等级考试二级Access考点分析之数据库和表.docx

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等级考试二级Access考点分析之数据库和表

2．l  创建数据库

　　在使用Access实际地建立构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。

无论是使Access数据库或是Access项目，合理的设计是创建数据库的基础。

只有合理的设计，数据库才能有效地、正确地、及时地完成所需的功能。

考点1 数据库设计的步骤

　　数据库设计一般要经过：

确定创建数据库的目的、确定数据库中需要的表、确定该表中需要的字段、确定主关键字和确定表之间的关系等步骤，如图2-1所示。

　　1确定创建数据库的目的

　　设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的及如何使用。

用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么主题来保存有关事件（表）和需要什么事件来保存每一个主题（表中的字段）。

　　与将使用数据库的人员进行交流。

集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某个设计得很好且与当前要设计的数据库相似的数据库。

　　2确定该数据库中看要的表

　　确定表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。

因为从数据库要获得的结果、要打印的报表、要使用的格式和要解决的问题中不一定能够提供用于生成表的结构线索。

　　不必使用Access来设计表。

实际上，先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。

在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类。

（1）表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。

因此，关系数据库中的表与常规文件应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。

（2）如果每条信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新，这样效率更高，同时也消除了包含不同信息的重复项的可能性。

例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和电话号码。

    （3）每个表应该只包含关于一个主题的信息。

    （4）如果每个表只包含关于一个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信息。

例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单但仍然保留客户的信息。

　　3确定表中需要的字段

　　每个表中都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事件。

例如，客户表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。

在草拟每个表的字段时，请注意下列提示：

    （l）每个字段直接与表的主题相关。

（2）不包含推导或计算的数据（表达式的计算结果）。

    （3）包含所需的所有信息。

    （4）以最小的逻辑部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。

　　4确定主关键字

　　Access为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接，数据库中的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集。

这种字段或字段集称作主键（主关键字）。

　　5确定表之间的关系

　　因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主键字段，所以需要通过某种方式告知Access如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。

如果进行上述操作，必须定义Access数据库中的表之间的关系。

　　6优化设计

　　在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。

因为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。

　　用Access创建表，指定表之间的关系，并且在每个表中输入充足的示例数据，以验证设计。

可创建查询，以是否得到所需结果来验证数据库中的关系。

创建窗体和报表的草稿，检查显示数据是否是所期望的。

最后查找不需要的重复数据，并将其删除。

如发现问题，修改该设计。

　　7输入数据并创建其他数据库对象

　　如果认为表的结构已达到了设计规则，就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后就可以创建所需的任何查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。

考点2  创建数据库

　　创建数据库有两种方法，第一种是先建立一个空的数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；第二种是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需要的表、窗体和报表。

　　第一种方法比较灵活，但是用户必须分别定义数据库的每一个对象；第二种方法仅一次操作就可以创建所需要的表、窗体和报表，这是创建数据库最简单的方法。

　　1创建空数据库

（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。

如果此对话框显示，请单击“空Access数据库”选项，然后单击“确定”按钮。

　　如果已经打开了数据库或当Access打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建数据库”按钮 ，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。

（2）指定数据库的名称及位置，并单击“创建”按钮。

创建空白数据库之后，必须执行其他的步骤来定义组成数据库的对象。

　　2用“数据库向导”创建数据库

（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。

如果此对话框显示，请单击“Access数据库向导、数据页和项目”，然后单击“确定”按钮。

　　如果已经打开了数据库或在Access启动时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建”按钮 。

（2）在“数据库”选项卡上，双击要创建的数据库类型的图标。

    （3）指定数据库的名称和位置。

    （4）单击“创建”按钮启动新建的数据库。

考点3 数据库的简单操作 

2．2   建立表

考点4  Access数据类型

　　Access常用的数据类型有：

文本、备注、数字、日期／时间、货币、自动编号、是／否、OLE对象、超级链接、查阅向导等Access数据类型见表2-1。

　　数据类型 用法 大小

　　“文本” 文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编 最多255个字符Microsoft Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。

设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符数

　　“备注” 长文本及数字，例如备注或说明 最多64000个字符

　　“数字” 可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币的计算除外（使用货币类型）。

设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型 1、2、4或8个字节。

16个字　节仅用于“同步复制ID”（GUID）

　　“日期/时间” 日期和时间 8个字节

　　“货币” 货币值。

使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。

精确到小数点左下方15位数及右方4位数 8个字节

　　“自动编号” 在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增1）或随机编号  4个字节。

16个字节仅用于“同步复制ID（GUID）

　　“是/否” 字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、“真/假”、“开/关” 1位

　　“OLE对象” 在其他程序中使用OLE协议创建的对象（例如M-icrosoft Word文档、Microsoft Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。

必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象 最大可为1GB（受磁盘空间限制）

　　“超级链接” 存储超级链接的字段。

超级链接可以是UNC路径或URL 最多64000个字符

　　“查阅向导” 创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。

在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义 与主键字段的长度相同，且该字段也是“查阅”字段；通常为4个字节

　　注意：

“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先定义好的显示格式。

可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。

也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。

考点5 建立表结构

　　建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表间导”创建表结构。

　　1使用“数据表”视图

（1）如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[Fl1]键从其他窗口切换到数据库窗口。

（2）请单击“对象”下的“表”  ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。

    （3）双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。

    （4）重新命名要使用的每一列：

请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。

    （5）随时可以插入新的列：

单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。

按步骤4中的说明重新命名列的名称。

    （6）在数据表中输入数据。

　　将每种数据输入到相应的列中（在Access中，每一列称作一个字段）。

例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。

如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。

在保存数据表时，将删除任何空字段。

    （7）在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。

    （8）在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。

如果还没有输入能唯一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。

如果已经输入能唯一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。

　　注意：

除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。

　　2使用“设计”视图

（1）双击“设计器创建表”，打开表“设计”视图。

（2）在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。

    （3）定义完全部字段后，设置一个字段为主键。

    （4）单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。

    （5）在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称。

    （6）单击“确定”按钮。

    3使用“表向导”

（1）如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[Fll]键从其他窗口切换到数据库窗口。

（2）请单击“对象”下的“表”  ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。

    （3）双击“表向导”选项。

    （4）按照“表向导”对话框中的提示进行操作。

    如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。

考点6 向表中输入数据

　　在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。

向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单。

在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。

考点7 字段属性的设置

　　表中每个字段都有一系列的属性描述。

字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。

　　1字段大小

　　通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。

该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。

对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0~255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。

　　2格式

　　“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。

不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。

　　3默认值

　　“默认值”是一个十分有用的属性。

在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。

例如：

性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。

　　4有效性规则

　　“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。

有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。

对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期／时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。

　　5输入掩码

　　在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。

　　定义输入掩码属性所使用的字符见表2-2。

考点8 建立表之间的关系

　　1表间关系的概念

　　在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。

　　表之间有3种关系，分别为：

一对多关系、多对多关系和一对一关系。

（1）一对多关系是最普通的一种关系。

在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。

（2）在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。

要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。

    （3）在一对一关系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。

如果相关列都是主键或都具有唯一约束，则可以创建一对一关系。

2参照完整性

　　参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。

　　当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：

（1）如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。

但是，可以在外部键列中输入一个Null值。

（2）如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。

    （3）如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。

　　当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：

（1）主表中的匹配列是一个主键或者具有唯一约束。

（2）相关列具有相同的数据类型和大小。

    （3）两个表属于相同的数据库。

　　3建立表间的关系

　　当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。

可以在一个表中存储数据，但让两个表都能使用这些数据；也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。

　　在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或唯一约束。

然后使主键列与另一个表中的匹配列相关。

创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。

　　创建表之间的关系步骤如下：

（1）在数据库图表中，对于想要与另一个表中的相应列相关的数据库列或列组合，单击行选择器 。

（2）把鼠标指针放在行选择器上，将指针拖动到相关表上。

若要使选定的列与相关表的主键相关，可将指针拖动到相关表的标题栏上。

    （3）释放鼠标按键这时会显示“创建关系”对话框，并且会尝试让选定的列与相关表中具有相同名称和数据类型的列相关。

    （4）在“创建关系”对话框中，确保想要关联的列显示在“主键表”和“外部键表”列表中。

    （5）选择“确定”以创建关系。

　　关系的主键一方表示为钥匙符号 。

在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键一方。

　　对于一对一关系，关系的外部键一方表示为钥匙符号 ；对于一对多关系，关系的外部键一方表示为无限符号∞。

2．3  维护表

考点9  打开和关闭表

　　1打开表

（1）在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“表”  。

（2）单击要打开的表的名称。

    （3）如果要在表“设计”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“设计”按钮。

如果要在“数据表”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“打开”按钮。

　　注意：

打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。

　　2关闭表

　　表的操作结束后，应该将其关闭。

不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。

在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。

考点10  修改表的结构

　　修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置关键字等。

修改表结构只能在“设计”视图中完成。

　　1添加字段

　　在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有的数据。

但利用该表建立的查询、窗体或报表，新字段是不会自动加入的，需要手工添加上去。

　　2修改字段

　　修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。

　　3删除字段

　　如果所删除字段的表为空，就会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示框需要用户确认，而且还会将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除字段时，还要删除整个Access中对该字段的使用。

　　4重新设置关键字

　　如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。

重新定义主关键字需要先删除原主关键字，然后再定义新的主关键字。

考点11  编辑表的内容

　　1定位记录

　　数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。

常用的记录定位方法有两种：

一是用记录号定位，二是用快捷键定位。

快捷键及其定位功能见表2-3。

　　2选择记录

　　选择记录是指选择用户所需要的记录。

用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。

　　3添加记录

　　在已经建立的表中，添加新的记录。

　　4删除记录

　　删除表中出现的不需要的记录。

　　5修改数据

　　在已建立的表中，修改出现错误的数据。

　　6复制数据

　　在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。

考点12  调整表的外观

　　调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。

调整表外观的操作包括：

改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。

2．4   操作表

考点13  查找数据

　　在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录，还是一组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记录。

　　使用“查找”对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。

在Access找到要查找的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。

　　在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符，见表2-4。

　　注意：

（1）通配符是专门用在文本数据类型中的，虽然有时候也可以成功地使用在其他数据类型中。

（2）在使用通配符搜索星号（＊）、问号（？

）、数字号码（＃）、左方括号（（）或减号

（一）时，必须将搜索的项目放在方括号内。

例如：

搜索问号，请在“查找”对话框中输入[？

]符号。

如果同时搜索减号和其他单词时，请在方括号内将减号放置在所有字符之前或之后（但是，如果有惊叹号（！

），请在方括号内将减号放置在惊叹号之后）。

如果在搜索惊叹号（！

）或右方括号（））时，不需要将其放在方括号内。

    （3）必须将左、右方括号放在下一层方括号中（[ [ ] ]），才能同时搜索一对左、右方括号（［］），否则Access会将这种组合作为一个空字符串处理。

考点14  替换数据

　　可以将出现的全部指定内容一起查找出来，或一次查找一个。

如果要查找Null值和空字符串，必须使用“查找”对话框来查找这些内容，并亲自一一地替换它们。

（1）在“窗体”视图或“数据表”视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有字段（搜索单一字段比搜索整个数据表或窗体快）。

（2）在“编辑”菜单中单击“替换”命令。

    （3）请在“查找内容”框中输入要查找的内容，然后在“替换为”框中输入要替换成的内容。

　　如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。

    （4）在“替换”对话框中，设置想用的任何其他的选项。

若要得到更多的选项，可单击“其他”。

    （5）如果要一次替换出现的全部指定内容，请单击“全部替换”按钮。

　　如果要一次替换一个，请单击“查找下一个”按钮，然后再单击“替换”按钮；如果要跳过下一个并继续查找出现的内容，请单击“查找下一个”按钮。

考点15 排序记录

　　排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：

（1）英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。

（2）中文按拼音的顺序排序，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。

    （3）数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。

    （4）使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用降序排序时，则是指由较后的时间到较前的时间。

　　排序时，要注意的事项如下：

（1）在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。

因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。

例如：

要以升一序来排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。

必须在仪有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序：

“01”、“02”、“11”、“22”。

对于不包含Null值的字段，另一个解决方案是使用V al函数来排序字符串的数值。

例如：

如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定V al（[年龄]），并且在“排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。

如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期／时间。

这样在对此字段排序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。

（2）在以升序来排序字段时，任何含有空字段（包含Null值）的记录将列在列表中的第一条。

如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。

考点16  筛选记录

　　Access中，可以使用4种方法筛选记录：

“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选／排序”。

表、查询或窗体筛选方法的比较见表2-5。