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外贸部管理制度
外贸部管理制度
第一章外贸部职能
部门名称
外贸部
直接上级
总经理
部门本职
组织完成公司的年度销售任务
一主要职能
制定年度销售计划进行目标分解并执行实施
管理督导外贸部正常工作运转正常业务运作
建立各级顾客资料档案保持与顾客之间的双向沟通
合理进行外贸部的预算控制
制定业务人员的行动计划并予以检查控制
配合企划部作好木屋的推广促销
收集市场信息
做好合同尾款的回收
做好销售服务工作促进维护与客户的关系
组织完成各类产品的销售
二外贸部管理架构
三外贸部职能说明书
外贸部经理
直接责任
分析市场供应需求成交量等竞争状况正确作出市场销售预测报批
拟定年销售计划分析目标报批并督导实施
根据发展规划合理进行人员预备配备
汇总市场信息提报调整修改建议
关注所辖人员心态变化及时沟通处理
编审销售预算并对预算做过程控制降低销售成本费用
组织建立完成的客户档案确保业务人员离职后客户不丢失
指导巡视监督检查下属
定期向上级述职汇报
向直属下级授权布置工作
制定部门工作程序和规章制度报批通过后实行
制定业务员的的职务说明并界定其工作范围
负责业务员的工作程序的培训执行和检查
参加公司例会和有关销售业务会议
领导责任
对外贸部工作目标的完成负责
对外贸部设置人员合理性负责
对公司商誉负责
对销售指标的制定和分解合理性负责
对外贸部给企业造成的影响负责
对所属业务员的纪律行为工作秩序精神面貌负责
对外贸部预算开支的合理性分配负责
对外贸部工作流程的合理设计正确执行负责
对外贸部负责监督的制度执行情况负责
对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责
主要权利
有外贸部的代表权
有对部门所属员工及各项工作的管理权
有向总经理报告权
对销售的现场指挥权
对所属业务员工作的监督检查权
对所属业务员工作争议的裁判权
对所遇业务员的管理业务业绩的考核权
对销售预算内经费的支配权
一定范围内的价格优惠权
一定范围内的突发事项的处理权
业务人员
直接上级外贸经理
工作职责
严格执行销售程序规范销售
严格执行行为规范热情服务
对个人洽谈的客户负责售后跟踪及售后反馈及时汇报
对个人发生的订单负责催收尾款
接受客户异议和意见及时上报并协助经理处理
做好销售统计工作填报各项流程表格
听从经理的指挥执行经理发布的其他命令
完成公司下达的销售任务
第二章销售人事管理
一业务人员的招聘
二业务人员的培训
试用期员工的培训
公司产品知识
销售技巧
公司外贸部管理制度培训
在职培训
第三章业务人员的业绩考评办法
一接待来电
二接待来访
三销售分组
四销售业绩计算规则
第四章业务人员的薪金奖励制度
一工资
薪金的构成由岗位工资绩效工资构成初稿
岗位工资元月
试用期工资岗位工资的
绩效工资元月
①业绩部分元按完成当月销售额的百分比计算
②考勤部分元全勤且无迟到早退有病例病假丧假婚假等除外按发放迟到或早退合计在次以内含次事假天以内含天按发放迟到或早退超过次事假超过天无考勤奖励
③行为规范及团队建设部分此项以部门同事之间互相考评做依据元服从领导管理无违反公司及部门管理制度与同事关系融洽按发放轻微违反公司及部门管理制度或者有与同事之间轻微发生情绪争执事件按发放严重违反公司及部门管理制度或与同事之间发生严重争执事情无此项绩效奖励
④执行力部分元严格执行上级领导的命令及公司下达的各项任务按发放未完全执行公司的各项任务及领导的命令视情节严重发放或无此项绩效奖励
二福利
员工试用期满经公司及部门领导考核转正后在公司任职服务期间均可享受公司规定的有关福利待遇
三销售提成
提成的计算
销售提成销售额提成比率应交所得税可以用发票抵
销售提成的提成比率按销售回款额计发
完成目标的
完成目标的超出部分按计发
完成目标的以上以内按按超过部分按计算
四特别奖励
季度销售冠军在月日月日月日月日经统计上一季度完成销售额最多的业务员将发放其销售额的作为特别奖励年度销售冠军年度内发放其销售额的作为特别奖励
销售建议奖提供有关销售管理业务方面的书面建议被公司采纳的将发放次的奖励
特别奖励为公司提出合理化建议致使成本下降售价上升品牌提升由部门向公司申报奖励
第五章惩罚条款
以下行为构成过失将处以相应的罚款严重的将会导致解雇惩罚金只在绩效考核奖金或销售提成中扣除岗位工资不扣
在工作时间切在办公室内长时间接打私人电话或者接待私人探访超过分钟
在办公室大声喧哗在非吸烟区抽烟
办公桌脏乱差或破坏清洁卫生乱扔垃圾
工作时间睡觉
将个人情绪带入工作对客户或同事无礼
在工作中看与工作无关的书报杂志或网站
事先未通知且无充足理由的迟到超过分钟
在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播伐等信息号码
第六章外贸部基金
一外贸部基金来源
罚金
公司拨划分配剩余部分
关联销售代理佣金
部门自营利润
二外贸部基金的管理
外贸部基金属部门全体人员集体所有
设立专门账册由经理进行专人管理每月日前向公司财务部负责人及总经理汇报
根据部门人员的流动情况以成为公司正式员工为界将金额核定到个人离开外贸时可领取其在外贸部期间所占有的部分基金
三外贸部基金的使用
支付特别基金
支付部门全体成员参加的行动
支付部门员工生日贺礼标准为元年人以内
部门建设需要公司不能支付的销售费用
支付部门全体成员表决切合理的费用
第七章销售工具的领用使用管理办法
为使外贸部办公用品的采购领用合理化规范化并减少物品的损耗杜绝浪费根据外贸部具体情况指定以下制度
外贸部的所有办公用品由办公用品管理员统一领取建立个人帐户后领用
新进试用期的员工首次领用个人日常办公用品需向部门经理提出申请经同意后视实际情况发放但金额不得超过元试用期内每月领用办公用品应控制在元以内
外贸部人员办公用品领用按以下标准执行但根据实际情况可由部门经理进行调节平衡
经理每月元以内每年不超过元
业务员每月元以内每年不超过元
须购买非日常性办公用品时须拟定计划书急需物品除外经部门经理审批后由专人购买
办公用电脑照相机等办公设备的领用由领用人提出申请由部门经理批注后办理
注意事项
采购申请应明示物品的名称规格估价价格等内容
所购物品由专人验收保管发放XX批准后的申报擅自采购的物品不予验收报销
所有公物设备一律不得私自借用个人所领办公用品在离职时须办理退还手续
个人对办公用品应爱惜使用妥善保管如有丢失不予补发
应具备良好的个人素质借用办公用品后应即时归还不得未经同意而擅自乱拿使用
第八章销售会议制度
周例会
时间每周六或由公司周例会时间另行安排
地点会议室
人员外贸部全体人员
会议内容回顾本周销售状况及行为奖惩事件
总结本周热销的型号面积及客户来源区域等情况
提出需公司例会解决的问题
会议纪律不得迟到
缺席须向经理申请
会议期间将手机调成震动或无声
会议记录
特别会议
早训每天分钟对一天的工作安排
晚结每天分钟对一天的工作总结
月例会
每月末的日召开
当月销售工作的全面总结分析以便有针对性的明确下月的总体销售策略制定销售计划和细化方案
销售信息会
销售经验交流会
公司会议
第九章外贸部保密制度
一对公司的保密事项保密
二对产品的以下资料保密
原材料成本
总成本
平均价
已成交的低于折扣价
已成交的客户客户声明不保密的除外
三对部门内情况的保密
部门保密级管理文件
销售率
业务相关的表格
内部教材
注明保密的一切受控文件
内部分配情况
部门基金的使用情况
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