龙信实业信息化平台使用管理制度.docx
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龙信实业信息化平台使用管理制度.docx
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龙信实业信息化平台使用管理制度
龙信实业OA办公自动化系统管理制度
一、目的与意义
为了加强对公司OA系统的管理,提高工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据公司的实际,制定本规定。
二、具体内容
(一)OA的使用
1、员工上班后第一时间登陆OA系统,查阅协同、信息等文件,并保持OA系统处于在线状态,确保信息通畅。
2、各事业部\各中心及各部门上报的公文(包括文件、通知、协同、公告、讨论、申请、表单等)必须经过上级领导审批后方可采用OA系统传送。
3、发出的电子公文必须具有符合办公室下发的规范的文件头和文件主体。
4、电子文件发送后,发送文件的人员要对发送的文件情况要进行检查、催办、督办,确认发出的文件已落实到位。
5、接到电子文件的人员必须给发送电子文件的人员予以反馈,确认已收到。
6、严禁利用OA系统的协同等功能做与工作无关的事情。
7、严禁在单位文档中或个人文档中上传与工作无关的文件。
(二)OA系统用户的开通和注销
1、由人事薪酬工作人员负责现有用户、及新增用户的审核,并把需要开通的人员名单和使用权限,送至信息系统管理员处办理开通。
2、由人事薪酬工作人员提供需注销OA系统的人员名单,由信息系统管理员及时办理注销,注销前应备份用户OA系统文件。
(三)系统模块应用
1、各部门按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。
2、本系统设定公告、协同、公司新闻、文档管理、表单应用、讨论、日程计划会议、综合办公等功能模块。
(1)公告、新闻、讨论模块:
发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知或公司新闻,发布范围是公司全体员工,发布人在发布之前需直接上级进行审核后方可发布;讨论中严禁发布违法、违规、散步不利于公司的言论,如造成公司经济损失的,公司将依法追求其法律责任。
(2)文档管理模块:
此模块的权限由公司指定单位文档管理员,负责全公司文档管理;各中心、各事业部各部门负责人负责本部门信息共享设置。
(3)协同、会议、表单应用模块:
发送协同或会议时要按照规范流程进行发送,表单模板由办公室制定,各事业部、各中心如需更改或人员变更,以书面的形式报办公室进行变更。
(四)登陆规范
1、系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。
如不按时查看,导致相关通知等未及时传达到位,致使发送文件的人员工作没能如时开展,则可告知行政事务中心,由行政事务中心对收件人根据事情的严重性,给予20——100元的捐款,公司制定企业信息化建设基金池,所有捐款进信息化建设基金池,由财务中心保管,行政事务中心进行支配。
2、多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统,以免他人介入工作环境。
3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
4、涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。
(五)处罚规定
OA用户严格按照此文件相关规定执行,违反相关规定给予20元以上捐款,给公司造成重要经济损失的情况追究当事人的经济和法律责任。
龙信实业会议系统使用管理制度
一、目的与意义
为了正确、规范的使用会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频会议能够长期有效的进行,特制定本规定。
二、具体内容
(一)设备管理
1、视频会议系统主要由多点控制单元(MCU)、终端、摄像头、话筒、图像显示设备(投影仪、电视等)、音箱设备、数据专线等构成。
2、视频会议系统设备是会议专用设备,除开展视频会议外,严禁挪作他用。
3、严禁在MCU或终端上安装其他无关软件,并定期做好病毒防护等安全维护工作。
4、视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的,与会人员在使用时,不得随意更改。
5、视频会议系统设备由各事业部指定专人进行保管和维护,行政事务中心中心负责提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查,如发现设备、软件及线路等出现故障,应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。
6、各部门使用视频会议系统设备前,必须通过OA会议模块进行申请预定,在使用期间,要妥善保管好设备,会议结束后,及时将设备关闭或联系负责人进行关闭。
(二)会议管理
1、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行,凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等,应通过视频会议方式实施。
2、事业部各部门、各中心如使用视频会议,需由本单位视频会议申请人提前3天在OA会议模块中进行申请,紧急会议需提前1天进行申请,申请流程为发起人--发起部门责任人—事业部视频会议管理员—中心办公室责任人进行会议的预定。
一般会议事业部视频会议管理员将在收到申请单之后两天之内通知申请人会议预定结果,紧急会议事业部视频会议管理员将在收到申请之后2小时之内通知申请人会议预定结果。
3、会议预定好以后,主办部门要通过OA及时通知参会人员会议的时间和议题。
4、视频会议应在会议室召开,如遇特殊情况,应保证开会办公室环境良好、无噪音。
5、与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备,随时与参会人员进行视频和音频的效果调试,确保视频会议的正常使用,如发现问题,要及时向本单位信息技术人员反映,排除故障,切勿擅自更改设备参数及其他数据。
调试完毕的单位,必须将麦克调至关闭状态,以免分会场声音传至主会场,影响整个会议效果。
6、所有参会人员必须提前5分钟到达会场,保持会议严肃性,严禁迟到、早退现象。
7、视频会议进行过程中,各参会单位应保持会场安静,会议中如有单位需要发言时,方可打开麦克进行讲话,除发言单位外,所有分会场均关闭话筒。
分会场在主会场呼叫时应迅速回应,不得与其他分会场互相呼叫。
会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作,确保会议正常进行。
(三)注意事项
1、视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。
2、会议结束后要及时将各项设备电源关闭。
若由于不当操作损坏设备的,按照维修价格进行赔偿。
3、遗失或因工作不慎导致设备损毁的按照设备的价格进行赔偿。
会议室管理人员在会议结束后需填制《视频会议系统设备使用情况登记薄》,保证设备不影响下次会议的召开。
附件:
《视频会议系统设备使用情况登记薄》
视频会议系统设备使用情况登记薄
序号
设备名称
设备是否运行正常
设备数量
备注
1
多点控制单元
2
视频终端
3
视频终端键盘
4
摄像头
5
电视机
6
调音台
7
功放
8
无线话筒
9
有线话筒
10
投影仪
11
摄相头遥控
12
投影仪遥控
13
电视遥控
确认人:
日期:
龙信实业车辆GPS管理制度
一、目的与意义
为了提高公司生产车辆时间效率,促进安全运输生产,进一步加强车辆GPS监控系统平台的运行、日常管理,充分发挥车辆GPS系统监控、调度、限速等管理作用,有效制止车辆违章行为和预防道路交通事故的发生,特制定本制度。
二、具体内容
(一)GPS的功能
公司建立生产运输GPS网络监控平台,公司所有生产车辆均需按公司要求安装GPS终端,并由各事业部落实专人负责GPS监控平台的管理工作,保证平台资料完整、准确、真实、可靠。
GPS系统具备以下功能:
1、卫星定位、车辆跟踪、油料监控、里程统计和查询。
2、车辆使用统计报表、范围统计、报警统计、违规统计、行车时间统计。
(二)使用管理规定
1、监控人员每日上班时间检查监控平台和GPS终端在线情况,发现问题通知信息系统管理员及时处理。
2、监控人员要定期向上级反应车辆监控情况,并做好相关记录。
发现重大安全隐患及时向相关领导汇报。
3、驾驶人员要确保GPS车载终端处于开机状态,保护好GPS车载终端,使之始终处于工作正常状态。
严禁人为破坏车载终端的正常试用,严禁私自拆除或改变车载终端的结构。
车载终端若不能正常工作应及时向信息系统管理员反映,及时进行维护。
4、严禁无故或恶意手动报警,扰乱平台正常工作。
行驶中保持终端信息畅通。
5、遵守各项行车安全制度,对监控平台提醒纠正的违章行为应及时改正。
6、保证所需费用,确保每月GPS运行服务费用及时缴纳,保证系统正常使用。
7、GPS监控人员和驾驶员应严格遵守各项操作规程,无故损坏设备设施或擅自关闭设备,视故障严重情况给予相应的经济处罚。
造成严重后果的,公司将根据规定对主要责任人追究相关责任。
龙信实业信息机房管理制度
一、目的与意义
为了公司信息化工作有序、正常的开展,保障机房设备与软件系统的安全、稳定、高效运行,就公司机房管理制订以下管理办法。
二、管理制度
(一)机房人员与出入管理
1、机房必须设置专人管理,并建立机房出入登记制度。
未经批准,严禁非机房工作人员随意无故地进入机房作业。
2、非机房人员如因工作需要进入机房作业的,应该经所在单位责任人批准后方可进入机房开展相关工作。
机房相关的工作人员应负责该客人的安全防范工作。
最后离开机房的人员必须自觉检查和关闭所有机房门窗。
应主动拒绝陌生人进出机房。
3、工作人员离开工作区域前,应保证工作区域内保存的重要文件、资料、设备、数据处于安全保护状态。
如检查并锁定工作电脑、并将桌面重要资料和数据妥善保存等等。
4、任何人不得携带任何易燃、易爆、腐蚀性、强电磁、辐射性、流体物质等对设备正常运行构成威胁的物品进入机房。
5、未经主管领导批准,禁止将机房相关的钥匙等物品和信息外借或透露给其它人员,同时有责任对信息保密。
对于遗失钥匙、泄露信息的情况要即时上报,并积极主动采取措施保证机房安全。
6、绝不允许与机房工作无关的人员直接或间接操纵机房任何设备。
7、出现机房盗窃、破门、火警、水浸、110报警等严重事件时,机房工作人员有义务以最快的速度和最短的时间到达现场,协助处理相关的事件。
(二)机房设备与环境管理
1、信息系统管理员应统一管理机房设备,并完整保存计算机及其相关设备的驱动程序、保修卡及重要随机文件。
2、路由器、交换机和服务器以及通信设备是网络的关键设备,须放置计算机机房内,非机房专职人员不得自行配置或更换,更不能挪作它用。
3、机房设备的报废应经相关专职人员鉴定和公司领导批准后方可申请报废。
机房设备的添置应由信息系统管理员员申请并经公司领导批准后方可办理。
4、计算机房应保持清洁、卫生,并由专人负责管理和维护(包括温度、湿度、电力系统、网络设备等)。
5、信息系统管理员应对网络安全及其所涉及的服务器各种帐号严格保密。
同时应对网络数据流量情况进行监控,从中检测出攻击行为并给予应对处理。
6、信息系统管理员应对数据实施严格的安全与保密管理,防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。
信息系统管理员应在数据库的系统认证、系统授权、系统完整性、补丁程序方面进行实时修正。
7、机房内严禁吸烟、喝水、吃食物、嬉戏和进行剧烈运动,机房工作人员应保持机房安静。
8、每周对机房环境进行清洁,以保持机房整洁;每月进行一次大清扫,对机器设备吸尘清洁。
(三)数据保密与备份管理
1、根据数据的保密规定和用途,信息系统管理员应确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。
2、任何人员未经批准严禁泄露、外借和转移专业数据信息。
3、信息系统管理员应做好数据的备份并异地存放,确保系统一旦发生故障时能够快速恢复,备份数据不得更改。
4、业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上,并要求集中和异地保存。
(四)计算机病毒防范与安全管理
1、信息系统管理员应具备坚强的病毒防范意识,定期进行病毒检测,发现病毒立即处理。
2、采用国家许可的正版防病毒软件并及时更新软件版本。
3、未经许可,信息系统管理员不得在服务器上安装新软件。
如果确为需要安装相关软件,安装前应进行病毒例行检测。
4、经远程通信传送的程序或数据,必须经过检测确认无病毒后方可使用。
5、信息系统管理员应随时监控中心设备运行状况,发现异常情况应立即按照预案规程进行操作,并及时上报和详细记录。
6、严格执行密码管理规定,对操作密码定期更改,超级用户密码由信息系统管理员掌握。
7、信息系统管理员应恪守保密制度,不得擅自泄露中心各种信息资料与数据。
(五)机房设备运行维护管理
1、未经所在单位责任人批准,任何人不得在机房设备上编写、修改、更换各类软件系统及更改设备参数配置。
2、各类软件系统的维护、增删、配置的更改,各类硬件设备的添加、更换必需经所在单位责任人批准后方可进行。
3、严格按照每日预制操作流程进行作业,对新上业务及特殊情况需要变更流程的应事先进行详细安排并书面报相关责任人批准签字后方可执行。
4、信息系统管理员应密切监视中心设备运行状况以及各网点运行情况,确保安全、高效运行。
5、严格按规章制度要求做好各种数据、文件的备份工作。
中心服务器数据库要定期进行双备份,并严格实行异地存放、专人保管。
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