项目部费用及报销管理制度.docx
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项目部费用及报销管理制度.docx
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项目部费用及报销管理制度
XXXXX 有限公司运营项目部管理文件
XXXXX 有限公司
运营项目部
费用及报销管理制度
批 准:
审 核:
编 写:
2016 年 09 月 01 日颁布实施
费用及报销管理制度
XXXXX 有限公司运营项目部管理文件
一、编制目的
为规范运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理,确保资金
安全,控制费用合理支出,理顺费用报销流程;根据 XXXXX 有限公司
有关规定结合项目部实际情况,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于 XXXXX 有限公司运营项目部的资金管理、费用管理、
报销管理。
三、资金管理制度
3.1 项目部使用资金采用备用金制度。
3.2 运营项目部备用金按月度申请,月度备用金额度原则上不超过 5 万
元,具体各项目月度备用金额度由公司计划经营部根据项目实际确定,
遇特殊情况可单独申请。
3.3.运营项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》,报公司计划经营
部审核,经分管副总经理审核总经理批准后由财务付款;《备用金申请
单》作为财务留存项目借款依据。
3.4 运营项目备用金欠款由项目部月度报销费用冲抵,项目部对已发生
的费用应及时汇总报销;对月度报销不能冲抵的部分作为项目欠款累计,
累计欠款达 15 万元时公司将停止向项目提供备用金。
3.5 运营项目部的资金管理由项目副经理负责,项目副经理开设专用项
目资金账户。
项目的备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。
3.6 项目部计划员兼任项目出纳,必须建立《现金日记帐》,每笔收支款
必须及时登记,必须核对现金帐面余额及库存余额,保证帐款相符。
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XXXXX 有限公司运营项目部管理文件
四、借款管理制度
4.1 项目部应严格控制借支现金,因公事务需借款的应先填写《借款单》,
经项目经理批准后方可支付。
4.2 项目借支现金,单笔上限额度不得超过 1 万元。
个人累计未还欠款
总额不得超过 3 万元。
4.3 项目部现金借款的偿还,可采用现金还账方式,亦可采用报销冲抵
方式,对报销不能冲抵的应采用现金方式补齐。
4.4 单笔借款单的冲抵或还款日期最长不得超过 3 个月,超过 3 个月仍
不能偿还的在薪资中扣还。
4.5 原则上不允许私人借支现金,特殊情况,必须制定还款计划,严格
按还款计划还款,经项目经理批准后方可借款,逾期还款的每月从薪金
中扣款。
4.6 项目应做好借款的记账工作,每月由计划员统计汇总项目部借款及
欠账情况,及时清欠。
五、付款管理制度
5.1 运营项目部的付款分现场付款和申请公司付款两种方式。
5.2 申请公司付款:
5.2.1 申请公司付款的需填报《付款申请单》,每月 25 日前集中邮寄至
公司,经分管副总经理审核,总经理批准后由财务直接付款至指定账户。
5.2.2 申请公司付款的费用项目如下:
● 原材料付款
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● 房租付款
● 通过签订合同采购的或能单独开具增值税发票的备品备件的付款
● 钢球、润滑油、油漆等通过签订合同采购的或能够单独开具增值税
发票的消耗性材料的付款
● 外委工程的付款
● 固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票的其他物品的付款。
5.2.3 原材料申请公司付款按月度申请,同时随单提供发票、月度进料
清单(按天统计),月度进料清单需项目经理签字。
5.2.4 其他申请公司付款的应随单提供发票、合同或复印件、入库单等。
带合同的付款应注明付款比例。
预付款、未开发票的在发票栏应注明
“待开”。
5.3 项目部现场付款:
5.3.1 项目部现场采购的不具备申请公司付款的货款由项目部采购员负
责付款。
5.3.2 项目部招待费的付款一般由经办人先行垫付,然后报销;较大数
额的招待费也可先行办理借款然后结付报销。
5.3.3 项目部临时用工的工人工资由项目部现场支付。
5.3.4 其他项目部零星付款由经办人先行垫付,然后报销。
5.4 项目部车辆的油费由公司总部统一充卡付款。
六、报销管理制度
6.1 基本要求:
6.1.1 项目部的费用报销采取月度报销制,每月 25 日前项目部将当月应
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报费用的发票粘贴清楚邮寄至公司报销。
6.1.2 项目部费用报销应填写公司《费用报销单》,费用报销单应按照
《报销费用分类标准》分类填写并分类贴报发票。
开在同一张发票的几
类费用可按较高额度费用类别贴报,但统计必须按分类标准分开统计。
6.1.3 项目部费用的发票粘贴由项目计划员负责,费用报销单需项目经
理审核签字后方可邮寄回公司报销。
6.1.4 费用报销时间:
以发票开具日期为依据,报销时不得超过发票开
具日期 60 日。
6.1.5 项目部个人报销不需粘贴发票。
个人费用的报销需经项目经理审
核并在发票上签字后至项目计划员处报销。
6.1.6 项目计划员对项目部个人的报销费用应做好记账并保管好发票。
6.1.7 费用的报销应尽量取得正规发票,对于确实不能取得发票的应开
具正规收据;对于确实无发取得票据的应出具费用的详细说明,并经项
目经理签字确认报公司审核。
6.2 差旅费报销
6.2.1 出差是指员工因工作需要,受公司派遣前往异地办理业务、开发
市场,协调关系或处理公司事务,开会、学习等活动。
6.2.2 差旅费包括出差发生的城际交通费、住宿费、出差地市内交通费
等费用;员工定期的回家路费;不包括外出接待客户、洽谈业务、联络
关系所需的招待费及购买礼品的费用。
6.2.3 出差期间的洗衣费、健身保健费及住宿房间内的有价商品等,不
予报销。
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项 目
级(职)别
交 通
火 车
轮船
飞 机
客车
副总经理以上
软卧/硬卧/
高铁二等
二等
经济舱
普通
部门负责人 /高工/
项目经理
硬卧/高铁
二等
三等
无(特殊情况
需申请)
普通
员工
硬卧/高铁
二等
三等
无(特殊情况
需申请)
普通
项 目
级(职)别
住勤补助标准(元)
县级及以下
一般城市
省会级城市
直辖市特区城
市
副总经理以上
≤300
≤300
≤400
≤500
部门负责人 /高工/
项目经理
≤160
≤200
≤260
≤360
员工
≤120
≤150
≤200
≤260
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6.2.4 项目部项目经理以下人员出差由项目经理批准。
6.2.5 项目经理出差由公司总部批准。
备注:
员工级别车程超过 4 个小时的,火车方可乘坐“硬卧”席别。
6.2.6 住宿费标准:
住宿费包括房费、地方政府收取的保险等费用。
以如家、汉庭为标
准(应酬除外) 。
6.2.7 无特殊情况,员工出差旅程严禁绕道中转,出差期间因工作需要
或生病等原因需延长出差时间或改变差旅路线,应立即请示出差主管领
导批准。
未经许可擅自延长出差时间或改变差旅路线的,不予报销差旅
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费。
6.2.8 市内交通费指出差期间的市内交通费,包括公共汽车、地铁、中
巴、出租车等,以及因此产生的相应的过桥、停车等费用。
市内交通以
公共交通为主。
如需打出租车的在报销出租车票背面上注明打车起点、
终点及打车时间。
6.2.9 员工家距项目部所在地方圆 200 公里范围外的员工,享受回家路
费的报销:
专工以上人员(含专工)每隔 2 个月报销一次,专工以下人
员的每隔 3 个月报销一次。
6.2.10 员工回家路费仅报销正常的交通费,期间发生的出租车费用、食
宿费用不予报销。
6.2.11 员工回家过程中不得绕道、绕程、恶意中转;不得已绕道、绕程
的在报销时应予以主动说明,并按正常行程应产生的费用报销,超出部
分自理。
6.2.12 员工回家乘用交通工具应按《交通费标准》乘坐,回家路费中如
有超过标准的交通费,员工应主动说明并按乘坐标准应发生的费用予以
报销,超出部分自理。
6.3 业务招待费报销
6.3.1 业务招待费是指在项目运营生产过程中需要对外进行的招待类费
用,具体项目见《报销费用分类标准》。
6.3.2 业务招待经办人员须填写《业务招待费申请单》提出申请,经项
目经理批准后执行;如因时间原因招待前未能申请的,在招待后 3 日内
补办申请单。
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6.3.3 无申请单的招待费用项目计划员不予报销。
6.4 报销单填制及发票要求。
6.4.1 报销单的填制要求
6.4.1.1 发票类单据按《报销费用分类标准》分类、分次、分页粘贴填制;
所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写,粘贴要求整齐、美
观。
6.4.1.2 费用报销单后按票据顺序详细附上各单据明细(详见《费用报销
明细表》),随附在费用报销单后一同邮寄至公司。
6.4.1.3 收据类单据尽量用发票抵用报销,确实没有,按顺序依次粘贴并
在费用明细清单里详细说明(即费用报销明细表)。
6.4.1.4 单次出差任务的差旅费集中一次报销,所有票据粘贴在一张《费
用报销单》中;员工回家路费的报销按月度集中粘贴报销。
6.4.1.5 员工出差期间发生的订票费、行李托运费等费用可凭发票报销,
订票费收据不能做为报销依据的,订票时一定要取得正式发票。
6.4.1.6 所有报销内容填写完毕后,需要核算总数,并将合计金额大小写
填写完整,金额应顶格写,前面不能留有空隙,在涉及金额的地方不得
涂改。
6.4.2 发票取得的注意事项
6.4.2.1 费用报销时原则上要取得正规真实发票,票据完整、内容清晰,
定额发票票面加盖发票专用章或财务专用章,机打发票必须写清发票抬
头(XXXXX 有限公司)且不能简写,对于虚假不完整发票公司有权退回
个人或不予报销。
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6.4.2.2 经办人在索取发票时如能索取增值税专用发票尽量索要增值税专
用发票。
6.4.2.3 在不能取得发票时尽量取得收据(加盖单位章),所有购销、花
费必须有票有据。
在发票和收据都没有的情况下必须注明事情原由由经
各级负责人审核签字确认后方可报销。
6.4.2.3 对于员工提供的发票、车票不符合报销要求的,超出报销标准且
无合理解释的,计划员有权拒绝接收票据。
6.4.2.4 需凭票报销的项目,若报销单据丢失,除火车票,飞机票外,一
律不报销;飞机票,火车票报销按实际金额的 50%给予报销。
6.4.2.5 员工进行费用报销时应以诚信为原则,如从中弄虚作假,一经查
出就按虚报金额的 2—5 倍处罚;对于出具伪证的员工及审核人包庇作
假的行为,按违纪人处罚金额的 50%处以罚款。
七、解释权限
该规定的解释权属于公司计划经营部。
八、批准执行
该制度自颁布之日起生效、执行。
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九、费用报销流程
专业提报人项目计划员项目经理分管副总公司财务部
开始
提供发票;招
待费同时提供
《业务招待费
申请单》;物
资采购同时提
供《项目物资
采购申请单》审核、在
发票上签
字确认。
发票统计、
分类、贴
票、填制
《费用报
销单》或
《差旅费
报销单》。
审核填制好
的费用报销
单据并签字
确认。
审核、批
准
审核、入账、
冲抵项目备
用金借款。
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申请金额
¥:
大 写
收款账号
申请说明
申 请 人
项目经理
分管副总
计划经营部
总 经 理
财 务
项目名称
借 款 人
借 款 金 额
大写:
小写:
借 款 用 途
备 注
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附表:
《备用金申请单》
XXXXX 有限公司运营项目
备用金申请单
《借款单》
借款单
有限公司 年 月 日
总经理:
财务:
工程部/计划经营部:
部门负责人:
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日期:
申请人
收款单位
开户行
账 号
合同编号
付款金额
人 民 币:
人民币大写:
付款比例
用 途
发票编号
采购申请编号
备 注
项目负责人
工程部
计划经营部
财 务
总经理
XXXXX 有限公司运营项目部管理文件
《付款申请单》
XXXXX 有限公司
付款申请单
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经办人姓名
部 门
时 间
年 月 日
招待地点
客户名单
客户单位
发生费用
事 由
参加人员
经理签字
年 月 日
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《业务招待费申请单》
XXXXX 有限公司运营项目部
业务招待费申请
《报销单据粘贴单》
报 销 单 据 粘 贴 单
单 据 明 细
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出差人
部门
项目名称
出差事由
出差批准人
出 发
到 达
交通
工具
车 船 票
住 宿 费
市内交通
其 他
月
日
时间
地点
月
日
时间
地点
张数
金额
张数
金额
张数
金额
张数
金额
实报
应报
实报
应报
合 计
补助金额
共计金额(大写):
佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
小写:
¥
副总经理
项目经理
报销人
总经理
计划经营部
财务审核
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《差旅费报销单》
XXXXX 有限公司运营项目差旅费报销单
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