迎接教育部专家到文化传播学院接待方案.docx
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迎接教育部专家到文化传播学院接待方案
迎接教育部专家到文化传播学院
进行检查评估工作
接
待
方
案
文化传播学院办公室
二零一五年五月十一日
为做好迎接教育部专家组评估考察各项工作的协调安排,经学校评建工作领导小组研究,制定本接待方案,根据实际情况,本方案可作适当调整。
一、接待方针
以各级教育部行政管理部门、上级有关文件指导精神要求为导向,结合学院的工作实际,全体教师职工、广大学生要树立大局意识整体意识,在评估期间坚守岗位,履行职责,服从安排,积极参与。
高度重视,周密安排,热情接待,周到服务,为顺利完成评估工作任务提供一流服务,为学院增光添彩。
在接待工作上既要实事求是又要充分体现学院特色、亮点,全体教职工、同学要以饱满的工作热情,高度的责任心和使命感确保评估工作顺利通过。
二、接待时间、地点、对象
时间:
2015年X月X—X日
地点:
文德楼401会议室
对象:
xx、xx等3位评估专家
3、接待内容
1.听取分管教学副院长对评估工作的汇报
2.检查学校师资队伍、办学方针、培养方案等方面的内容
3.回答专家提出的问题
四、接待工作机构
(—)接待工作领导小组
负责人:
罗夏惠
成员:
罗夏惠、陈祖君、杨经华
主要任务:
对专家进校后工作日程安排和接待方案进行总体部署和安排,协调、督促、检查、指导各项工作及要求相关人员按照要求完成各项迎评工作。
(二)接待工作小组
1.汇报组
负责人:
罗夏惠
成员:
罗夏惠、陈祖君、杨经华
主要任务:
汇报学院专业建设、人才培养相关情况;解释专家检查过程中遇到的一般疑问;协助专家查阅教学资料;协助学校领导完成其他迎评工作;由院长负责好汇报PPT内容,准备招生情况、教育情况等的专家评估资料 。
评估资料:
专家手册5本、评分表5套 。
2.接待组
负责人:
陈静梅
成员:
杨明芳、唐东、李学丽、白奇峰
主要任务:
(1)迎宾(选择形象好、气质佳、普通话标准的年轻老师负责此次工作。
检查人员到达前30分钟,提醒相关人员做好迎宾工作)。
(2)精心设计考察路线,扬长避短,凸显办学特色。
在去往办公室的走廊中,设计一幅体现汉语专业文学艺术的海报和一幅体现广告创意的海报,展出传播系、广告系学生在征文比赛、大广赛中的获奖作品。
在文德楼每一楼层安排好接待人员,摆设鲜花等,专家入场要以掌声相迎。
(4)在会议室中,将分院科学合理的规章制度、各级教师及学生的得奖证书与优秀作品提前整合,设计成各种形状。
将准备赠送专家的优秀广告作品、文章整理好,在视察结束后发放。
(5)确定讲解员和陪同人员,进行适当的培训。
xx负责讲解,事先拟好讲解稿,把分院的专业建设与课程建设精炼的融入,展现分院特色;讲解时熟悉内容,重要数字等信息要一口清。
验收人员到来前1小时,再次提醒相关人员做好接待准备。
3.后勤组
负责人:
文化传播学院学生会主席陈娴
成员:
学生会组织部、办公室成员
主要任务:
(1)清洁工作准备
会议室外清洁工作。
负责打扫分院办公室、过道及走廊,检查、督促消毒落实情况,并及时处理可能出现的情况,尽可能保持通风,保证空气质量对办公室、通道等公共区域的墙面、地面和物体的表面包括门窗、桌面、沙发、洗手池、卫生间等。
(XX检查)
会议室的清洁工作。
提前一天清洁并布置接待室,保持室内整洁有序,空气清新。
正确摆放接待室内所需物品。
办公室里布置各种鲜花、茶水、水果等。
正确摆放接待室内所需物品。
调试投影仪、音响等设备,放映相关资料;办公室里布置各种鲜花、茶水、水果等。
(XX检查)
(2)宣传准备
文德楼前、会议室横幅“热烈欢迎评估专家莅临文化传播学院进行评估指导”、“迎评、促建、重在建设”横幅、宣传牌的悬挂。
播放办公室设电子屏幕欢迎词“热烈欢迎教育部专家莅临文传学院视察指导工作”。
在会议室中,将分院科学合理的规章制度、各级教师及学生的得奖证书与优秀作品提前张贴。
(XX检查)
(3)会务准备
提前印制座位牌、现场会场布置、座位牌摆放;负责会场秩序、临时需求等。
整理办公室的各种配置,调试投影仪、音响等设备,放映相关资料;7:
30-8:
00在岗,提前一天到场熟悉,保证电脑、投影仪开机,必须等专家参观或察看功能室后方可离开。
4.宣传报道组
负责人:
郭猛
主要成员:
各年级广告专业班委
主要任务:
全程摄像工作;条幅横幅、宣传牌的制作;汇报PPT的制作。
制作欢迎横幅、宣传横幅共2面,教学楼一幅,会议室一幅,网站建设,制作学院5分钟宣传短片。
广告创意的海报的设计;当天完成活动的宣传报道撰写。
5.仪表风纪组
负责人:
文化传播学院学生会副主席陈中建
成员:
学生会宣传部、文体部成员
主要任务:
学生着装恰当按规范要求进行整理,下课期间禁止大声喧哗、嬉闹。
见到专家要问好等。
五、时间安排:
时间
地点
内容
负责人员
9:
00
一教4楼
学院领导整齐着装站立一排,迎候专家组光临,引导至会议室。
罗夏惠、陈祖君、杨经华
9:
10—9:
25
学院办公室
由书记简单介绍分院情况,着重汇报近两年的发展情况(使用ppt)
罗夏惠
9:
25-9:
40
学院办公室
院长汇报专业和课程建设,检查资料,相关领导人员必须在场,办公室主任作关于专业建设的报告。
陈祖君
9:
40-9:
50
学院办公室
专家提问
杨经华
9:
50-10:
30
引导专家沿设计的固定线路对学院设施设备、校园文化、学生精神面貌初步考察,同时根据办学条件组的要求细致全面考察校舍和设施设备,全程陪同,陈静梅在前面引导。
陈静梅
10:
30-11:
00
学院办公室
欢送专家
罗夏惠、陈祖君、杨经华、陈静梅、杨明芳、唐东
说明:
因专家组具体活动,时间安排还存在不确定的因素,如临时变动调整,以学校安排、教学检查协调组通知为准。
六、后期工作:
1、物资整理:
接待场地物资整理。
2、总结提升:
接待完毕后,组织总结大会,以改善不足,提炼经验。
3、宣传报道:
整理新闻稿件,在24小时之内进行宣传报道。
7、经费预算:
名称
单价(元)
数量
费用(元)
矿泉水
茶叶
横幅
烟酒
办公用品
其他
总计
八、附件
(一)注意事项
1.人员通知安排。
各协调、责任人员要负责将各自职责范围内工作任务对相关人员进行转答、安排,说明注意事项。
视察期间无教学任务的老师必须全部参与迎评工作。
2.确保对接到位。
各环节责任人员要相互协调,保持联络,确保对接到位。
各小组要明确责任,在做好本职工作的同时,也要协助其他组的工作,紧密配合专家完成对我分院的评估工作。
3.临时情况处置。
遇到临时性突发状况要及时汇报、协调解决,重要事项及时报告。
4.会场管理工作。
每20—30分钟添加茶水或视情况而定;会后拍照,依据重要程度进行拍照留恋;会后整理(如专家需资料,装袋赠送);
5.事先安排人员关注专家活动,以便及时采取应对措施。
(二)相关预案
欲达目的:
在专业建设与课程建设中展现本分院的特色,以吸引评估专家,给专家留下良好印象,使评估工作圆满成功。
1.专家提问预案
(1)专家来之前,分院进行相关问题的猜想及培训,召集分院老师收集和讨论体现分院特色的素材;
(2)每位老师都得熟记本院的专业特色,了解本院的具体工作情况以及未来的发展动向;
(3)专家的第一个问题由分院领导回答,其他教师先不回答;
(4)专业性的问题由教研组负责人或资深教师回答;
(5)所有回答问题的教师都应该以分院特色为重点(555111;1111),围绕专业建设和课程建设进行回答,切不可离题;
2.查阅资料预案
(1)可将突显分院成绩的资料放在显眼处(如近两年来分院获得的硕士点、广告大赛、征文大赛等成绩),以便专家看到亮点;
(2)资料库由相关人员值班,以便讲解;
(3)资料事先经分院教师整合,突出亮点和特色(如汉语言“555111”、广告学“1111”);
(4)查阅资料结束时,可以广告专业同学的优秀广告作品作为纪念礼物赠送给各位专家。
(三)接待时的礼仪规范及事项:
1.握手
力度:
握手时力度要适中,太轻给人以轻视;太重,也不好;
原则:
要遵循“尊者先伸手”的原则,有女同志时要让女同志主动伸手;
姿势:
距离对方约一步,两足站立,正面朝向对方,上身微微前倾,双目注视对方,微笑伸手;
时间:
在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手
2.迎接礼仪
要先介绍最高领导,依次介绍;把男士介绍给女士。
"你好,这是王先生";介绍的时候要谦虚谨慎,注意对方的年龄和职位。
"刘总,你好,这是小王"千万别调换了。
3.接待礼仪
要走在客人前面。
上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶,不要走的太快;要让客人走楼梯的内侧,主人走外侧;接待对方要做到“三到”:
眼到,口到,意到。
多一份热情,多一份细心。
口到即目光热忱,包括:
正视对方,眉目含笑,注视也要点到为止。
口到即舌灿如花,包括:
语言相通,句句含情,沟通到位。
意到即温情如春,包括:
神态端庄,表情自然,举止大方。
4.接待礼仪的禁忌
接待来宾时,不要斜视对方,目光中不要有意无意流露出蔑视或敌意;使用对方不懂得语言或话语;举止不要过于随便或拘谨。
文化传播学院办公室
二零一五年五月十一日
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