77段段88段段99段段发发通通知知首先会用首先会用电子邮件电子邮件发个会议发个会议通知通知,通知通知开会的相开会的相关人员之关人员之后再准备后再准备好相关会好相关会议用品议用品,并并参加会议参加会议抓抓落落实实发发通通知知之之后后,再再打打一一通通电电话话给给参参加加会会议议的的相相关关人人等等确确认认,确确保保每每人人被被及及时时通通知知到到重重检检查查发通知,落发通知,落实到人后,实到人后,第二天在会第二天在会前前3030分钟提分钟提醒参会者,醒参会者,确定有没有确定有没有变动,对临变动,对临时有急事不时有急事不能参加会议能参加会议的人,立即的人,立即汇报给领导汇报给领导知悉缺席会知悉缺席会议者的情况,议者的情况,也给领导确也给领导确定缺席者是定缺席者是否必须参加否必须参加会议留下时会议留下时间间勤勤准准备备发发通通知知,落落实实到到人人,会会前前通通知知后后,再再测测试试会会议议上上使使用用的的投投影影仪仪、电电脑脑、麦麦克克等等工工具具是是否否工工作作正正常常,并并在在会会议议室室门门上上贴贴上上小小条条:
此此会会议议室室明明天天几几点点到到几几点点有有会会议议细细准准备备发发通通知知,落落实实到到人人,会会前前通通知知,测测试试设设备备,还还先先了了解解这这个个会会议议的的主主题题和和性性质质是是什什么么?
领领导导的的议议题题是是什什么么?
然然后后给给参参会会者者发发去去过过去去与与这这个个议议题题相相关关的的资资料料,供供他他们们参参考考做做记记录录发发通通知知,落落实实到到人人,会会前前通通知知,测测试试设设备备,了了解解会会议议性性质质?
提提供供相相关关会会议议资资料料,还还应应该该在在会会议议过过程程中中详详细细做做好好会会议议记记录录(在在得得到到允允许许的的情情况况下下,做做一一个个录录音音备备份份),整整理理好好会会议议记记录录并并把把记记录录发发给给相相关关人人员员定定责责任任发发通通知知,落落实实到到人人,会会前前通通知知,也也测测试试了了设设备备,了了解解会会议议性性质质?
提提供供相相关关会会议议资资料料,做做好好会会议议记记录录,整整理理好好记记录录并并把把记记录录发发给给相相关关人人员员,将将会会议议上上确确定定的的各各项项任任务务,一一对对一一地地落落实实到到相相关关责责任任人人,然然后后经经当当事事人人确确认认后后,形形成成书书面面备备忘忘录录,交交给给领领导导与与当当事事人人一一人人一一份份追追结结果果发发通通知知,落落实实到到人人,会会前前通通知知,也也测测试试了了设设备备,了了解解会会议议性性质质?
提提供供相相关关资资料料,做做好好会会议议记记录录,整整理理记记录录、下下发发记记录录,确确定定任任务务,一一对对一一落落实实,当当事事人人确确认认后后、形形成成书书面面备备忘忘录录,交交给给领领导导与与当当事事人人一一人人一一份份,并并每每天天或或每每周周跟跟踪踪各各项项任任务务的的实实际际完完成成情情况况,并并及及时时汇汇报报领领导导做做流流程程把把上上述述过过程程做做成成标标准准化化的的“会会议议”流流程程,让让任任何何一一个个秘秘书书都都可可以以根根据据这这个个流流程程,把把会会议议服服务务的的结结果果做做到到九九段段,形形成成不不依依赖赖于于任任何何能能人人的的会会议议服服务务体体系系,通通过过建建立立一一个个培培养养九九段段秘秘书书的的机机制制来来复复制制和和超超越越自自己己!
结果意果意识强化化结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义是执行的起点。
结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义是执行的起点。
秘书日常工作要秘书日常工作要做到九段才算成功做到九段才算成功11段段22段段33段段44段段55段段66段段77段段88段段99段段递递资资料料帮领导端帮领导端茶倒水、茶倒水、发通知、发通知、传递资料传递资料等简单的等简单的工作工作做做提提醒醒递资料递资料,把把领导每周、领导每周、每天的工作每天的工作行程和时间行程和时间安排好,按安排好,按照每周、每照每周、每天行程的时天行程的时间表提前提间表提前提醒领导,比醒领导,比较重要的事较重要的事项提前一天项提前一天提醒、特别提醒、特别重要的事项重要的事项提前一周提提前一周提醒领导并且醒领导并且协助领导做协助领导做好充分的准好充分的准备备审审资资料料递资料递资料,排行排行程、做提醒,程、做提醒,并且帮助领并且帮助领导审核资料,导审核资料,如何错的或如何错的或者不合流程者不合流程的就返回去的就返回去不往上交不往上交汇汇工工作作递递资资料料,排排行行程程、做做提提醒醒,审审资资料料,并并且且每每周周、每每月月和和每每季季把把领领导导直直接接下下属属的的工工作作结结果果和和计计划划汇汇总总起起来来做做分分析析递递资资料料,排排行行程程、做做提提醒醒,审审资资料料,汇汇下下属属工工作作,帮帮助助领领导导分分析析直直接接下下属属本本周周或或本本月月的的工工作作结结果果完完成成情情况况并并给给出出自自己己的的建建议议帮帮汇汇总总递递资资料料,排排行行程程、做做提提醒醒,审审资资料料,汇汇下下属属工工作作,分分析析下下属
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