办公用品管理流程.docx
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办公用品管理流程.docx
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办公用品管理流程
办公用品管理流程
办公用品管理流程
1目的
本文件规定了XX农村银行(以下简称“本行”)办公用品管理的流程及控制要点,旨在加强办公用品管理,规范采购、领用、保管等行为,控制行政性支出。
2适用范围
本文件适用于本行办公用品管理活动。
3定义、缩写与分类
3.1定义
办公用品:
是指因工作需要采购的除固定资产外的各类日常用品。
3.2缩写
无
3.3分类
1)办公设备:
包括保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、钥匙箱、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机等;
2)电脑耗材:
包括各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标、鼠标垫、键盘、电脑清洁用品、耳机等;
3)数码系列:
包括U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头等;
4)办公用纸:
包括复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品等;
5)办公用笔:
包括白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔等;
6)财务用品:
包括点验钞机、支票打印机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮账芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封等;
7)本、簿类:
包括记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、电话簿、活页簿等;
8)桌面用品:
包括笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉等;
9)资料管理:
包括文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒等;
10)文件夹册:
包括板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋等;
11)测绘用品:
包括绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺等;
12)装订用品:
包括装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、凭证装订机等;
13)日用劳保:
包括日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池等;
14)商务礼品、案头摆设等。
4职责与权限
部门/岗位
职责与权限
不相容职责
主管领导
审批办公用品年度和月度采购计划。
9)办公用品保管人员应加强库房管理和消防工作,防止失盗、失火、失潮。
任何
人未经允许不得进入办公用品库房,不得挪用办公用品及其他物资。
库房要做到类别清楚、码放整齐。
10)办公物品仓库应定期清点,清点工作由综合办公室主任组织。
清点要求做到账实一致,如果不一致必须查找原因,然后调整清单,使两者一致。
11)各部门、分支机构要指定专人负责领取办公用品,领用办公用品应填写《办公用品领用单》。
12)领用时,要做到当面点清,在确认物品名称、规格型号、数量无误后,领用人在《办公用品领用单》上签字。
13)价值较大的耐用办公用品因使用时间过长需要报废更新的,使用人应提出报废、更新申请,经部门负责人审核和本行主管领导批准后,到综合办公部门办理报废更新手续。
14)同意报废的耐用办公用品须交回综合办公部门集中处置。
对决定报废的耐用办公用品要做好登记,在报废处理清册上写清办公用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
6流程描述与控制要求
阶段
环节
风险点
6.1采购
环节名称:
收集需求、编制计划
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
后勤服务岗;
职责要求:
收集需求,编制计划
操作规范:
综合办公部门后勤服务岗收集各部门、分支机构上报的《办公用品需求计划表》(附件一),汇总编制本行办公用品年度和月度采购计划,报综合办公室主任审核。
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
审核采购计划
操作规范:
1)审核本行办公用品年度和月度采购计划的必要性和合理性,及时报主管领导审批;
2)临时追加的零星采购计划,也必须经综合办公室主任审核同意后报主管领导审批。
风险描述:
对采购计划审核把关不严,违规审核通过不必要的采购计划,办公用品日常购置混乱,浪费行政资源。
风险等级:
低风险
控制措施:
实施计划和预算控制,按内审频率实施内部审计。
控制部门:
行长;
控制岗位:
主管领导;
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
主管领导;
职责要求:
审批采购计划
操作规范:
1)审批本行办公用品年度和月度采购计划,确定是否符合厉行节约原则;
2)审批临时追加的办公用品采购计划,确定是否必须追加计划,是否确因工作需要。
环节名称:
采购
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
后勤服务岗;
职责要求:
按审批的采购计划采购办公用品
操作规范:
1)办公用品采购要双人同行,要遵循货比三家、明码标价和公开、公正、公平的原则;
2)对大宗商品(一次2万元以上)必须按照《集中采购管理操作流程》进行采购,其中需要招标的,综合办公部门应根据拟采购的办公用品用途,按照《招标操作流程》组织相关部门成立招标小组,以招标方式采购。
3)采购的办公用品必须是由合法的市场主体生产的合法产品,有保质期要求的办公用品必须在保质期内。
风险描述:
未正确履行岗位职责,超采购计划品种、规格、型号、价格、范围等采购办公用品;或未坚持货比三家的原则采购办公用品,支出超计划,造成不必要的行政资源浪费。
风险等级:
中等风险
控制措施:
对采购行为进行日常监督,每月不少于一次内部自查。
同时,实施必要的内部审计,及时发现违规采购行为并进行纠正,必要时对责任人采取处罚措施。
控制部门:
综合办公部门;内部审计部门;
控制岗位:
主任岗;经理岗;
6.2保管
环节名称:
入库保管
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
后勤服务岗;
职责要求:
按规定妥善保管采购及库存的办公用品
操作规范:
1)填写《办公用品入库单》(附件二),采购和保管双方签字确认,采购结束后三日内必须完成;
2)采购和库存的办公用品必须登记造册(附件三),综合办公部门必须做到每月一次盘点和检查,内部审计部门应按内审工作频率组织开展办公用品管理情况的检查;
3)应加强库房管理,防止失窃、火灾、失潮;库房禁止其他无关人员出入,库房保管人员不得挪用物资。
6.3领用
环节名称:
申请领用
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
申请领用
操作规范:
各部门、分支机构根据实际需求领用办公物品,填写《办公用品领用单》(附件四),经本部门、分支机构负责人审核同意后,上报综合办公部门领取。
环节名称:
审批
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
审批领用申请
操作规范:
审批各部门上报的办公用品领用申请,确定是否在需求计划之内,是否确因工作需要,并在《办公用品领用单》(附件四)上签署是否同意领用的明确意见。
风险描述:
违规审批,审批通过不合理的领用申请,造成资源浪费,削弱了办公用品领用环节的控制力。
风险等级:
中等风险
控制措施:
通过本条线自查发现并及时纠正;通过内审纠正违规审批行为。
控制部门:
内部审计部门;
控制岗位:
经理岗;
环节名称:
发放
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
后勤服务岗;
职责要求:
按审批的领用单发放办公用品
操作规范:
1)发放办公用品时,要做到当面点清,在确认物品名称、规格型号、数量无误后,由领用人在《办公用品领用单》(附件四)上签字确认;
2)对耐用办公用品的使用人或负责保管人员要登记造册备查;
3)凭领用单在《办公用品登记簿》(附件三)上登记,销记发出物品,结出账面库存。
办公用品保管人员应每月进行一次库存盘点,确保账实相符。
7检查监督
牵头检查部门
检查内容
检查频次
报告路线
检查结果利用
综合办公部门
1)办公用品采购、保管、发放程序是否符合规定和要求;
2)库存办公用品账实是否相符。
每月一次
主管领导
规范办公用品采购、保管、发放程序。
内部审计部门
办公用品采购、保管、发放制度执行情况。
按内审工作频率
审计委员会
持续改进
8附件
附件一:
《办公用品需求计划表》
附件二:
《办公用品入库单》
附件三:
《办公用品登记簿》
附件四:
《办公用品领用单》
附件一:
办公用品需求计划表
申报部门:
年月日
序号
品种
规格
数量
备注
部门负责人
意见
综合办公部门意见
主管领导
意见
附件二:
办公用品入库单
入库时间:
序号
品种
规格
采购数量
备注
采购人员签字
保管人员签字
附件三:
办公用品登记簿
品种
规格
出/入库日期
采购量
领用量
结存量
领用人/保管人
注:
本登记簿按办公用品种类设置。
附件四:
办公用品领用单
领用部门:
时间:
序号
品种
规格
领用数量
备注
领用人签字
部门负责人意见
综合办公部门
意见
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