车辆管理手册25年修订版.docx
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车辆管理手册25年修订版.docx
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车辆管理手册25年修订版
修订说明
自备车作为集团运作的主要工具之一,在集团体系日常运作中肩负重要使命,因此相关的车辆管理在集团体系管理中也起着举足轻重的作用。
04年初制定的《车辆管理手册》通过近一年的实际操作发现其中有些规定与实际运作相互抵触。
为一步细化、完善明确各车辆管理的责任和义务,同时为确保集团各用车部门安全、有效,现对原《车辆管理手册》中的有关内容作出修订完善,以达到集团所有自备车辆更合理、更科学、更规范的操作。
此次手册的修订主要内容为:
1、增加了第一章“车辆管理组织机构”。
该章节的增加主要为了更加明确涉及到车辆使用部门在车辆管理上的工作职责及责任范围,同时对各车管人员和驾驶员增加了责任约定的规定。
2、修改了原车辆管理手册中“车辆配置用途及购置”章节,将其中的车辆采购单独列为一章,在该章节中增加了车辆采购流程和新车上牌、办证流程,规范了集团车辆采购和上牌的操作。
3、在第四章“自备车运营与安全管理”中增加了集团安全管理网络,并对安全事故奖惩条理根据实际情况进行了修改。
4、在第六章“自备车日常费用管理”中根据买车到用车的整个流程,增加了新车购置费用的计算方法和审核流程,同时根据05年财务管理中心物流费用新的审批流程对车辆相关费用的审批流程进行了修改。
5、在第七章“自备车报表及协议合同文本管理”中根据目前车辆操作情况,将原有的八份报表综合修改为两份报表。
修改后的车辆报表在结构上划分更具条理性,内容上更具全面性、严谨性,为各地区分子公司、各部门车辆管理人员,进行车辆管理提供了规范的制度和流程,为实现车辆管理的科学化、规范化奠定了良好的基础。
第一章车辆管理组织机构
1.1管理机构
1.2岗位职责
1.2.1总部车管组岗位职责
1.2.2集团行政车辆管理员岗位职责
1.2.3大区行政车辆管理员岗位职责
1.2.4大区物流管理部管理专员(车辆)岗位职责
1.2.5大区售后管理部管理专员岗位职责
1.2.6分公司行政车辆管理人员岗位职责
1.2.7分公司物流车管(车检)岗位职责
1.2.8分公司售后车辆调度人员岗位职责
1.2.9驾驶员
1.3责任制
1.3.1车管人员责任约定书
1.3.2驾驶人员责任约定书
第二章车辆用途及配置标准
2.1车辆用途
2.1.1行政自备车用途
2.1.2售后自备车用途
2.1.3物流自备车用途
2.2车辆配置标准
2.2.1行政车辆配置标准
2.2.2售后车辆配置标准
2.2.3物流车辆配置标准
第三章车辆采购管理
3.1车辆采购制度
3.2车辆采购流程
3.2.1车辆采购流程图
3.2.2注意事项
3.3新车上牌、办证流程
3.3.1新车上牌办证流程图
3.3.2注意事项
第四章自备车运营与安全管理
4.1自备车的使用及停放制度
4.1.1车辆使用制度
4.1.2车辆定点停放制度
4.2自备车然油管理
4.2.1车辆燃油标准的制定
4.2.2燃油消耗的考核标准
4.3自备车安全行车管理
4.3.1影响安全行车的因素
4.3.2安全行车规范
4.3.3安全行车规定
4.4自备车保险管理
4.4.1保险管理
4.4.2保险险种
4.4.3出险管理
第五章车辆日常技术管理
5.1车辆日常维保管理
5.1.1车辆维护、保养等级
5.1.2车辆维护、保养周期
5.1.3车辆维护、保养项目
5.2车辆日常维修管理(大修)
5.2.1车辆大修送修标志
5.2.2车辆总成大修送修标准
5.2.3车辆保养、维修工时的标准
5.2.4车辆为质量的三包制度标准
5.2.5定点维修、购件制度
5.3车辆过户与报废管理
5.3.1车辆更新规定及流程
5.3.2车辆过户规定及流程
5.3.3车辆报废规定及流程
第六章自备车日常费用管理
6.1新车购置费用
6.1.1车辆购买价格
6.1.2车辆购置附件费用
6.1.3购车、上牌费用的审核、报销
6.2自备车日常费用
6.2.1日常费用的分类
6.2.2日常费用年度预算的制定
6.2.3日常年度费用的审核、报销
6.3自备车特殊费用
6.3.1费用项目
6.3.2审批流程
6.4其它费用
6.4.1其它费用项目
6.4.2费用报销规定
第七章自备车报表及协议合同文本管理
7.1报表种类
7.1.1报表填写的要求
7.1.2报表种类
7.2协议合同
第八章附件
第一章车辆管理组织机构
一、管理机构
管理制度的制定管理制度的制定
技术指导技术指导
技术指导技术指导
二、岗位职责
(一)物流管理中心车辆管理组岗位职责
1、制定、完善集团自备车辆、驾驶员及维修工管理制度;
2、负责物流、指导售后、办公室车辆费用与考核指标的制定并实施;
3、指导并检查办公室、物流、售后车辆管理工作;
4、对全国物流、售后车辆管理人员和物流、售后驾驶员的责任约定书进行收集与归档;
5、监督集团办公室小车班及售后服务管理中心作业管理部落实其相关车辆管理人员和驾驶员责任约定书的签订及收集归档;
6、负责对集团办小车班和售后服务管理中心作业管理部相关专员日常车辆管理工作进行技术指导;
7、审核集团自备车辆事故的报告,对事故原因进行指导并对事故进行处理,编制安全事故案例,完善车辆安全防范措施;
8、负责组织协调集团物流、售后、行政车辆的招标采购;
9、统一办理自备车保险,审核参与自备车辆有关的各项招标事宜;
10、参与投保招标以及一定数额以下的车辆、财产及货物运输保险理赔工作。
(二)集团办公室小车班车辆管理员岗位职责
1、负责集团各对应的总部、大区、分子公司行政小车的日常调度和日常费用的审核上报;
2、负责行政车辆费用与考核指标的制定与考核;
3、负责集团总部及各大区分子公司小车驾驶员的日常管理工作;
4、指导并检查全国行政车辆管理工作,落实车辆定点停放和每日例行检查工作;
5、监督集团总部及各大区分子公司行政车辆管理人员和驾驶员责任约定书的签订与归档。
(三)售后服务管理中心作业管理部管理专员岗位职责
1、负责售后体系自备车辆和驾驶员的日常调度和日常费用的审核上报;
2、负责售后车辆费用与考核指标的制定与考核;
3、负责售后体系驾驶员的日常管理工作;
4、指导并检查全国售后车辆管理工作,落实车辆定点停放和每日例行检查工作;
5、监督售后体系车辆管理专员和驾驶员责任约定书的签订与归档。
(四)大区办公室秘书岗位职责
1、负责大区内行政车辆的日常调度和日常费用的审核;
2、负责集团大区内行政车辆驾驶员的日常管理工作;
3、指导并检查大区内行政车辆管理工作,落实车辆定点停放和每日例行检查工作;
4、监督大区内各分子公司行政车辆管理人员及驾驶员责任约定书的签订与归档。
(五)大区物流管理部管理专员(车辆)岗位职责
1、负责大区内物流车辆、驾驶员及维修工管理制度的落实;
2、检查大区内物流车辆管理工作的实施情况,并及时向总部车管组反馈发现的问题;
3、完成大区内新进公司物流自备车辆购置的审批上报及指导完成新车的上牌办证工作;
4、负责落实大区内车辆每月车辆月报表的上报、每月“安全日”学习及每月车辆例行检查的抽查工作;
5、负责落实大区相关车辆管理人员及驾驶员的责任约定书的签订与归档工作;
6、负责落实大区内车辆及相关人员的档案整理并及时予以更新。
(六)大区售后管理部管理员岗位职责
1、完成总部车管组落实下达的车辆和驾驶员制度和日常管理任务;
2、负责完成大区内售后车辆日常费用的审核、上报;
3、负责大区内售后车辆和驾驶员的日常调度;
4、负责大区内售后车辆每月月报表的上报及“安全日”学习的落实;
5、负责大区售后车辆定点停放和每日例行日检查工作的落实。
(七)分公司办公室秘书岗位职责
1、负责分公司行政车辆的日常调配使用和驾驶员的日常管理工作;
2、落实分公司行政车辆管理和日常费用审核上报工作;
3、落实车辆定点停放和每日例行检查工作并建立相关档案;
4、落实分公司行政驾驶员责任约定书的签订与归档。
(八)分公司物流车管(车检)岗位职责
1、负责分公司物流车辆、驾驶员及维修工管理制度的落实;
2、负责物流协助指导行政、售后制定车辆预算、维修、保养计划并组织实施;
3、监督与控制日常车辆维修费用及配件费用和质量;
4、根据需要办理自备车的购置、上牌、规费交纳、变更、报废等手续;
5、建立、维护自备车、驾驶员档案,随时掌握自备车和驾驶员的状况;
6、指导并协助对驾驶员的培训与安全教育等工作,并落实责任约定书的签订与归档;
7、定期对自备车驾驶员的安全行驶情况,行为规范进行监督考核;
8、落实物流自备车辆的定点停放及每日例行检查工作,并建立相关档案;
9、定时完成车辆的相关报表的上报。
(九)分公司售后车辆调度人员岗位职责
1、落实大区售后管理专员下发车辆和驾驶员的日常管理任务;
2、完成分公司售后车辆日常费用的审核、上报;
3、负责分公司售后车辆和驾驶员的日常调度及责任约定书的签订与归档;
4、负责分公司售后车辆定点停放和每日例行日检查工作的落实,并建立相关档案。
(一十)驾驶员岗位职责
1、配合与所在公司签订《苏宁电器驾驶员安全行车责任约定书》;
2、严格遵守有关交通法规及公司各项规章制度,严禁违章违规行车;
3、严格配合车管(车检)人员做好《车辆例行日检查》制度的实施;
4、定期参加交管部门及公司内部举办的安全教育,并参加一年一度的驾驶证审验和车辆审验;
5、发现车辆故障,必须及时报告维修,严禁带故障出车;
6、公司车辆如发生行车事故和机械事故,应及时通报当地相关部门领导,同时上报总部车管组,严禁私自处理。
三、责任约定书
(一)车辆管理人员安全责任约定书
为了进一步加强集团自备车辆的安全管理,更好地为公司的经营管理服务,规范各车辆相关管理人员的行为,确保车辆安全、快速高效的运作,特制定车辆管理人员安全管理责任。
该约定书要求与每位参与直接车辆管理工作的人员签订,各部门负责人认真监督实施,并对签订的责任书进行收集归档。
★《车辆管理人员安全责任约定书》文本见附件一。
(二)驾驶员安全行车责任约定书
为了进一步落实集团自备车辆的管理,更好地为公司的经营管理服务,规范各物流配送中心车管及驾驶人员的行为,做到文明服务,安全行驶,快速高效,特制定驾驶员安全行车责任约定书。
该约定书要求与每位进司的驾驶人员进行签订,各部门负责人认真严格监督此项工作的实施,并对责任约定书收集归档。
★《驾驶员安全行车责任约定书》文本见附件二。
第二章车辆用途及配置标准
一、车辆用途
(一)行政自备车用途
考虑到公司形象和工作效率,集团各大区、分子公司根据实际运作需要,办公室可配置一定数量和车型的行政办公车辆。
行政办公用车根据所在城市行政级别(首都、省会、直辖市、地级市)、城市规模、公司在当地形象需要以及经营状况等参考因素,与集团汽车公司沟通确定拟申购车型,购车报告由当地办公室起草、总经理确认后上报大区、集团办公室、物流管理中心、财务管理中心审核、总裁办审批。
(二)售后自备车用途
售后服务用自备车主要用于跑单、厂家退换机、拆装机、远距离安装等作业,根据需要申购集团招标车辆,申购报告由当地售后起草,分公司审核后上报大区、集团售后服务管理中心确认,后转交物流管理中心、财务管理中心审核、总裁办审批。
(三)物流自备车用途
物流自备车主要用于零售配送、绿色通道的应急送货、跑单、中转仓提货、移库、分公司所需商品的应急长途运输、外库员工交通车等作业。
其中:
零售配送以满足淡季50%的作业量为基本配置原则,一般为大面包车、小面包、2T以下厢式货车;中转仓提货、移库则根据自提量、门店数配置,一般为2T-5T厢式货车;同时根据城市规模、门店数量及分布状况配置跑单小面包车或大面包车(视当地当地实际情况而定)。
小面包、大面包和2吨以下厢式货车的需求需申购集团招标车辆,申购报告由当地物流起草,并上报大区确认后,转报物流管理中心、财务管理中心审核,总裁办审批。
二、车辆配置标准
(一)行政车辆配置标准
行政车辆的配置依据各地办公室实际运作需要,进行相关车型和数量的配置。
(二)新进公司售后车辆配置标准
1、新进城市在每年3-7月份开业的,可申请购置面包车一辆;
2、新进城市在每年1-2、8-12月份开业的,开业当月预计销售在1500台以上的城市,可申请购置面包车一;开业当月预计销售在1500台以下的城市开业期间暂缓申购面包车,后再视实际使用需求考虑增补;
开业当月预测销售台量=[(全年预测销售量/2000)*该地区当月空调占全年销售比重]*(1+20%)注:
销售比重由财管中心提供。
3、同城新开店的,如不增加网点则不增加汽车预算,如需增加网点视实际使用需要进行增补。
(三)新建物流中心(配送中心)车辆配置标准
1、配置标准
车辆配置
商场规模
自备车配置
省会/直辖市
单店
2个店追加
3个店追加
4个店追加
5个店追加--
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
1
1
1
0-1
0-1
0
1
1
1
1-2
1-2
1
2
2
1
地级/地级市
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
2-5吨车
大面包
小面包
1
1
1
0-1
0-1
0
1
1
1
0
0
0
0
0
0
县级市/县
2-5吨车
大面包
小面包
0.9-3吨车
大面包
小面包
0
1
0-1
1
0
0-1
2、物流部门申购2吨以上车型的条件
(1)城市规模大的城市,如省级大城市和直辖市;
(2)城市开店量在两家以上的;
(3)有三级配送市场的;
(4)当地厂家中转库较少的。
3、影响物流购车车型和数量的因素
1)、各地公安、交管部门对各种车辆车型的不同管理,因此应按以下各种因素选择购车:
(1)大货车市内白天禁止通行;市区禁区通行证发放数量多少;有些地方市区24小时禁止2T以上货车通行;
(2)是否允许厢式货车购置上牌、办证;
(3)大面包车是否定为厢式货车,是否须办理营运证、市内行驶是否需办禁区通行证、即可送货又能带人是否受城市道路限制等情况;有些地方市区24小时禁止6座以上任何车辆通行(主要的商业繁华地段,步行街等);
(4)办理轿车、小客车牌证有无竞拍费用;
(5)购车有无控制指标;
(6)当地交通法规是否有限制;
(7)当地环保部门的要求,比如排气量的限制等。
2)、各地子公司现有自备车辆数量不同、车型车况各异,因此应按以下各种因素选择增加或减少:
(1)原有自备车数量多少,业务配送量大小、配送商品品种的多少、配送商品范围;
(2)城市规模的大小、交通道路状况好坏,单车作业效率高低;
(3)中转仓自提与厂家送货的比例大小;
(4)商场、大库之间的距离远近,移、驳货途中时间的长短、单据传递时间的长短。
第三章车辆采购管理
一、车辆采购制度
当分公司经营需要新增车辆时,申请单位必须提前递交车辆新增报告交所在地相关部门审核确认后,交大区、物流管理中心、财务管理中心,说明要求新增车辆的理由,经总裁办审核批准后,由集团汽车公司根据子公司需要统一核定车型、车价并确定购车地点后方可按此办理,采购同时遵照集团的《物资采购制度执行》。
各项购车的相关费用也按此程序审批、报销。
具体请参照《苏连股字(2003)第65号》。
二、车辆采购流程
(一)采购流程图(见下图)
(二)流程说明
1、小面包、大面包、2吨以下的厢式货车必须采购集团招标车型,若因当地实际情况需要采购招标以外的车型,当地购车部门必须在当地做详细的市场调研和价格咨询后上报物流管理中心车管组;
2、购车报告按集团下发的统一格式样本呈报(标准样本由物流管理中心统一下发);
3、接车前要事先了解当地车辆上牌需要那些特殊资料:
如是否特别要求要车辆发票开具地的临时车牌等;
4、收货人员接货时须检查整车外观是否完好、有无擦撞、车内附件是否齐全(赠送的临时牌照、随车工具包、说明书、保修手册、合格证、点烟器等物品),并核对车辆合格证上的发动机号码、底盘号码是否与新车相符。
如发现车辆有残次、车身有损伤、物品有短少时可拒收货物,并于第一时间与苏宁汽车公司联系,由苏宁汽车公司与工厂协调解决。
5、验车无误后,购车公司须在当日将收货单、车辆合格证及分公司组织机构代码证传真至物流管理中心车管组,物流管理中心车管组在第一时间将以上资料拿给苏宁汽车公司开具购车发票,同时办理车辆保险事宜。
以上手续办理完毕后将在第一时间将以上资料邮寄到购车分公司。
6、工厂对当地公司提供协助上牌服务,各公司在收到汽车公司发票后准备好上牌所需各项费用及公司相关证件,与汽车公司指定的当地上牌协调人联系,由当地经销商协助配合上牌事宜。
7、各地车辆购置上牌使用后,车辆使用部门在三日内上报该车辆的自然档案和驾驶员档案至物流管理中心车管组。
附件:
采购流程图
三、新车上牌、办证流程
(一)流程图
(二)流程说明
1、在车辆准备上牌之前,负责人必须对当地上牌的流程和收费标准进行详细了解,以备费用的申请和办理的速度;
2、车辆上牌后若在总部办保险的应第一时间将车号上报至物流管理中心车管组,以报保险公司确保车辆使用的安全。
第四章自备车运营与安全管理
一、车辆的使用及停放制度
(一)车辆使用制度
1、集团行政小车管理归属集团办或各地办公室,集团其它自备车辆的管理归属于各地相对应公司部门的车管(调度),由各部门车管(调度)统一调配使用管理。
2、集团总部内小车由集团办公室统一调配使用,全国连锁各分子公司办公室、配送中心、售后中心分别对对应公司行政小车和物流、售后中心业务用车进行调配管理。
3、所有车辆实行“一人一车制”管理,未经许可,驾驶员不得将车辆交与其他人员(包括其他驾驶员)驾驶。
4、出车须凭调度签发的“出车单”方可外出,未经许可,不得私自出车。
车辆外出应及时向调度报告任务完成情况及所在位置,以便调度安排下一步工作,任何人员不得私自变更行车路线,否则视为私用车。
5、外出时车辆发生故障或事故,应及时向各自相应部门报告、备案并由调度及时与修理班联系,以便及时处理和安排维修,确保车辆完好率。
6、在办理车辆交接手续时,应认真检查车辆外观、发动机性能、油、气、水、电是否正常及所有配备是否齐全,并且查清是否有交通部门违规行为及未处理遗留问题,当地车管负责监交确认后方可办理书面手续。
7、驾驶员在办理离职手续时,分管部门应查清前期是否有违纪、违规行为及未处理遗留问题,并落实好后方可正式办理辞职手续,否则所产生的费用由分管部门承担。
8、出车过程中如遇突发事件,驾驶员应服从调度安排。
9、考虑到公司形象和工作效率,经理以上员工外出办事可使用轿车。
市内短途用车要视车辆情况、路途远近以及是否急需,再由调度根据具体情况的轻、重、缓、急进行调配,保证轿车发挥最大的作用。
10、部门用车原则上应由用车者提前一天(长途提前三天)完整填写“用车申请单”,交部门领导签字后,再交由集团办或管理店办公室调度统一调度,以便调度合理安排车辆。
临时急需用车,应完成上述手续后再由调度设法调度。
11、分配到各部门的轿车原则上由各部门使用为主,如遇其他部门紧急需要,也可由调度统一调配,车辆使用中产生的各种费用,计入用车部门费用,若二个以上部门合用一车,则费用由用车部门按比例分摊。
12、每辆行政用轿车都应作出记录,完整记录出车地点、往返时间、用车人姓名、行驶公里数等详细情况备忘,以利于调度安排用车。
13、汽车是公司的财产,驾驶员应妥善操作和保养,严禁擅自使用和外借他人。
如有违纪,一律严肃处理。
14、配置给分公司或部门经理的专车,应由专职驾驶员驾驶,确保安全。
需部门负责人单独驾驶的需到所属部门及大区备案。
15、公司零售运输用车,要根据商场部开出的送货单,由物流统一安排车辆。
“送货单”一式三联,第一联由仓库留存,第二联由送货人将货物送达客户并由客户签字确认,经财务部审核后,交财务部结算运费,第三联由客户在收货前保存,送货人交货物送达后取回,交仓库保留备查。
16、公司短拨运输用车,由分管品牌的业务员开出一式二联的“要货计划书”,并由计核部分管品牌的会计签字认可。
业务员凭“要货计划书”第一联到办事处开具正式的“提货单”,并将“提货单”原件提货联交配送部,由配送部统一安排车辆。
17、公司长途运输用车,由业务部填写业务用车单,经财务部(本公司业务)或分公司业务审核,分管副总经理批准后,交配送部统一安排车辆。
“用车单”一式四联,第一联由财务部留存,第二联由配送部向财务部结算费用(如公司自派车,第二联留仓库),第三联交财务记帐,第四联由仓库留存。
18、未经办理用车手续后的车辆,一律不能随意调动或外租用车。
(二)车辆定点停放制度
为确保集团车辆停放安全、有序,杜绝私自用车等不良现象的出现,对自备车的停放做如下安排:
1、集团所有车辆(含各分子公司和产业公司)必须停放于各地车管部门指定的有监控系统可监控的定点停放地点。
2、全体驾驶人员收车后,必须将钥匙交各部门调度处,严禁私带钥匙下班。
3、如果因长途出车或收车时间超过晚23:
00,无法将车辆停放在指定地点的,必须事先告知部门调度,并由用车人书面证明,长途在外的车辆当晚必须停放在有专人看管的专业停车厂内,否则按私自出车处理。
4、定点停放地点安排:
集团各地行政车辆停放:
各地行政部门指定的停车场内;
集团各地物流中心仓库停放:
各地物流中心车辆及各地售后指定停放与物流仓库的售后车辆;
集团各售后服务网点停放:
各售后服务网点车辆;
南京总部大厦停车场停放:
集团内部所有小车、大厦现场库配送车辆;
班车停放点:
各班车均应停放在有专人看管的专业停车场内,班车司机负责其车辆的停放安全;
出差车辆停放点:
出差的车辆应停放在出差地子公司指定停放点,当地无子公司的应停放在专业停车场内。
二、车辆燃油管理
(一)车辆燃油标准的制定
为加强汽车燃油管理,节约燃油,杜绝违规,降低成本,提高效益,特制定本规定。
1、公司在编车辆实行油票或IC卡使用管理制度,各地油票或IC卡管理员必须秉公办事,严禁弄虚作假,徇私舞弊。
否则按有关规定处理。
2、各新开分公司在筹建期间,定点加油站或IC卡操作未确定之前,各地先行垫付加油,各地负责人对加油情况进行监督,先使用后报销。
(加油时必须登记统一要求的“加油登记表”)
3、各新购车辆原则上参考出厂百公里油耗定额标准及实际油耗制度实行考核标准,特殊情况由各地总经办会同物流中心对该车进行油耗试验后核准油耗定额,各分公司车辆严格按车管组审核的、分公司相关部门确
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