最新绿云宾馆管理软件审核资料.docx

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最新绿云宾馆管理软件审核资料

帐务审核

第一节消费帐管理

消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。

收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。

这样的收银点如：

美容室、洗衣房、楼面电话等。

消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等。

每一个部门均可有一个固定帐号。

1.1消费帐查询

执行审核→消费帐管理，打开如下窗口。

该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效的、结帐的、挂帐的等。

系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务：

状态

含义

I

有效

O

本日结帐

S

临时挂帐

D

昨日结帐

功能按钮介绍:

窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键（如1，2等）就可使用相关功能，介绍如下：

〖新建〗：

新建一消费帐主单；

〖联房〗：

打开『联房设置』窗口，增删联房；

〖主单〗：

打开消费帐主单，可修改主单信息；

〖入帐〗：

打开『入帐』窗口，可快速入帐；

〖固定支出〗：

打开『固定支出』窗口，可增删固定支出；

〖帐务处理〗：

打开帐务主单，可进行帐务处理；

〖允许记帐〗：

打开『定义允许记帐费用』窗口，可选择设置允许记帐费用；

〖定义帐户〗：

打开『定义帐户』窗口，可增删子帐户；

〖打印帐单〗：

打开『单据打印』窗口，可打印各类已经设置好的单据。

查询:

右上角，输入查询条件，回车，显示查询结果。

右下角

，组合查询，系统弹出『宾客查询组合条件』窗口，可以进行相关查询.（如下图所示）

1.2消费帐主单

1.2.1消费帐主单窗口

『消费帐户』窗口，选中一条记录，点击窗口右边快捷菜单”主单”，打开如下窗口。

图

1.2.2新建消费帐

操作步骤：

（1）、『消费帐户』窗口，单击〖新建〗，打开新建消费帐主单，整个窗口类似与后面讲到的AR帐主单；

（2）、输入【本名】，选择【来源】、【市场】，输入【担保人】、【担保单位】等信息；

（3）、单击〖存盘〗，系统自动生成消费帐号。

1.2.3帐务处理

需要处理消费帐帐务时，消费帐主单下，单击〖帐务处理〗，打开帐务主单（或在『消费帐户』窗口中选中目标账户单击窗口右侧的快捷功能按钮〖帐务处理〗）。

消费帐处理同前台帐务处理，请参见《前台收银》说明。

图

第二节应收帐管理

2.1应收帐户查询

在系统主窗口下，执行应收→AR管理，打开『AR管理』窗口，系统默认显示所有AR帐户。

图

功能按钮介绍:

窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键（如1，2等）就可使用相关功能，介绍如下：

〖新建〗：

新建AR帐主单；

〖帐务处理〗：

打开帐务主单，可进行帐务处理；

〖入帐〗：

打开『入帐』窗口，可快速入帐；

〖主单〗：

打开应收帐主单，可修改主单信息；

〖档案〗：

打开『档案』窗口，可查阅相关信息；

〖允许记帐〗：

打开『定义允许记帐费用』窗口，可选择设置允许记帐费用；

〖定义帐户〗：

打开『定义帐户』窗口，可增删子帐户；

〖联房〗：

打开『联房设置』窗口，增删联房；

〖催帐信〗：

打开『催帐信』窗口，可打印已经设置好的催帐信；

〖对帐单〗：

打开『对帐单』窗口，可打印已经设置好的对帐单；

查询:

右上角

，快速查询，输入查询条件，回车，显示查询结果。

可以输入的常用条件：

帐号、名字等。

注意：

在宾客将账务转到AR账户时候只有AR账户的〖允许记帐〗定义后才能转账。

2.2新建应收帐

操作步骤：

（1）、『AR管理』窗口，单击窗口右侧快捷功能〖新建〗按钮，打开『创建AR』窗口或者在系统主窗口下执行应收-创建AR打开『创建AR』窗口（如下图所示）

（2）、输入【本名】，选择【类别】、【等级】，输入其他相关信息；

（3）、单击〖存盘〗，系统自动生成AR帐号。

注意：

【等级】若是有限额，可设置限额，在存盘后点击主单窗口上的【信用】可录入限额。

2.3应收帐户主单

2.3.1应收帐户主单窗口

『AR管理』窗口，单击右〖主单〗按钮，打开AR帐主单，如下图所示。

图

【类别】应收帐户类别，是酒店对应收帐的一种分类。

一般分两大类：

应收帐和信用卡。

应收帐包括公司、旅行社以及员工帐等；信用卡包括国内卡和国外卡。

应收帐是一般意义上的挂帐，即单位与酒店签订挂帐协议，可以先消费后结帐，一般月结。

这些费用由各个营业点在结帐时通过“转AR”的结帐方式到相关的AR帐户下；而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐，该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下，每种信用卡对应一个AR帐户。

酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐。

注意：

如建立信用卡AR帐，除在前台系统中新建帐户之外，必须在维护系统中相应位置与信用卡AR帐进行关联，此时方可用相关的信用卡结帐。

【等级】一般分两等：

有消费限额和无消费限额。

若选择有消费限额，前台转帐至该应收帐时，系统将根据【信用限额】中的金额，判断是否能继续转帐，若判断结果：

目标转帐费用＋已有帐务>信用限额

则系统将提示：

“超出限额！

”。

图

2.3.2应收帐与档案

不管是公司、旅行社还是订房中心，档案的附加信息中都包含一个信息，就是应收帐号。

系统中一个单位可对应两个应收帐号，如下图所示。

财务部门建立应收帐后，相关授权部门可在档案主单下，执行修改，『修改xxxx档案-xxxx』窗口中附加信息中，在选择对应的AR帐号。

（如下图所示）

图

2.3.3帐务处理

2.3.3.1应收帐务主单

『AR管理』窗口，双击打开应收帐务主单，如下图所示。

图

帐务主单可分成四个部分加以说明：

左上、右上、顶行、底行。

左上：

显示帐户。

右上：

显示AR帐户基本信息。

底行：

默认显示有效帐务明细，要求明确每条帐务所包含的信息。

其中帐务前带有

标记的为未经审核的AR帐。

未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。

审核操作：

双击该未审核的AR帐。

顶行：

重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。

2.3.3.2定金输入及定金单打印

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口。

（如下图所示）

（2）、【姓名】处输入姓名，【代码】处输入人民币现金在系统中的代码，【金额】处输入定金数量；

（3）、输入【单号】等信息，单击〖入帐〗。

系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择，有些酒店的定金单由收银员手工填写。

2.3.3.3信用卡操作

信用卡操作包括设置消费信用额度、取消信用额度。

●押卡

操作步骤：

（1）、帐务主单下，点击信用，打开『信用授权明细』窗口；

（2）、选择【项目】（即信用卡类型），录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【单号】等；

（3）、单击〖存盘〗，信用授权明细窗口显示有效压卡记录；

图-信用授权明细

（4）、主单【付款方式】、【信用】，显示相应信息。

（如下图所示）

图

●取消押卡

操作步骤：

（1）、帐务主单下，点击【信用】打开『信用授权明细』窗口，系统默认显示有效的押卡记录；

（2）、在『信用授权明细』窗口下，点击窗口右侧的〖作废〗按钮，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”，单击〖确定〗，取消成功；

图

注意：

勾选『信用授权明细』窗口右边〖显示作废〗多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。

2.3.3.4入帐

应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来，但也会存在直接在应收帐户下录入费用的情况，录入费用的方式与录入定金相同，只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。

AR帐中由入帐产生的帐目在【Tag】处显示为“A”，其他账户转过来的的账目在【Tag】处显示为“P”

2.3.3.5调整

调整功能一般用于修改帐务，输入折扣，或调整错误的入帐。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，选中要调整的项目，单击〖调整〗，打开调整窗口；

（2）、【代码】处输入费用代码（3）、【金额】处输入金额，单击〖入帐〗即可。

（4）、如原先入帐人民币现金1000元，调整时输入“-1000”，则该项目在有效帐目中消失；如输入“300”，则有效帐目中该项目金额修改为1300。

其他营业项目操作也是如此。

注意：

对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看Activity时可以找到。

（如下图所示）

2.3.3.6转帐

用于把应收帐务从一个帐户转到另外一个帐户。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，选择目标帐目；

（2）、单击〖转帐〗，弹出转帐窗口。

（3）、若是所有选择费用都转到对方帐户，则直接进行（4）的操作；若只是转所选帐目中的部分，可在【转帐】中输入要转的金额。

（4）、帐号处输入目标帐号，回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果窗口；或按F1打开帐号查询帮助，输入条件选择相应的帐户。

（5）、单击选择目标帐户，单击〖确定〗，【帐户】处显示目标帐户名。

（6）、单击〖确定〗，所选帐务自动转至目标帐户。

注意：

若部分转帐时，系统将自动将某笔费用拆分成两笔。

如为其他帐户转来的帐，在【Tag】中显示为“T”，【摘要】中显示从何处转来的说明。

（如下图所示）

。

2.3.3.7清户

此功能用于该AR帐公司与酒店解除挂帐协议后将AR帐户由有效转为历史。

操作步骤：

（1）、点击〖清户〗，系统提示：

图

（2）、选择〖Yes〗，则该帐户状态变成“O”，其功能类似于宾客退房。

注意：

清户的前提为该帐户余额为0。

2.3.3.8核销

核销类似于宾客帐中的结帐功能，收款核销。

操作步骤：

情况一：

在没有定金的情况下：

（1）、选中要核销的帐目，点击〖核销〗，弹出『核销』窗口。

图

窗口上半部分显示要核销的金额，下半部分显示付款金额（此时没有显示）；

（2）、点击〖付款〗，打开『入帐』窗口。

图

（3）、在【代码】选择相应的付费方式，金额由系统根据核销金额自动生成，点击〖入帐〗。

此时消费和付款金额相等。

图

（4）、点击〖核销〗。

核销完后该帐务在有效帐目中消失，要查询此条记录须勾选AR账务主单左上窗口的【所有】（如下图所示）

情况二：

用定金核销费用：

（1）、选中定金和要核销的帐目，点击〖核销〗，此时系统会自动寻求消费和定金的相等值：

①如消费额大于定金，则系统提示错误。

图

③【代码】处选择付费方式，点击〖入帐〗。

此时消费和付款金额相等，点击〖核销〗即可。

图

（2）、如消费额小于定金，则系统会自动从定金中扣除消费额。

图

此时点击〖核销〗即可。

在帐目明细中，共有【消费】、【已核销】、【付款】、【余额】等项目显示该帐目当前的情况。

2.3.4帐务处理实例

实例：

AR帐户杭州绿云，当前有两笔前台转来的客人帐务，押现金2000元，入帐：

（1）手工房金：

500

（2）复印：

55

要求：

（1）实际为商务中心复印50，请修改；

（2）用2000的押金核销“手工输入房费”；

（3）“复印”用信用卡核销，客人现场刷；

操作步骤：

（1）、AR帐户管理列表下，输入帐户名称，回车，系统显示AR帐户“杭州西软”的帐务主单；

图

（2）、单击〖入帐〗，打开『入帐』窗口，【代码】处选择人民币现金在系统中的代码，【金额】处输入2000，点击〖入帐〗；

图

（3）、重复

（2），将其他两笔费用入帐；

（4）、选中商务中心复印的帐目，单击〖调整〗，打开调整窗口，【代码】处选择“复印”，【理由】处选择同意人，【金额】处输入“-5”，单击〖入帐〗

图

（5）、此时该帐目自动修改为“复印”50元；

图

（6）、选中“手工房金500”和“人民币现金2000”的帐目，单击〖核销〗，打开『核销』窗口；

图

（7）、单击〖核销〗，则该笔费用核销完毕。

要查看核销的记录，勾选左上角明细账目的〖所有〗。

（8）、选中商务中心复印的帐目，单击〖核销〗，打开核销窗口；

图

（9）、单击〖付款〗，打开『入帐』窗口。

【代码】处选择信用卡系统中的代码，【金额】处系统已自动将费用体现，单击〖入帐〗；

图

（10）、此时『核销』窗口上下费用一致，单击〖核销〗。

图

2.4审核应收帐

执行应收→记账审核，打开『记账审核』窗口，系统显示所有未经审核的应收帐。

各个营业点每天转到相应AR帐户的费用都需要经过审核确认之后才能对其进行帐务处理。

图

操作步骤：

（1）、双击打开选中帐目。

图

（2）、选择审核后AR帐的显示模式，点击〖确认〗。

（3）、如要批量审核，则选中所要确认的帐目，点击〖审核确认〗。

注意：

当天的应收帐只有在夜审之后才能审核确认。

窗口右边是常用功能快捷按钮，跟帐务相关，具体的使用相关说明中将一一列举，此处先简单介绍一下。

〖修改〗单击，可修改客人姓名和争议金额；

〖帐单〗单击，可打印选中帐目的帐单；

〖主单〗单击，打开该AR帐户的主单；

〖帐务处理〗单击，打开该AR帐户的帐务主单；

〖调整〗单击，可对选中帐目进行调整；

〖Activity〗单击，可查看该帐目的操作记录；

〖审核确认〗单击，可对选中帐目进行确认。

2.5应收帐务查询

应收帐务查询功能提供的是应收帐务信息的综合处理。

它可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。

由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。

执行应收→查询账务，打开『帐务查询』窗口，输入查询条件，单击〖确定〗，即显示查询结果。

图

明细帐查询条件：

【数据源】数据源，系统提供多种数据源，分上日、本日、所有和有效。

【开始时间】-【结束时间】在指定日期范围内的账务

【用户】工号，用于输入查询对象的工号，如要查询操作员ADMIN的费用，则在此选择ADMIN。

系统默认为空白，表示选择所有操作员。

【班别】班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”。

【房号】用于查询某个房间的帐务。

【帐号】若只需查询某个帐号的帐务，在此输入帐号即可。

【客人姓名】用于查询某个客人的帐务。

【入账代码】可选择多个营业项目进行查询。

第三节夜间稽核

酒店在一天的营业过程中，进行着各种各样的营业活动，同时也在电脑中记录了各项交易。

在酒店的一天营业结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表，并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情。

具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。

3.1夜审系统操作步骤

简单讲，在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步：

房租预审及入帐、夜间稽核和报表打印。

（1）、房租预审及入帐；

（2）、稽核。

夜间稽核是一个自动的过程，完成本日营业数据的汇总、统计、日终各类系统数据的更新和转储，并生成各种报表；

（3）、打印报表；

（4）、新到客人房租预审及入帐。

操作步骤：

（1）、执行审核→夜审处理，打开『夜审处理』窗口，如下图所示。

该窗口列举稽核之前的系统已经设置好的审核步骤，酒店也可根据财务需要请工程师增设相关步骤。

图

审______________________________________________________________________________________________________________________________

（2）、单击〖下一步〗，系统将根据夜审处理左窗口的审核项目依次操作，『已退房未平帐客人列表』，夜审时数量必须为‘0’方可过夜审；

（3）、按照

（2）的方法，依次完成各审核项目，到“房租预审及入帐”处，窗口如下图所示。

图

审核房租后，执行〖房租入帐〗，弹出房租入帐报表，『房租预审及入帐』窗口如下图所示，系统自动加收稽核房费完成。

图

（4）、到“统计报表及数据更新”处，单击〖下一步〗，弹出如下窗口；

图

单击〖是〗，系统自动开始统计报表、更新数据，并显示系统进程，如下图所示；

图

（5）、稽核完后，系统弹出稽核完毕窗口，单击〖确定〗即可。

TheLu墿Juan績

图

3.2房租审核及入帐

由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的审核就显得比较重要，但是房租审核过程却是简单的。

房租审核基本流程：

核对房态（对应步骤1－2）→房租预审（对应步骤3－5）→房租入帐（对应步骤6－7）。

核对房态

（1）、先打印或查阅本日应离店客人报表，确信无记录，否则通知前台接待员或收银员做好续住或结帐手续。

（2）、准备两份本日到店客人报表（一份按房号排序，一份按姓名排序）、一份电脑房态表、一份手工房态表（由管家部提供）、本日到店登记单（附上换房及改房价单），分别放好。

逐一比较手工房态表和电脑房态表中房间的状态，若有错误及时处理。

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房租预审

（3）、确信做好房态核对后，做入住客人本日房租预审。

入住客人本日房租预审功能用于对酒店的每位住客的房费进行预审。

房租预审要在房租入帐前做好。

电脑预审完后，打出一份本日在住客人房租预审报表。

（4）、再准备好换房单、加床单及优惠通知单、优惠人员及代码对照表（注意，接待员优惠不用优惠单）、散客团队、长包房、内外宾等有关服务费及城建费的收取标准。

（5）、重点核对优惠人员及实际优惠比例或金额，检查城建费与服务费的收取是否与住客类别相符。

如发现有误，应及时通知前台接待更正。

房租入帐

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（6）、该功能给酒店的每位住客自动过房费，每天必须做一次且只允许做一次。

（7）、对于夜间稽核之后，早上6：

00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房费，系统建议在早上6：

00（具体时间可由酒店定）前，将该段时间内到的客人补做新到客人房租入帐。

The閰嶈sprinkles閮ㄩ棬3.3费用审核

帐务审核除了审核房租收入外，还要审核各营业点的帐，如餐厅、娱乐、商务中心、商场、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的营业帐。

由于所有这些审核与房租审核类似，所以不再详述。

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注意：

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（1）、非总台营业点帐要借贷平衡

平衡公式为：

本日收入=现金收入+支票+信用卡+……+宾客帐+AR帐，其中省略号表示还有其他的种类，如餐券、款待等。

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（2）、非总台营业点明细帐应正确，即与实际相符。

如把饮料输成食品、啤酒输成可乐都会影响成本报表以及其他汇总报表；又如把长城卡输成牡丹卡等，将导致返回银行的代理费计算错误，给总收银和核数员造成麻烦。

TheYue炵幇鎶mat娂鏉冨悗（3）、非总台营业点转总台帐及转AR帐贷方数应与总台及AR帐营业点应收帐借方数相等。

（4）、总台及AR帐内部转帐也应借贷相等。

鍖呰（5）、检查所有退菜及退帐操作的合法性。

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4.4报表专家

在系统主窗口下，打开『报表专家』窗口。

该窗口按报表的分类显示报表。

由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。

双击报表名称，可以打开该报表。

图

注意：

（1）当打开报表后，需要打印的报表文件可以用pdf、Excel、Word形式输出，如图：

图

（2）、请各部门员工关注本部门常用报表。