行文规范.docx
- 文档编号:27251944
- 上传时间:2023-06-28
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:24.36KB
行文规范.docx
《行文规范.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行文规范.docx(11页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
行文规范
******行文规范
酒店文件是在经营管理过程中表达意志、传递指令、加强沟通的重要文字工具和手段。
为了进一步规范酒店的行文标准,加强行政行文的统一性和严肃性,特作如下规范:
一、文件分类
1、对外行文:
包括对省****,以及与酒店有往来关系的所有单位的行文。
分为上行文和平行文。
2、对内行文:
仅指酒店内部行文,分为上行文、平行文和下行文。
二、文件形式
1、函头纸行文:
对外行文一律使用函头纸,加盖酒店行政印章。
2、红头文件:
对内行文中具有规范、指导意义的普发文(如酒店新出台的规章制度,表彰、批评通报,开展主题活动等重要精神的传达)可使用红头文件。
3、备忘录:
对内呈请性、规范性、公示性、协调性文件,一般采用备忘录形式。
4、会议纪要:
记载酒店或部门会议的主要内容和议定事项,供内部参阅的文件,一般采用会议纪要形式。
5、张贴文件:
作为酒店或部门对外界或内部告示性的文件,时效性很强,可采用张贴形式。
三、文件格式
1、函头纸行文:
标题采用宋体二号字,正文为仿宋三号字,无发文字号,但应定制存档编号,便于档案管理,落款须盖印章。
2、红头文件:
由“眉首”、“主体”、“版记”三部分组成。
①眉首:
置于公文首页红色反线上,一般包括6个方面的内容:
“公文份数序号”、“密级和保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”。
但通常只有2个方面的内容,即:
“发文机关标识”(也就是红头)和“发文字号”。
发文机关标识:
由发文机关全称后面加“文件”组成。
发文字号:
在发文机关标识(红头)下,由发文机关代字、年份和序号组成,用仿宋三号字居中排布。
年份、序号用阿拉伯字数码标识,年份标识全称,用六角括号“〔〕”括入(如:
〔2008〕);序号不编虚位,不加“第”字(如:
“1号”不编成“第1号”或“第01号”、“第001号”),其规范标识为:
“赣山水×字[2016]×号”。
②主体:
公文主体包括7个方面的内容:
“标题”、“主送机关”、“正文”、“附件”、“成文时间”、“公文生效标识”、“附注”。
标题:
在红色反线下空2行,用宋体二号字,可根据字数多少,分一行或多行排布,回行时,要词意完整,排列对称,间距恰当。
主送机关:
标题下空1行,左侧顶格,用三号仿宋字标识,回行仍顶格,最后一个主送机关名称后用全角冒号。
如主送机关过多,而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送。
正文:
在主送机关名称下一行用3号仿宋字排布,每自然段空2字,回行顶格,数字、年份不能回行;正文排版:
22行/面、28字/行;天头(上白边)37㎜、页脚(下白边)35㎜、订口(左白边)28㎜、切口(右白边)26㎜。
附件:
在正文下一行,左空2字用三号仿宋字标识,“附件”后用全角冒号。
附件如有序号,使用阿拉伯数码(如:
附件:
1******)标识;附件名称后不加标点符号。
附件应与公文一起装订,并在附件的左上角第一行顶格标识公文的发文序号,并在其后标识附件(或带序号)。
成文时间:
用汉字将年、月、日标全,零为“〇”,成文时间标识的位置:
右空4字,距正文加盖印章后的上边缘与正文间应有2—4㎜的空间。
公文生效标识:
发文印章,单一发文,盖在公文的落款处,不署发文机关名称,只标识成文时间。
印章端正居中下压在成文时间上,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式(仅下弧压在成文时间上),当印章下弧有文字时,采用中套方式(印章中心线压在成文时间上);联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右空7个字,主办机关印章在前,两个印章均应压成文时间,印章用红色。
采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐,两印章不相交或相切,相距不超过3㎜。
联合行文需加盖三个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间;主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超过版心,最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
序号和名称主题词的选取,应以与标题相对应、专指性强为原则;抄报单位为需了解的单位。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附注:
公文如有附注,用3号仿宋字居左空2字标识“附注”,用2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
③版记:
一般包括“主题词”、“抄送”、“印发机关和印发时间”三个方面的内容。
版记中各要素之下均加一条反线,与版心等宽。
版记的位置应置于公文最后一页,版记最后一个要素置于最后一行。
主题词:
用3号黑体字,居左顶格标识,“主题词”后标全角冒号;词目用3号宋体字,词目之间空1字。
抄送:
在主题词下一行左空1字用3号仿宋字标识,“抄送”后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送。
印发机关和印发时间:
位于抄送机关之下(如无抄送机关,在主题词之下)站一行位置,用3号仿宋字,印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文打印时间为准用阿拉伯字标识。
页码标识:
用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7㎜;单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页码不标页码。
3、备忘录:
采用4号仿宋字,上行文按“呈、致、由、时间、事由”顺序列写,平行文、下行文则按“致、由、时间、事宜”顺序列写。
备忘发文字号为:
***×(部门代字)备字(2008)×号,位于右上角,与“呈”或“致”平齐。
正文左下角为办文部门及部门经理的签名、签发时间。
4、会议纪要:
采用仿宋字体。
文头标题用小二号字标识:
“****(×部)会议纪要”;纪要字号用五号字标识:
“(2008)第×期”,位于标题正下方;纪要字号之下用四号字按“时间、地点、主持人、与会人、记录人、内容”的顺序左侧顶格分行列写;从下一行起,每自然段空2格排布正文,正文使用4号字。
5、张贴文件:
根据实际需要确定文件纸型号,通常使用A4或A3型纸张。
四、注意事项
1、行文格式的印刷、用纸要求:
①汉字从左至右排列,少数民族文字按其书写习惯排印。
②通常均采用国际标准A4型纸张出稿;需张贴的文件可使用A3型纸张。
③各类文件的组成项目要齐全清楚、排列科学、符合标准。
2、拟制文件标题的要求:
以准确、简要、清楚为原则,讲求生动气派、发人深思、醒目新颖。
3、文件成文日期的确定原则:
①经总经理及酒店领导或部门经理签发的,以签发日期为准,成文日期必须写明年月日,且要用汉字,其中“零”应写成“o”,而不能写成“0”;
②多部门联合行文的,以最后签发部门负责人的签发时间为准;
③会议纪要以开会日期为准。
4、文件签发:
①酒店的文件、会议纪要和涉及需呈请汇报的备忘录,必须经总经理审阅签发后才能发出或张贴;
②部门会议纪要、一般性委托事宜的备忘录由部门经理签发。
5、对外张贴文件的制作要求:
①各部门因经营需要,须在酒店营业区域张贴告示性文件的,一律由总经办根据实际情况统一设计、制作;
②各部门需在非营业区域发布告示性文件的,可直接张贴正规红头文件;也可放大复印后,再张贴于告示橱窗内指定位置,并在时效期后,及时揭拆。
样稿范本附后。
************
二〇***年*月*日
****字[2016]号
致:
采购部
由:
****
日期:
***年*月*日
事宜:
关于安装*****事宜
根据《酒店*8管理工作规定》,目前对***年前酒店档案做全面整理,并将设专门档案室(在七楼)。
之前,酒店档案柜已采购,现存放在五楼临时库房。
就安装档案柜之事,总经办已多次与收货部沟通(但一直未能解决)。
为此,请采购部配合,联系供应商安装人员,将酒店档案柜务必在5月15日前安装到位(具体安装位置由***确定,电话:
****)。
****
****字[2016]号
呈:
酒店领导
致:
相关部门
由:
****
日期:
****年*月*日
事宜:
关于办理卫生许可证事宜
****年*月*日即可办理“**********”的卫生许可证,需酒店相关部门积极配合,提供以下资料(均一式两份):
资料目录
负责部门
责任人
法人或负责人身份证明复印件
法人或负责人不是本辖区的,需提供当地计生部门婚育证明复印件
从业人员姓名、性别、年龄、所在岗位名单;从业人员的健康证明卫生法规及卫生知识培训证明
生产经营场所建筑平面功能布局图
(应标明比例尺(比例为1:
100)、室内各功能用房,基本要素(尺寸、名称、设施名称及个数),用电脑绘制)
生产经营场所地址方位示意图
(应标明方向、街道名称、生产经营场所所在位置与周围建筑、相邻单位的关系)
卫生管理制度
餐饮方面
客房方面
娱乐方面
公共方面
消防安全证明
生产经营场地场所的使用证明(房屋产权证明或租赁协议)(联系****)
法人或负责人培训证明
申请单位在工商管理局取得的《企业名称预先核准通知书》
请相关部门及责任人将以上资料(除健康证以外)于*月*日前集中交到***,特殊情况及时反馈。
总经办
*****[2016]号
呈:
酒店领导
致:
酒店各部门
由:
*****
日期:
*年*月*日
事宜:
拟定《职能部门来店检查工作接待请示汇报制度》
酒店经营过程中,各职能部门、行业指导单位来店检查工作的情况较多,为规范接待,建立请示汇报流程,明确责任分工,拟定本制度。
一、涉及的职能部门范畴
主要包括消防、公安(派出所、国安)、卫生、工商、劳动保障、环
保、人防、税务、旅游、畜牧水产、广电、技术监督等政府职能部门(或事业单位)。
二、职能部门与酒店对口联络部门及责任人
职能部门(单位)
酒店对口
联系部门
主要责任人
(以现任负责人为准)
备注
消防支队
公安(公安局、派出所、国家安全局)
卫生局及下属科室
街道办事处
工商局及下属科室
劳动与社会保障局及下属科室
环保局及下属科室
技术监督局
广电局及有线网络公司
人防办
税务部门
畜牧水产局
旅游局(旅游行业协会)
其他单位
三、接待及请示汇报流程
形情一:
职能部门人员到达酒店大堂,向总台接待处表明来意——1总台接待人员联系大副接待——2由大副带至酒店二楼餐饮大厅或大堂休息处、并告知酒店对口联络部门的负责人(及时到达接待现场)——3核实职能部门检查人员身份(请其出示工作证),了解其检查目的和相关政策依据——4请示酒店领导(如不同意接受某项检查,应合理向职能部门说明情况),同时通知被检查区域的部门负责人,请其做好准备工作——5由对口联络部门负责人牵头、被检查区域负责人(员工)配合,做好检查记录(如需抽查带走样品,应事先请示酒店领导)——6将检查结果适时向酒店领导汇报,职能部门出具的检查单据(原件)统一交总经办,酒店相关部门可留复印件。
形情二:
职能部门人员直接到酒店七楼总经办——
由对口联络部门的负责人在办公室现场接待(或邀请到六楼会议室、二楼餐饮大厅接待)——参照“情形一”第
4、5、
项流程处理。
形情三:
职能部门事先电话告知、预约检查——电话受理当事人将信息及时向对口联络部门负责人、酒店领导报告——通知被检查部门区域负责人做好安排——参照“情形一”5—6项流程处理。
形情四:
职能部门在没有告知酒店方的情况下,直接到酒店各区域检查、拍照——所在区域的管理人员现场制止、征询情况——向部门负责人报告——由对口联络部门接待处理。
四、配合职能部门检查工作的要求及注意事项:
1遵守接待及请示汇报流程,不得私自接待、擅自作主。
。
2、有礼、有节、有度,积极配合职能部门的合法检查,维护酒店权益和形象。
3、每项检查(抽查)及行政收费要求有相关政策依据,对于越权或不合理的检查项目,应予规避。
4、注意灵活处理,对检查结果除向酒店领导及需改进的部门负责人告知以外,应予保密。
5、检查接待过程,必要的业务接待由酒店联络负责人合理控制(原则上自主控制消费在100元以内,在优免单上签字注明),特殊情况接待,需请示酒店领导同意方可操作。
6、在按程序接待、请示汇报的基础上,对于职能部门检查工作,被检查区域的管理人员(员工)要主动配合,至少安排一名管理负责人陪同检查。
五、本制度自2016年4月20日起试行,请酒店各部门认真落实。
总经办
一、酒店档案及各部门档案管理的建立
附:
卷 内 目 录
序号
文件编号
责任者
(或部门)
文 件 题 名
日 期
页次
备注
××部
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 行文 规范