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论流程LEAN

武汉厂QA 陈志军 2015/03/28

摘要

本文是本人在流程管理过程中的经验总结。

两年前，曾负责《流程LEAN》项目，梳理工厂所有流程结构，在此，遇到各种各样的问题，我将这些问题以理论和案例的方式进行详细的阐述，希望能给大家一点帮助。

关键词：

流程LEAN，LEAN，流程优化，流程设计6大浪费

前言-----------------------------------------------------------3

一、概念--------------------------------------------------------4

1、流程的概念-----------------------------------------------4

2、Lean的概念-----------------------------------------------4

二、流程Lean的优化方法---------------------------------------4

1、价值驱动--------------------------------------------------4

2、流程设计的6大浪费----------------------------------------5

3、优化时间--------------------------------------------------5

4、优化控制--------------------------------------------------8

5、颠覆性思维------------------------------------------------8

三、流程Lean的优化思路---------------------------------------8

1、流程优化步骤----------------------------------------------8

2、案例共享--------------------------------------------------9

四、小结------------------------------------------------------11

论流程LEAN

前言：

在现代市场竞争如此残酷的条件下，我们注意到一些优秀的小企业的流程有如下特点：

一是流程简洁：

避免太多的时间和资源浪费在一些无谓的流程上。

二是拼命追求效益最大化：

只有良好的业绩和效益，才是小公司生存乃至发展的基础。

在我曾经工作过的一些小的公司，他们真正的流程文件不超过50份，每份流程文件简洁精炼。

而有一些大的企业，他们的流程特点则是：

流程规范详细、繁锁，当然不免就会出现过于流程化。

复杂的流程和过多的门槛就成为了工作的阻力，效率也随之下降。

下面的文章是在上半年“提高流程效率项目”工作中的一些经验总结，主要是阐述的是现实流程设计存在的一些浪费和误区，将它一一列出，希望能带给大家一点帮助。

二、概念：

1、流程的概念：

流程（PROCESS）：

是为了达成某一特定的结果所必须的一系列作业活动的串连，而这些作业活动集合了所需的人员、设备、材料，并运用特定的作业方法，达成为顾客创造更多价值的结果。

也可以说流程是一系列能为顾客创造价值的工作任务。

一般流程具有如下特征：

可衡量的投入，有价值的作业活动，可衡量的产出，简洁明了的过程。

在这里，我们要讨论的流程指的是包括生产流程在内的所有过程，包含生产作业流程和非生产作业流程。

2、Lean的概念：

说到Lean，大家都很自然的联想到精益生产（LeanProduction），精益生产是通过系统结构、人员组织、运行方式和市场供求等方面的变革，使生产系统能很快适应用户需求不断变化，并能使生产过程中一切无用、多余的东西被精简，最终达到包括市场供销在内的生产的各方面最好的结果。

其核心是消除一切无效劳动和浪费，它把目标确定在尽善尽美上，通过不断地降低成本、提高质量、增强生产灵活性、实现无废品和零库存等手段确保企业在市场竞争中的优势，同时，精益生产把责任下放到组织结构的各个层次，采用小组工作法，充分调动全体职工的积极性和聪明才智，把缺陷和浪费及时地消灭在每一个岗位。

在这里，我们将Lean的概念应用到公司所有的运作流程，当然包括生产流程和非生产流程。

将所有的非生产流程按Lean的思路进行优化，消除不应有的步骤和浪费。

三、流程Lean的优化方法：

1、价值驱动：

识别增值活动，流程也可以看作是一系列能为顾客创造价值的工作任务，与精益生产一样，流程中的增值活动是直接为顾客创造价值的活动，即生产顾客需要的产品，提供顾客需要的服务。

例如：

生产线上的组装过程，机械加工过程，医生给病人看病等都是增值活动。

消除非增值活动，非增值活动包括必要但非增值的活动和不必要的非增值活动（即浪费）两种。

必要但非增值的活动多数发生于支援部门的非增值行为，有些是必要的，但更多的是看似必要。

例如：

设备维护，来料/制品/成品的检验，由于变更导致的额外工作--产品/工艺设计更改、计划变更、人员流动，繁杂的审批过程，冗长的会议等。

精益生产的核心是消除生产过程中的浪费，流程优化也一样，消除流程设计过程中存在的浪费和不合理的步骤。

2、流程设计的6大浪费：

与精益生产一样，通过此项目工作的开展，我们将流程设计上的问题总结成6大浪费。

1）信任的浪费：

为了进一步保证产品的正确性而采取的一些重复性的保障措施；

2）责任转嫁：

在流程设计时，有些步骤或活动由一个独立的职能部门或人员就可以完成，但担心发生问题，在设计流程时特意设计这些活动由多个职能部门或人员一起完成，这样，当发生问题时就有多个职能人员承担；

3）会签繁锁：

完成一项工作内容，牵涉到多个部门的会签，影响流程效率。

流程文件的会签或工作内容的会签，须明确会签者在活动中应承担的角色或任务，不然会签就流于形式，是多余的。

4）作业过程繁锁：

为了保证作业的正确性，在其中设定较多的繁锁的记录表格、表单或会签等控制环节，影响作业效率。

5）顺序颠倒：

指作业内容应该在指定的步骤上才能发挥其特有的功能和作用，例如：

设定的检验站点应在生产作业后，否则就失去其应有的控制作用，变成一种形式主义的。

6）历史遗留：

受到原有经验或公司早期遗留下来的习惯影响而设定的不符合现状的流程或步骤。

3、优化时间：

要实现流程Lean，提高效率，缩短流程的时间是最有效的方法之一，下面就如何缩短流程步骤之间的时间展开介绍。

1）将串行活动变成并行活动：

有的流程可以并行作业，这样我们在流程设计时就不要设计成串行作业。

在这里有一个典型的例子：

解决医院门诊排队难问题。

在医院就诊智能卡上线前，医院就医流程如下：

排队10分钟

缴费1分钟

排队10分钟

排队检查5分钟

等待结果15分钟

排队10分钟

诊查5分钟

排队20分钟

挂号0.5分钟

2分钟

排队10分钟

划价1分钟

图

（1）

上面是广东省某三甲医院2005年病人的实际就医统计情况，从统计表上看，从挂号到治疗过程中共花89.5分钟，其中75分钟都花在排队等待上。

为了改善病人的排队等待时间，对流程作了如下改善：

排队20分钟

挂号0.5分钟

排队检查5分钟

等待结果15分钟

信息流

2分钟

排队10分钟

诊查5分钟

排队10分钟

划价1分钟

排队10分钟

缴费1分钟

排队10分钟

图

（2）

改善后，新的流程采用医疗智能卡，当挂号后，病人的基本信息就由系统直接传送到门诊室，医生诊断后的处方直接由系统发送到定价室和缴费室，缴费后的信息自动发送到配药室，这样信息流变成并行操作，大大提高了工作的效率，减少病人排队等待的时间，同时系统自动排序，病人不需要站在窗口排队等候，只要观看旁边的电子屏或听广播取药。

因为智能卡的使用，病人第二次看病时也无需再挂号，从而大大提高了效率。

2）去除不需要的活动，减少流程步骤：

所谓不需要的活动，指的是非增值不必要要的操作或步骤。

3）合并内部的界面（环节）：

指的是设计IT系统界面的操作时，可以将多个任务界面合并到同一操作界面上，这样可以减少因打开另一界面所影响的时间。

4）调整各环节的地理位置，或导入IT应用：

指这个内容与精益生产的减少搬运操作类似，我们办公流程可以将业务同类或关联紧密的安排集中式办公，减少距离带来的浪费。

使用IT系统取代人工传递信息在案例的图

（2）中使知智能医疗卡已是一个很好的例子。

5）压缩每个环节的时间，规定时间期限：

在非生产流程中，工作效率低下的另一个原因是因为流程中没有规范每步骤作业时间节点，由于人的本能是有堕性的，所以在没有外部跟催的情况下许多的工作一拖再拖，导致许效率低下。

所以，明确工作步骤的时间节点工期限是很有必要的。

图（3）案例是某工厂对离职流程及手续办理的时间节点要求，通过规范时间节点，大量节约了人力，提高工作效率。

图（3）

4、优化控制：

流程的重要作用之一是控制操作过程，让其按规定的方式作业，所以，流程中控制点设计得合理与否也是影响流程Lean的因素。

下面的6个内容是此次流程优化的总结。

1）根据发生错误的机率来决定检查，评审控制点设置的必要性；

2）取消重复审批点；

3）将不同环节的串行审批变为并行审批；

4）根据控制对象金额的大小或事务的重要程度，进行分层授权审批；

5）选择合适的审批人，让最明白人的最有权；

6）采用窗口式服务或集中式评审。

5、颠覆性思维：

识别流程每个步骤背后的故事。

很多流程在起初并没有那么的复杂，但在实际运作过程中，大家通常会将发生的问题归根到流程上，因此，不断的升级流程，在流程中设置一系列的措施和步骤来堵截问题的再次发生，因而，流程就开始变得越来越复杂了。

在这种情况下，我们不妨挑战一下流程每个步骤背后的故事，将立不住脚的步骤去除，也可以通过如下的问题进行挑战：

这个步骤产生有用的结果吗？

这个步骤非得要执行吗？

这个步骤非得要由当前的角色来执行吗？

这个步骤非得要的按当前的顺序进行吗？

这个步骤非得要按当前的方式进行吗？

这个步骤非得要在当前的地点来进行吗？

四、流程Lean的思路：

1、优化流程的步骤：

读了上面流程Lean的优化方法，也许我们对某一个流程的优化能做到心有成竹，但目前我们优化的不是一个流程，而是面对一个超出500份流程文件的工厂，我们不可能对每个流程按上面的方法进行一一识别并改善，所以流程Lean的思路就显得更为重要。

下面就一个庞大的体系下的工厂流程文件如何优化的步骤进行阐述。

图（4）

首先，我们要确定部门职责，然后确定各职责下对应的过程，再找出每个过程中的活动。

因为流程实质上就是一序列的为实现某一特定结果的活动的串连。

所以，我们识别了所有的活动，流程将全部包括在其中。

然后再收集每个活动对应的相关文件，再将活动按VSM的方法呈现出来，很自然就找到非增值的步骤。

接下来我们将非增值且不必要的步骤消除，便是我们的理想流程。

按此方法，我们不必要每份流程文件一一梳理也很自然的将所有的流程进行了梳理。

2、小结：

流程优化的思路图表说明：

a.梳理流程的ECSAS规则：

图（5）

b.流程优化的实际方法及步骤：

图（6）

五、小结：

本文主要结合流程的特点，从流程中活动的价值、效率、控制点详细地阐述了对流程优化的方法，文章中也引用了项目工作中和现实生活中的一些实际案例加以说明。

在编制过程中，以＂提高流程效率项目＂工作体会和总结为主，其中查阅和引用了部分概念，由于本人工作经验有限，欢迎读者指出不足之处。