《地产集团物业系统管理办法》.docx
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《地产集团物业系统管理办法》
地产集团物业系统管理办法
第一章总则
第一条地产集团物业管理中心负责统筹物业系统各项工作,并对地区物业公司进行管理、指导、监督及考核。
第二条地产集团物业管理中心负责制定物业系统发展规划、经营目标,经地产集团分管领导审核后,报集团物业直管副总裁审批后执行。
第三条地区物业公司由地区公司直接管理,具体负责项目日常物业管理(含工地)、会所经营管理及销售案场物业服务等工作。
第二章人事管理
第四条地区物业公司组织机构设置、编制标准、薪资结构体系及员工年度薪资调整工作由地产集团物业管理中心统一拟订,经地产集团人事行政中心及集团人力资源中心审核后,报集团董事局主席审批执行。
第五条地区物业公司具体定岗定编方案由地区物业公司拟定,经地区公司董事长(或主持工作一把手)、地产集团物业管理中心签署意见后,报地产集团物业直管副总裁审批。
第六条地区物业公司本部中层及以上干部(含物业服务中心负责人及总部储备的地区物业公司领导班子)的录用及定薪、转正定级、任免、解聘等,经地区公司董事长(或主持工作一把手)审核后,报地产集团物业直管副总裁审批;属地区公司领导班子成员的还须再报集团董事局主席审批。
地产集团物业管理中心对地区物业公司董事长(或主持工作一把手)的工作进行考核与评定,依据考核与评定结果,对其任职资格有建议权与否决权。
各地区物业公司领导班子职能分工调整由地产集团物业管理中心人事行政部汇总上报地产集团物业直管副总裁审批执行。
地区物业公司其他员工的录用及定薪、转正定级、调动、任免、工资、奖惩、解聘等由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批后执行。
凡在集团系统被辞退、自行离职的人员,及不符合公司入职、提拔条件的,各地区物业公司一律不得录用(包括采取劳务派遣方式)、提拔;特殊情况需录用、提拔的(被辞退人员除外),经地区公司董事长(或主持工作一把手)审核后,报地产集团物业直管副总裁审批;属地区公司领导班子成员的,再由集团人力资源中心汇总、审核,报集团董事局主席审批后实施。
第七条地产集团总部对地区物业公司员工因严重违反公司制度、指令或工作失职,从而决定给予的警告、通报批评、扣罚奖金、降薪、降职、免职、辞退等处分由地产集团直管副总裁审批。
第八条员工调动
各地区物业公司之间的人事调动由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)签署意见后,报地产集团物业管理中心总经理审批;与地产集团其他单位之间的人事调动,经地区公司董事长(或主持工作一把手)及地产集团物业直管副总裁签署意见后,报地产集团人事行政中心总经理审核、审批后实施。
属地区公司领导班子成员的,还须再报集团董事局主席审批。
第九条地区物业公司本部中层及以上干部(含物业服务中心负责人)的请假、出差、外出等由上一级领导审批,物业服务中心各部门负责人及以上员工的请假、出差、调班、调休、外出等由物业服务中心负责人审批,其他员工的请假、出差、调班、调休、外出等由部门负责人审批。
地区物业公司员工(含地区物业公司负责人)国外及香港、澳门、台湾的出差由地产集团物业直管副总裁审批。
第一十条地区物业公司社会保险缴纳方案经地产集团物业管理中心总经理审批后,报地产集团人事行政中心备案。
住房公积金缴纳方案经地产集团物业管理中心总经理审核后,报地产集团人事行政中心审批后实施。
第一十一条地区物业公司须及时与员工签订劳动合同,其合同版本由地产集团物业管理中心参照地产集团劳动合同文本制定,经地产集团人事行政中心审批后方可使用。
第一十二条地产集团各中心及地区公司每月对地区物业公司的所有奖励和处罚文件均须抄报地产集团物业管理中心人事行政部,物业管理中心人事行政部每月全面检查地区物业公司人事行政部对各项奖罚的执行情况,并将检查结果反馈各相关中心核实。
对人事行政部未按文件执行的,当月发现一人次给予人事行政部负责人降三级工资的处分,三人次给予免职处分,超过三人次给予开除处分。
第三章财务资金管理
第一十三条财务管理模式
财务由地产集团统一管理,统一执行地产集团财务管理制度。
除各项检查、诉讼、融资等需对外提供财务资料,必须报地产集团财务中心及地产集团财务直管副总裁审批以外,因日常工作(如纳税申报、办理按揭等)需借阅或对外提供有关财务数据信息时,由经办人填报《索取财务资料申请表》经所在地区物业公司董事长(或主持工作一把手)签署意见,财务负责人、地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第一十四条资金管理模式
1、地区物业公司每月底编制次月资金支付计划,经地区公司资金部根据地产集团统一制定的支付原则审核,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批后,由财务部严格执行且不得挪用,不足部分可由地区公司在其整体资金计划中予以调配。
其中前期介入和维保修等非物业类支出、与集团内部单位间结算款项、水、电、气、暖等代收代付费用及各类押金、保证金、食堂费用单独列支,不占用资金支付计划额度。
2、开具商业汇票视同现款支付,地区物业公司须建立商业汇票台帐,并在汇票到期前1个月与财务部门、资金部门对账,确保到期兑付。
3、无论任何原因,地区物业公司开具的商业汇票、贷款利息,必须确保资金在到期前2个工作日到账。
否则每发生一次,给予相关资金部经理、财务部经理降一级工资处分,给予主管资金公司领导降二级工资处分,给予地区公司董事长(或主持工作一把手)降三级工资处分;一旦发生上述情况,由地产集团资金直管副总裁决定执行。
4、地区物业公司内部各公司之间的往来款项及支付地产集团其他单位款项由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第一十五条对外付款审批
1、项目日常办公及公区水、电、暖、办公电话费、网络费、煤气费用支出及退各类押金,由物业服务中心负责人审批;工资、社保、公积金等对外付款,由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
2、银行手续费由财务部门审批支付;税费由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;银行贷款归还、利息、顾问费等报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
3、支付合同款,金额2万元以下(含2万元)的,由物业服务中心负责人审批;金额2万元以上、30万元以下(含30万元)的,由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;金额30万元以上的,再报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
4、无合同、超合同、紧急事项及其他非正常情况的付款,2万元以下(含2万元)、年度累计20万元以下(含20万元)的,由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;超过上述权限的,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
5、超计划付款报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第一十六条费用报销
1、标准以内的车辆使用费由财务部门负责人审核后报销。
2、出差标准内的差旅费由财务部门负责人审核后报销,超标准的报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
国外及香港、澳门、台湾出差费用超过标准的,报销由出差审批人审批。
3、除银行自动划扣手续费、标准内车辆使用费和差旅费外的其他日常费用报销,地区物业公司董事长(或主持工作一把手)的费用报销由地区公司董事长(或主持工作一把手)审批;地区物业公司其他人员的日常费用报销由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
4、员工因工伤、意外事故、重大疾病等特殊原因须公司在国家规定的赔偿、补偿之外另行补偿的,单笔10万元以下(含10万元)的,由地区公司董事长(或主持工作一把手)审批;10万元以上、50万元以下(含50万元)的,再报地产集团人事行政中心审批;超过50万元的,再报地产集团总裁审批。
非员工的,单笔10万元以下(含10万元)的,由地区公司董事长(或主持工作一把手)审批;10万元以上、50万元以下(含50万元)的,再报地产集团物业直管副总裁审批;超过50万元的,再报地产集团总裁审批。
上述补偿须报地产集团物业管理中心人事行政部备案。
5、地区物业公司业务费额度原则上按每个项目每年2万元的标准核定,使用由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
此费用不占用地区公司业务费额度,单独列支。
业务费开支按季考核,年终统算。
季度业务费超标部分的50%对地区物业公司董事长(或主持工作一把手)进行扣罚,节约部分顺延计入以后季度考核额度。
年终统算累计季度扣罚超过年度统算扣罚金额的部分予以补回,年度节约的,节约部分的30%对地区物业公司董事长(或主持工作一把手)进行奖励。
第一十七条借款
1、地区物业公司项目中层及以上干部可借支备用金,备用金借支额原则上不得超过借款人月工资总额的2倍,经办人必须在业务处理完毕后十五日内到财务部报销;地区物业公司董事长(或主持工作一把手)借款由地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,其他人员借款由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
2、地区物业公司有5个以下(含5个)项目的,累计借款额度不得超过15万元(含15万元);5个项目以上、20个项目以下(含20个)的,累计借款额度30万元;20个项目以上、30个项目以下(含30个)的,累计借款额度50万元;30个项目以上的,累计借款额度80万元。
超过上述权限的,须再报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
3、地产集团统一安排的专项业务借款,业务部门需及时完成相关核销手续,地产集团定期安排专项检查。
第一十八条注册公司、公司合并、公司分立、公司注销、公司收购、对外投资,非集团融资需要为外单位提供财产抵押、经济担保、股权质押、股权转让等重大事项,报集团董事局主席审批。
非融资工作需要,对法人、董事、监事、注册地址、公司类型、经营范围、营业期限及公司名称变更等事项,由地产集团总裁审批;非融资需要涉及的注册资本变更,由地产集团财务直管副总裁审批。
属于非法人分支机构的注册、注销及公司负责人、注册地址、经营范围等变更事项,经地区公司董事长(或主持工作一把手)审核后,报地产集团物业管理中心总经理审批。
第一十九条地产集团各中心及地区公司每月对地区物业公司的所有奖励和处罚文件均须抄报地产集团财务中心,财务中心每月全面检查各地区公司财务部对各项奖罚的执行情况,并将检查结果反馈各相关中心核实。
对财务部未按文件执行的,当月发现一人次给予财务部一把手降三级工资的处分,三人次给予免职处分,超过三人次给予开除处分。
第四章采购管理
第二十条地区物业公司日常所需材料物资采购分为集团统一配送和地区自购。
第二十一条集团统一配送的材料物资分为维保修类及非维保修类:
1、统一配送的维保修材料物资由地区物业公司维保修部每月核查库存、调拨平衡后,在规定时间前汇总申报材料计划报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)、地区公司工程技术部审核,以地区物业公司为单位报材料公司安排配送。
2、统一配送的非维保修材料物资(如办公电脑、对讲机、保安用品、制服等行政后勤类或项目日常维修用材料)由物业服务中心每月在规定时间前申报资产审批表,按资产购置权限审批后报材料公司配送。
3、集团统一配送的材料物资的月度计划申报节点为每月23日至27日、次月8日至12日。
第二十二条地区物业公司资产购置审批权限及流程
1、资产类物资申请单位申报时须附手续齐全的资产审批表。
2、金额单批次2000元以下(含2000元)的由物业服务中心负责人审批;金额单批次2000元以上、20万元以下(含20万元)的由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;超过以上权限的,再报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第二十三条地区物业公司预算金额10万元以下(含10万元)的可采取询价采购,预算金额10万元以上的须招标采购。
其中,10万元-20万元(含20万元)的可在合格供应商库询价采购。
第二十四条集团统一配送的材料物资,不允许地区物业公司自购;因特殊情况申请自购的,经地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,报材料公司及地产集团物业管理中心签署意见后,再报地产集团物业直管副总裁审批后执行。
第二十五条材料物资的年度采购
须进行年度采购的包含但不限于以下材料物资:
五金电器、水暖材料、工程维修工具及材料、油漆涂料、光源灯具、消防器材、安防物品、办公用品及耗材、印刷品、标识等物资。
年度采购的物资,地区物业公司须签订年度合同,预算金额30万元以下(含30万元)的年度物资采购工作由各地区物业公司负责,超过30万元的年度物资采购工作由地区公司负责,地区公司可书面委托物业公司采购。
第二十六条应急采购审批权限及流程
因影响业主生活及感受须应急采购的,金额单批次1万元以下(含1万元)的须请示地区物业公司董事长(或主持工作一把手)批准后由需求部门采购;金额单批次1万元以上的须再请示地区公司董事长(或主持工作一把手)批准后由需求部门采购。
所有应急采购须在获批后24小时内提交采购定标资料。
第二十七条地区物业公司每月8日前,将最新采购工作台账报地产集团物业管理中心运营管理部备案。
第五章招投标管理
第二十八条招标立项
地区物业公司招标立项由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第二十九条招标权限
预算金额30万元以下(含30万元)项目的招标工作由各地区物业公司负责;预算金额30万元以上的项目由地区公司负责,或书面委托地区物业公司招标;光源灯具、电梯维保等有条件实行集团统一招标的项目由地产集团物业管理中心负责招标。
第三十条议标权限
由于特殊原因不能按正常程序实施招标的,可以议标。
预算金额在10万元以下(含10万元)项目的议标由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;10万元以上、50万元以下(含50万元)的报地区公司主管招投标领导审批;50万元以上、100万元以下(含100万元)的再报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批;100万元以上的,再报地产集团物业直管副总裁审批后实施。
第三十一条单位的征召
1、地区物业公司负责的招标项目,由地区物业公司经营管理部负责牵头,与其他相关部门组成征召小组。
地区公司负责的涉及物业工作的招标项目,地区物业公司加入征召小组。
2、征召小组须采用背靠背原则分别通过网上搜集、电话黄页查询等方式(特殊项目由地区物业公司董事长或主持工作一把手自行决定收集方式)各提供5家以上单位名单,由招标单位主要负责人独立筛选确定拟入选单位,并向入选单位落实其投标意向,最终决定3家以上(含3家)的合格投标单位。
3、征召的有合作意向的单位需进行实地考察的,地区物业公司组织的招标由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)或指定专人带队实地考察,地区公司组织的涉及物业工作的招标,地区物业公司须参与实地考察。
4、严禁推荐投标单位或接受单位自荐,一经发现,立即开除。
第三十二条招标文件编写、开标与评标
1、招标单位主持编写招标文件,并组织开标与评标。
2、地区公司组织的涉及物业工作的招标,地区物业公司须参与招标文件的编写,并参与技术标的开标与评标。
3、日常保洁项目的人员定编须在招标前报地产集团物业管理中心品质管理部审核,销售区域的保洁人员定编须报地产集团物业管理中心备案。
第三十三条严禁委托第三方进行招标及编制招标文件(涉及物业管理权招投标除外),如有特殊情况,地区公司招投标部必须上报地产集团招投标中心及直管副总裁审批。
未按规定执行的,给予相关责任人降六级工资的处分,情节严重的给予降职、免职直至开除处分,由地产集团招投标监察中心考核。
第三十四条定标权限
预算金额30万元以下(含30万元)的项目报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;30万元以上、200万元以下(含200万元)的项目报地区公司主管招投标领导审批,200万元以上、300万元以下(含300万元)的项目及所有非最低价单位中标项目须再报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批;300万元以上、500万元以下(含500万元)的项目报集团物业管理中心总经理审批;500万元以上的项目再报地产集团物业直管副总裁审批。
第三十五条补充合同核价权限
涉及工程量、单价变化、补充单价的补充合同核价:
增减金额2万元以下(含2万元),且金额增减范围为原合同5%(含5%)以内的,报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;超出以上权限的,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第三十六条地区物业公司在每月8日前,将最新招标工作台帐报地产集团物业管理中心备案。
第六章合同管理及合同履约监督管理
第三十七条集团物业类合同范本由地产集团物业管理中心、合同管理中心、法律事务中心审核,报地产集团物业直管副总裁审批;地区物业类合同范本由地区物业公司、地区公司合同管理部审核,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,并报物业管理中心归口业务部门备案。
第三十八条地区物业公司原则上应当按照集团制定的合同范本签订相关合同。
确因实际情况需要对集团范本条款作部分修改形成地区合同范本的,须经地产集团物业管理中心、法律事务中心和合同管理中心审核,再报地产集团物业直管副总裁审批。
当地政府及公共企事业单位、保险公司等要求使用其合同文本的,由地区物业公司品质管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第三十九条合同签订
1、标的2万元以上(含2万元)以及属于年度采购的,必须签订合同;招标主体负责合同的编写及签订,其中物业公司的合同编写及签订工作由地区物业公司经营管理部负责。
2、物业服务中心签订的合同须由物业服务中心负责人签署,地区物业公司签订的合同须由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)签署,不得委托他人代签。
第四十条合同订立审批权限
1、所有合同报审前必须完成定标(含谈判结果)审批。
2、合同(含年度合同)金额30万元以下(含30万元),按合同范本(含地区公司合同范本)签订的,由地区物业公司品质管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批,无范本或未按合同范本签订的,由地区公司合同管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;30万元以上、300万以下(含300万),由地区公司合同管理部审核后报地区公司主管合同领导审批;超过300万(水、电、气、暖等公用企事业单位的供应合同除外),由地区公司根据审批权限报批,按合同范本签订的由地产集团合同管理中心负责审批;无范本或修改条款的合同,经地产集团合同管理中心审核后,再报地产集团物业直管副总裁审批。
3、水、电、气、暖等公用企事业单位的供应合同,由地区物业公司品质管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第四十一条合同变更审批权限
1、补充合同(含年度补充合同)增加金额10万元以下(含10万元),按合同范本签订的,由地区物业公司品质管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批,无范本或未按合同范本签订的,由地区公司合同管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批;10万元以上,20万元以下(含20万元)的由地区公司合同管理部审核后报地区公司主管合同领导审批;20万元以上的报地产集团物业管理中心总经理审批;补充合同减少金额的,由地区公司主管合同领导审批。
2、同一份合同,既有增加又有减少金额的,按合计后金额确定报批权限。
3、在合同履行过程中,根据实际情况需要修改合同重要条款(付款条件、结算方式、违约责任及其他影响我方权益的条款)的,原合同为地产集团权限的补充合同报地产集团合同管理中心审批;原合同为地区权限及修改其他非重要条款的补充合同由地区公司合同管理部审核后,报地区公司主管合同领导审批。
第四十二条合同管理其他规定
1、地产集团已签订战略合作合同,地区物业公司在签订具体合同时须与战略合作单位签订(战略合作合同已明确签约主体的除外),确因实际操作需变更签约主体的,签约主体为战略合作单位全资子公司,且战略合作单位已为其提供担保的,报地产集团合同管理中心审核后实施,同时呈地产集团物业直管副总裁阅;非全资子公司的,由地产集团合同管理中心出具意见后报地产集团物业直管副总裁审批。
2、地产集团已签订年度合同、地区物业公司签订项目合同的,由地区物业公司品质管理部审核后报地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批。
3、与业主委员会签订的《物业服务合同》,经地区公司合同管理部审核后,由地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批执行。
4、严禁以会议纪要、施工备忘录、施工签证、来往函件等形式进行赔偿、补偿、奖励及上调价格。
第四十三条地区物业公司的解除立项和解除合同的签订,按原合同审批权限报批。
第四十四条地区物业公司经营管理部须于每月2日前将上月《合同重要信息台帐》报地区公司合同管理部。
地区物业公司经营管理部在合同签订后5日内将扫描好的物业类合同及相关资料发送给地区公司合同管理部,合同管理部在收到上述资料后并确认清晰完整后7日内录入合同电子文档系统。
地区公司合同管理部负责监督考核地区物业公司的资料移交情况。
第四十五条地区公司合同管理部对地区物业公司签订的合同进行抽查考核。
第四十六条合同履约监督
地产集团物业管理中心负责对地区物业公司经营类合同进行履约监督,地区公司合同管理部负责督促指导合同履行主要责任部门进行合法有效的维权取证并对检查发现的问题进行整改,发现维权取证不到位的,给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分,并按本制度相关规定报批执行。
第七章物业品质管理
第四十七条地产集团物业管理中心负责建立物业系统质量管理体系,每年组织一次管理评审、认证,经地产集团物业直管副总裁签发后执行。
地区物业公司参照地产集团物业管理中心制定的质量管理体系及各类业务标准、规范,细化并建立地区质量管理体系,报地产集团物业管理中心总经理审批执行。
第四十八条地产集团物业管理中心负责制定物业系统各业态服务标准,报地产集团物业直管副总裁审批后执行;涉及超高端、新业态等特殊项目的物业管理方案,经地区公司董事长(或主持工作一把手)审核后,报地产集团物业直管副总裁审批执行。
第四十九条地区物业公司须在进驻新项目1个月内按照地产集团物业管理中心下发的模板,与地区公司签署《前期介入物业服务协议》。
第五十条销售案场管理
地区物业公司根据销售需要,在项目开放前2个月制定销售案场服务标准、定岗定编方案,经地区物业公司董事长(或主持工作一把手)审批后,上报地产集团物业管理中心总经理审批,其中定岗定编方案,还须再报地产集团物业直管副总裁审批。
第五十一条物业服务费管理
1、地区物业公司在开盘前3个月完成物业服务费(住宅、公寓、商业、公建、停车场等)成本测算及标准制定,经地区公司董事长(或主持工作一把手)签字,报地产集团物业直管副总裁审批执行。
2、地区公司需阶段性优惠向业主折扣收取的,经地区公司董事长(或主持工作一把手)审核后,报地产集团物业直管副总裁审批后执行,折扣差额由地区公司支付。
3、地区公司赠送业主的物业服务费(含停车费),每批次集中交楼前有赠送的,营销部须于本批次集中交楼1个月前编制赠送明细,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,并将批复的复印件移交地区物业公司;每批次集中交楼后另有赠送的,营销部须于每季度首月5日前编制上季度赠送明细,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,并将批复的复印件移交地区物业公司。
赠送费用由地区公司支付。
4、地区公司因特殊原因需以物业服务费补偿业主而代付的,每户单笔金额1万元以下(含1万元)的,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,超过1万元的,再报地产集团物业直管副总裁审批;其中,停车费补偿单笔金额5000元以下(含5000元)的,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,超过5000元的,再报地产集团物业直管副总裁审批。
5、地区物业公司因管理过失给业主造成损失需以物业服务费(含停车费)补偿业主的,每户单笔2000元以下(含2000元)的,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批,超过2000元的,再报地产集团物业直管副总裁审批
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