用友U8应收应付通讲.docx
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用友U8应收应付通讲
应收应付管理系统讲义
常规选项定义
▪应付款核销方式
本系统为您提供两种应付款的核销方式,即按按单据、按产品两种方式。
各种方式的含义如下:
∙按单据核销:
系统将满足条件的未结算单据全部列出,由您选择要结算的单据,根据您所选择的单据进行核销。
∙按产品核销:
系统将满足条件的未结算单据按产品列出,由您选择要结算的产品,根据您所选择的产品进行核销。
提示:
∙如果企业付款时,没有指定支付某个具体存货,则可以采用按单据核销。
对于单位价值较高的存货,企业可以采用按产品核销,即付款指定到具体存货上。
一般企业,按单据核销即可。
∙选择不同的核销方式,将影响到账龄分析的精确性。
一般而言,选择按单据核销或按产品核销能够进行更精确的账龄分析。
∙在账套使用过程中,您可以随时修改该参数的设置。
▪单据审核日期依据
系统为您提供两种确认单据审核日期的依据,即单据日期和业务日期。
∙如果选择单据日期,则在单据处理功能中进行单据审核时,自动将单据的审核日期(即入账日期)记为该单据的单据日期。
∙如果您选择业务日期,则在单据处理功能中进行单据审核时,自动将单据的审核日期(即入账日期)记为当前业务日期(即登录日期)。
提示:
∙因为单据审核后记账,故单据审核日期依据单据日期还是业务日期,决定业务总账、业务明细账、余额表等的查询期间取值。
∙在账套使用过程中,可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期。
∙在账套使用过程中,若需要将选项从按业务日期改成按单据日期,则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已结账月份的单据。
若有,则不允许修改;否则才允许修改。
▪汇兑损益方式
系统为您提供两种汇兑损益的方式,即外币余额结清时计算和月末计算两种方式。
∙外币余额结清时计算 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益,在计算汇兑损益时,界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据。
∙月末计算 即每个月末计算汇兑损益,在计算汇兑损益时,界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据。
提示:
∙在账套使用过程中您可以修改该参数。
▪应付账款核算模型
系统提供两种应收系统的应用模型,用户可以选择:
简单核算、详细核算。
用户必须选择其中一种方式,系统缺省选择详细核算方式。
∙选择简单核算:
应付只是完成将采购传递过来的发票生成凭证传递给总账这样的模式。
(在总账中以凭证为依据进行往来业务的查询)如果您的采购业务以及应付账款业务不复杂,或者现结业务很多,则您可以选择此方案。
∙选择详细核算:
应付可以对往来进行详细的核算、控制、查询、分析。
如果您的采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况;或者您需要将应付款核算到产品一级;那么您需要选择详细核算。
提示:
∙该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务(包括期初数据录入)才允许从简单核算改为详细核算;从详细核算改为简单核算随时可以进行,但用户要慎重,一旦有数据,简单核算就改不回详细核算。
▪是否自动计算现金折扣
您可以选择自动计算现金折扣和不自动计算现金折扣两种方式。
∙如果供应商为您提供了在信用期间内提前付款可以优惠的政策,您可以选择自动计算现金折扣,系统会在“核销处理”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”,并为您计算可享受的折扣。
∙如果您选择了“不显示现金折扣”,则系统既不计算也不显示现金折扣。
提示:
∙在账套使用过程中您可以修改该参数。
▪是否进行远程应用
您有如下两种选择:
∙如果您选择了进行远程应用,则系统在后续处理中提供远程传输收付款单的功能。
但必须在此填上远程标识号,远程标识号必须为两位01-99。
∙如果您选择了不进行远程应用,则系统在后续处理中将不提供远程传输收付款单的功能,且也不需要填上远程标识号。
提示:
∙在账套使用过程中您可以修改该参数。
▪是否登记支票
是否登记支票是系统提供给用户自动登记支票登记簿的功能。
∙选择登记支票,则系统自动将具有票据管理的结算方式的付款单登记支票登记簿。
∙若不选择登记支票登记簿,则用户也可以通过付款单上的登记按钮,进行手工填置支票登记簿。
提示:
∙需要在总账系统选项中选择进行支票控制。
∙该选项可以随时修改。
▪改变税额是否反算税率
税额一般不用修改,在特定情况下,如系统和手工计算的税额相差几分钱,用户可以对税额进行调整。
打勾表示改变税额时反算税率,系统默认为不选中,即改变税额时不反算税率。
∙若选择是,则税额变动反算税率,不进行容差控制。
∙若选择否,则税额变动不反算税率,系统将进行容差控制。
容差是可以接受的误差范围。
在调整税额尾差(单笔)、保存(整单)时,系统将检查是否超过容差:
超过则不允许修改。
未超过则允许修改。
请用户设置以下两项容差。
∙单笔容差:
录入,默认为.06。
修改税额超过容差时,系统提示超出容差范围,取消修改,恢复原税额。
∙整单容差:
录入,默认为.36。
保存单据超过合计容差时,系统提示,返回单据。
提示:
∙税额变动时,系统将变动差额与容差进行比较,如果变动差额大于设置的容差数值,系统提示"输入的税额变化超过容差",恢复原税额。
变动差额=无税金额×税率-税额。
∙单笔容差根据表体无税金额、税额、税率计算;整单容差根据无税金额合计、税额合计、表头税率计算。
∙若单据表体存在多种税率,则系统不进行合计容差控制。
∙本参数只能在采购系统没有启用时方可设置,如采购系统已启用,则只能查看,不能编辑。
凭证选项定义
▪受控科目制单方式
有两种制单方式供您选择。
即明细到供应商、明细到单据的方式。
∙明细到供应商:
当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时,如果核算这多笔业务的控制科目相同,系统将自动将其合并成一条分录。
这种方式的目的是您在总账系统中能够查看到每一个供应商的详细信息。
∙明细到单据:
当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时,系统会将每一笔业务形成一条分录。
这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。
提示:
∙在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置。
∙受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同,辅助项为空,则不予合并成一条分录。
▪非控科目制单方式
有三种制单方式供您选择。
即明细到供应商、明细到单据和汇总制单的方式。
∙明细到供应商:
当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时,如果核算这多笔业务的控制科目相同,系统将自动将其合并成一条分录。
这种方式的目的是您在总账系统中能够查看到每一个供应商的详细信息。
∙明细到单据:
当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时,系统会将每一笔业务形成一条分录。
这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。
∙汇总制单:
当您将多个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时,如果核算这多笔业务的控制科目相同,系统将自动将其合并成一条分录。
这种方式的目的是精简总账中的数据,您在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。
提示:
∙在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置。
∙非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同,辅助项为空,则不予合并成一条分录。
▪控制科目依据
应付控制科目指所有带有供应商往来辅助核算并受控于应付系统的科目。
在会计科目中进行设置。
本系统为您提供三种设置控制科目的依据。
即按供应商分类、按供应商、按地区分类三种依据。
∙按供应商分类设置:
供应商分类指您根据一定的属性将您的往来供应商分为若干大类,例如您可以将您的供应商根据时间分为长期供应商、中期供应商和短期供应商;您也可以根据您的供应商的行业将您的供应商分为零售供应商、批发供应商等。
在这种方式下,您可以针对不同的供应商分类设置不同的应付科目和预付科目。
∙按供应商设置:
您可以针对不同的供应商在每一种供应商下设置不同的应付科目和预付科目。
这种设置适合特殊供应商的需要。
∙按地区分类设置 您可以针对不同的地区分类设置不同的应付科目和预付科目。
例如,您将您的供应商分为华东、华南、东北等地区,您可以在不同的地区分类下设置科目。
提示:
∙在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置。
∙按供应商分类,则在【设置科目】-【控制科目设置】中系统列示供应商分类,进行控制科目设置。
∙按供应商设置,则在【设置科目】-【控制科目设置】中系统列示供应商明细,进行控制科目设置。
∙按地区设置,则在【设置科目】-【控制科目设置】中系统列示地区分类,提供您进行控制科目设置。
▪采购科目依据
本系统为您提供了两种设置产品采购科目的依据。
既按存货分类和按存货设置存货采购科目。
▪按存货分类设置:
存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类,例如,您可以将存货分为原材料、燃料及动力、在存货及产成品等大类。
您可以针对这些存货分类设置不同的科目。
▪按存货设置:
如果您的存货种类不多,您可以直接针对不同的存货设置不同的科目。
提示:
∙账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置。
∙按存货分类设置,则在【设置科目】-【产品科目设置】中系统列示存货分类,进行产品科目设置。
∙按存货设置,则在【设置科目】-【产品科目设置】中系统列示产品明细,进行产品科目设置。
本系统为您提供了两种设置产品采购科目的依据。
既按存货分类和按存货设置存货采购科目。
▪按存货分类设置:
存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类,例如,您可以将存货分为原材料、燃料及动力、在存货及产成品等大类。
您可以针对这些存货分类设置不同的科目。
▪按存货设置:
如果您的存货种类不多,您可以直接针对不同的存货设置不同的科目。
提示:
∙账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置。
∙按存货分类设置,则在【设置科目】-【产品科目设置】中系统列示存货分类,进行产品科目设置。
∙按存货设置,则在【设置科目】-【产品科目设置】中系统列示产品明细,进行产品科目设置。
▪月末结账前是否全部生成凭证
增加月末结账前是否需要全部生成凭证选项。
∙如果您选择了月末结账前需要将全部的单据和处理生成凭证,则在进行月末结账时将检查截止到结账月是否有未制单的单据和业务处理。
若有,系统将提示不能进行本次月结处理,但可以详细查看这些记录;若没有,才可以继续进行本次月结处理。
∙如果您选择了在月末结账前不需要将全部的单据和处理生成凭证,则在月结时只是允许查询截止到结账月的未制单的单据和业务处理,不进行强制限制,也可结账。
提醒:
∙在账套使用过程中您可以修改该参数。
▪方向相反的分录是否合并
科目相同、辅助项相同、方向相反的凭证分录是否合并:
∙选择合并:
则在制单时若遇到满足合并分录的要求,且分录的情况如上所描述的,则系统自动将这些分录合并成一条,根据在那边显示为正数的原则来显示当前合并后分录的显示方向。
∙选择不合并:
则在制单时若遇到满足合并分录的要求,且分录的情况如上所描述的,则不能合并这些分录,还是根据原样显示在凭证中。
提示:
∙系统缺省选择不合并分录,该选项可以随时修改。
▪核销是否生成凭证
核销是否需要生成凭证,您有如下两种选择:
∙选择否时,不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单。
∙选择是,则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同,不相同时,需要生成一张调整凭证。
如发票的入账科目为202101,付款单冲销的入账科目为212102,则当这张付款单核销这张发票后,应该生成如下凭证:
借 212101
贷 212102
提示:
∙缺省为否,可以随时修改。
▪预付冲应付是否生成凭证
预付冲应付是否需要生成凭证,您有如下两种选择:
∙选择需要:
则对于预付冲应付的业务,当预付、应付科目不相同时,需要生成一张转帐凭证。
∙选择不需要:
则对于预付冲应付的业务不管预付、应付科目是否相同均不需要生成凭证。
提示:
∙选择需要生成凭证的情况下,月末结账时需要对预付冲应付进行分别检查有无没有制单的记录;在选择不需要生成凭证的情况下,月末结账时不需要检查预收冲应收、预付冲应付记录有无制单。
∙系统缺省选择需要进行制单,该选项可以随时修改。
▪红票对冲是否生成凭证
红票对冲是否需要生成凭证,您可以选择:
∙选择需要:
则对于红票对冲处理,当对冲单据所对应的受控科目不相同时,需要生成一张转帐凭证。
∙选择不需要:
则对于红票对冲处理,不管对冲单据所对应的受控科目是否相同均不需要生成凭证。
提示:
∙选择需要生成凭证的情况下,月末结账时需要对红票对冲处理分别检查有无需要制单的记录;在选择不需要生成凭证的情况下,月末结账时不需要检查红票对冲处理制单情况。
∙系统缺省选择需要进行制单,该选项可以随时修改。
▪凭证是否可修改
∙选项为空,意味着生成的凭证可以修改;选项不为空。
意味着生成的凭证不可修改。
∙不可修改意味着凭证上的各个项目均不可修改,包括科目、金额、辅助项(项目、部门)、日期等。
权限与预警定义
▪是否启用供应商权限
只有在应付系统中有该选项。
只有在账套参数设置对供应商进行记录集数据权限控制时该选项才可设置,账套参数中对供应商的记录集权限不进行控制时应付系统中不对供应商进行数据权限控制。
您有如下两种选择:
∙选择启用:
则在所有的处理、查询中均需要根据该用户的相关供应商数据权限进行限制。
∙选择不启用:
则在所有的处理、查询中均不需要根据该用户的相关供应商数据权限进行限制。
提示:
∙系统缺省不需要进行数据权限控制,该选项可以随时修改。
∙启用供应商数据权限,且在应付款管理系统中查询包括对应客户数据时可以不考虑该用户是否对对应客户是否有权限,即只要该用户对供应商有权限就可以查询包含其对应客户的数据。
▪是否启用部门权限
应付系统中有该选项,需要进行设置、控制。
只有在账套参数设置对部门进行记录集数据权限控制时该选项才可设置,账套参数中对部门的记录集权限不进行控制时应付系统中不对部门进行数据权限控制。
∙选择启用:
则在所有的处理、查询中均需要根据该用户的相关部门数据权限进行限制。
∙选择不启用:
则在所有的处理、查询中均不需要根据该用户的相关部门数据权限进行限制。
提示:
∙系统缺省不需要进行数据权限控制,该选项可以随时修改。
▪是否根据单据自动报警
您有如下三种选择:
∙如果您选择了根据信用方式自动报警,则您还需要设置报警的提前天数。
每次登录本系统时,系统自动将单据到期日-提前天数<=当前注册日期的已经审核的单据显示出来,以提醒您哪些款项应该付款了。
∙如果您选择了根据折扣方式自动报警,则您还需要设置报警的提前天数。
每次登录本系统时,系统自动将单据最大折扣日期-提前天数<=当前注册日期的已经审核的单据显示出来,以提醒您哪些采购业务再不付款就不能享受现金折扣待遇。
∙如果您选择了不进行自动报警,则每次登录本系统时不会出现报警信息。
提示:
∙在账套使用过程中您可以修改该参数。
∙按信用方式报警其单据到期日根据客户档案中信用期限而定、按折扣期则根据单据中的付款条件最大折扣日期全部计算。
▪是否根据信用额度自动报警
用户可以选择是否需要根据供应商的信用额度进行自动预警,有如下选择:
∙信用比率=信用余额/信用额度,信用余额=信用额度-应付账款余额。
∙选择根据信用额度进行自动预警时,需要输入预警的提前比率,且可以选择是否包含信用额度=0的供应商。
∙当选择自动预警时,系统根据设置的预警标准显示满足条件的供应商记录。
即只要该供应商的信用比率小于等于设置的提前比率时就对该供应商进行报警处理。
若选择信用额度=0的供应商也预警,则当该供应商的应付账款>0时即进行预警。
∙若登录的用户没有信用额度报警单查看权限时就算设置了自动报警也不显示该报警单信息。
∙选择自动预警的其他条件:
供应商全部、已经审核过的所有单据、截止日期为登录日期、币种为全部。
∙不选择需要自动预警时,任何用户登录时均不显示按信用额度进行预警的信息。
提示:
∙系统缺省选择需要自动预警,该选项可以随时修改。
∙该参数的作用范围仅限于在本系统中增加发票和应付单时候。
∙信用额度控制值选自供应商档案的信用额度。
单据类型设置
∙ 应收单中的“其他应收单”为系统默认类型,您不能删除、修改。
∙您只能增加应收单的类型,发票的类型是固定的,不能修改删除。
∙您不能删除已经使用过的单据类型。
【期初新增单据业务规则】
▪期初发票是指还未核销的应收账款,在系统中以单据的形式列示,已核销部分金额不显示。
▪期初应收单是指还未结算的其他应收单,在系统中以单据的形式列示,已核销部分金额不显示。
▪期初预收单是指提前收取的客户款项。
▪期初票据是指还未结算的票据。
▪年结时,系统将所有单据的原始单据编码结转到下年,新增的期初单据其单据编码根据单据编码设置方案自动生成。
▪期初余额与总账对账:
根据受控科目进行一一对账。
▪上年结转下来的期初单据可以删除,但不允许修改。
用户可新增期初单据。
▪数据权限:
当系统选项中设置了启用客户、部门数据权限,则在查询、编辑期初余额数据时均需要根据登录用户的对应数据权限进行相应的限制。
单据中的部门为空时,相当于该单据的部门权限不受控制。
如:
一张单据中出现的客户是该用户可以查看的,而部门是该用户禁止查看的记录,则该张单据禁止该用户查看。
收回坏帐
1. 当您收回一笔坏账时,您应首先在【收款单据录入】功能中录入一张收款单,该收款单的金额即为收回的坏账的金额。
该收款单不需要审核。
也不要制单,审核和制单后就不能核销了,在收回处理后制单.
【注意】
∙在您录入一笔坏账收回的款项时,您应该注意不要把该客户的其他的收款业务与该笔坏账收回业务录入到同一张收款单中。
例如,7月4日XX客户付给了您一笔货款,同时还付了一笔以前的坏账款项,这时,您应录入两张收款单,分别记录收到的货款和收到的坏账款项。
∙坏账收回制单不受系统选项中“方向相反分录是否合并”选项控制。
审核后的单据才能核销。
应收应付中制单规则:
∙本系统的控制科目可在其他系统进行制单,在其他系统制单则会造成应付款管理系统与总账系统对账不平。
(存货核算系统除外)
∙在本系统制单时,若要使用存货核算系统的控制科目,则需要在总账系统选项中选择可以使用存货核算系统控制科目选项。
∙制单日期系统默认为当前业务日期。
制单日期应大于等于所选的单据的最大日期,但小于当前业务日期。
∙如果您同时使用了总账系统,您所输入的制单日期应该满足总账制单日期要求:
即大于同月同凭证类别的日期。
∙一张原始单据制单后,将不能再次制单。
∙如果您在退出凭证界面时,还有未生成的凭证,则系统会提示您是否放弃对这些凭证的操作。
如果您选择是,则系统会取消本此对这些业务的制单操作。
5.各种制单类型均可以实现合并制单处理,只有坏账处理制单暂时只能独立制单。
▪选择合并:
则若遇到科目相同、辅助项相同、方向相反分录可以通过合成一条分录,该条分录的显示方向以正数为准。
即在哪个方向显示为正数,该分录就显示在哪个方向。
如,有借方1131科目,金额900;贷方1131科目,金额1000;满足当前的合并原则,则合并以后生成的分录为:
贷方1131科目,金额100。
▪选择不合并:
则若遇到科目相同、辅助项相同、方向相反的分录不进行合并分录处理。
核销处理
1.异币种的核销处理在【收款单据录入】中进行处理。
提示:
∙核销方式按单据时,被核销单据列表按单据显示记录,若此时有产品栏目,则只显示该单据的第一个产品信息;核销方式按产品时,被核销单据列表明细到产品显示记录,产品栏目中显示每条记录对应的产品信息。
∙没有审核过的或者原币余额=0的单据记录均不显示在收付款单、被核销单据列表中。
收付款单表体中款项类型为其他费用的记录不在收付款单列表中显示。
∙应收系统中选择收付款单类型为收款单时,被核销单据列表中可以显示的记录有:
蓝字应收单、蓝字发票、付款单。
∙应收系统中选择收付款单类型为付款单时,被核销单据列表中可以显示的记录有:
红字应收单、红字发票、收款单。
∙收付款单列表和被核销单据列表的最后均提供显示一合计行,将原币金额、原币余额、本币金额、本币余额、本次结算金额、可享受折扣、本次折扣栏目进行列合计计算。
∙发票、应收单在自动计算现金折扣的情况下,原币余额=原币金额-本次结算-本次折扣;无自动计算现金折扣情况下,原币余额=原币金额-本次结算。
∙收付款单原币余额=原币金额-本次结算。
▪数据权限对核销的影响
∙若设置启用数据权限,则该用户可核销的单据需要根据其对应的客户、部门数据权限作相应地限制,即用户可核销的结算单和被核销单据均应该满足权限要求。
∙当单据中出现客户与部门的权限有冲突时(即一项有权限,另一项没有权限),作为用户对该单据没有权限处理。
∙启用了部门权限,但单据中的部门为空,则作为所有用户都对该单据有权限处理
▪分摊规则
系统提供自动分摊功能,即将当前结算单列表中已经输入的本次结算金额合计根据当前被核销单据列表的界面排列顺序进行自动分摊到对应本次结算栏目中。
∙分摊到每条记录上的本次结算金额不能大于该记录的原币余额,总计可分摊的金额=结算单列表中本次结算金额之和。
∙分摊时若被核销单据记录上已经有本次结算金额,在需要清空后重新写,写入的数据应该是以本次可以分摊到的金额为准。
票据管理
您可以在此对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理。
▪记录票据详细信息
▪记录票据处理情况
▪查询应收票据(包括即将到期且未结算完的票据)
【操作流程】
1.当您收到银行承兑汇票活商业承兑汇票时,将该汇票录入应收款管理系统的票据管理中。
点击〖确认〗按钮,则系统保存当前票据,生成一张收款单,您可以在【收款单据录入】中进行查询,并可以与应收单据进行核销勾对,冲减客户应收账款。
2.而在票据管理中,您可以对该票据进行计息、贴现、转出、结算、背书等处理。
3.可对应收票据进行查询。
提示:
∙如果要进行票据科目的管理,必须将应收票据科目设置为应收受控科目。
票据收到日期在以结账月不能修改和删除。
票据所形成的收款单己经核销的不能被删除。
己经进行过计息、结算、转出等处理的票据不能被删除。
对已背书的票据进行退票处理仅限于票据背书时选择冲销应付账款这种方式。
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