江苏龙昌建设行政管理制度汇编.docx
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江苏龙昌建设行政管理制度汇编.docx
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江苏龙昌建设行政管理制度汇编
目录
1、总则·································································第1页
2、管理部门·······························································第2页
3、办公用品管理规定·······················································第2页
4、办公设施管理规定·······················································第5页
5、文件、文函管理规定·····················································第7页
6、印鉴管理规定···························································第10页
7、图书管理规定···························································第12页
8、介绍证明管理规定·······················································第13页
9、企业邮箱管理规定·······················································第14页
10、钥匙管理规定··························································第15页
11、附则································································第16页
12、附录································································第16页
1.总则
1.1制定目的
为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化,迸一步加强管理和协调,明确办公程序,提高办公效率,保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展,制定本制度。
1.2适用范围
适用于公司全体员工
2、管理部门综合办公室
3、办公用品管理规定
3.1办公用品的分类:
3.1.1低值易耗品:
1
签字笔
2
圆珠笔
3
铅笔
4
刀片
5
胶水
6
胶带
7
大头针
8
图钉
9
曲别针
10
橡皮筋
11
复印纸
12
便签纸
13
橡皮擦
14
笔芯
15
夹子
16
涂改液
17
白板笔
18
荧光笔
19
记事本
20
纸杯
21
剪刀
22
订书机
23
计算器
24
档夹
25
拉杆夹
26
文件夹
27
文件袋
28
文件筐
29
印泥
30
节能灯
31
厕纸
32
洁厕剂
33
订书针
34
资产贴
35
墨汁
36
墨水
37
油笔
38
签字笔
39
双面胶
40
直尺
41
印油
42
档案袋
43
门锁
44
工牌壳
45
工牌绳
46
传真纸
47
打印纸
48
彩纸
49
台灯
50
插线板
51
52
53
54
3.1.2高值管理品:
1
电脑套件
2
打印机
3
复印机
4
传真机
5
扫描机
6
相机
7
投影仪
8
服务器
9
交换机
10
电话机
11
麦克风
12
音箱
13
DV机
14
推柜
15
文件柜
16
储物柜
17
电风扇
18
空调
19
20
21
22
23
24
3.1.3办公礼品:
由于工作需要而须提供的必要礼品;
3.2办公用品采买申请、审批
3.2.1由部门负责人负责填写《江苏龙昌建设采购申请单》,审批后,由综合办公室统一采买;
3.2.2各部门均无办公用品采买权,如部门自行进行办公用品采买,则费用不予报销,由部门自行处理;
3.2.3办公用品采买申请需经逐层审核、批准后,财务审计部方可报销(报销时必须附有经签认
的《江苏龙昌建设采购申请单》);
3.3办公用品采买
3.3.1由综合办公室核查各部门所报《江苏龙昌建设采购申请单》所需用品的在库状态判断是否属于必须品,如为办公用品范围内必需品,则进行统计,如超出办公用品范围内,则不予统计或进行审批;
3.3.2每月30日前,由综合办公室统计完毕所需采买办公用品的数量与种类,递交进行审批后,于次月10日前才买完毕;
3.3.3综合办公室进行办公用品采买,须保持一定库存,以保证正常办公所需的及时满足,提高供给效率;
3.4办公用品入库
3.4.1综合办公室工作人员负责对所采购办公用品的统一签收,并进行保管、发放。
3.5办公用品保管
3.5.1办公用品由综合办公室人员进行统一保管、管理;
3.5.2公司办公用品不得挪为私用,员工不得用公款购买家庭、生活用品自用;
3.5.2.1如遇违反,情节较重的,以贪污或挪用公物论处100元以上罚款直至开除。
3.5.2.2情节较轻或违反本规定其他条款的,处批评或50元以上、100元以下罚款。
3.5.2.3管理人员违反规定,致使公物流失的,由其本人负责追回,无法追回造成公司损失的,由责任人负经济责任。
3.5.3所发放的办公用品应由综合办公室人员做好相应领用记录,明确领用部门,领用人,领用日期;
3.5.4高值管理品实行保管责任制,实行使用人即保管责任人、领取人二合一进行管理,对保管责任进行归属;
3.5.5对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿,(责任定分3等,含完全责任、一般责任及轻微责任,分别对应80%,50%,20%的损失赔偿比例,损失的计算按历史采购成本计算,根据财务审计部事先公布的该类办公用品的使用年限,再计算折旧后得出。
若存在产品更新换代,市面购置价值降低的,也可直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式可由赔偿人选择。
)
3.5.6综合办公室人员应严格按照年/月度预算对于低值易耗品进行管控,严禁超预算采买;并至少每季会同相关部门对高值管理品盘点一次,以便及时发现问题,处理问题;
3.6办公用品领用
3.6.1所申请采买办公用品由部门负责人于综合办公室处领取所申请办公用品;
3.6.2领用办公用品,应当如实填写《物品领用登记表》,由综合办公室人员进行造册登记。
3.6.3领取人可是《江苏龙昌建设采购申请单》申请人,亦可是申请人指定的使用人,但涉及高值管理品的,必须是使用人领取并登记,以确定保管责任;
3.6.4如遇特殊情况造成部门办公用品短缺,则由部门负责人临时在综合办公室人员处登记领取,并由综合办公室人员造册登记;
3.6.5申领办公用品需部门负责人签字审核。
500元以上的需要总经理签字审核。
3.7办公用品报废
3.7.1公司对高值管理品的报废实行审批管理。
各部门如有高值管理品损坏、不能正常使用的,应当依据以下程序进行处理;
3.7.2对简单问题的可以自行维修处理。
对于有保修服务品,且在保修期内的,不得进行擅自处理;
3.7.3可维修品出现问题的应当提交《江苏龙昌建设维修申请单》至综合办公室统一进行处理;
3.7.4维修不成的高值管理品实行报废处理。
报废应当是在对可能维修的,在提交过维修申请,经过维修但无法修好,或维修后仍然不能正常使用,影响工作进度的,综合办公室进行故障确认后,方可由该管理品的保管人填写《江苏龙昌建设报废申请单》,经总经理签字确认后报废
事项方为成立;
3.7.5高值管理品在报废审批后应当由综合办公室进行回收处理,以求最大化开源节流;
3.7.6高值管理品在完成报废程序后,应当于《固定资产登记表》中核销,核销时应做红色标注;
3.7.7高值管理品《江苏龙昌建设报废申请单》审批版应由财务审计部人员妥善保管,以期备查;
3.8办公用品移交
3.8.1岗位异动员工应在交接工作时如实填写《移交清单》,并各级人员签字确认后,一式两
份进行备案,如《移交清单》未列名项目,可于《移交清单》背面手书登记。
异动员工于移交完毕后方可进入新岗位;
3.8.2离职员工于离职时应填写《移交清单》,离职员工办理完毕移交手续后方可办理工资领取事项;
3.8.3办公用品异动需由异动申请部门负责人填写《物品使用变更登记表》,经由原保管部门负责人签字同意,综合办公室审核批准后,方可办理办公用品异动,否则视为丢失处理;
3.9办公用品预算
3.9.1综合办公室负责人须于每财政年度第一月内,根据上年度实际使用情况,按人均或部门平摊,拟定本年度办公用品预算方案,并报批;
3.9.2综合办公室每月办公用品采买应严格依照年度采买预算执行,合理计划,防止超额;
3.9.3如遇办公用品采买价格调整,应同时对预算方案余额进行调整;
4、办公设施管理规定
4.1办公设施分类
我公司现办公设施包括办公区域内所有公用设施,
●办公区墙面、地面、顶部,公用水、电;
●各办公室、培训室、会议室、洽谈室,所有办公格挡及办公用格挡桌,办公椅;
●所有水管线;
●公司及各部门门、窗、遮阴、遮阳帘;
●公司及各部门摆放接待桌、椅、沙发、展示柜;
●公司及部门各类绿色植物;
●各类宣传海报、部门挂板、宣传横幅、装饰物;
●节能用灯及办公区域内所有照明设备;
●公司及部门各类奖状、奖旗、奖杯;
●公司各部门及各办公室、会议室玻璃白板;
●中央空调及各类换气、换风设施;
●各类消防设施;
●各类公用工具(例:
人字梯等);
4.2办公设施申请
4.2.1办公设施申请由申请部门负责人负责撰写,交由综合办公室审核,经总经理签批后,交于综合办公室;
4.2.2办公设施调整由综合办公室工作人员以物尽其用为原则,合理调整;
4.3办公设施新购
4.3.3每年年未由各部门提出下一年度购买需求,提交综合办公室汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算,经副总复核、总经理审批后予以执行;
4.3.1办公设施采买由综合办公室负责人根据需求情况,填写《江苏龙昌建设采购申请单》并审批后执行;
4.3.4由综合办公室工作人员根据年度办公设施购置计划,根据使用部门提出的书面报告,经总经理审核,由综合办公室负责购置。
计划外的办公设施购置,除办理以上手续外,需特别说明购置的理由,并报总经理批准后实施;
4.4办公设施入库及领用
4.4.1综合办公室工作人员负责对所采购办公设施的统一签收,并进行入库登记;
4.4.2由综合办公室负责对于新购办公设施进行固定资产登记,并进行费用分摊;
4.4.3原则上为提高物资使用效率,办公设施入库即刻出库,由综合办公室工作人员填写《物品领用登记表》办理;
4.4.4办公设施领用,均由综合办公室负责领用;
4.5办公设施维护
4.5.1公司所有人员均有义务正确、合理地使用办公设施;
4.5.2所有电器设施使用都要做到人走机停,严禁夜不关机、不关灯的现象,违者首次提醒、二次通报批评,
4.5.3科学使用空调设施。
夏季使用空调要本着节约的原则适当使用,严禁人去空调不关、开着空调不关窗门等浪费行为,对不自觉执行者,进行通报批评;
4.5.4由综合办公室对于办公设施进行日常维护、管理,及时排除故障,保障办公设施顺畅使用;
4.5.5办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等,必须由使用部门提
出书面报告,经综合办公室审验,报总经理批准后方可办理相关手续。
4.5.6办公设施的内部转移,由使用部门或使用人提出书面报告,经综合办公室审核确认后实施;
4.5.7按规定程序发生的办公设施异动,综合办公室应在手续完成后的当天作相应的登记,并填写《物品使用变更登记表》,并在手续完成后的三天内根据《物品使用变更登记表》作相应的帐务处理;
4.6办公设施的维修
由使用部门提出维修计划并填写《江苏龙昌建设维修申请单》,经综合办公室验证后,报总经理审核后予以执行;
4.7办公设施管理
4.7.1因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的,由直接责任人承担直接经济损失,情节严重者予以罚款处罚,造成严重后果并触犯法律者移送司法机关处理;
4.7.2综合办公室与财务审计部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理,清理时应做到实物与登记清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。
对于不符的,应查明原因,并在次月15日前,将办公设施清理情况报总经理,同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议;
4.8办公设施报废
4.8.1办公设施报废同于办公用品报废程序;
4.9办公设施预算
4.9.1办公设施预算同于办公用品预算程序;
5、文件、文函管理规定
5.1为了保证公司文件的严肃性、规范性,特将本公司文件、文函分类进行管理;
5.2文件、文函的分类:
5.2.1公司红头文件:
公司内部管理运作之重要书面指令、政策规范。
公司运营规范,公司对内对外重大事项、举措,关系公司重大权益及员工重大权益事项,均以正式文件形式统一下发。
公司管理制度的制定、修订、废止,均以正式文件形式发布。
5.2.2公司通知:
临时性事项、决定以公司通知的形式发布。
部门通知:
职能部门需告知其它部门的事项、信息以部门通知的形式发布
5.2.3公司通报:
为交流经验,吸取教训,教育员工,推动工作的进一步开展,公司内部所有表扬好人好事,批评错误和歪风邪气,通报应引以为戒的恶性事故,传达重要情况以及需要各单位知道的事项,以通报形式发布;
部门通报:
部门内部所有引以为戒、学习发扬所有事宜以部门通报形式发布;
5.3文号的规定:
5.3.1公司红头文件文号统一格式为:
龙昌建设发(××××)第×××号
发文年份流水号
5.3.2公司通知文号统一格式为:
综合办公室发[××××]通知×××号
发文年份流水号
5.3.3公司通知文号统一格式为:
财务审计部发[××××]通报×××号
发文年份流水号
5.3.4部门通知、通报按部门当年所发通知流水编号。
5.3.5红头文件及公司通知、通报的文号由综合办公室统一管理。
5.4文件的构成
5.4.1红头文件的构成:
红头文件由文首、正文、文尾三部分构成
5.4.1.1文首部分包括文件名称(本公司红头文件统一名称为:
江苏龙昌建设公司文件),发文字号,秘密等级,紧急程度等。
5.4.1.2正文部分包括文件标题,发往部门(可空),正文,附件标识,文件落款等。
5.4.1.3文尾部分包括主题词,抄报、抄送部门,印发部门,发文日期,打印、复核、上级审批等。
5.4.2公司通知、通报的构成:
公司通知、通报由文首、副标、正文三部分构成
5.4.2.1文首部分包括通知、通报标题(本公司通知统一名称为:
“关于……的通知或通报”)、发文字号,紧急程度等。
5.4.2.2副标部分包括发布日期、发至、抄送、来源、主题、页数等;
5.4.2.2正文部分包括正文内容,结束语(正文结束前明确“特此通知。
”),文件落款,发布日期等。
5.4.3部门通知、通报的构成:
可参照公司通知、通报的构成。
5.5文件的格式
5.5.1发文字号用宋体(中文正文)五号字;
5.5.2文件标题居中,用宋体(中文标题)小二号字加黑;
5.5.3正文部分用宋体(中文正文)小四号、1.5倍行距;
5.5.4结尾部分用宋体小四号字;
5.5.5文件用A4纸单面打印,上下、左右页边距用默认格式,不可随意调整;
5.5.6附件标识应在正文之后、落款之前,注明附件名称和件数。
5.6文件的起草
5.6.1红头文件、公司通知、通报由综合办公室负责起草;
5.6.2部门通知由所发通知部门负责起草;
5.6.3起草要求:
行文用语必须书面化、规范化,收发文单位必须用全称。
5.7文件的打印、制作
5.7.1公司文件由综合办公室负责打印、制作;
5.7.2文件装订必须整齐,不能漏页、错页;
5.7.3如正文末页无空挡,可另起一空白页,加盖印鉴,并在该页左上方标明“此页无正文”字样;
5.8文件的复核
5.8.1公司红头文件、公司通知、通报:
打印完毕,按正规文件的格式、内容出样,综合办公室负责人对文件进行复核;
5.8.2部门通知:
打印完毕,交发文部门的部门负责人复核、审批、签发;
5.9文件的审批
复核无误,公司红头文件、公司通知应报总经理审批;其他应由部门负责人负责审批;
5.10文件的签发
复核、审批无误,由总经理或副总审阅、签发;
5.11文件的发放
5.11.1综合办公室据所给定的文件发放范围在文件上明确抄报、抄送部门,打印后发放;
5.11.2文件发放至相关人员,由其亲笔签字接收;
5.11.3文件必须在签发后4小时内发放。
5.12文件的归档
5.12.1文件由综合办公室负责归档;
5.12.2公司所发文件,综合办公室应将签发人签字原稿及正式印发的文件一起保存,并编号归档。
同时详实填写《文件归档记录表》;
5.13文件的整理
5.13.1文件由综合办公室进行定期整理、汇编;
5.13.2在文件编制前对公司原有的相关文件进行整理和分类,明确新编、修订合并和废止文件的项目;
5.13.3综合办公室组织汇编后形成《公司管理手册》,并保持该手册的及时更新性与完备性;
5.14文件的保管和宣传贯彻
5.14.1收件人在综合办公室的《文件审批、发放记录表》上签字,就同时对该文件负有保管的责任。
对于发往各部门的文件,各部门应由文件接收人负责保管,定期整理。
5.14.2要求各部门组织职工学习的文件,收文部门应严格执行,学习有学习的记录:
如果通过会议的形式学习文件,应有会议记录;如果通过传阅的形式学习文件,阅件人应于文件背后签名。
会议记录及签名件由各部门存档,备查。
文件从秘密等级上分为“绝密”、“机密”、“秘密”和无四个等级,此类文件的发放范围由签发人确定;借阅须经签发人批准。
5.16文件的借阅
5.16.1综合办公室负责文件的借阅;
5.16.2普通文件的借阅:
借阅人提出申请经综合办公室或公司决策层批准并详实填写《文件借阅记录表》后,方可借阅。
5.16.3文件借阅必须限期归还,不可外带或复印。
5.17文件的修改和废止
5.17.1文件的修改:
文件修改需标明是对何编号文件进行,修改版文件颁发执行当日同时旧版文件相似内容自动修改;
5.17.2文件的废止:
文件废止需标明是对何编号文件进行,新版文件颁发执行当日同时旧版文件自动废止;
6、印鉴管理规定
6.1归属管理职责
6.1.1综合办公室负责印鉴的统一管理,负责印鉴的刻制、领用登记、使用过程的监督检查,并对违反本制度的员工按本制度有关条款规定,给予相应处罚;
6.1.2总经理、副总、各部门负责管理各自所属部门保管、使用印鉴;
6.1.3印鉴管理人必须如实填写《印鉴管理登记表》,明确管理人,并拟定《印鉴目录》;
6.1.4印鉴管理人变更需如实填写《印鉴管理人变更登记表》并报批,方可进行移交,否则由综合办公室负责人或副总暂管;
6.2印鉴的刻制
6.2.1公司各部门因日常经营和工作需要刻制各类印鉴时,由使用部门填写《江苏龙昌建设采购申请单》,经综合办公室审核,总经理审批后,由综合办公室负责办理刻制事项;
6.2.2印鉴的样式及尺寸规格由申报部门提出,由综合办公室审核;
6.2.3印鉴刻制完毕由申请部门负责检验,经检验合格方可办理领用手续;
6.3印鉴的使用
6.3.1印鉴使用人员需由本人于综合办公室填写《印鉴使用登记表》,经审批后方可办理;
6.3.2由于工作需要需借出使用印鉴,需由借出人如实填写《印鉴借出登记表》,报批后方可办理;
6.4印鉴的领用
6.4.1印鉴的领用由使用部门的负责人本人于综合办公室办理,并在《印鉴借出登记表》上签名确认经审批后办理,并领《印鉴使用登记表》,由综合办公室负责人对于其使用情况进行日常监督;
6.4.2部门印鉴的日常保管由部门主管领导或由主管领导指定的人员负责保管;任何人使用时
必须经所在部门主管领导批准同意,并在部门《印鉴使用登记表》上进行记录。
6.4.3公司的法人章由财务审计部负责人办理借出手续后负责保管,并负责盖章审核;各部门需盖法人印章时,必须于财务审计部填写《印鉴使用登记表》,经总经理审核、批准后,方可盖章。
6.4.4各部门的业务用章也按印鉴盖章程序办理使用手续。
6.4.5印鉴报废时必须经常务副总批准同意,由综合办公室负责人同使用部门负责人共同销毁。
综合办公室应在《印鉴管理登记表》登记印鉴的销毁记录。
6.5处罚规定
6.5.1对违反本制度规定,私自给别人盖章的人员,未对公司的经济和经营安全构成损害的,对盖章人员处以50元至100元的罚款。
6.5.2对违反本制度规定,私自给别人盖章的人员,已对公司的经济和经营安全构成损害的,对盖章人员除赔偿公司经济损失外,并处以200元至500元的罚款。
对已经触犯法律的交司法部门处理。
6.5.3部门负责人违反本制度规定,批准给别人盖章的,未对公司的经济和经营安全构成损害的,处以100元至200元的罚款。
对盖章人员并处以50元至100元的罚款。
6.5.4部门负责人违反本制度规定,批准给别人盖章的,已对公司的经济和经营安全构成损害的,处以1000元至2000元的罚款。
对盖章人员并处以100元至200元的罚款。
对已经触犯法律的交司法部门处理。
7、图书管理规定
7.1图书定义:
公司为丰富员工的业余时间,满足员工学习要求,所购买书籍、视频等资料,保存于行政部;
7.2图书采买申请、审批
7.2.1由需采买图书部门负责人撰写采买申请,需明确写明图书名称、作者、出版社、采购价格;
7.2.2由综合办公室根据公司文娱活动及培训发展需要撰写采买申请,需明确写明图书名称、作者、出版社、采购价格;
7.2.3采买申请需交由上级负责人签字审核,提交综合办公室复核,后交于总经理审批;
7.2.4审批后的采买申请需交于综合办公室负责人,由综合办公室负责采买;
7.3图书采买
7.3.1由综合办公室负责整理采买申请,并派员进行采买;
7.3.2专业资料采买可由申请人持签批后的采买申请,遵循财务制度,进行采买后报账;或先行购买,再持签批后的采买申请,遵循财务制度报账;
7.3.3所有采买图书必须交由综合办公室入库后,方可申请借阅;
7.4图书入库
7.4.1由综合办公室负责将采买图书入库、上架;
7.4.2新书入库,要认真做好清点、验收,并及时上架,做到排列整齐,不得积压和随意堆放;
7.4.3综合办公室应及时整理图书档案,详细记录图书名录,做到实物与档案准确对应,避免档案、实物缺失;
7.5图书保管
7.5.1综合办公室工作人员负责定期(每季)对所保管图书进行整理、盘点;
7.5.2综合办公室工作人员应认真落实消防安全措施,确保图书存放安全,存放室钥匙需严加保管,不得擅自自配或转交他人,一旦丢失应及时报损;
7.5.3综合办公室工作人员应定期进行书库清扫和通风,保持书库清洁,做好书库防尘、防潮、防霉、
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