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档案规范
档案管理规范
1总则
1.1为了加强公司档案管理工作,有效地收集、整理、存放、保护和利用档案,为公司的发展更好地服务,根据国家档案管理有关规定,并结合公司实际情况,特制订本规定。
1.2《企业档案管理规定》(国家档案局、国家经贸委、国家计委档发[2002]5号,2002年10月12日施行)。
1.3本规定明确了档案管理部门、收集、归档、整理、移交、利用、鉴定、销毁、保密、检查和奖惩等内容。
1.4公司档案是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据,是企业信息资源的重要组成部分,任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。
1.5公司各单位全体员工要有深刻的社会档案意识,任何部门和个人都有维护档案完整和安全的义务,都有权抵制和检举违反档案法律、法规、规章的行为。
1.6本规定适用于公司各单位。
2档案管理体制、机构及其职责
2.1公司行政人事部作为本企业档案工作的主管部门,统一管理本单位各类档案(除财务类以外),统一
领导本企业的档案工作,贯彻执行国家有关档案法规,制订本公司档案管理规章制度和工作标准,并负责对公司各单位档案工作进行指导、监督和检查。
2.2公司行政人事部设置档案兼职管理人员,并负责本单位的档案管理工作。
3档案的种类
3.1本规定所指档案是指企业在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。
(1)按记载反映的内容可分为:
文书、工程档案等。
文书档案主要包括:
行政人事管理类、机关业务管理档案等;工程档案主要包括:
招投标文件、施工合同、图纸、决算报告等。
(2)按载体形式可分为纸质、音像及其它实物档案等。
主要载体有:
纸、胶片、光盘等。
4文件材料的收集和积累
4.1凡是公司在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。
4.2各种文件材料的收集和积累,根据工作性质,由各相关部门和相关人员负责。
4.3档案管理员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识,如发现该存而未存的文件材料,应及时向有关人员索取。
4.4文件材料的收集要完整、准确、及时,有附件的应同时收集附件。
5文件材料的归档
本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经整理交公司行政人事部档案管理员保存的过程。
5.1归档范围
企业在发展过程中,项目在筹备、成立、施工、管理过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。
5.2归档时间
(1)管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
(2)工程项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
(3)企业员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
(4)磁带、录像带、录音带、照片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
(5)变更、修改、补充的文件材料应随时归档。
(6)其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。
5.3归档要求
(1)归档的文件材料应齐全、完整、准确。
(2)归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
(3)归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
(4)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
(5)归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
(6)两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件材料,合作单位保存与承担任务相关的正本文件。
(7)任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。
如不按要求归档的,应追究有关当事人或部门的责任。
5.4档案的整理
5.4.1档案的整理分为两步进行:
(1)档案归档以前,文件材料形成后,应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。
(2)档案归档以后,由公司行政人事部档案管理工作人员进行最终整理。
5.4.2公司各单位每年6月份(含)前将本单位上年度的纸质档案目录报送行政人事部档案管理工作人员备案。
5.5档案的移交和接收
5.5.1移交、接收要求
公司行政人事部档案管理工作人员负责接收公司各部门永久性保存的档案及公司各部门形成的管理类归档电子文件。
5.5.2移交、接收检验
(1)在进行档案移交、接收之前,档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验,检验合格后方可接收。
(2)对检验不合格的档案,应退回移交部门重新整理,合格后方可接收。
5.5.3移交、接收手续
移交档案应编制移交清册,交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册一式二份,由交接双方各留一份以备查考。
6档案的利用
6.1公司员工因工作需要,需从档案管理部门查阅或借阅档案时,查阅或借阅本人职能范围内的一般性档案,办理查阅借阅登记即可。
见附件:
《档案借阅登记表》
6.2外单位员工因工作需要查阅档案,须持单位介绍信并经有关领导批准。
6.3查阅档案应由档案管理人员提供,档案查阅或借阅人未经允许不得进入档案室。
6.4档案借阅人对借走的档案必须妥善保管,必须对档案的安全、保密和完整负责,不得随意乱放和毁损、
涂改档案的内容,更不得随意转借他人,未经行政人事部同意不得擅自复制。
6.5档案借阅人在办理完有关事项后应及时归还或在指定的期限内归还所借档案。
在没有特殊情况下逾期不归还并经催还仍不归还者将严肃处理。
6.6借出后归还的档案,档案管理员须逐件逐页检查,如发现问题,应及时报告有关领导,以便调查处理。
6.7档案在利用或公布时,不得损害国家、社会和其他组织的利益,不得侵犯他人的合法权益。
7档案的鉴定和销毁
7.1行政人事部应定期对所保管的档案进行鉴定,对确无保存价值或保管期满的档案,可确定销毁。
7.2档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。
在档案管理负责人的主持下,组成档案鉴定、销毁小组,负责档案的鉴定、销毁工作。
7.3经过鉴定,需要销毁的档案,经本企业法定代表人批准,方可销毁。
经过鉴定仍需保存的,应重新划分保管期限。
7.4销毁档案时,必须由2人以上在指定地点监销。
档案销毁必须编造《档案销毁清册》,销毁人和监销人员必须在销毁清册上签名。
7.5档案销毁清册要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。
8档案室的管理
8.1存放档案必须使用专用档案柜,档案柜标识应醒目、便于查找。
8.2档案排列应按照年度、类别和案卷(档案盒)的次序,自左向右、自上而下排列。
8.3档案室应保持清洁、卫生、整齐,严禁存放与档案无关的物品。
8.4档案室应配备安全保护措施,切实做好防火、防盗、防潮、防热、防尘、防虫、防鼠、防污的科学保护工作,尽力延长档案寿命,维护档案的完整与安全。
8.5.档案室与办公室分开,门随开随锁,灯随开随关,非档案工作人员未经允许不得进入档案室。
9档案保密制度
9.1档案工作人员工作中不传密、不泄密、不探听秘密。
9.2档案工作人员在收到重要文件材料后应立即收存整理,不得随意摆放。
9.3涉密档案,必须妥善保管。
原则上不得复制,不得抄录。
9.4涉密档案,若需查阅或借阅,应严格履行审批手续。
原则上不借出档案室,如确有必要借出,借阅人必须对档案的保密和安全负责。
10奖惩规定
10.1凡是违反国家和公司档案有关规定的,对有关责任人将视情节进行处理;情节特别严重、触犯了国家刑律的,将依法送交司法机关处理。
10.2对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,应严肃进行处理。
10.3由于保密工作差错或失误,造成档案泄密者,应视情节进行严肃处理。
11附则
本规定由行政人事部负责解释。
本规定自下发之日起施行。
附件:
1.档案借阅登记表
2.档案销毁清册
档案借阅登记表
借阅日期
借阅内容
份数
借阅人
借阅部门
联系方式
借阅用途
提供人
批准人
回收人
回收
日期
备注
附表3
档案销毁清册
序
号
案卷或文件题名
年度
目录
号码
卷(盒)号
或文号
卷(盒)内文件页(件)数
原期限
销毁
原因
销毁
日期
销毁人
监销人
备注
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