完整版Word排版教程精心排版0921144610.docx
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Word排版教程
第1章、制作书籍的基本知识1
1.1开本1
1.2扉页1
1.3版心1
1.4版面1
1.5书籍内容1
第2章、页面设置2
2.1设置书籍开本2
2.2设置版心2
2.3设置版式3
2.4设置页眉、页脚4
2.4.1偶数页页眉、页脚4
2.4.2奇数页页眉、页脚4
第3章、设置样式7
3.1标题样式7
3.1.1标题1样式(章标题)7
3.1.2标题2样式(节标题)11
3.1.3标题3样式(小节标题)12
3.2其他样式13
3.2.1正文样式13
3.2.2提示样式14
3.2.3养成统一样式的好习惯14
第4章、自动图文集和专用工具栏15
4.1添加自动图文集词条15
4.2设置书籍制作专用工具栏16
第5章、书籍排版基础19
5.1编辑排版基本要求19
5.2字符格式设置19
5.2.1字体、字形和字号19
5.2.2文字的特殊效果20
5.3段落格式设置21
5.3.1对齐方式21
5.3.2段落缩进21
5.4设置边框和底纹22
第6章、使用项目符号和编号24
第7章、设置中文版式26
7.1拼音指南26
7.2带圈字符26
7.3纵横混排27
7.4合并字符27
7.5双行合一28
第8章、图形处理29
8.1插入图形29
8.1.1插入矩形29
8.1.2插入自选图形29
8.1.3在图形中添加文字29
8.2插入文本框30
8.3插入艺术字30
8.4插入图片31
8.4.1插入剪贴画31
8.4.2插入来自文件的图片31
8.5处理图形对象32
8.5.1调整图形对象位置、大小32
8.5.2设置文字图形环绕方式32
第9章、使用表格33
9.1使用WORD创建表格33
9.2调整表格34
9.3格式化表格34
9.4使用EXCEL表格36
9.5插入图表38
第10章、管理书籍文档40
10.1利用大纲视图管理文档41
第11章、使用主控文档与子文档41
11.1新建主控文档42
11.2将已有文档转换成主控文档42
11.3插入子文档42
11.4合并子文档42
11.5使用题注42
11.6使用脚注和尾注43
11.7使用书签43
11.8使用交叉引用44
第12章、自动创建目录46
第13章、其他常用操作48
13.1批注和修订48
13.1.1插入批注48
13.1.2合并、批注中建议的修订48
13.1.3删除批注48
13.1.4标注修订48
13.1.5接受或拒绝修订48
13.2拼写和语法检查49
13.3字数统计50
13.4上标下标50
第14章、高级应用51
14.1插入公式51
14.2域52
14.2.1插入域52
14.2.2更新域52
14.3窗体53
第ii页
14.4查找和替换54
第15章、打印书籍55
15.1打印预览55
15.2打印55
第1章、制作书籍的基本知识
要想制作出具有专业水准的书籍,首先必须了解一些书籍编辑、制作、出版方面的基本知识,以及书籍编排中的一些特殊规定,这样才能保证在接下来的工作中,按照这些要求和规定来编辑制作出符合标准规范的书籍。
下面我们把在书籍编辑制作过程中需要了解的一些基本知识向大家做一个简单的介绍。
1.1开本
开本是指拿整张印书纸裁开的若干等分的数目做标准来表明书刊本子的大小。
如我们经常提到的某本书是16开本、32开本等,即是将整张印书纸裁开16等分、32等分。
需要注意的是,在以往的一段时间里,我国使用了一种与国际通用标准不一致的旧开本标准,随着出版标准向国际标准接轨,现在出版社一般都采用国际通用的开本标准制作书籍。
新开本标准
旧开本标准
开本名称
尺寸规格(毫米)
开本名称
尺寸规格(毫米)
A4(16开)
210297X
16开
189260X
A5(32开)
148210X
32开
130185X
A6(64开)
105144X
64开
90128X
1.2扉页
在书籍中,一般都有扉页。
扉页是指在书刊封面之内印着书名、著者等项的一页,或者是封面后或封底前与书皮相连的空白页。
1.3版心
版心是指书刊幅面除去周围白边,剩余的正文和图版部份,也就是排版范围。
1.4版面
版面是指书刊每一页上文字图画的编排方式。
1.5书籍内容
当所有的前期准备工作完成后,我们就开始进行用
Word制作书籍的工作了。
所谓巧妇难为无米之炊,要想制作一本具有专业水准的书籍,充实的书籍内容是必不可少的东西,因此你首先必须为自己的书籍收集丰富的材料,以使文章生动有趣;此外还必须根据目标读者的定位,设计出符合读者阅读习惯的具有特色的版面,以方便读者进行阅读。
第2章、页面设置
根据自己制作书籍的要求对书籍开本、版心、版式、页眉和页脚进行具体设置。
本章重点是页眉、页脚设置操作。
为了在以后的编辑工作中,真实反映出所制作书籍的实际页面效果。
因此在进行编辑操作工作之前,我们先对页面效果进行设置。
2.1设置书籍开本
在本次学习中,我们以制作一本A4(16开)规格开本标准的书籍作为示例。
选择文件”菜单中的页面设置”命令,打开页面设置”对话框,单击纸型”选项卡,从纸型”下拉列表框中选择“A4”规格,并将方向设置为纵向”最后单击确定”按钮使设置生效。
如图1所示(注:
Word2003中纸张调整为纵向或横向的功能在“页边距”中,不同版本Word的类似细微差别请读者自己多摸索一下)。
图1
2.2设置版心
一般情况下A4格式的版心标准为23.7厘米(高)>16.4厘米(宽),当然此标准也不是绝对的,你也可以根据所制作书籍的特点对版心标准进行一些调整。
设置版心的方法是,选择文件”菜单中的页面设置”命令,打开页面设置”对话框,单击页边距”标
签,将上、下边距设为“3厘米”,左边距设为“2.4厘米”,右边距设为“2.2厘米”。
由于制作的书籍将要采用双面打印方式进行打印输出,即在每张纸的正反两面都要打印,所以需要将
对称页边距”选项选中,以便在双面打印时,使相对的两页具有相同的内侧或外侧页边距。
装订线位置”
选择为左侧”日常工作中如果不需要双面打印,则可以不用选择上面的选项(注:
在Word2003中“对
称页边距”的选项在“页边距”中有一个叫“页码范围”的下拉选项)。
Word2000中如图2所示。
2.3设置版式
在本次书籍制作中,我们将首页设计为封面页,因此首页就不需要页眉和页脚,另外在书籍正文页面中,奇数页与偶数页的页眉内容不同,在偶数页的页眉中需要将书籍的名称添加上去,而在奇数页的页眉中则包含章标题。
这样就需要在版式”中对相应选项进行设置。
具体设置方法是:
选择文件”菜单中的页面设置”命令,打开页面设置”对话框,在页面设置”对话框中单击版式”选项卡,在页眉和眉脚”选项区中将奇偶页不同”和首页不同”两个复选框选中,以备将来对页眉和页脚做进一步的设置。
设置完成后单击确定”按钮关闭页面设置”对话框。
如图3所示。
图3
2.4设置页眉、页脚
选择视图”菜单下的页眉和页脚”命令,这时Word2000会打开页眉/页脚”工具栏,并将文档窗口切换为页眉页脚视图方式,此时文本编辑窗口就会变成灰色的不可编辑状态。
如图4所示。
T页眉和页胃
插入“自动图文集”⑤+倒囤断噩㊂心虽返’g戸耳关闭C)
2.4.1偶数页页眉、页脚
将光标移至任意一个偶数页的页眉位置,在页眉区输入书籍名称并设置好文字格式和对齐方式。
页眉设置完成后,单击页眉和页脚”工具栏上的在页眉和页脚间切换”按钮,将光标移至偶数页页脚位置,单击页眉和页脚”工具栏上的插入页码”按钮,在页脚中插入页码。
2.4.2奇数页页眉、页脚
将光标移至任意一个奇数页页眉位置,选择插入”菜单中的域”命令,打开域”对话框。
先从类别
列表框中选择链接和引用”选项,然后从域名”列表框中选择“StyleRef域。
如图5所示。
图5
单击选项”命令,打开域选项”对话框,单击域专用开关”选项卡,从开关”列表框中选择“n”开关,
单击添加到域”按钮,将此开关选项添加到域代码框中。
如图6所示。
图6
单击样式”选项卡,从名称”列表框中找到书籍标题1”样式名称,然后单击添加到域”按钮。
如图7所示。
单击确定”按钮将设置的域插入到奇数页页眉中,这时可以看到在奇数页页眉中自动出现了该奇数页
所在章的章编号及章标题内容。
如图
8所示。
单击页眉和页脚”工具栏上的在页眉和页脚间切换页脚”工具栏上的插入页码”按钮,在页脚中插入页码。
的右对齐”按钮,将页码靠右对齐。
”按钮,将光标移至奇数页页脚位置,单击页眉和由于奇数页页码一般是靠右放置的,单击工具栏上
小提示1图4中有一个灰色显示的按钮,名字叫做链接到前一个”,如果你在文档中设有不同的小
节,每一小节又需要不同的页眉页脚格式,你就可以点击这个按钮,取消链接。
关于节”,请看第12章的
最后一页。
小提示2:
第一次进入页眉页脚需要点击视图一页眉和页脚”,以后要在页眉页脚和正文之间切换时,
只需双击不同的区域就可以了。
第3章、设置样式
样式是书籍制作的核心,正确设置样式可以极大地提高工作效率!
在书籍制作中,书籍中的许多文档对象都必须使用相同的字体、段落、边框等格式进行统一设置,如文章标题、章节标题、正文内容等。
如果你采用手工格式化操作的方式来对书籍中这些繁杂而又相同的文档对象进行重复操作的话,不仅非常麻烦,而且还很容易出错,导致文档对象格式的不一致。
好在Word2000
为我们提供了一种便利的操作方式,即利用样式”对这些相同的文档对象进行统一设置,以后就可以在书
籍文档中反复应用所设置的样式,从而极大地提高书籍文档的编辑排版效率。
在Word2000中,所谓样式
就是应用于文本的一系列字符格式和段落格式的组合体,利用它可以快速改变文本的外观。
当需要在文档中应用样式时,只需执行一步操作就可应用一系列的格式化工作。
3.1标题样式
在书籍制作中,标题的作用是相当重要的。
读者通过醒目的标题文字可以很方便地了解文章内容的重点所在,标题更重要的作用还在于它是建立书籍目录和索引的依据,是整个书籍制作的核心所在。
Word2000中用户除了可以使用系统内置的标题样式外,还可以非常方便地定制符合自己使用要求的标题样式。
在此次制作书籍工作中,我们需要定制三种不同类型的标题样式,即书籍标题1(章标题)、文
章标题2(节标题)和文章标题3(小节标题)。
3.1.1标题1样式(章标题)
选择格式”菜单中的样式”命令,打开样式”对话框。
单击新建”按钮,打开新建样式”对话框。
如图9所示。
首先在名称”框中键入文章标题样式名称样式,在后续段落样式”下拉列表框中选择
单击格式”按钮,从弹出的菜单中选择
正文”
书籍标题1”接着在基准样式”下拉列表框中选择正文(首行缩进2字)”样式。
字体”命令,打开字体”对话框。
如图10所示。
新建样
单击字体”选项卡,将文章标题字体设置为黑体”常规”小二号”单击确定”按钮返回
式”对话框。
单击格式”按钮,从弹出的菜单中选择段落”命令,打开段落”对话框。
如图11所示。
*如里定义了文档岡格>则自动调整右缩进迦扣果定义了文裆网格>则店网格对齐⑩
图11
预號
大刑怨别(Q):
纽
对齐方式©;
制表位⑴…|
单击缩进和间距”选项卡,在间距”选项区中将段前间距”和段后间距”设为“2行”大纲级别”设为1级”对齐方式”为居中对齐”
单击换行和分页”选项卡,切换到换行和分页”设置页面。
如图12所示。
将孤行控制”选中,这样可以防止Word在页面顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落首行。
由于我们需要每一章内容与上一章内容不在同一页面中,这时可以将段前分页”选项选中。
这样当我们应用
文章标题样式后,Word2000就会自动在文章标题前加上一个分页符。
设置完成后单击确定”按钮返回新建样式”对话框。
在书籍中文章标题一般是以第1章文章标题”、第2章文章标题”……的形式有规律地使用。
这时
我们可以在标题样式中利用多级编号功能设置对标题进行自动编号,即在文档中应用文章标题样式后,自动在标题文字前添加第一章”第二章”••…等编号内容。
这样既可以提高书籍编辑效率,又可以防止编
号出现遗漏和差错,而且当调整标题结构后,标题编号可以自动变化。
书籍文章标题自动编号的具体设置方法是:
单击格式”按钮,从弹出的菜单中选择编号”命令,打开项
目符号和编号”对话框。
如图13所示。
单击多级符号”选项卡,先从多级符号样式框中选择一种样式,如第一章文章标题”样式,然后单击
自定义”按钮,打开自定义多级符号列表”对话框。
单击高级”按钮展开高级设置选项。
如图14所示。
从级别”列表框中选择“1,从编号样式”下拉列表框中选择“12,3,…”样式,编号位置”设为左对齐”对齐位置”为“0厘米”标题文字缩进位置也设为“0厘米”在将级别链接到样式”框中单击下拉
箭头,从下拉列表中选择链接到书籍标题1”样式,在编号之后”框中设置在文章编号后加空格”在将
变化应用于”下拉列表框中选择整个列表”这时在预览”框中可以看到设置后的文章标题多级符号预览情况,如果对设置的效果满意的话,单击两次确定”按钮返回至新建样式”对话框。
在新建样式”对话框中将添至模板”复选框选中,以便将书籍标题1”样式添至附于活动文档的模板,
使样式可用于基于该模板新建的文档。
如果没有选中此复选框,Word就只将样式添至活动文档。
为了便于在今后的编辑操作中可以迅速应用书籍标题1”样式,我们为书籍标题1”样式指定一个快捷
键,这样只要按下设定的快捷键就可以快速应用书籍标题1”样式。
设置书籍标题1”样式快捷键的方法是:
单击快捷键”按钮,打开自定义键盘”对话框。
如图15所示。
此时光标在请按新快捷键”框中闪烁,按下为书籍标题1”样式设定的快捷键Alt+1,接着单击指定
按钮,将Alt+1快捷键指定到书籍标题1”样式。
单击关闭”按钮返回新建样式”对话框。
所有的设置结束后,单击确定”按钮返回样式”对话框,单击关闭”按钮将样式”对话框关闭。
这时
就完成了对
书籍标题1”样式的设置工作。
3.1.2标题2样式(节标题)
书籍标题2”样式的设置方法与书籍标题1”样式的设置方法基本相同,只是在具体的格式和参数设置方面有所不同。
我常用的书籍标题2”的具体格式和参数如下表所示:
标题字体:
宋体
标题字号:
小3号常规
缩进方式:
无缩进
段前间距:
1行
段后间距:
1行
段落行距:
单倍行距
大纲级别:
2级
对齐方式:
左对齐
基准样式:
正文
后续段落样式:
正文(首行缩进两字)
指定快捷键:
Alt+2
在书籍中节标题一般是以"1.1节标题”、"1.2节标题”"2节标题”、"2.2节标题”即章标题
编号+分隔符+节标题编号”的形式有规律地使用,这时我们也可以很方便地在标题样式中利用多级符号功能设置对节标题进行自动编号。
在新建样式”对话框中单击格式”按钮,从弹出的菜单中选择编号”命令,打开项目符号和编号”对话框。
单击多级符号”选项卡,从多级符号样式框中选择你在前面应用标题1的那种样式,单击自定义”按钮,打开自定义多级符号列表”对话框。
单击高级”按钮展开高级设置选项。
从多级符号级别列表框中选择级别“2编号样式”选择“12,3,…”样式,编号格式”为“1.1格式。
编号位置”设为左对齐”对齐位置”为“0厘米”,标题文字缩进位置也设为“腫米”
在将级别链接到样式”下拉列表中选择链接到书籍标题2”样式;在编号之后”框中设置在文章编号
后加空格”;将在其后重新编号”复选框选中,然后单击此复选框右侧的下拉箭头,从下拉列表中选择级
别1”,让节标题在遇到一个级别1”的列表项后重新编号(即在新的一章中重新编号),最后在将变化应用
于”下拉框中选择整个列表”设置完成后单击确定”按钮保存设置。
如图16所示。
3.1.3标题3样式(小节标题)
采用与书籍标题1”和书籍标题2”样式相同的设置方法完成对书籍标题3”样式的设置工作。
我常用
的书籍标题3”的具体格式和参数如下表所示:
标题字体:
宋体
标题字号:
小4号常规
缩进方式:
无缩进
段前间距:
1行
段后间距:
1行
段落行距:
单倍行距—
大纲级别:
3级
对齐方式:
左对齐
基准样式:
正文
后续段落样式:
正文(首行缩进两字)
指定快捷键:
Alt+3
在书籍标题3”样式中我们也采用多级符号列表功能对小节标题进行自动编号,使之得到“1.1.1小节
标题”“1.1.2小节标题”的自动编号效果。
设置小节标题编号的具体操作方法如下:
选择在前面应用标题1的那种样式,进入自定义多级符号列表”对话框。
书籍标题3的多级符号级别为“3;'编号样式”选择“12,3,…”样式,编号格式”为“1.1.1格式。
编号位置”设为左对齐”对齐位置”为“0厘米”,标题文字缩进位置也设为“腫米”
在将级别链接到样式”下拉列表中选择链接到书籍标题3”样式,在编号之后”框中设置在文章编号后加空格”将在其后重新编号”复选框选中,然后单击此复选框右侧的下拉箭头,从下拉列表中选择级
别2”让小节标题在遇到一个级别2”的列表项后重新编号,即在新的节标题后重新编号;最后在将变化
自定殳多皱苻号列表
级别迪编昌格式⑥
&
T
8
9
预览
第=5辛亍却
11
111斗详哥懸7
|左对齐二]对齐也置®:
归厘米3
文亭位負二
蔚迸位置|oHX3
1.1.1.1
1.1.11.1
1.1.1.1.ri-
iit11.r1
i.1.ii1.1t
T.1111i.
将幼别链接到样式妙[书蒔标喇7]編号之后迥;岡wmMB
ListU-wr辙列表名①:
厂正规形式輪号◎图17
17在苴后重新笄赠綸昙選)死~3将喪就应用于Q:
I整亍列表3
編号祥式⑩起始扁号⑤:
应用于”下拉列表框中选择整个列表”设置完成后单击确定”按钮保存设置。
如图17所示。
3.2其他样式
书籍制作中,我们除了可以对文章标题设置样式外,还可以对其他需要重复使用统一格式的文档对象进行样式设置,从而达到提高工作效率的目的。
3.2.1正文样式
书籍中正文一般采用宋体5号字进行编排,而且在正文的首行必须缩进两个汉字位置。
由于在Word
2000的内置样式中正好有这样一种样式符合我们的使用要求,这种正文样式的名称是正文(首行缩进两
字)”,因此我们就不用再新建正文样式,只要在进行正文编辑操作时或在其他的样式段落设置中,直接套用这一正文样式即可。
322提示样式
在书籍中常常看到在文章中对一些关键的内容或操作技巧用与正文文字不同的字体进行说明。
为便于操作我们也可将提示设置为样式。
我常用的提示样式的具体格式和参数如下表所示:
3.2.3养成统一样式的好习惯
标题字体
楷体
标题字号
5号常规
缩进方式
左缩进2字符进
段前间距
0.5行
段后间距
0.5行
段落行距
单倍行距
大纲级别
正文级别
对齐方式
左对齐
基准样式
正文
后续段落样式:
正文(首行缩进两字)
特殊格式:
悬挂缩进2字符
程暑烹对我的计样机英书做甘斡术ift上齣字非变化-这个站心的处理对读罟C包插我疑也昱菱的书Sf的经常谏音)的AS读flhfe很大的悟虾书鮎I■,
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一僮文匸时,町徒址愿『哪个样式胡附啤些按捷雄,
曲此■我桩来学「£为臧命芫时便祀快捷si「幷te上去作为苦称的1部处
图18
第4章、自动图文集和专用工具栏
为了提高书籍编写工作效率,我们可以通过向自动图文集中添加词条和设置书籍制作专用工具栏来实现这一目的。
4.1添加自动图文集词条
在使用Word2000编辑书籍内容时,常常会遇到一些内容较多、出现频率很高的短语,或者经常需要在文章中插入一些固定的标志图片,为了提高工作效率,我们可以把这些内容设置为自动图文集词条。
使用自动图文集”可以保存和快速插入常用的文字、图形、域、表格、书签以及其他内容。
以向自动图文集中添加“Word2000文字处理系统”短语为例,具体操作方法如下:
选择插入”菜单中自动图文集”子菜单下的自动图文集”命令,弹出自动更正”对话框。
如图19所示。
在请在此处键入自动图文集’词条”框中键入“Word2000文字处理系统”,单击添加”按钮将该词条添加到自动图文集中。
最后单击确定”按钮关闭自动更正”对话框。
以后需要插入“Word2000文字处理系统”词条时,可以通过插入”菜单中自动图文集”子菜单下正文子菜单中找到此名为“Word2000文”的词条,单击它即可将其插入到文档中。
此外,也可以直接在文档中
需要插入“Word2000文字处理系统”词条处输入“Word',当你输完这四个字符后,在此字符上方就自动出
现了“Word2000文字处理系统”的提示,按下回车键后,“Word2000文
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