海上安全委员会和海洋环境保护委员会及其下属机构的组织和工作方法导则.docx
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海上安全委员会和海洋环境保护委员会及其下属机构的组织和工作方法导则.docx
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海上安全委员会和海洋环境保护委员会及其下属机构的组织和工作方法导则
海上安全委员会和海洋环境保护委员会
及其下属机构的组织和工作方法导则
本导则经环保会第55届会议(2006年10月9-13日)和海安会第82届会议(2006年11月29日至12月8日)修订,以海安会和环保会联合通函散发(MSC-MEPC.1/Circ.1)。
目录
1引言…………………………………………………………………1
2工作的协调和工作计划的审议……………………………………1
概述…………………………………………………………………1
工作计划中的新议题………………………………………………2
新议题提案的提交格式……………………………………………4
其他事项……………………………………………………………5
3工作安排……………………………………………………………6
委员会和下属机构…………………………………………………6
议程管理程序………………………………………………………7
议题选择程序………………………………………………………8
议题选择指南………………………………………………………8
工作组、起草组和通信组…………………………………………9
4文件的准备和提交程序……………………………………………11
文件的准备…………………………………………………………11
文件的提交…………………………………………………………13
5导则的遵守…………………………………………………………14
1引言
1.1本导则的宗旨是为海上安全委员会(“海安会”)和海洋环境保护委员会(“环保会”)及其下属机构在本组织现有资源的基础上有效开展工作提供统一的基础。
这将使两委员会能够成功地对加强海上安全和保护海洋环境的需求做出反应,从而为实现本组织的最终目标提供有效的机制。
1.2妥善应用本导则还将提高委员会成员和出席两委员会下属机构会议的代表团全面参与本组织相关工作活动的能力,从而使其有效参与本组织的规则制订过程。
同时也希望本导则能使两委员会进一步改进其决策职能。
1.3本导则适用于两委员会及其下属机构以及由这些机构成立的工作组、起草组和通信组的工作。
两委员会、下属机构、工作组、起草组和通信组的主席应尽一切努力确保严格遵守本导则。
1.4应不断对本导则及其附件进行审议,并根据应用过程中取得的经验予以必要的更新。
2工作的协调和工作计划的审议
概述
2.1委员会应发挥制订政策机构的职能,下属机构为纯技术性机构。
2.2委员会应定期审查其技术工作计划、确定优先次序、为其下属机构分配工作并对分配给每一机构的会议周数及其未来工作计划和临时议程进行审议,同时考虑到根据第2.5段所召开的委员会及其下属机构主席会议提出的建议。
2.3委员会应在其将来的会议上留出充足的时间审议高层工作计划及其相关的优先顺序,以确保其能够简明准确地反映所计划的活动。
2.4委员会应经常性地审议其职责范围内的所有公约、议定书和其他主要文件的现状。
2.5两委员会主席可以每年召开一次委员会下属机构主席会议,最好在春季的海安会会议之后随即召开,就第2.2段提及的事项向委员会提出建议,以确保对工作的协调并检查与委员会及其下属机构有效开展工作和任务管理有关的其他事项。
2.6在每两年的年底前,两委员会主席应向各自的委员会提交一份包括未来两年内其下属机构的活动、优先项目和会议在内的联合计划。
2.7如果两委员会均被理事会、大会或某一外交大会责成审议某一具体议题,而一个委员会已完成其审议工作,则另外一个委员会应在此后最近的一届会议上将其作为高优先事项予以审议。
2.8如果本组织的其他委员会将某一议题转给本委员会来采取具体行动,本委员会在决定将此议题纳入工作计划之前,必须就该议题是否完全满足第2.9段的要求做出决定,即使根据转出议题的委员会的标准,该议题符合并满足第A.500(XII)号和A.777(18)号大会决议的要求。
工作计划中的新议题
2.9根据第A.500(XII)号和A.777(18)号大会决议,委员会应按第2.10至2.20段给出的指导所确立的优先次序来决定在工作计划中添加新议题。
总体接受
2.10在决定及将某一新议题纳入IMO某机构的工作计划之前,应考虑到以下情况:
.1是否已写明所建议措施的必要性?
如果提案要求制订新公约或对现行公约进行修正,是否已写明存在迫切需要?
.2是否认为提案中所建议审议的事项在IMO的目标和本组织战略计划的范围之内?
.3是否存在充分的行业标准或者这些标准是否正在制订过程中因而减少了在本组织内采取行动的必要性?
.4通过增加新议题可望对加强海上安全、海上保安和海洋环境保护所带来的益处能否证明此行动的合理性?
.5对问题的分析是否已充分考虑了给海运业带来的成本以及相关的立法和行政负担?
.6完成工作所需的会议次数。
2.11除以上所列的考虑因素外,在两委员会应邀审议在其工作计划中增加新议题的提案时,应适用下列要求:
.1关于新议题的提案(不包括制订新强制性文件的或修正现有的强制性文件的提案)
在此情况下,提案中应包括对所需采取行动的具体表述,提案国应在文件中载明所拟采取措施的必要性及其与本组织目标的关系,确定其范围并分析涉及到的问题,同时考虑到给航运业带来的成本、涉及到的立法和行政负担以及因此获得的益处,并在可能时说明其优先程度和目标完成日期或完成该议题所需的会议次数,从而使委员会能就所采取的行动做出明智的决定。
只有在全会进行充分的讨论之后才能就将完成的事项做出决定;以及
.2制订新强制性文件或修正现有强制性文件的提案
在此情况下,提案国应说明对此种修正案的迫切需求,分析此修正案(尤其是那些影响深远的修正案)以及由此而引起的其他修正建议的影响,要考虑到给航运业带来的成本、涉及到的立法和行政负担及因此获得的益处,以便让成员国政府对建议的新要求有一个更明确的认识并为其决策提供更好的基础。
在特殊情况下,特别是关于操作性安全事项的建议修正案,应用本段时可允许有一定程度的灵活性。
2.12在审议为工作计划增加新议题的提案时,委员会的目标是以成员国提供的理由为基础,根据本导则决定是否应将新议题纳入到下属机构的工作计划中。
关于在下属机构的工作计划中纳入新议题的决定并不意味着委员会同意提案的技术方面内容。
如果决定在下属机构的工作计划中增加该新议题,应由有关下属机构来详细审议提案的技术内容以及制订适当的要求和建议。
2.13成员国应注意不要在委员会的具体议程中提交工作计划的新增议题,秘书处不应接受此类提案,并相应告知提交提案的主管机关。
确定优先顺序
2.14在确定一建议议题在两委员会及其下属机构工作计划中的优先次序时,对于那些能表明或预计对人命安全、防止重大伤害、保护海上环境有最大影响以及与实施成本相比实施该建议能带来最高收益成本比的议题应赋予更高的优先性。
此外,还应考虑到以下几点,其中第.1至.6段为高优先项,第.7至.9段为低优先项:
.1促进整个航运界尽可能最广泛地履行和执行本组织文件的措施;
.2旨在实质性地防止海上伤亡或海洋污染事故的措施;
.3就涉及重大人命损失、人员重大伤害或重大海洋污染的主要海上事故所采取的措施;
.4就一系列导致或显示具有人命损失、人员重大伤害或重大海上污染危险的事件采取的措施;
.5旨在改善船员或船上人员的安全和健康的措施;
.6对所发现的现有文件中的明显不足进行改进的措施;
.7将IMO规则和标准与其他相关国际文件和国际组织的法规和标准相协调的必要措施;
.8考虑海上运输新技术和方法(包括载运新的有害物质)时所需的措施;
.9上述以外的其他措施。
2.15为响应来自IMO召开的大会和外交大会、联合国会议及其机构、地区性政府间会议及其他国际和政府间组织等的具体行动请求所采取的后续行动,除非被确认为紧急事项,应该根据第2.14段予以评估。
2.16在海上安全、海上保安和环境保护的某些具体领域,本组织必须采取行动,不论其优先次序如何。
这些活动与本组织有关机构就下列议题开展的工作有关:
.1《国际危规》的修正;
.2船舶定线制;
.3对化学品安全和环境危害的评估;及
.4事故统计分析和对所报告的海上伤亡事故和海洋污染事故的分析。
2.17在设立议题优先次序时,对于一些不可预见的建议应给予一定的灵活性。
2.18一旦根据上文决定在本组织某一机构的工作计划中添加新议题,在考虑到有关事项的重要性和紧迫性后,应视情确定适当的目标完成日期或完成该议题所需的会议次数。
2.19根据上述导则,两委员会应:
.1决定添加到其下属机构的工作计划中的议题,并对将开展的工作提出明确和详细的指令;
.2确立优先次序以及完成审议这些议题的目标完成日期或所需会议次数;
.3劝阻下属机构不要建议在其工作计划和议程中纳入连续性的项目和一揽子议题;如果无法避免,相关下属机构应提供恰当的理由供委员会审议;并
.4将新议题的工作分派给合适的下属机构。
2.20为了方便委员会的审议工作,有关委员会的主席应在秘书处的帮助下,对工作计划中的每一新议题是否符合第2.10段所给出的总体接受标准的情况开展初步评估,根据第2.14至2.16段对新工作计划项目初步指定优先次序,并将此初步评估的结果和指定的优先次序提交给有关委员会的各次会议批准。
新议题提案的提交格式
2.21由成员国政府、政府间组织或非政府间组织与成员国政府一起提交的含有第2.11段所述的建议在工作计划中纳入新议题的提案,应考虑到第2.10段中规定的普遍接受标准和第2.14至2.16段规定的确定优先次序标准,按照第2.23段中的格式准备。
如果不能提供所要求的信息,则应明确说明其原因。
2.22尽管上文规定非政府组织提交的在工作计划中纳入新议题的建议需要有政府作为共提方,但并不阻止这些非政府组织提交对IMO任何机构议程中现有议题的意见和建议,从而提供专家建议、为讨论做出贡献并使有关机构能够做出最优决策。
2.23含有在工作计划中纳入新议题建议的文件应该包括下列段落及其中要求的信息。
1关于本导则第2.11.1和2.11.2段的要求的信息:
.1建议的范围;
.2第2.11.1和2.11.2段要求的必要性或迫切需要;
.3对有关事项进行分析,并考虑到在全球范围内给海运业带来的成本及相关的立法和行政负担;
.4该建议将带来的益处;
.5优先次序和目标完成日期;以及
.6具体说明需采取的行动,如可能,包括建议要求的文本草案。
2关于第2.10段规定的普遍接受标准的说明:
.1该建议的主题是否在本组织目标的范围之内?
.2所建议的议题是否与本组织的战略规划领域相关,如何与高层行动计划相匹配?
.3是否存在充分的行业标准?
.4带来的益处能否证明所建议采取的行动是合理的?
3明确对完成本工作发挥关键作用的具体委员会/下属机构:
.1预计完成该项工作所需的会议次数。
其他事项
2.24提交给委员会或下属机构的强调海上安全、海上保安或海洋环境保护领域内的问题或不足的提案,在可能的情况下一般应建议适当的解决方法。
2.25在对新船建议新的建造要求时,为了最大限度地缩小新船与现有船舶安全标准间的差别,委员会及其下属机构应该考虑根据系统应用“老祖宗条款”临时导则(MSC/Circ.765-MEPC/Circ.315)将所建议的新要求或对此的任何修改应用于现有船舶。
2.26认识到人为因素是加强海上安全和保护海上环境工作的一个组成部分,下属机构在制订新要求和审议现有要求时,应考虑到所涉及的人为因素,并考虑到MSC/Circ.763-MEPC/Circ.313号通函中涉及的人为因素原则,特别在以下方面:
.1考虑船上设备*和操作手册的要求和建议的充分性,包括术语的简化和标准化。
在这方面,当制订或新的或修改现有的性能标准时,应仔细考虑将以下因素包括在建议中:
.1用户友好性;
.2设备的安全使用;
.3设备关键安全特征的协调统一;以及
.4对清晰、易懂和最新的操作和技术手册及图纸的需要。
.2考虑船上操作性导则的要求和建议的充分性,特别关系到其易懂方面;
.3继续使船上使用的符号和标志简化和标准化;以及
.4找出IMO文件中使用的“充分”、“充足”、“令主管机关满意”等词语和表述,确定从何种程度可以将它们更具体地加以定义。
2.27对需要大量工作的议题,如规则的准备等,在适当时,应隔次放入相关分委会会议的议程,以便给代表团留有充足的时间进行准备工作。
2.28应鼓励其他组织和有关机构就需要做研究的议题发表意见并予以审议,并鼓励技术开发方面的信息交流。
2.29关于第A.911(22)号大会决议-“参考IMO文件时统一用词”,各下属机构应在适当时用该决议后附的导则指导其工作。
2.30对委员会正在审议以期正式通过的强制性文件修正案草案的实质性修改,只有其视情根据第4.10至4.13段的规定以书面的形式提交才可接受予以审议。
但是,在特别的情况下,正在审议的修正草案包括了严重的矛盾或遗漏,或可预料其实施会出现严重困难,委员会可以接受讨论旨在解决所发现问题的口头建议。
3工作安排
委员会和下属机构
3.1下属机构应根据海上安全委员会和海洋环境保护委员会的必要指示行事,并应就寻求其技术意见的具体议题直接向相关委员会报告,而无需向两个委员会报告。
3.2下属机构应定期审议其工作职责,确保其准确反映了正在开展的工作。
3.3两委员会应定期审议其下属机构继续存在的必要性。
3.4下属机构主席若未事先与有关委员会主席协商,不应建议在两委员会开会期间召开工作组会议。
3.5当开展的工作涉及到两个以上下属机构时,应指定其中一个机构协调该项工作,以避免重复并保持制订标准的一致性和确保有关下属机构间的有效沟通。
在决定此工作的目标完成日期和选择列入有关下属机构某一届会议议程的议题时,应特别注意确保作为协调方的下属机构能在确定的日期前完成该项工作。
3.6为避免为下属机构分配工作时产生多余的工作和文件,两委员会应确保只有那些为完成目前工作所必需的下属机构才参与工作。
3.7某一下属机构可以请其他下属机构提供帮助,在此情况下,根据3.20段的规定,应给予后者充分的准备时间。
3.8两委员会原则上不允许任何下属机构审议或改进其已经批准的规定,除非在执行这些现有规定方面已积累了足够经验。
3.9下属机构不得在其工作计划中添加新议题或扩展现有议题,除非已得到委员会的指示或授权。
在没有得到委员会的授权前,下属机构不得对本组织的任何相关文件制订修正案或起草解释。
但是,在根据上述规定向委员会申请授权行事时,下属机构应确保其请求符合第2.11.1和2.11.2段的规定。
鉴于下属机构的工作计划通常在会议快要结束时才讨论,可能没有充分的时间准备所要求的信息,感兴趣的代表团应与下属机构的主席和秘书处协商,准备该建议应附带的必要信息,由委员会决定是否应在下属机构的工作计划中纳入该新议题。
3.10秘书处不应接受向下属机构的会议散发关于新工作计划议题的建议。
如果一成员国政府认为某事项十分紧急和重要时,可以同时向委员会和相关的下属机构提出详实的书面建议;但是,下属机构就此建议所做的进一步工作必须经过委员会批准(见第3.21段)。
此外,在委员会正式批准之前,下属机构可以应其他下属机构的请求处理一些紧急事项。
3.11下属机构原则上不得发布应由委员会批准发布的通函。
但在特殊情况下,下属机构可在其职责范围内发布通函,但应经有关委员会随后的会议对该行动予以确认。
3.12下属机构应避免为导则制订统一解释。
如果导则的现有文字表述模糊因而需要修改,有关下属机构应对导则做相应修改而不应制订统一解释。
议程管理程序
3.13为把委员会的工作负荷保持在可管理的水平上,下属机构应根据第3.14至3.17段所列的议程管理程序规定将其下次会议的议程草案提交委员会批准。
3.14为了不妨碍关于安全和防污染问题的实质性工作,同时将文件的数量保持在合理的水平,应遵循以下程序:
.1应控制下属机构的每一次会议的工作负荷,以确保其做出决定之前能有充足的时间集中精力对重要和紧急的事项进行适当的审议和可靠的技术评估,以保持两委员会所期待的高水平工作;
.2下属机构每次会议审议的文件数量和篇幅应尽可能减少;
.3下属机构每次会议的工作负荷应保持在合理并可管理的水平上,以确保在已有的预算和资源内达到高质量的产出。
关于按本建议程序管理的下属机构工作负荷的信息将有助于相关预算的审议;并
.4尽管有上文的规定,应管理下属机构的议程以便全会能充分利用会议周。
如果全会的议程中工作不足,代表们可以加入工作组和起草组。
3.15下属机构在审议其工作计划和/或下一届会议的临时议程时,应就连续两届会议以来没有收到任何提案的议题征求委员会的意见。
议题选择程序
3.16下属机构每次会议的临时议程应仅包括已选中的议题(SAI),这些议题应由有关下属机构根据第3.22至3.2段规定的议题选择指南从其工作计划中选出,并经委员会批准。
3.17成员国政府和国际组织原则上不应该就未包括在某一具体下属机构会议议程的工作计划议题提交文件(资料文件除外)。
但是,如果提交了这样的文件,则应作为资料文件散发并归到有关会议议程的“其他事项”议题中。
3.18下属机构在每次会议上应:
.1只处理经选择的议题;以及
.2通过从其工作计划中选择议题并为其制订倾向性的优先次序,为其下次会议准备临时议程。
3.19海安会和环保会应视情在每届会议上:
.1审议下属机构的工作计划、评估所完成的工作、增加新议题和调整目标完成日期或完成议题所需的会议次数及在必要的情况下,适当调整优先次序;
.2决定各下属机构下次会议的临时议程。
3.20当某下属机构在其他下属机构的请求下审议委员会批准的议程以外的议题(通常被放在“其他事项”议题中)以使其他下属机构议程中的议题取得进展时,为避免该下属机构工作负荷过重,在必要时,有关下属机构的主席应该相互协商并决定是否将上述议题或其中一部分推迟至有关下属机构随后召开的第一届会议,同时要考虑到在准备临时议程时分配的优先次序。
3.21尽管有上述第3.17段和第3.18段的规定,下属机构仍可以根据第3.10段的规定处理SAI尚未包括的特别紧急的事项。
在此情况下,应遵循如下程序:
.1希望提出特别紧急事项的成员国政府在提交此种事项的文件时应明确请求适用本段规定的特别程序;并
.2有关下属机构的主席应在详细审查提交的建议并商下属机构的秘书后决定是否接受该建议。
议题选择指南
3.22下属机构应以确保对重要事项和紧急事项给予充分考虑的方式从其工作计划中选择SAI,并考虑:
.1每一次会议的工作天数;和
.2下属机构拟建立的工作组和起草组的个数。
3.23原则上,SAI应首先从经过委员会批准的下属机构工作计划内的高优先议题中选择,然后再从低优先次序议题中选择。
3.24SAI的总数目和下属机构的议程工作负荷应保持在合理且可完成的水平上,以确保高质量的产出。
只有当议程中的现有议题完成之后,考虑到完成的议题带来的工作负荷减少,下属机构的工作负荷能力允许添加新议题时,方可添加新的议题。
3.25没有被选中的剩余工作计划议题将暂被搁置,只有被下属机构选中并经委员会在考虑到负责该工作的下属机构的总体工作负荷的基础上认可后,这些议题才可被转到下属机构的议程中。
工作组、起草组和通信组
工作组
3.26鉴于小型代表团在参与工作组方面的困难以及工作组不配翻译的现实,委员会及其下属机构应将其会议期间成立的工作组个数限制到最少,在必要时,最多可成立三个工作组。
如果一工作组完成了任务而被中止,不得在同一次会议上召开另一个工作组会来填空。
为此,如果合适,下属机构应视情努力在全会上审议其议程上的议题,而不是成立工作组来审议。
3.27如果在一次会议上需要超过3个工作组来处理不同的主题,委员会和下属机构应建立一个可能议题的优先次序并相应做出决定。
如果在几次会议上都需要相互独立的工作组处理三个以上互不相关的主题,在每次会议最多三个工作组的限制内,可安排有关工作组在有关委员会和下属机构的隔次会议上开会。
3.28在有关议题下正式讨论工作组的工作职责之前,工作组可以在有关委员会和分委会主席提出的工作职责草案基础上在会议第一天的上午开始工作。
但是,这些措施只应作为一种选择,并需要在会议上谨慎做出决定。
应该鼓励在可能时,在上级委员会或分委会的前一次会议上就工作组的工作职责达成一致。
另一种选择是,根据本导则第3.45段在会议开始时散发的工作组和起草组的工作职责草案同时也确定出工作组可以在会议的第一天上午开始工作的议题(如果做出这样决定的话)而无需在全会上提前审议议程中的相关议题。
3.29原则上,工作组下不得再分小组。
但是,如果为了工作组便利工作和提高效率有必要再下设小组,应取得工作组的一致同意,并且小组工作的结果应由工作组审议并达成一致后纳入工作组的报告。
3.30如果经上级分委会授权,当受到实际情况和时间限制时,经过工作组主席、上级分委会主席和有关委员会主席协商,下属机构的工作组可直接向委员会提交报告。
3.31在适当情况下,工作组应充分利用每次会议的五个工作日,向其上级机构的下届会议提交报告。
如工作组报告需要在会议期间准备,应尽一切努力使报告尽可能简短。
3.32应避免设立长期工作组。
如果确实需要成立这样的工作组,有关下属机构应提供明确的理由和合适的工作职责。
起草组
3.33除工作组以外,委员会及其下属机构可以成立起草组。
无论任何情况,在一次会议期间同时开会的小组不得超过五个(例如三个工作组和两个起草组)。
如果需要额外的起草组,应在正常工作时间之外开会。
其他小组
3.34除工作组和起草组以外,委员会及其下属机构可成立其他小组,例如有关公约所要求的技术组或审议组。
根据拟审议议题的必要性和急迫性,此类小组会可在工作组或起草组之外开会或取代工作组或起草组开会。
通信组
3.35为便于对某一事项的审议,在委员会或其下属机构同意审议该事项并批准了工作职责后(另见第3.45段),有关机构可成立通信组并指示其在“牵头国”或秘书处准备的综合文本草案的基础上工作,从而通过感兴趣的代表团之间的通信磋商,减少提交和处理文件的数量。
3.36通信组应尽可能利用现代通信技术,例如互联网。
3.37通信组的工作(例如接收和处理意见和建议)不应取代相关机构对有关问题的正式审议或参与通信组的成员国政府或国际组织的观点。
3.38在正常情况下,委员会及其下属机构设立的通信组不得超过三个,尽管正在审议的事项的紧急性证明合理时此数目可以增加。
原则上,这些通信组应仅为优先次序高的议题设立。
通信组下面不应再设小组。
若未事先获得委员会批准,不得召开通信组成员的正式会议。
3.39能及时提供必要的专门知识或对正在审议的议题有特殊兴趣的所有代表团(政府和组织)均可参加通信组。
通信组建立以后,任何成员国政府或国际组织都可以参加通信组工作,在通信组工作的任何阶段,任何意见都应予以受理。
3.40在建立通信组时,应指定一个“牵头国”、“牵头组织”或秘书处来协调通信组的工作。
通信组协调人的责任应包括:
.1准备、维护和散发通信组成员的名单;
.2确定准备文本草案和收集有关意见和建议的最后期限;
.3准备和散发文本草案及评论意见;
.4准备并向秘书处提交包括任何综合文本草案的通信组报告(见第3.44段);以及
.
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