会议前期筹备方案.docx
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会议前期筹备方案.docx
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会议前期筹备方案
会议前期筹备方案
Preparatoryplanfortheconference
编订:
JinTaiCollege
会议前期筹备方案
前言:
本文档根据题材书写内容要求展开,具有实践指导意义,适用于组织或个人。
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一、筹备期工作内容提要
1、酒店会议室、专访场地的确定:
时间:
11月14日
落实:
已落实——浦东香格里拉北京厅(10:
30~11:
30媒体专场;13:
30~17:
30渠道专场)是否需要上网端口是2、背景板:
时间期限:
11月8日完成制作背景板(5*2)
11月10日发送至SC公司查看背景版、易拉宝制作成品11月13日晚成品到达会场,14日早开始布展
落实:
——搭建背景板是否需要专业公司协助是
3、会议相关材料准备
4、到会媒体确认,邀请
时间期限:
11月8日第一次提交到会媒体名单
11月12日确认到会媒体名单
11月14日媒体签到,发车马费及公司资料,小礼品袋
注意事项:
媒体的邀请对会议的成功起了决定性作用,在媒体邀请过程,厂商人员或者公关公司对记者进行会议相关内容的前期教育,使记者在到会之前对SC及会议有一定的认识,到现场时能很快理解会议主题,也有利于记者后期的传播工作的开展。
5、主持人的确认
暂定:
6、礼仪,签到
上讯:
场内外签到处接待人员分工:
A、场外嘉宾签到处接待人员:
B、负责上午媒体专场的记者领位
C、会议进程中发放礼品,递送话筒
7、鲜花
时间期限:
11月10日预定
11月13日再次确定
11月14早10点送至会场
8、礼品
时间期限:
11月11日确定
11月13日送至会场
9、摄像、照像
摄影:
摄像:
无
会前现场协调期
(11月14日上午8:
00-10:
00)
一、现场前期协调总负责:
备注:
8:
00:
部分参加会议的工作人员必须准时到现场,检查工作。
8:
00—9:
00项目协调人需落实易拉宝、指示牌、签到台、背景板、等相关物料是否到位。
(一)背景板,易拉宝:
背景板一块,易拉宝数量6个,安装摆放到事前安排的地点处。
(二)电子指示牌:
指示是否明确,来宾是否能比较容易的找到参会地点,根据需要随时进行协调。
(三)签到台:
摆放在会场门口。
签到台需用鲜花做装饰。
“媒体签到处”、“嘉宾签到处”牌各1个、“请赐名片”牌:
1个、名片托盘1个是否都放置到位。
(四)体验区:
3米长,摆放在会场内预定处,产品台需用红色围台,做装饰。
厂商此时需进行体验区的设施安装调试。
(五)设备调试:
协调酒店服务人员调试设备,投影仪,音响。
(六)资料袋:
13日下午装袋
资料是否已全部装袋,装完的资料袋是否已放置各个签到台处固定的.地方,放置的地方拿取是否方便。
(七)会场布置:
座位是否充足,每个座位上是否摆放好纸和笔,饮料是否到位。
灯光是否明亮,投影时间的暗光灯亮度调节,无线话筒是否准备就绪,鲜花是否摆放好。
检查播放PPT的笔记本电脑内PPT
是否准备完整,备用的笔记本也是否调试好。
笔记本与投影仪的切换是否正常。
二、现场中期协调主要负责人:
主持人:
主持人再次核实串讲词,服装是否到位。
会场内开始播放宣传短片,直到会议开始前1分钟停止。
烘托现场气氛。
14:
00:
会议正式开始
会场保持安静,灯光、音响、投影师,做好各项工作准备。
主持人、礼仪等需上台相关人员做好各项工作的准备。
三、发布会正式议程负责人:
双肩背包发送:
建议由发言人根据发言内容提出数个小问题,吸引来宾回答,增强听讲时的注意力且拉动现场气氛。
会务前期准备工作
会议的设计与策划服务:
根据实际要求和费用预算、提供整体策划,明确开会的目的、性质并做好宣传工作。
确认开会时间、与会人数及布置要求。
1.公关礼仪服务:
礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等
人员的准备。
2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
3.选择会议场地。
4.准备会务用品(代表证、餐票、横幅等),收集、整理、印制会议内容
梗概和装订会议资料。
5.发邀请函,会议通知,整理会议回执,参会名单整理并列表。
6.会议酒店预订,用餐安排(预算:
餐费和酒店费用预算),车辆安排(落
实接站人员及车辆的安排)。
7.签到准备工作:
如签到簿、横幅等。
会议过程服务:
1.会场协调管理工作。
(会场资料收集、整理与分发)。
2.秘书事务服务及翻译(同声或资料翻译)服务。
3.根据人数和要求,确定会议的台形并根据要求摆放。
根据要求先将所需的各种用具和设备准备好(会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议
牌),并要求台面整洁,各种用具干净、齐全、摆放符合标准。
按要求将所需用设备摆放就位,并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视
机、录像机、投影仪等。
会议开始前半小时,各项准备工作到位(备好充足开水、调试音响,开启灯、
空调〈22-24〉)。
4.根据要求,将指示牌放在特定位置。
5.礼仪接待小姐开会前30分钟,在门口等候。
6.会议的全程服务
当参会来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。
先到达的客人入以后,提供茶水服务,会议人数到齐后。
通常每半个小时左右为代表添加茶水等,特殊情况要按代表要求服务。
会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。
会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。
7.会议录像,摄影,广告宣传,会议纪念品。
8.会议留念拍照,意见反馈。
观光考察服务:
会后安排参观、考察等活动。
为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。
会展后期服务:
票务服务:
为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。
接送车服务:
为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。
会议结束时服务:
会议结束,礼仪小姐和服务员应站在门口,微笑着向客人道别。
会议结束,仔细地检查一遍会场,看是否有遗忘的东西和文件等。
将会议用具、设备整理好,关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。
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