协商记录性公文.docx

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协商记录性公文

协商、记录性公文

•函

•意见

•会议纪要

函的概念

函是“适用于不相隶属机关相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文。

函的分类

1、商洽函：

指用于不相隶属机关之间相互商洽工作或事项时使用的函。

2、问答函：

指不相隶属机关之间互相询问、答复有关问题时使用。

询问函和答复函互相对应。

3、请批、批答函：

不相隶属机关之间请求批

准和答复审批事项的函。

是一组对应函。

・判断下列公文能否用函行文:

1、河北省安全厅拟录用XXX等XX名同志

为国家公务员，请河北省人事厅批准。

\z

2、XX市地震局回复防灾科技学院向其派遣实习生的要求。

\Z

・3、防灾科技学院向国家地震局请求增加拨款※

・4、广州市人民政府向国家体育总局申请承办第七届全国运动会。

、/

函的写法

・标题：

发文机关+事由+文种

《XX省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函》如是批答函则为发文机关+表态用语+事由+文种

《文化部关于同意举办2008年北京国际艺术博览会的复函》

・发文字号：

由机关代字+函+年号+顺序号组成O

如：

京政函【XXXX】X号・主送机关

只能有一个，即直接的致发机关

正文

[1、他凡匸现他切:

nwiwfi勺應加

rWi[2觅

3、纟苛吾

弓（OSFM^^dM吾）

»Wi：

去

纟苛吾

上级机关的办公部门向下级机关行文，特别是涉及布置重要工作，提

出要求，答复重要事项等，都须明确授权问题，常用“经xxxx（指本

结语

商洽函：

上述要求，请予函复;

祈请函复，请予大力协助为盼;

问答函：

希予协助；请即函告；特此函询，请复来函：

为荷；为盼；为要；是荷;

敬请函复；盼予复函；

特此函达，盼蒙允诺复函：

此复；特此函复；特此函告

XX市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函

X卫函（2009）15号

市人事局：

根据市委组织部、市人事局《关于2009年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。

经研究，拟录用高校硕士毕业生4人。

当否，请审批。

附件：

录用审批材料（4件）

二OO九年三月二十日

・写作要求

£縫i平赛鉀文辞不能像私人函哼毂要求-函~事,便于对方尽速办孑

说明下面函的写法是否恰当：

关于请XX商厦准备经保工作经验材料的函

Xx市商业局：

你局惑商厦狠抓安全保卫工作，成绩突出。

经市综合治理办公室同意，我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会，请xx商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验。

请速通知该单位,于12月中旬将此材料报送我局x处秘书科。

此致

敬礼！

Xx市公安局（印）二OO八年四月二十日

•修改：

关于商请XX商厦准备经保工作经验材料的函

Xx市商业局：

经市综合治理办公室同意，我局准备于12月下旬召开全市经保工作经验交流会。

据悉，贵局xx商厦狠抓安全保卫工作，取得了突出的成绩，拟请该

材料报送我局X处秘书科为盼。

Xx市公安局（印）

二OO八年四月二十日

・意见是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。

・意见既可以作上行文，也可以作平行文和下行文。

・指导性意见、建议性意见、协商性意见

・2.建议性意见：

是下级机关向上级机关提出改进、设想、建

・3.协商性意见：

是平行机关和不相隶属机关间为聽调工作、-机关主动向另-机关协商事项的

•标题

一般为三元素标题

如：

《教育部关于进一步加强高等学校学生公寓管理的若干意见》

・发文字号为完全式。

・主送机关

为应知照的单位或群体。

正文

原因：

写明发文的背景、目的、根据、意义等，最后以

句转入下文。

・见解和事项：

围绕核心问题提出见解、建设、具体任务

和解决的办法等，列写意见的条文，多采用分条列项的写法。

・结尾：

提出号召、希望或执行要求。

（也可釆用秃尾型）

・1.上级机关釆用意见可以表明主张，做出计划，阐明处理问题的办法和要求；下级机关可以提出工作见解和建议；平行机关可以提出供对方参考的意见。

・2.撰写意见的原因一般要写得有概括性，说

清楚撰写意见的重要性。

・3.意见的见解和事项，要围绕核心问题，釆

用夹叙夹议的方式，分条陈述。

即提出分问题,再阐述解决问题的办法。

所述办法要求具体、可行。

会议记录

定义

来的翻册饗过程记录下

作用

・凭证作用

・素材作用

・文件作用

・档案作用

会议纪录的写法

・会议记录的结构是：

标题+基本情况+主体

・标题：

会议名称+文种

《北京市党外人士座谈会纪录》

《办公会议记录》

基本情况

1、时间：

包括年、月、日、时2、地点：

尽量具体

3、主席或主持人：

姓名、职务

5、缺席人：

姓名、原因

6、列席人：

（单位）姓名、职务

7、记录人：

姓名、职务

•主体

1、会议议题

2、讨论发言（会议内容）

一般按照会议的进程顺序完成。

包括

主持人讲话、与会者发言和会议讨论情

况、会议解决的问题等。

3、决议

会议结束，记录完了，另起一行写上“散会”或“结束”，并记录时间。

会议记录完成后，一般要由主席（或主持人）和记录人分别在正文的右下方签名，以示负责。

写作要求

・真实准确

・善于归纳

会议纪要

会议纪要是“适用于记载、传达会议情

况和议定事项”的公文。

一般比较重要的会议都要制作纪要。

含衩紀要和会衩祀录的区别

会议纪要以会议记录为基础和依据，表现会议的主要内容。

会议记录则是如实记录，即有闻必录。

会议记录只作为机关单位内部存

查使用的文书，不对外公布，会议纪要贝!

I在一定范围内公布传达,作为正式行政公文使用O

・纪实性

・提要性

・指导性

;灵活性：

会议纪要可以上呈，用来汇报会议情色和结果；可以下发，要求与会单位共同遵守执行；也可以向平行单位传达会议精神和议定事项的信息。

多项选择:

会议纪要的适用范围是（ABC）

A记载会议情况

B传达会议情况

C传达会议议定事项

D对重要事项或重大行动做出安排

种类

1、办公会议纪要

又称日常行政工作会议纪要。

各机关、团体.企事业单位的领导人和有关部门负责人定期召开的研究日常工作的办公会议形成的纪要。

其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依据。

2、专项会议纪要

各机关、团体、企事业单位的领导人主持召开的研究某一方面或某一专门工作会议形成的纪要。

3、座谈会议纪要

为解决某个主要问题，召集某些有代表性的人员参加，通过座谈会讨论，形成比较一致的意见，然后将会议情况和讨论的问题加以概括、整理而形成的书面材料。

写法

•标题

（1）会议名称+纪要

如：

《XX学会第X届年会纪要》

《XX学院行政工作会议纪要》

（2）发文机关+事由+文种

如：

《广西壮族自治区人民政府关于2002年第三季度防范特大安全事故工作的会议纪要》

（3）事由+文种

如：

《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》

（4）正副标题法：

正标题突出会议主旨、意义，副标题交代会

议名称、文种。

如：

《同舟共济度难关，坚定信心保平安全省财政会议纪要》

•发文字号:

为完全式

・主送机关：

一般不写主送机关・成文日期

（1）写于标题下

XXXX年X月X日XXXX会议通过

（2）写于文末

・抄送机关：

需要抄送各与会机关，和需要知道会议情况的机关。

正文

1、会议概况

2、会议事项

3、结尾

会议概况

据、会议时间、地点、会议名称、支持单位、与会代表、主要议程、主要收获及对会议的总评价。

“参加了”、“出席了”、“介绍了”、“传达了”

会议事项

・会议事项要求陈述会议的主要精神、讨论具体问题、交流的经验、提出的意见、领导的指示、今后的任务与决定事项等。

概述式（新闻式）

・适用于办公等日常工作例会的纪要写作,内容包括会议进行程序、会议议题、讨论意见、决定事项等依次写出。

条款式（分类标项式）

・适用于篇幅较长的专项会议纪要，需站

在会议的高度，综合会议意见，以其内在联系和逻辑关系归纳成几个方面，分项写出并冠以合适的小标题。

发言式（记录摘要式）

・适用于多部门负责人的座谈会、专题研讨会等，这种写法是对会议纪录的摘要整理。

结尾

吁”、“会议号召”、“会议要求”

•对会议评价或向主持单位致谢等・秃尾

会议纪要的写作要求

1、要抓住重点。

“纪要”重在“要”字，不要把会议材料都写进纪要，要集中反映会议精神实质。

2、善于归纳问题。

即需要对会议内容做分类整理

和理论概括。

3、必须实事求是，忠实会议内容。

决不可凭空

增添内容或篡改原意。

行政公文的处理

公文处理的原则和要求

原则：

实事求是、精简、高效要求：

及时、准确、安全。

公文的稿本

・1.文稿

（1）草稿一原始稿件，按形成先后次序可以分为“初稿”、“二稿”、“三稿”或讨论稿、征求意见稿和修改稿等。

草稿不具备正式文件的效用。

（2）定稿一是经过修改后，经审核、签发、复核或经过正式会议讨论通过，或经上级机关批准后的最后定型的稿件。

•2•文本

定稿印制后形成的种样本，可分为正本、副本、存本、试行本、暂行本、修订本等六类。

・正本：

根据定稿印制的用作向外发出的正式文本。

・副本：

发送给抄送机关的文件或复制出的文件刊登于报刊的,都可以视为副本。

・存本：

发文机关留存的印刷本。

・试行本：

主要用于法规性文件，是法规性文件的一种特殊形式。

试行本在试行期间同样具有法定效用。

・暂行本：

暂行本也主要用于法规性文件。

在制发机关认为一时还来不及制定详细周密的规定时，先发一个暂行的文件执行。

在暂行期间具有同等的法定效用。

・修订本：

修订本是指已经发布生效的文件，在实行一段时间以后，进行进一步修订后再行发布使用的文本。

修订本具有法定效用。

公文处理程序的基本内容

1・办理：

制发和接受公文的办理过程。

2.整理（立卷）:

已办理完的公文分类整理后，编立成一个个案卷。

3.归档：

将已立卷完备的卷宗定期向档案室移交。

4・管理：

对公文及其办理全过程的控制活

动。

发文办理

1.草拟2.审核3.签发（会签）

4・复核5.缮印6.用印

7・登记8.分发

会签

・由多个单位联合行文时应履行会签手续。

・会签者应着重审核与本机关或本部门工

作有关的条文。

如有不同意见应在会签

栏阐明观点，若修改太大，牵头单位应

召集联合发文的单位协商解决。

发文登记

顺序号

0

文期

发文字号

A

文件标题

附件

印发悄数

況It发

归A卷号

备注

一月

份.数

絶密

秘密

机密

桂号

T

0

C

0

0

0

r

0

0

D

0

匚

0

0

D

D

0

D

匚

0

D

U

C

0

0

0

0

0

0

0

0

D

0

D

匚

0

D

D

0

收文办理

1.签收2.登记3.审核

4・拟办5.批办6.承办

7・催办

收文登记单

公文名称

收文文号

发文文号

馳密等级

主题词

捕要

登记人

裆前用尸

拟办人

=1^8?

收文时间

来文单位

紧急程度

登记时间

老杀统日期时间

拟办时间

砾统日期时间

上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件。

本机关所属业务部门及下级机关主送的请示性文件。

同级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。

涉及到本机关几个业务部门工作的文件。

对本机关职能工作有重大安排或变更的法规性文件。

主办

催办

立寻

协办

文件名称

来文机关

来文号

来文日期

交办时间

限办时间

颔导批示

催办要求

办理情呪

说明

一、若确定承办单位不当「务洁立即将催办件.催办单退办公厅超书处口

2.叭办理情呪"栏由主办单位童办人埴写鼻由单位额导-办舊宰丰枉或综合处处长:

签署口

二r务诘在限办时间内办完口办完后将催办单瓦时退办公厅秘书处口

・归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

1.必须是办理完毕的文件材料。

2.必须是具有査考保存价值的文件。

3・必须按照公文在形成过程中的联系和规律组合整理归档。

•应当整理归档的公文材料包括

（1）本机关发文。

本机关对外的正式发文，如命令、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示.批复、意见.函、会议纪要等。

（2）本机关收文。

包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的赣縫磁翩塞鳩和不相

・不应当整理归档的公文材料包括：

（1）重份文件。

同一份文件，除特别重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。

（2）无査考利用价值的事务性，临时性文件。

（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。

（4）与本机关业务无关的文件材料。

（5）内容被其它文件包括了的文件材料。

对于不需要整理归档的文件资料应及时销毁。

公文管理

（-）公文的组织管理

（二）公文的翻印和印发

（三）公文的销毁

练习

三河市人事局为贯彻国家公务员制

度，将于5、6月的所有双休日对全市

事业单位在职干部进行培训，希望能够

借用防灾科技学院8间教室。

请就此事拟写一封函和一封复函O