采购管理程序.docx

采购管理程序.docx

《采购管理程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理程序.docx（28页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购管理程序

采购管理程序

代码

版本

A

共15页

日期

编制

审核

批准

1、目的

为规范公司的物资采购，满足生产经营需要，根据上级有关规定，结合公司实际，特制定本管理程序。

2、适用范围

本程序适用于公司固定资产、备品备件、材料及低值易耗品、劳动防护用品、安全生产物资、办公用品等各类物资的采购。

3、依据性法律法规及上级公司文件

3.1《中华人民共和国合同法》

4、职责

4.1经营管理部负责公司物资采购的归口管理，负责物资采购供应商的管理及采购实施。

4.2党群工作部负责评标专家的选择、组织及物资采购评标过程的监督。

3.3计划财务部负责采购物资资金计划的确认、付款及结算。

4.4安全技术部负责固定资产、安全生产物资、材料及低值易耗品、备品备件等物资需求计划和技术规格书的审核及到货物资的质量检验。

3.5人力资源部负责劳动防护用品需求计划的审核、汇总提报及劳动防护用品的4质量检验和发放。

4.6各项目部（分公司）负责本单位的计划提报及授权委托范围内的物资采购、质量检验。

4.7综合部负责公司办公用品需求计划的审核、汇总提报及办公用品的检验与发放。

5、工作程序

本管理程序包括的工作事项有：

物资分类管理，采购计划管理，采购实施管理，采购物资验收管理，不合格品处理，结算及付款。

具体要求如下：

5.1物资分类管理

根据公司实际将物资分为五大类别管理，分别为：

5.1.1固定资产

固定资产包含机器、机械、运输工具，以及其他与生产有关的设备、工具、器具等。

5.1.2安全生产物资

安全生产物资指所有纳入公司安全费用的生产物资。

5.1.3材料及低值易耗品（含备品备件）

材料包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品（外购件）、修理用备件（备品备件）、包装材料、燃料等。

低值易耗品指价值10元以上、2000元以下，或者使用年限在一年以内，不能作为固定资产的劳动资料。

按照用途划分为：

（1）通用工具。

通用刀具、量具、模具、夹具等工具以及各种辅助工具，如扳手、千斤顶等。

（2）专用工具。

具有特定用途的工具，如专用模具、财会电动装订机、水电工专用电动打孔机等。

（3）替换件。

容易磨损或为制造不同产品需要替换使用的各种设备，如轧钢用轧辊、浇铸钢锭用钢锭模等。

（4）周转材料。

多次使用的物品，如建筑业紧固件、脚手架用材。

5.1.4办公用品主要包括以下两类

5.1.4.1非消耗性办公用品，包括办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、文件柜、文件夹、订书机、笔筒、剪刀等。

5.1.4.2消耗性办公用品，包括笔记本、中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书针、回形针、大头针、笔芯、办公设备耗材、传真纸等。

5.1.5劳动保护用品

劳动保护用品指发给职工用于劳动保护的安全帽、工作服、作训服、绝缘鞋、防毒面具等各种防护用品。

5.2采购计划管理

5.2.1采购周期

5.2.1.1固定资产采购周期为3个月，安全生产物资为10个工作日，材料及低值易耗品为15个工作日，办公用品为15个工作日、劳动保护用品为10个工作日。

5.2.1.2采购周期自经营管理部采购计划形成之日起至货到目的地之日止。

驻外项目部在以上周期基础上可顺延5个工作日。

5.2.1.3对提报紧急采购申请的物资采购周期不得超过3个工作日。

5.2.2需求计划申报与审批

5.2.2.1固定资产需求计划

资金计划内的固定资产，由需求单位根据实际需要编制〈固定资产需求计划表〉及相应的技术规格书，由单位负责人签字，书面或将扫描件提交到安全技术部，安全技术部2个工作日内审核计划并签字，经公司分管领导审批后，由计划财务部计划统计岗确认资金计划，当日内将确认后的计划交经营管理部采购管理岗。

固定资产计划应同时附技术规格书，技术规格书由安全技术部2个工作日内审批并签字确认后交经营管理部采购管理岗。

资金计划外的固定资产需求及调增调减资金计划的固定资产需求，按照《资金管理程序》进行资金计划审批后再行报送需求计划。

5.5.2.2安全生产物资需求计划

资金计划内的安全生产物资，由需求单位根据实际需要编制〈安全生产物资需求计划表〉及相应的技术规格书，由单位负责人签字，书面或将扫描件提交到安全技术部，安全技术部2个工作日内审核并签字，经公司分管安全技术领导审批后，由计划财务部计划统计岗确认资金计划，当日内将确认后的书面计划交经营管理部采购管理岗。

计划需同时附技术规格书的，技术规格书与计划一同报送，由安全技术部2个工作日内审批后交经营管理部采购管理岗。

资金计划外的安全生产物资需求及调增调减资金计划的安全生产物资需求，按照《资金计划管理程序》进行资金计划审批后再行报送需求计划。

5.2.2.3材料及低值易耗品、备品备件需求计划

每月26日前，需求单位编制〈材料需求计划表〉，由需求单位负责人签字确认，书面或将扫描件提交到安全技术部审核签字后，由公司分管领导审批,次月5日前安全技术部将〈材料需求计划表〉汇总报计划财务部确认，计划财务部2个工作日内将确认后的书面计划交经营管理部采购管理岗。

需同时附技术规格书的，技术规格书与计划一同报送，由安全技术部2个工作日内审批并签字确认后交经营管理部采购管理岗。

5.2.2.4办公用品（不含固定资产）需求计划

a）各单位每季度末月5日前填报〈办公用品用品需求计划明细表〉，由单位负责人签字后，以书面或扫描件形式报综合部办公用品管理人员。

b）综合部根据公司当年度的办公用品定额标准，每季度末月26日核查库存后填写<办公用品需求计划>，由单位负责人签字，经公司分管领导审批后报计划财务部确认，计划财务部2个工作日内将确认后的书面计划交经营管理部采购管理岗。

5.2.2.5劳保用品采购计划

a）一般劳保用品

各项目部（分公司）安全员根据配备标准每季度末月5日前填报〈劳动保护用品需求计划明细表〉，由单位负责人签字后，以书面或扫描件形式报人力资源部劳保管理岗。

人力资源部劳保管理岗审核汇总各单位需求计划，编制<劳动保护用品需求计划申报表>（注明劳保用品的规格型号、预算价格、配置数量、到货地点等）经单位负责人签字，报公司分管领导审核后由总经理批准。

人力资源部劳保管理岗于每季度月末8日前，将批准后的<劳动保护用品需求计划申报表>报至计划财务部确认，计划财务部2个工作日内将确认后的书面计划交经营管理部采购管理岗。

b）特殊劳动保护用品

各项目部（分公司）根据实际需求填报<特殊劳动保护用品需求计划申报表>，（注明劳保用品的用途、规格型号、配置数量、到货时间地点等）由单位负责人签字确认，报安全技术部2个工作日内签署意见后交人力资源部劳保管理岗。

人力资源部劳保管理岗汇总后编制<劳动保护用品需求计划申报表>由单位负责人签字，经公司分管领导批准，将批准后的计划报至计划财务部书面确认，计划财务部当日内将确认后的书面计划交经营管理部采购管理岗。

c）公用劳动防护用品

各项目部（分公司）根据工作需要填报<公用劳动保护用品需求计划申报表>（说明用品的用途、规格型号、配置数量、到货时间地点等）由单位负责人签字确认，经公司分管领导审核，报人力资源部劳保管理岗。

人力资源部劳保管理岗3个工作日内审核配置并编制<劳动保护用品需求计划申报表>由单位负责人签字，经公司分管领导批准，将批准后的计划报至计划财务部确认，计划财务部当日内将确认后的书面计划交经营管理部采购管理岗。

5.2.3特殊需求申请

各类物资需求计划中的特殊需求申请，还应同时执行以下流程：

5.2.3.1单一来源需求申请

对于甲方指定供应商的或因产品工艺技术原因限制其他供应商无法提供的，由需求单位在报送需求计划时，同时提出〈单一来源需求申请〉，单位负责人签字确认后，由公司分管领导审核，经总经理批准后报经营管理部采购管理岗。

需求单位提出〈单一来源需求申请〉的，应同时将该单一来源供应商的营业执照、组织机构代码、税务登记证及对应的相关资质的加盖公章复印件报经营管理部采购管理岗。

5.2.3.2紧急需求申请

对于项目现场急需物资，由需求单位负责人以短信和邮件方式将<紧急需求申请>及需求计划报至公司分管领导，并以电话方式进行确认，公司分管领导批准后将需求计划以短信或邮件发至经营管理部负责人。

紧急物资需求提报单位应于5日内补办书面<紧急需求申请>及相应计划手续。

5.3采购实施管理

5.3.1采购计划

经过审批的物资需求计划，由经营管理部采购管理岗复核库存后分类汇总形成采购计划，经经营管理部负责人审批后，交采购业务员实施采购。

5.3.2采购方式确定

5.3.2.1比价采购

标的额在5万元以下的采购采用比价采购方式

采购业务员接到采购计划后，编制<询价单>并随机选取3家及以上合格供应商；报采购管理岗审核后，由采购业务员通过电子邮件方式发出<询价单>，组织供应商报价后，由采购业务员、采购管理岗、部门分管负责人共同开启报价专用邮箱，由采购业务员根据供应商报价进行比质比价，推荐采购供应商，填写<比价采购审批表>，经单位负责人审核后确定供应商。

5.3.2.2竞争性谈判

采购估算金额5万元及以上、50万元以下的采购计划，持续3个月及以上的固定期限采购均采用竞争性谈判的方式。

a）采购业务员接到采购计划后2个工作日内，随机选取3家及以上合格供应商，填写<竞争性谈判申请>，经单位负责人审核，报公司分管领导批准后2个工作日内，采购业务员编制《竞争性谈判文件》经部门分管负责人审核后，以电子邮件方式发出《竞争性谈判文件》，通知供应商竞标报价并告知竞标报价的方式和时间要求等。

b）竞争性谈判原则上要求书面密封竞标报价，由供应商将密封好并在密封处加盖骑缝章的竞标报价资料邮寄或由授权委托人现场送达给经营管理部采购业务员，采购业务员进行接收登记，填写<谈判供应商登记表>。

如供应商不能实现书面密封竞标报价，由供应商将竞标报价资料发送到经营管理部专用邮箱，在开标时由采购业务员、采购管理岗、部门分管负责人共同开启报价专用邮箱并打印成书面竞标报价资料，填写<谈判供应商登记表>，对于网上竞标报价的，由采购业务员于竞标前1-3天提前电话确认是否及时提交相应资料。

c）经营管理部采购业务员根据供应商报价情况确定竞争性谈判时间后，电话通知党群工作部，由党群工作部在评标专家库中抽取评委并通知参加评标，评委的数量应为单数，总数为5人或7人。

d）竞争性谈判由经营管理部采购管理岗组织，在竞标报价过程中如供应商对相关信息有疑问的，由采购业务员负责提供相应的答复或澄清。

e）评标由评委对投标文件进行评议，采购业务员根据评委意见排列名次，形成<竞争性谈判纪要>，评委及纪委监督人员签字确认，由经营管理部采购管理岗宣布评标结果。

评标过程确需进行现场澄清和技术确认的，可邀请投标人参加评标会议或现场电话澄清。

f）<竞争性谈判纪要>经经营管理部负责人审核，报公司分管领导批准后，由采购业务员通知中标人并草拟合同。

5.3.2.3商务谈判

对于单一来源采购计划以及采购过程中报价供应商不足3家的物资采购采取商务谈判的方式

a）经营管理部采购业务员提出<商务谈判申请>，经单位负责人审核，报公司分管领导批准后，由采购业务员通知供应商告知谈判的方式和时间要求。

b）商务谈判原则上要求书面密封竞标报价，由供应商将密封好并在密封处加盖骑缝章的竞标报价资料邮寄或由授权委托人现场送达给经营管理部采购业务员，采购业务员进行接收登记，填写<谈判供应商登记表>。

如供应商不能实现书面密封竞标报价，由供应商将竞标报价资料发送到经营管理部专用邮箱，在开标时由采购业务员、采购管理岗、部门分管负责人共同开启报价专用邮箱并打印成书面竞标报价资料，填写<谈判供应商登记表>，对于网上竞标报价的，由采购业务员于竞标前1-3天提前电话确认是否及时提交相应资料。

c）经营管理部采购业务员根据供应商报价情况确定商务谈判时间后，电话通知党群工作部，由党群工作部纪委监督人员在评标专家库中抽取评委并通知参加评标，评委的数量应为单数，且总数不少于3人。

d）商务谈判由经营管理部采购管理岗组织，在谈判过程中如供应商对相关信息有疑问的，由采购业务员负责提供相应的答复或澄清。

e）谈判由评委根据投标文件与供应商以电话或现场方式进行，根据谈判结果形成<商务谈判纪要>，评委及党群工作部纪委监督人员签字确认。

f）<商务谈判纪要>经经营管理部负责人审核，报公司分管领导批准后，由采购业务员通知中标人并草拟合同。

5.3.2.4上报采购

a）设备、材料等物资单项合同估算价在50万元人民币及以上100万元人民币以下的物资采购，由经营管理部采购业务员填写“招标申请书”，由单位负责人确认、公司分管领导审核，总经理批准，报###公司审批备案后（具体执行兖矿###发[2015]4号文《##建设项目及设备材料招标管理办法》），由经营管理部采购员按照本程序5.2.2.2执行采购。

b）设备、材料等物资单项合同估算价在100万元人民币及以上1000万元人民币以下的物资采购，由经营管理部采购员填写“招标申请书”，由部门负责人签字、分管公司领导审核，经总经理批准，报###公司审批备案后，按照《兖矿集团有限公司电子招标投标管理办法（试行））执行电子招投标。

c）对于《兖矿集团有限公司大宗物资集中采购供应实施办法（暂行）》规定的大宗物资采购由经营管理部采购管理岗每季度末月10日前上报###供销公司，报物资部统一采购。

5.3.2.5紧急采购

对于项目现场急需物资按照紧急采购方式执行采购。

a）经营管理部采购业务员在接到单位负责人转发的<紧急需求申请>后，于1个工作日内完成询价，采购询价原则上要求2家及以上供应商，特殊情况报经单位负责人批准，询价结果应保留相应记录，包括电话记录、邮件等。

b）采购业务员按比价采购方式确定供应商后，以短信、邮件或传真等方式下达采购订单，明确采购产品要求、交货要求等。

c）采购实施完成后，经营管理部采购业务员应于3日内补办相应审批手续。

5.3.2.6授权采购

对于岗位货币化承责经营单位物资需求，驻外项目部费用定额范围内物资和运输费用较高、当地容易采购的零星家具、日用百货、低值易耗类物资，实施授权采购。

a）对于岗位货币化承责经营单位物资采购由岗位货币化单位按照协议书约定的范围自行采购,自行采购参照公司上述程序执行，并应符合上级公司规定。

b）驻外项目部实施费用定额范围内的物资可以自行采购。

但采购完成后应办理出入库手续。

c）驻外项目部不在定额标准范围内的零星家具，日用百货、低值易耗品等类物资，如本部采购运输费用较高而在当地容易采购的，经营管理部采购业务员在接收到采购需求计划后，填写<委托采购申请表>，报单位负责人签字确认、经公司分管领导批准后通知需求单位负责人指定专人在当地实施采购，需求单位自行采购必须两人以上共同办理，采购人员询价后填写<委托采购限价表>经需求单位负责人审核确认后报经营管理部采购业务员审核限价，由经营管理部负责人签字批准后实施采购。

5.3.2.7网络采购

对于采购计划中可通过网络采购且合同估算金额在5万元以下的物资，采购业务员依照采购计划要求的规格在天猫、京东及阿里巴巴等网络平台根据销量、信誉（评价）从高到低的排列顺序选择5-7家，然后按照价格从低到高的原则选择排名前列的3-5家比价，并将比价商家的产品交易页面进行截图，报经营管理部负责人审批后下订单实施采购。

5.3.2.8内部保护产品的采购

对集团公司文件明确规定为内部保护产品的采购，按照对应文件规定的范围，直接执行采购。

5.3.3采购合同管理

5.3.3.1采购合同金额在1万元及以上及持续时间3个月及以上的长期采购，必须签订合同。

合同的签订具体执行《合同管理程序》

5.3.3.2合同金额在1万元以上的采购合同原则上均要求留取10%质保金，质保期不低于6个月。

质保期有国家及行业标准的执行国家及行业标准。

5.3.4跟踪催货

5.3.4.1采购员根据合同约定，提前1-2个工作日电话跟踪、督促供应商及时发货。

对于紧急需要的物资，必要时采取到现场跟催、督促及时发货。

5.3.4.2对于迟延发货的供应商，按照合同约定进行扣罚。

5.4采购物资验收管理

5.4.1收货

5.4.1.1经营管理部采购员在合同签订后，向经营管理部仓储管理岗提供合同清单，仓储管理岗将合同清单下发至相应仓库保管员，到货后，采购员通知仓库保管员按照合同清单进行接货。

5.4.1.2仓库保管员组织相关人员与送货人根据合同清单共同进行数量清点、称重、检尺等宏观验收检查后填写<收货单>与送货人共同签字后收货。

并于收货后3个工作日内将双方签字的<收货单>扫描件发回经营管理部仓储管理岗。

5.4.2质量验证

5.4.2.1常规验收

a）以下物资实行常规验收：

常用工具以及低值易耗品、办公用品、生活用品、不涉及安全与技术性能常用标准件类（轴承、三角带、螺栓、螺帽等无特殊材质要求）、工具、清洁用具（品）、厂服等。

b）实行常规验收的物资，直接送到项目部的，到货1小时内，项目部仓库保管员通知项目部技术员，对照<合同清单>以及送货人员提供的送货清单认真核对物资的厂家、名称、规格、型号、数量，并对备品备件的外观进行检查（必要时验收产品合格证、标签、铭牌等质量证明材料）。

需按重量验收的钢材、板材、有重量要求的设备，按重量验收，实收数量以称量记录数量为准。

验收完成后，由项目部仓库保管员填制<质量验收单>，由所有参与验收的人员签字确认后于验收完成3个工作日内将扫描件发回经营管理部仓储管理岗。

c）实行常规验收的物资，直接送到本部的，物资到货1小时内，由本部仓库保管员通知使用单位技术员共同验收（必要时由仓库保管员通知安全技术部及甲方相关人员到场）。

验收完成后，由本部仓库保管员填制<质量验收单>，由参与验收的人员签字确认。

并于验收完成当日内将复印件交经营管理部仓储管理岗。

5.4.2.2特定验收

a）气瓶:

到货后一小时内，由项目部仓库保管员通知项目部技术员和项目部安全员组织验收。

查验瓶体钢印是否在有效期，查瓶体及安全附件的定期检验报告，查安全附件是否齐全。

定期检验报告复印件需保留备案。

验收完成，由项目部仓库保管员填制<质量验收单>，由所有参与验收的人员签字确认。

并于验收完成3个工作日内将<质量验收单>及定期检验报告的复印/扫描件发回经营管理部仓储管理岗。

如有外观缺陷、型号数量与计划不符等问题，直接拒收，并电话通知采购员。

b）劳保用品、安全防护用品（安全帽、安全带、防酸碱防静电防护服、护目镜、绝缘手套、绝缘鞋、绝缘靴等）

送货到公司本部：

到货3日内由本部仓库保管员通知人力资源部组织验收，验收标准由人力资源部确定。

验收完成，由仓库保管员填制<质量验收单>（一式两份，一份交人力资源部，一份仓库保管员留存），由所有参与验收的人员签字确认。

并于验收完成当日内将<质量验收单>的复印件发回经营管理部仓储管理岗。

如有外观缺陷、型号数量与计划不符等问题，直接拒收，并电话通知采购员。

送货到项目部的，到货后1小时内，由项目部仓库保管员通知项目部技术员及安全员验收。

验收标准执行人力资源部规定标准。

验收完成，由项目部仓库保管员填制<质量验收单>，由所有参与验收的人员签字确认。

并于验收完成3个工作日内将<质量验收单>的扫描件发回经营管理部仓储管理岗。

如有外观缺陷、型号数量与计划不符等问题，直接拒收，并电话通知采购员。

c）电气设备：

含配电柜、配电盘、配电箱等。

送货到公司本部：

到货1小时内由公司本部仓库保管员通知安全技术部参与验收，核查产品是否具备电气试验合格证，查验生产商和贸易商的资格证书。

验收完成后，由本部仓库保管员填制<质量验收单>，由参与验收的人员签字确认。

并于验收完成成3个工作日内将<质量验收单>的复印件交经营管理部仓储管理岗。

送货到项目部：

到货后1小时内，由项目部仓库保管员通知项目部技术员及安全员验收。

核查产品是否具备电气试验合格证，查验生产商和贸易商的资格证书。

验收完成，由项目部仓库保管员填制<质量验收单>，由参与验收的人员签字确认。

并于验收完成成3个工作日内将<质量验收单>的复印件交经营管理部仓储管理岗。

d）叉车、拖车等到货后1小时内，项目部仓库保管员通知项目部经理及技术员参与验收，查验供应商资格，验收完成，由项目部仓库保管员填制<质量验收单>，由参与验收的人员签字确认。

并于验收完成成3个工作日内将<质量验收单>的复印件交经营管理部仓储管理岗。

e）计量器具

送货到公司本部：

到货1小时内由公司本部仓库保管员通知安全技术部参与验收，查验供应商资格、计量器具检定合格证书。

验收完成后，由本部仓库保管员填制<质量验收单>，由参与验收的人员签字确认。

并于验收完成当日内保管员将<质量验收单>复印件送给经营部仓库管理员。

送货到项目部：

到货后1小时内，由项目部仓库保管员通知项目部技术员验收，查验供应商资格、计量器具检定合格证书。

验收完成，由项目部仓库保管员填制<质量验收单>，由所有参与验收的人员签字确认。

并于验收完成3个工作日内将<质量验收单>的扫描件发回经营管理部仓储管理岗。

5.4.3性能测试

对国家法律法规规定必须进行性能测试的，除按以上规定进行常规验收外，还需外委相关国家机关进行性能测试。

5.5不合格品处理

5.5.1数量误差

对无法准确控制计量的物资（如钢材、商混等）当到货数量与合同出现显著误差（≥±10%）时，仓库保管员应通知采购业务员要求供应商予以调整。

5.5.2让步接收或退货

5.5.2.1物资管理员在接收货物时如发现货物外观缺陷、规格型号与计划不符的直接拒收。

5.5.2.2在质量验收过程发现采购的物资不合格的，由质量验收主管部门出具<不合格物资通知单>，并提出初步评审处置意见，组织经营管理部采购业务员和部门负责人、需求单位负责人等会商确定最终处置意见，报公司分管经营领导审批。

5.5.2.3经营管理部接收到<不合格物资通知单>后，将处置意见告知供应商并进行相应处理。

a）可以让步接收的，由采购业务员与需求单位、质量验收主管部门一同与供应商进行协商和谈判，协商一致的确定书面处理方案，报公司分管经营领导审批后执行，对供应商提出折让要求的经双方确定折让金额后对货物价格做相应的调整，并签订补充合同。

达不成处理协议，按退货处理。

b）决定退货的，由采购业务员与供应商办理退货手续，保留相应的退货记录，并办理相应的合同变更/解除手续。

5.6结算及付款

结算及付款执行《核算管理程序》。

6、相关/支持性文件

6.1《招标文件》

6.2《合同管理程序》

6.3《质量验收标准》

6.4《仓储管理程序》

6.5《核算管理程序》

7、记录表单

7.1<固定资产需求计划表>

7.2<材料需求计划表>

7.3<材料需求计划表>

7.4<办公用品用品需求计划明细表>

7.5<办公用品需求计划表>

7.6<劳动保护用品需求计划明细表>

7.7<劳动保护用品需求计划申报表>

7.8<特殊劳动保护用品需求计划申报表>

7.9<公用劳动保护用品需求计划申报表>

7.10<单一来源需求申请>

7.11<紧急需求申请>

7.12<询价单>

7.13<比价采购审批表>

7.14<竞争性谈判申请表>

7.15<谈判供应商登记表>

7.16<竞争性谈判纪要>

7.17<商务谈判申请>

7.18<商务谈判纪要>

7.19<委托采购申请>

7.20<委托采购限价表>

7.21<收货单>

7.22<质量验收单>

7.23<不合格物资通知单>

7.1：

兖矿#####有限公司固定资产需求计划表

单位：

______________________________填报日期：

________年_____月_____日

序号

物资名称