关于对公司文件进行统一编号管理的规定.doc
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关于对公司文件进行统一编号管理的规定
为加强管理,提高管理的科学化、规范化,特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号,实现文件编码唯一性。
一、编号规则:
文件号由主文件号和辅文件号组成,辅文件号根据需要设置,在
主文件号的基础上制定。
主文件号由五部分组成,辅合同号由三部分组成。
示例如下:
□□□□□-□□□
12345678
子文件顺序号
子文件代号
文件分项代号
文件顺序号
公历年号
业务部门代号
文件类别代号
公司代号流水号
说明:
由1、2、3、4、5组成主文件号;6、7、8组成辅文件号。
主文件号部分
1、公司代号:
集团:
YT
牡丹:
MD
2、文件类别代号:
用字母表示
TX-公司体系管理文件
HT-公司合同管理文件
ZD-公司制度管理文件
WJ-公司其他文档文件
3、业务部门代号:
A-公司
B-运行管理中心
C-商务支持中心
D-资本运营中心
E-市场营销中心
F-项目管理中心
G-计算机事业部
H-光电事业部
J-系统集成部
4、文件年号:
指文件编发日的日历年,如2010年签定的合同,
合同年号为2010
5、文件顺序号:
数字表示,从001到999
辅文件号部分
6、文件分项代号:
根据需要对主文件类别再分类或分项。
其中:
公司体系管理文件分类
Q-质量体系
H-环境体系
E-职业健康体系
公司合同管理文件:
字母R-Z表示
R-软件开发类合同
S-运维服务类合同
T-集成(工程)项目类合同
U-商务事务类合同
V-物资采购类合同
X-产品销售类合同
Y-合作协议类合同
Z-其他类合同
公司制度管理文件
W-文本文件
L-流程文件
B-表单文件
公司其他文档文件
待定。
7、子文件代号:
实施分项文件时需再分类拆解形成子文件,
用数字1到9表示。
其中:
合同分项中子文件代号规定:
1-工程分包合同
2-劳务分包合同
3-采购合同
4-订货合同
5-商务合同
6-服务合同
7-其他合同
其他分项子文件代号各部门可自行规定,报体系运行管理办公室备案。
举例说明:
市场营销中心市场部(部门代号2010年3月以牡丹公司签定某小区系统集成项目合同,为该中心第8个合同,则主文件(合同)号为MDHTE2010008。
采购部为执行该项目进行产品采购签定采购合同时,且为该项目第一个子合同,则辅合同号为T3001,该合同全号为MDHTE2010008-T3001。
二、使用规定
1.各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。
2.各部门/单位进行合同盖章时,在申请单上注明合同号,办公室备案。
合同签定完成后需归档资质办,并建立台帐管理。
其他文件编制、归档时,在文件封面注明编号。
二〇一〇年三月五日
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- 关 键 词:
- 关于 公司 文件 进行 统一 编号 管理 规定