最简单的现金流水账数据透视表分析法.docx
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最简单的现金流水账数据透视表分析法
最简单的现金流水账数据透视表分析法
首先说明,本人非专业会计,数据透视表也极不熟悉,仅自己试着玩,当然是原创。
以前做过单位现金流水账,经常需要月、季度、半年、全年分析账目收支情况,即收入、支出主要是哪些项目等。
每次都去计算,那就太麻烦了。
其实用数据透视表,就可以一劳永逸,设置好后,会自动生成月、季度、半年的收支汇总情况,很是方便,下面以EXCEL2010为例。
下图即为数据透视表分析的结果:
当然,要制作现金流水账的数据透视分析,也得象纸质做原始账一样录入原始数据,且录入时有一定的规范(简单)要求,如下图:
原始数据录入格式,几乎与纸质账一样,当然你也可以增加“记账号”等内容,但就象上图的摘要一样,对数据透视表无大碍,可以忽略不计。
为了后面好操作,注意:
凡是“收入”在后缀上“收入”两字,凡是“支出”在后缀上“支出”两字,录入要按账目产生的时间为序。
原始数据录入完毕,选中其录入的所有内容后,在EXCEL2010上依次操作:
插入→表格→弹出的对话框直接确定,如下图:
(如果是一次性的,不再录入数据的话,此步可以不要。
如果今后要继续在此表中增加数据,则必须这样做,才能建立动态的数据透视表,今后再录入数据后,只需按一下“刷新”,就是最新数据汇总分析。
)
1、创建数据透视表:
将光标放在上面列表中任意单元格,如A9,点击:
插入→数据透视表→弹出“创建数据透视表”对话框→直接确定。
2、这时就会自动打开一张新工作表,在新表中有数据透视表(暂无数据)、数据透视表字段列表(一般在表的右侧,因设置不同,外观略有差异),如下图。
将鼠标对准“数据透视表字段列表”中的“时间”按下左键不放,拖动“时间”到下面的“行标签”下方框内,用类似方法将“项目”拖到“行标签”内,将“收入”、“支出”拖到右下角的“数值”内。
如下,即为拖动的初步透视表,但时间和项目显示不便于查看,且由于原始数据的收入、支出列内有空格,数据透视表默认以“计数”来汇总,应当调整为“求和”来汇总,才能显示原始数据。
下一步我们将进一步调整。
3、数据透视表调整:
首先,将光标定位于收支列中任意单元格,如B4,点右键→值汇总依据→求和,即可将“计数”变为“求和”而显示收入的具体数值,用类似方法把支出改为原始数值。
下图为“收入”、“支出”均以“求和”方式显示原始数值。
4、接下来为了美观,进一步调整透视表。
单击透视表中任意单元格如A10,调出“数据透视表工具”→设计→报表布局→以大纲形式显示。
如下图:
“以大纲形式显示”后,透视表由原来的三列变为四列,更加直观,见下图
5、接下来,我们为了便于更好地汇总分析,我们将对“收入”、“支出”、“时间”进行组合。
左键点击表中“项目”右侧倒三角形,弹出下拉菜单→标签筛选→结尾是,将弹出对话框,如下图
在弹出的“标签筛选(项目)”对话框的“结尾是”右边输入“收入”并确定。
如下
则将显示所有结尾是“收入”的项目,如下
6、用鼠标选中“项目”下面所有“收入”后,依次点击:
数据透视表工具→选项→找到“分组”
卡→将所选内容分组。
这时就会新增一列“项目2”,其下为“数据组1”。
单击“项目2”单元格,在上方的编辑栏(只能在编辑栏内操作)内将“项目2”改写为“类别”,并“回车”即可。
选中第一个“数据组1”,用上述方法将其改为“收入”,效果如下:
上图显示的全为“收入”项目内容(实际为筛选为收入),点击“项目”右侧的筛选图标,在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”,即可将项目中所有内容含支出内容都显示出来。
重复上面的第5、6两步操作,将“项目”的“支出”组合起来,效果如下图:
然后,再单击“项目”右侧的筛选图标,在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”,则所有收入、支出内容都显示出来,如图:
7、对现金流水账,一般是按月来进行汇总分析,那么我们就将“时间”按月进行组合。
先选中所有“时间”,再依次:
数据透视表工具→选项→分组→将所选内容分组→弹出“分组”对话框→“起始于”、“终止于”前默认为勾选保持不变(如未勾选就勾选上)→“步长”中选中“月”→确定。
如下图
下图即为按月汇总的现金收支流水账
大家看了上图,只有“收入”、“支出”没有“余额”,下面我们将通过“添加计算字段”的方法来求出“余额”。
8、将光标定位在透视表中数值区域任意单元格,调出“数据透视表工具”→选项→“计算”组→计算字段→弹出“插入计算字段”对话框→选中对话框中“名称”右侧中内容“字段1”并改写为“空格(键)+余额”(因原始数据表中有“余额”一项,此处加空格是为了区别,否则不能操作)→将对话框中“公式”右边的“=0”的“删除”将光标定位在“=”后面,用鼠标单击对话框下边“字段”中的“收入”,则“公式”变为“=收入”,然后收入后面输入“-”号,再点击“字段”内的“支出”,从而将“公式”改写为“=收入-支出”,然后确定即可。
请参见下两图:
下图为增加“ 余额”计算字段后的效果,但其中的余额仅为每一行收入、支出相减的余额,并不是我们想要的余额。
9、单击余额中任意有数值的单元格,右键调出下拉菜单→值字段设置→弹出“值字段设置”对话框→值显示方式(下方默认一般为“无计算”)→点击值计算方式下输入框右侧下拉箭头,将默认值改为“按某一字段汇总”→再在其下方的“基本字段”内选择“时间”→确定。
即可按时间来汇总余额。
如图:
10、单击数据透视表内任意单元格如D9,调出“数据透视表工具”→设计→找到“布局”级→点击“分类汇总”图标→在组的底部显示所有分类汇总,即可得到以“时间”月为单位的分类汇总表,在每月的底部就有当月收入、支出、余额的汇总数据,分别见下图:
但上图先显示“支出”后显示收入,与日常做账不一致。
适当调整即可:
左键单击“类别”右侧的下拉箭头(倒三角形),在弹出的排序筛选菜单中,选择“升序”即可。
如下图:
通过以上步骤,现金流水账按时间进行分类汇总就出来了,当然上表还可以进一步进行美化。
且如果现在仅为到2月底的数据,3月又在原始数据表中新增数据后,也不用重新再制作透视表,只需到透视表中刷新即可,操作如下:
单击数据透视表任意单元格,调出“数据透视表工具”→选项→找到“数据”组里的“刷新”→点击“刷新”即可,这时透视表会自动将3月的结果按原来的分类汇总方式自动生成分析表。
如下图:
按上述方法,作出好现金流水账数据透视表后,今后直接在原始数据里新增数据,然后到数据透视表里“刷新”,就可以得出最新的汇总分析结果,很方便。
也可以在“数据透视表字段列表”中“数值”框内的“收入”、“支出”拖出,就更直观,自己摸索。
本人菜鸟,纯属为了自己方便,搞起玩的,绝对原创,如有不对之处,敬请谅解。
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