行政助理岗位职责说明书.docx
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行政助理岗位职责说明书.docx
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行政助理岗位职责说明书
行政助理岗位职责说明书
行政助理岗位职责讲明书
一、岗位标识
岗位名称:
行政助理
所属部门:
行政人事部
岗位级不:
一般职员
岗位人数:
1人
直截了当上级:
行政总监
直截了当下级:
无
二、岗位概述
协助上级完成人力资源治理与行政服务支持等各项工作。
三、岗位职责
1.负责岗位聘请信息的公布,应聘简历的初审,应聘人员的预约及接待。
2.负责办理职员的入职、转正、离职等手续以及每月的工资和考勤结算。
3.负责各岗位讲明书的编制与更新。
4.负责资料归档、文书档案及人事档案的治理工作。
5.负责公司物业治理(房屋、水、电等),做好办公设备的维修维护,确保各设备正常运转。
6负责公司环境卫生、绿化的治理,办公区的布置与调配,检查办公区环境卫生清洁工作。
7.做好公司车辆的治理与调度工作。
做好车辆档案治理,协同司机做好车辆的维修保养、加油、洗车记录工作。
8.监督各部门的办公行为(网络、传真、电话)。
9.负责会议日常会务组织工作,并整理好会议记录。
10.组织各类文娱、体育活动。
11.协助部门领导做好行政人事部其它的工作。
四、工作规范
1.对同事热情,积极主动关心同事,做好行政服务工作。
2.当到访客人较多时,应主动关心前台接待客人。
3.爱护公司各类办公设备,定期查看养护设备。
4.养护办公室的鱼缸及各类绿化植物。
五、岗位要求
个人素养要求具备良好的口头和书面表达以及沟通能力,具有一定的临场应变能力,工作细致认真,责任心强,能承受工作压力,具敬业精神。
经验要求
教育背景:
大专及以上学历
工作经验:
2年以上文员、助理等行政相关工作经验
技能要求:
电脑应用熟练,熟悉WORD,EXCEL等办公软件,具备差不多的网络知识,能承担日常设备的维护工作。
行政助理岗位职责讲明书
(2)
岗位名称
行政助理
岗位编号
所在部门
行政部
职等级不
直截了当上级
行政部经理
直截了当下级
岗位概述:
公司行政、后勤、信息治理岗位,负责开展公司行政、后勤、信息等治理工作。
职责与工作任务:
职责一
职责表述:
负责会议的组织,文件的收发、撰稿、整理及归档工作。
工作
任务
1、负责公司会议安排与通知,以及会议精神、纪要的记录和撰写并对会议决议要求的事项
进行督办落实;
2、负责公司来往文电的处理;
3、负责公司档案治理工作
职
责
二
职责表述:
负责信息的收集、利用工作,印章使用规范和内外部的沟通协调工作。
工作
任务
4、负责公司的印信治理和印信的开具工作;
5、负责公司的信息治理工作;
6、负责公司文化宣传、与公司内外部的沟通协调工作;
职
责
三
职责表述:
负责公司制度的建设、维护以及行政费用审核工作。
工作
任务
7、负责建立健全公司行政制度;
8、负责公司行政费用的复核工作;
9、组织公司各种活动的安排和接待工作;
职
责
四
职责表述:
负责公司的固定资产、办公设备以及安全保卫等后勤工作
工作
任务
1、负责公司固定资产的治理工作;
2、负责公司公务用车综合性治理工作;
3、负责行政办公用品治理工作以及公司安全保卫、食堂、卫生治理工作。
职务权限:
业务权限
1、对公司或部门制度、规定有咨询权、建议权;对职员各项治理制度的执行情况有监督权;
2、对本部门内下级工作有指导权、审核权;
3、对职员提出各项申请的真实性和可操作性有审核权;
4、对所经手的工作有建议性。
人事权限
任职资格:
任职资格描述
学历
大学专科以上学历,行政治理、工商治理、中文等相关专业
年龄
25岁以上
性格
主动、细致、严谨、责任心强、抗压能力强
工作经验
1、具有2年以上同岗位工作经验,3年以上行政工作经验;
专业技能
1、有较强的组织协调能力、工作分析能力、沟通能力;
2、掌握OFFICE办公软件操作,具有一定的文字写作功底;
治理技能
1、熟悉公司行政治理体系与制度建设;
2、对行政治理有丰富的实践经验。
行政助理岗位职责讲明书(3)
岗位名称
行政助理
所属部门
行政部
直截了当上级
行政经理
直截了当下级
无
任职资格
1.教育水平、专业
秘书、中文、行政、公关等相关专业,高中或中专以上学历
2.工作经验、培训经历
1年以上行政、文秘、助理工作经验,熟悉档案治理思路清晰,
3.技能
熟悉商务礼仪,思路清晰,考虑咨询题细致,熟悉档案治理熟练使用各类办公软件
4.个人素养
老实未来守信、性格活泼,责任心强、原则性强,沉稳、敬业、细致、耐心、坚持原则,具有较强的沟通能力、打算与执行能力、推断与决策能力、人际能力
工作职责
工作内容
1、办公用品、劳防用品治理
(1)负责依据《办公用品治理规定》《劳防用品治理规定》进行办公用品和劳防用品的治理和提出完善意见;
(2)办公物品的采购、保管、审核、发放、统计;
(3)负责办公用品的使用操纵。
2、日常行政治理
(1)起草、修改公司各类报告、通知、会议记录等文件,发放、收发、传递、存档、销毁等工作;
(2)执行《职员手册》和提出完善建议,及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为,维护公司的良好办公秩序,促进各项行政工作规范化;
(3)组织好来客接待和相关的外联工作;
(4)负责全公司考勤记录的整理归档并汇报行政经理;
(5)负责公司午间用餐统计,并予以治理。
3、人事治理
(1)执行《人力资源治理程序》和提出完善建议;
(2)依照现有编制及业务进展需求,协助上级确定聘请目标,汇总岗位需求数目和人员需求数目,制定并执行聘请打算;
(3)负责组织公司各项聘请活动的实施、协调、跟进和聘请效果分析;
(4)结合公司实际情况和岗位设置情况,开发、维护适合的聘请渠道;
(5)负责建立、治理公司人才档案资料库,做好建立、治理与信息保密工作;
(6)负责建立、完善各工作岗位的人员任职资格评定题库。
4、培训治理
(1)负责制定、完善与培训有关的各项流程、程序、规章制度,形成培训体系;
(2)负责培训结果的评估和考核;
(3)负责建立和更新职员培训档案,检查监督各部门的专业知识培训;
(4)调查各部门培训需求,同时结合公司进展需要,协助行政经理建立培训体系,拟定全年职员培训打算及中长期培训规划,并具体组织实施。
5、其他
(1)协助行政经理组织公司本部门日常办公,参与建立健全公司行政治理制度,提出改善工作的建议;
(2)完成行政经理交办的其他工作任务。
绩效考核
序号
指标
权重
绩效目标值
计算方式
信息来源
1
办公用品
劳防用品
18分
记录完整清晰、帐物相符、成本操纵
上级检查
2
日常行政
18分
其它部门对行政支持不力导致工作阻碍的投诉数
3
人事治理
18分
4
培训治理
18分
记录完整清晰
5
现场6S
10
办公现场6S执行达标
未达标全部扣分
6S检查表
7
执行力
6
团队配合
考核流程
(1)由行政经理对行政助理进行考核每月一次
(2)最后交于副总经理(行政治理)审核、批准
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- 行政助理 岗位职责 说明书