明源房地产企业成本管理系统操作手册word资料49页.docx
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明源成本管理系统操作手册
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目录
第一章项目准备
一、项目概况
项目概况用于管理项目的基本信息与项目团队,选择系统主界面左导航树中【项目准备】下的【项目概况】模块,打开项目登记主界面,如图1-1所示。
1.新增项目
如图1-1所示,点击项目列表中的〖新增〗按钮,打开新增项目窗口,录入项目相关资料,点击〖保存〗或〖保存&关闭〗按钮即可。
修改与新增界面相同,如图1-2所示。
【字段说明】
●项目编码
同一公司下的”项目编码”不允许重复。
一般来说,其值是项目名称的缩写,方便后续相关功能引用,如:
翡翠绿洲,取拼音的首字母代表其项目编码”fclz”。
当然用户可以根据所需取对应的”项目编码”,只要方便就好。
●项目简称
同一父级项目下的简称不允许重复。
●项目名称
同一公司下的”项目名称”不允许重复。
●项目开始日期、项目截至日期
Ø项目截止日期>=项目起始日期。
Ø对于一级项目只需满足上面的条件即可。
Ø对于二级项目还必须符合条件:
当前项目的起止日期必须在父级项目对象的起止日期范围内。
●占地面积:
指项目开发面积。
●建筑面积:
指该项目下的建筑面积。
●可售面积:
指该项目下的可售面积。
●套内面积:
指该项目下的套内面积。
●是否公建项目:
设置一级项目时不会显示该字段,即一级项目不能设置为公建项目;设置二级项目时会显示该字段,且默认值为否。
提示:
●“新增项目”时,<项目团队>标签页不会显示,只有填写完基本资料并保存后,<项目团队>标签页才会显示并可进行编辑。
●项目最多支持到二级。
●一级项目不能设置为公建项目。
●只有最末级核算对象的公建项目才可以进行〖设置拆分方案〗和〖公建拆分〗操作。
2.引用已建项目
项目作为公共资源,可供多个子系统公用。
为此,可以通过引用功能,引用其它子系统已建立的项目,实现资源的统一。
具体操作步骤如下:
2.1.〖新增〗项目时,系统会判断当前公司下是否存在其它子系统已建立的,而未被当前子系统使用的项目,如果存在,则弹出未被使用的项目列表供用户引用,如图1-3所示;
2.2.在其中选择要引用的项目(注意只能引用最末级项目),点击〖下一步〗,打开该项目的编辑界面,如图1-2所示。
编辑保存后,该项目即被引用到当前子系统中,当前子系统就可以操作该项目了。
3.引入测算项目
如果您购买了投资分析子系统,系统还支持从投资分析子系统中引入测算项目,将投资测算项目的基本信息直接引入过来。
具体操作步骤如下:
3.1.引入测算项目时,系统会判断当前公司下是否存在未被任何系统引入的测算项目(如果某测算项目已经被除投资分析系统外的某子系统引用了,例如项目进度系统,那么其它子系统就不能再引入该测算项目了,此时可以通过”引用已建项目”来引用该子系统的项目);
3.2.如果存在,则打开”引入测算项目”界面,如图1-4所示,列出了所有未被引入过的测算项目;如果不存在,则提示用户没有可供引入的测算项目;
3.3.选择要引入的测算项目,点击〖下一步〗,打开”新增项目”界面,如图1-2所示。
项目的基本信息取自测算项目的基本信息,保存后该项目即被引入到当前子系统中。
1.1.1项目团队结构的建立
项目建立后,需要建立项目团队、团队岗位并建立团队岗位的用户,例如销售团队、服务团队,项目团队主要用于资源化管理,销售系统及租赁系统的线索、机会、客户资源都做了资源化管理,通过岗位的上下级关系来解释用户可访问的资源。
1、维护团队
新增一级项目时,系统会自动创建顶级项目团队,并在项目团队下创建”项目经理”岗位,将新增该项目的操作员加到项目经理岗位下;且这个顶级项目团队及项目经理岗位不允许删除。
一级界面如图1-5:
新增界面如图1-6:
新增二级项目时,系统不会自动创建团队,则该项目引用其父级项目的团队,与其父级项目维护相同的项目团队;如果二级项目与其父级项目不是同样的项目团队,需要建立自己的项目团队,可以通过〖创建团队〗功能来创建二级项目的顶级项目团队,创建后,则二级项目使用自己的项目团队,与其父级项目团队无关。
提示:
●项目的顶级团队只允许存在一个,顶级团队创建后,可在顶级团队下〖新增团队〗;系统支持多级项目团队,子团队可以存在多个平级团队。
2、团队岗位
选择某团队,可以在团队下〖新增岗位〗,为岗位指定上级关系。
系统自动创建的”项目经理”的岗位,会自动赋予该岗位当前项目的数据权限及当前子系统【项目概况】模块的功能权限;项目团队及其子团队下新增的岗位,系统会自动赋予该岗位当前项目的数据权限。
提示:
●可以通过〖功能授权〗功能给岗位授功能权限,通过〖数据授权〗功能给岗位授数据权限。
授权时,只能授当前操作员拥有权限的功能点或数据的权限。
3、团队成员
团队下的岗位建立后,可通过〖添加成员〗为岗位添加成员,添加的成员拥有该岗位的功能权限及数据权限。
警告:
●删除项目团队的岗位成员时要注意,删除该岗位成员后,当前项目下的该成员的资源化数据将无人能用,所以在删除岗位成员时,注意先将当前项目下属于该成员的资源化数据转移给其他成员;
●删除项目团队后,会连同团队下的岗位,及岗位与成员的关系一并删除;
●删除成员时,只是删除该成员与当前岗位的对应关系,并不会真正删除该用户。
1.1产品构成设置
在进行项目成本核算的时候,不同的公司成本核算的精细度不同。
许多公司要求核算到产品一级,这样项目之间的比对才更有针对性。
产品构成设置就是为了进一步细化成本核算信息,在项目基本信息下建立产品级别的核算体系。
在整个成本核算过程中,建立核算体系是进行成本核算的第一步。
建立核算体系应该结合项目的开发地点、规模、周期、方式、功能设计、结构类型、装修档次、层高、施工队伍等因素以及管理的需要和当地的实际情况进行综合考虑。
确定成本核算对象的原则是:
满足成本计算的需要,便于成本费用的归集,利于成本的及时结算并且适应成本监控的要求。
选择系统主界面左导航树中【项目准备】下的【产品构成设置】模块,打开产品构成设置主界面,如图1-10所示。
1、产品构成设置
操作步骤如下:
1)在图1-10中选择最末级项目,点击〖新增〗按钮,打开”新增产品”界面,如图1-11所示。
【字段说明】
●建筑面积、占地面积、可售面积、套内面积
对费用进行自动拆分以及产品分摊时需要用到;增加产品时面积字段允许编辑,且增加的第一个子级产品的面积值等于其上级产品的对应面积值;修改时则只能修改最末级产品的面积值,各产品的面积等于其直接下级产品的对应面积值之和。
●可售套数、可售单价、可售金额
指的是该产品对应在该项目的可售套数、可售均价,系统自动会根据可售均价×可售面积算出项目的可售金额。
●产品类型
选取系统业务参数中产品类型。
该处的产品类型将用来在多项目对比分析的时候确定该产品的类型属性。
●是否公建产品
默认值为否,但若其父级为公建项目或公建产品,则新增子级产品时,该字段的值默认为”是”且不可编辑。
2)在”新增产品”界面输入本级代码、产品名称,选择产品类型,同时输入相关面积信息,保存即可。
3)增加子级产品,则需先选定具体的产品,再进行新增操作。
提示:
●在项目下新增产品记录必须选择最末级项目。
●产品树(包括项目树)最多支持5级,即允许新增到第5级。
●项目下若存在产品记录,则项目对应的面积值由子级产品对应的面积汇总而来。
●核算对象的面积修改时,系统会提示用户需重新计算成本,可以选择立即执行,也可以将此任务暂存,待系统空闲时执行。
警告:
●当前产品如果有子级产品、则不允许删除,如果确实需要删除,则必须先删除其子级产品。
●当前产品如果有成本明细数据(估算成本明细、目标成本明细、调整成本明细),则不允许删除,如确实要删除,则必须先删除其明细数据。
●若当前产品仅有历史记录的估算成本、目标成本、调整成本明细数据,允许新增并会需要在保存时自动删除历史记录的估算成本明细数据。
●若当前产品有产品分摊、合同登记、现金流数据或者在拆分规则中使用,则不允许删除;如确实要删除,则必须先删除其明细数据。
1.2.1核算级别调整
为了便于用户可以根据实际的业务情况对核算对象进行灵活的调整,于是设计了核算级别调整功能。
系统中末级核算对象均以红色显示,选择末级核算对象,点击〖核算级别调整〗按钮,打开调整模式窗口,如图1-12所示,选择调整模式后,确定即可。
警告:
●若当前项目或产品不是末级核算对象,则不允许进行核算对象级别调整。
●若当前项目或产品下有成本科目拆分数据,则不允许进行核算对象级别调整。
●若当前项目或产品下有成本科目分摊数据,则不允许进行核算对象级别调整
●若当前项目或产品下有估算成本、目标成本或调整成本明细数据,则不允许进行核算对象级别调整。
●若当前项目或产品已在拆分规则中使用,则不允许进行核算对象级别调整。
●若当前产品或同级及同级以下产品下有成本科目拆分数据,则不允许向上调整。
●若当前产品或同级及同级以下产品下有成本科目分摊数据,则不允许向上调整。
●若当前产品或同级及同级以下产品下有估算成本、目标成本或调整成本明细数据,则不允许向上调整。
●若当前产品或兄弟产品下已在拆分规则中使用,则不允许向上调整。
1.2.2如何进行公建项目/产品的成本拆分
在实际业务中,诸如游泳池、学校及会所之类不进行销售的产品,应将其投资开发成本分摊到其它可以进行销售的产品中,为此系统引入公建项目/产品的概念,通过建立公建项目/产品,将其开发成本分摊到非公建项目的相应成本科目来进行总成本的核算。
要进行公建项目/产品的成本拆分,需先设置拆分规则,然后系统才可根据设置的拆分规则进行成本的拆分。
具体操作步骤如下:
1)选择最末级核算对象的公建项目或产品,点击〖设置拆分方案〗按钮,打开公建项目/产品拆分方案设置窗口,如图1-13所示。
2)在成本科目列表中选择要分摊的科目,点击”=>“按钮,即可将其添加至分摊科目列表中,若要取消某个分摊科目,则在分摊科目列表中选择相应的科目,点击”<=“按钮即可。
3)在分摊科目列表中逐个选择科目进行分摊比例的录入和分摊模式的选择。
所有分摊科目的分摊比例之和必须等于100%。
系统支持以下五种分摊模式:
按指定比例、按建筑面积、按占地面积、按可售面积、按套内面积。
4)分摊核算对象列表列出了当前公建项目/产品可以分摊的所有核算对象,就每一个分摊科目可以分别勾选对应的核算对象。
若分摊科目的分摊模式选择的是”按指定比例”,则对应分摊核算对象的分摊模式可选择”按比例分摊”或是”按金额分摊”;若分摊科目的分摊模式选择的是”按建筑/占地/可售/套内面积”,则对应分摊核算对象的分摊模式不可选,由系统根据所选的面积类型及所选分摊核算对象相对应的面积值,计算出各个待分摊对象的分摊比例。
5)分摊科目及对应的分摊核算对象均设置完成后,点击〖保存〗即可。
6)拆分规则设置完成后,即可进行公建拆分。
系统支持三种拆分方式,一是直接点击界面1-10中的〖公建拆分〗按钮进行立即拆分;二是在【调度任务】模块中选择”公建拆分重算”任务,点击〖立刻执行〗按钮进行立即拆分;三是在【调度任务】模块中选择”公建拆分重算”任务,手动设置执行时间,由系统在指定的时间进行调度拆分。
提示:
●为公建项目或产品设置拆分规则,保存时,系统会利用调度程序重算被分摊项目或产品及其上级的已发生成本、实际成本、实付成本。
●当公建项目或产品的合同发生变更或增加实付、实际成本时,其成本发生了变化。
所以在完成正常的拆分后,还要进行公建项目或产品的拆分,此时系统会利用调度程序重算被分摊项目或产品及其上级的已发生成本、实际成本、实付成本。
●当项目的面积发生变化,且某个公建项目或产品的成本是按此面积的比例分摊到此项目时,会引发拆分规则的变化,此时系统会提示”需要重算成本,是否立刻执行”,若选择”立刻执行”,也只会立即重算非公建项目和公建项目本身的相关成本数据,公建项目的拆分必须利用调度程序执行。
●按比例拆分的记录的比例之和必须小于或等于100%。
●成本拆分时,如果有按金额拆分的,优先拆到此项目或产品,有多个按金额拆分的,以设置拆分规则时的顺序为准。
●成本拆分时,如果有按比例拆分的,设置的比例值实际上是各核算对象间的比例关系。
例如:
有三个核算对象是按比例拆分的,设置的比例分别是20%,30%,40%,则实际拆分时,拆分到这三个核算对象的金额分别是:
金额×(20%/(20%+30%+40%))、金额×(30%/(20%+30%+40%))、金额×(40%/(20%+30%+40%))。
●如果拆分规则的核算对象的分摊模式全为金额时,则拆分之后不平衡的金额(即多出的金额)补到最后一个分摊核算对象中。
1.2合同类别设置
房地产项目的合同有多种类别,合同登记之前必须先设置合同类别,从而可以对合同进行分类管理,系统采用树型结构显示各种合同类别的层级关系。
选择系统主界面左导航树中【项目准备】下的【合同类别设置】模块,打开合同类别设置主界面,如图1-14所示。
1.如何设置合同类别
如图1-14所示,选择”所有类别”,点击合同类别列表中的〖新增〗按钮,打开”新增合同类别”,如图1-15所示,录入本级代码、合同类别简称等信息,点击〖保存〗或〖保存&关闭〗按钮即可。
此时新增的是一级合同类别,如需新增非一级合同类别,只需选择具体的合同类别,点击〖新增〗按钮即可。
【字段说明】
●本级代码:
手工录入,”父级代码”+”本级代码”在公司内不允许重复。
●合同类别简称、合同类别名称:
合同类别简称手工录入,合同类别名称为各级合同类别简称的累加,中间通过”-”连接。
且合同类别名称在公司内不允许重复。
●变更警戒比例、付款警戒比例:
默认取【业务参数设置】模块”配置类参数设置”中的值,允许修改;合同的变更警戒比例、付款警戒比例会根据此处的设置进行取值。
●同步更新下级类别的变更比例及付款比例警戒线:
选择该选项,则修改比例值时会将下级合同类别的对应字段同步更新,否则不会影响下级合同类别的对应字段值。
提示:
●本级代码、合同类别简称不能重复且为必填项。
●合同类别一旦被使用,就不允许进行删除操作,且合同类别代码会显示为不可编辑状态。
●合同类别简称在任意时候都允许进行修改。
警告:
●合同类别有子级类别则不允许删除,确实需要删除该合同类别,则需要先删除其子级类别。
●合同类别被使用则不允许删除,如果确实需要删除,则必须在【合同登记】模块删除其对应的合同记录。
1.3合作伙伴管理
每个公司一般会开发多个项目,且每个项目都会与许多行业的合作单位发生业务来往,因此需要对这些合作单位的基本信息进行相应的管理。
该模块便是用于管理各公司对应项目的合作伙伴资料,包括合作伙伴的基本资料、考察结果以及与该合作伙伴相关的合同信息。
选择系统主界面左导航树中【项目准备】下的【合作伙伴管理】模块,打开”合作伙伴管理”主界面,如图1-16所示。
1.4.1新增合作伙伴资料
1、如图1-16所示,点击〖新增〗按钮,进入向导输入模式,输入合作伙伴名称。
如图1-17所示。
2、点击”下一步”,填写合作伙伴基本资料,该部分字段均为必填内容,如图1-18。
3、填写完基本信息,点击”确定”按钮后再进入合作伙伴资料修改界面,如图1-19所示。
4、保存或保存&关闭,即可完成合作伙伴的录入操作。
5、若需要修改合作伙伴基本资料时,选择列表中的记录,双击即可打开”修改合作伙伴”窗口进行修改,若该合作伙伴已签订合同,则合作伙伴编号以及合作伙伴名称不允许编辑。
提示:
●匹配合作伙伴
Ø列示所有合作伙伴名称与输入信息相匹配的合作伙伴记录。
Ø通过合作伙伴名称和法人代表来确认是否存在匹配合作伙伴。
Ø选中匹配合作伙伴,点击〖下一步〗,打开第三步。
Ø无匹配合作伙伴,选中新增合作伙伴,点击〖下一步〗,打开第三步。
●填写合作伙伴资料
Ø注册类型默认五个选项:
代理商、合作伙伴、承建商、合作伙伴+承建商、其它。
Ø合作伙伴类别选择框显示的字段中的数据均取自【业务参数设置合作伙伴类别】相对应的选项。
Ø所属公司:
新增合作伙伴所属公司默认当前用户所属公司。
选择框显示数据为整个公司架构。
Ø公司所在省市:
选择框显示数据为【业务参数设置省份及城市】相对应的选项。
Ø供应区域:
选择框显示数据为【业务参数设置省份及城市】相对应的省份选项。
Ø品牌区分:
选择框显示数据为【业务参数设置品牌区分】相对应的选项。
●合作伙伴类别允许多选,选择后点击〖确定〗按钮即可。
●删除合作伙伴资料时,如果该合作伙伴已签订合同,则不允许删除。
●用户可通过<相关合同>标签页查看该合作伙伴作为乙方单位的相关合同信息;同时还可通过〖合同台帐〗按钮切换到合同台帐界面。
●<相关合同>标签页中的金额均为人民币金额。
1.4.2重名合作伙伴
此模块用来对重名的合作伙伴进行管理,选择重名合作伙伴后点”合并”按钮,弹出合并重名合作伙伴界面。
选择合并合作伙伴列表中一条记录作为合并后的合作伙伴记录,其余记录将被删除且所对应的业务指向合并后的合作伙伴记录,界面如图1-20所示。
提示:
●选择重名的合作伙伴(至少两条记录)点”重名”按钮进行重名操作。
●合作伙伴类型不一致的合作伙伴合并时,系统会给出提示,用户确认是否继续合并。
●合作伙伴类型不一致的合作伙伴合并时,选中的合作伙伴作为合并后的合作伙伴记录,其余记录将被删除且所对应的业务指向合并后的合作伙伴记录。
●合作伙伴重名操作后,在重名合作伙伴列表中不再显示该合作伙伴记录。
1.4业务参数设置
系统在正式使用前必须清空之前的演示数据并进行初始化操作,主要是录入基础数据、设置相关参数,其中参数主要有:
合同类别、变更比例警戒线、付款比例警戒线、是否启用工作流、项目状态、合作伙伴类别、材料类别、变更类型、变更原因、款项类型及款项名称、结算类型及结算方式等。
选择系统主界面左导航树中【项目准备】下的【业务参数设置】模块,打开”业务参数设置”主界面,如图1-21所示。
1.5.1配置类参数
如图1-21所示,点击”配置类参数设定”超链接,即可打开”配置类参数设定”界面,如图1-22所示。
目前系统中配置类参数全为公司级参数,也就是在每个具体的业务公司下都可以分别进行设置,不会相互影响。
配置类参数分为系统参数、工作流参数、现金流参数四类,下面逐一进行说明:
●启用工作流参数
主要是设置相关业务处理中是否启用工作流,包含以下参数:
1.启用合同审批:
控制在合同审批时是否启用工作流。
2.启用合同变更审批:
控制在合同变更审批时是否启用工作流。
3.启用付款审核审批:
控制在合同付款审批时是否启用工作流。
4.启用月度资金计划审批:
控制在月度资金计划审批时是否启用工作流。
●系统参数
主要是设置系统初始化的一些参数,包含以下参数:
1.变更比例警戒线:
默认的合同变更比例控制线,新增一级合同类别时会取该参数作为变更比例警戒线的默认值。
2.付款比例警戒线:
默认的合同付款比例控制线,新增一级合同类别时会取该参数作为付款比例警戒线的默认值。
3.公司统一成本科目级数:
公司内统一的成本科目控制级别,级别以内的成本科目数据不允许各项目自行修改,只能在公司下进行维护。
4.是否要求百分百分解付款计划:
控制当合同的动态金额没有百分百制订付款计划时是否需要提示用户。
5.合同付款条件是否自动传到付款计划:
控制新增合同时录入的付款条件是否自动传递到合同的付款计划中。
6.动态成本控制级数:
默认值为3,该参数与动态成本的计算有关,具体见动态成本。
7.是否启用外币合同:
默认值为否,若设为”是”,则新增合同时可以为合同选择币种;否则,不能选择币种。
●现金流参数
主要是设置”现金流”相关模块中所使用到的参数,包含以下参数:
1.现金流预测成本科目级数:
控制”现金流”相关模块中成本科目数的显示级数。
该参数在”目标投放计划”、”资金计划管理”模块中使用。
1.5.2项目准备参数
项目准备参数主要有项目状态、编码规则、合作伙伴类别、材料类别、材料使用项目,下面逐一进行说明:
●项目状态
设置系统中项目的状态参数,主要包含:
筹备、在建、结案等状态。
●编码规则
设置材料、合同、非合同、变更单的编号规则,用户可根据实际需要自行设置,编码规则设置完成后,增加材料、合同、非合同、变更单记录时,对应的编号会根据设置的规则自动生成,此时再修改的编码规则不允许保存。
●合作伙伴类别
设置合作伙伴的类别,便于合作伙伴的分类管理。
●产品类型
设置全集团统一的产品类型,为集团对不同产品数据的成本和销售收入对比分析提供支持。
●标段
设置材料使用的标段信息,为甲供材管理提供支持。
●省份及城市
设置省份和城市,为合作伙伴管理中的合作伙伴信息提供支持。
1.5.3合同订立参数
●税目设置
设置房地产企业中涉及到的印花税类别,在”印花税管理”模块中使用。
1.5.4合同执行参数
合同执行参数主要有变更类型、变更原因,下面逐一进行说明:
●变更类型
设置合同变更的类型,主要有:
设计变更、现场签证等,在”合同变更”模块中使用。
●变更原因
设置合同变更的原因,主要有:
施工图错、漏、缺;建设标准改变;增减工程;业主要求等,在”合同变更”模块中使用。
1.5.5合同付款参数
合同付款参数主要有款项类型及款项名称、币种、付款银行、结算方式,下面逐一进行说明:
●款项类型及款项名称
设置合同款项的类型及名称,在”付款计划”、”付款登记”模块中使用。
●币种
设置合同款项的币种,用户可以根据实际业务需要进行个性化设置,一般包含:
人民币、美元等。
●付款银行
设置合同款项的付款银行,用户可以根据实际业务需要进行个性化设置,在”付款登记”模块中使用。
●结算方式
设置合同款项的结算方式,用户可以根据实际业务需要进行个性化设置,在”付款登记”模块中使用。
第二章目标成本
目标成本形成的过程主要是实际业务中估算成本与目标成本的产生、逐步细化、层层修订、最终确定的形成过程。
包括从新项目发展阶段(估算成本)→产品定位(目标成本测算一)→规划设计(目标成本测算二)→扩初设计阶段(目标成本测算三)→施工图设计完成(目标成本)。
2.1成本科目设置
建立成本核算对象体系后,需要建立成本科目,也就是成本核算的科目类别。
部分企业可能存在财务核算与成本核算的科目不一致的情况,建立时需要在大类进行统一。
设置成本科目是进行成本核算准备工作的第二步。
系统提供三种设置成本科目的方式:
一、在公司下直接增加公司级成本科目,在一级核算对象下直接增加非公司统一成本科目级;二、通过引入的方式引入其它公司或核算对象下的成
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