管理体系文件公文档案管理规定.docx
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管理体系文件公文档案管理规定
河南正弘置业有限公司
编号:
ZHZY-GD-XZ01
版本:
1.0
生效日期:
管理体系文件
公文档案管理规定
密级:
发放编号:
编制:
审核:
批准:
版本修订记录
序号
修订日期
修订内容
修订人
版本
备注
1.适用范围
适用于河南正弘置业有限公司公文处理及档案管理工作。
2.控制目标
旨在规范公司公文处理工作,推进公文处理工作的规范化、制度化、科学化,提高公文处理的质量及效率,提高档案管理水平,有效保护和利用档案资料,确保公司档案保持清晰、易于识别及检索。
3.术语定义
3.1公文:
是指公司总部或项目公司与政府职能部门、相关单位间传送的外部文件、公司内部传送的各类文件,但不包括管理文书与合同文件。
3.2档案:
在职能活动中形成的、办理完毕、对公司和社会具有保存价值的文字、图表、声像、视频、数字信息等不同载体组成的信息材料,是经营活动的真实记录和重要依据。
4.职责
4.1总部人力行政中心
负责公司总部公文和档案管理,并指导项目公司的公文和档案管理工作。
4.2项目公司综合管理部
负责项目公司的公文和档案管理工作。
5.
管理规定
5.1公文分类
5.1.1决定:
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销不适当的决定事项。
5.1.2决议:
适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
5.1.3通知:
适用于批转下属部门或者公司的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文;传达要求下属部门或有关单位需要周知或共同执行的事项;发布行政规章、管理制度;任免和聘用干部等。
5.1.4通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
5.1.5通告:
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5.1.6公告:
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
5.1.7指示:
适用于对下级布置工作,提出开展工作的原则和要求。
5.1.8请示:
适用于向上级部门或本单位领导请求指示、答复和批准事项。
5.1.9批复:
适用于答复下级部门请示事项。
5.1.10报告:
适用于向上级部门或本单位领导汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级部门的询问。
5.1.11意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.12条例:
适用于制定规范活动、行为的规章制度。
5.1.13规则(或规定、办法、细则等):
适用于规定某种工作所必须遵守的准则。
5.1.14函:
适用于对外或部门之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
5.1.15会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
5.2公文格式及行文规则
5.2.1公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、抄送部门、印发时间等部分组成。
5.2.2发文执行统一编号,具体方法见附件。
5.2.3文件一般采用A4幅面,组织架构图和管理架构图可以选用其它幅面。
标题字采用“小二”黑体,正文采用小四号宋体,1.5倍行距。
附件或标注可采用“小四”或“五”号字宋体。
5.2.4章节序数的写法。
一般应按下列顺序排列:
第一层为:
"一",第二层为"
(一)",第三层为"1",第四为"1)"。
5.2.5公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除规章制度名称加书名号外。
一般不用标点符号。
5.2.6不要滥用简称。
年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。
5.2.7公文除“会议纪要”外,应当加盖公章。
5.2.8文件的打印校对。
文件由主办部门提供电子版交人力行政中心或所在的项目公司综合管理部按正式行文修正打印,主办部门负责校对。
文件末栏处应署上打印、校对者的姓名,以落实责任、提高文件质量。
5.2.9文件必须盖章或签字,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”,文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
文件纸一般用A4型。
5.2.10发文时间以领导签发的时间为准;联合行文的,以最后签发领导的签发日期为准。
5.3收文管理
5.3.1收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。
收文处理程序为:
签收→登记→筛选→分发、传阅→拟办→批办→承办→催办→办复→立卷→归档→销毁等环节。
公司总部接收公司外部单位公文,由公司总部人力行政中心负责办理。
项目公司接收公司外部单位公文由项目公司综合管理部负责办理。
公司内部各单位间的收文管理依据《权责手册》权限进行审核/审批。
5.3.2各部门收到外部公文后,应先由总部人力行政中心/项目公司综合管理部进行登记编号,收文按时间顺序不分单位、性质,采用统一编号,一文一号。
5.3.3签收。
收到公文后在对方送件登记簿上签字。
签收时要认真细致做好检查、清点工作,核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。
a)收文登记。
对收到的公文,按照“公司/项目公司+文件类型+日期(8位数)+当日第几份公文”的格式进行编号(如:
2009040301),并记录公文的来源、收文时间、标题、去向和处理结果。
登记可采取簿册式登记或电脑登记。
登记时要逐项填写项目,防止出现漏登、重登。
b)筛选。
对收文进行鉴别和归类,在重要公文的首页附加公文办理单。
c)分发、传阅。
总部人力行政中心/项目公司综合管理部根据有关规定或领导批示,按照一定的程序将公文送相关领导阅知。
办理公文传阅应随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误;各级领导对送来的公文要及时阅批,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅,需签署具体意见的,要明确、具体。
d)拟办。
总部人力行政中心/项目公司综合管理部负责人对收文进行阅读后,可以提出初步处理意见,供领导斟酌参考。
拟办意见要准确可行、简明扼要。
e)批办。
相关领导对收文如何办理作出的批示意见。
批办意见要明确提出处理的原则和方法,明确指定承办部门或承办人,并签署姓名和时间及批准办理期限。
f)承办。
总部人力行政中心/项目公司综合管理部对需要办理的公文进行办理。
根据领导的批办意见,按照来文的内容和要求,具体办理和执行来文精神。
承办要落实责任、分清主次先后。
g)催办。
总部人力行政中心/项目公司综合管理部对公文的承办情况进行督促检查。
对需要办理答复的公文,根据缓急情况和时限的要求,对承办人及时督促。
h)办复。
公文办理完毕后,将承办情况和结果及时向批示领导人答复。
需要办复的公文,应做到有结果。
i)立卷、归卷、销毁。
5.3.4总部人力行政中心/项目公司综合管理部对外部公文进行登记编号后,将“收文阅办单”附在需阅批的公文上交相关负责人。
相关负责人阅文后,批示承办意见,指定相关部门办理。
重大事项、以及相关负责人认为需要请示上一级领导批办的,应提交上一级领导批示具体的承办意见。
5.3.5相关负责人签署批办意见后,总部人力行政中心/项目公司综合管理部负责将已批示公文交相关部门承办。
5.3.6相关承办部门负责人阅文签名完毕后,总部人力行政中心/项目公司综合管理部应将公文的原稿、领导签发的修改稿、正本和有关材料收集齐全,并按照规定交档案管理人进行立卷归档。
个人不得保存应当归档的公文。
5.3.7凡在节假日来文由值班人员收登,次日迅速转送总部人力行政中心/项目公司综合管理部,但紧急信件应随时通知收件人或总部人力行政中心/项目公司综合管理部处理。
5.3.8在公文处理过程中,应当使用符合存档要求的钢笔或签字笔书写。
需要送请领导阅批的传真件,应当复制后办理。
5.4发文管理
5.4.1公司对公司外部单位发文程序为:
拟搞→审核→签发用印→发文→催办→立卷→归档→销毁等环节。
5.4.2总部各管理中心及项目公司如需要对外发文,应自行拟稿,草拟公文的文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。
a)拟稿部门应在“公文发文稿”上填写以下栏目:
缓急程度、保密程度、主送对象、抄送对象、抄报对象、标题、主题词、附件、拟稿部门、拟稿人。
b)凡对地方政府部门行文,必须经过总部人力行政中心审核。
凡与合作单位、供应商之间涉及经济利益、权利义务的文件必须经由总部人力行政中心法务经理审核后,由归口部门发出。
5.4.3内部一般公文,如不属机密,可采用网络方式(电子版)发送,机密公文、请示类公文和对外公文,应发送原件(文本),确需发送电子版的,请示主管领导同意后方可发送。
5.4.4拟稿部门负责人进行内容审核后,拟稿人将审核无误后的公文(电子版与文本)交至总部人力行政中心/项目公司综合管理部编制文号,由相关领导签发。
5.4.5印章管理人员根据《文件报批单》的签发意见,在正式文稿上加盖印章。
总部人力行政中心/项目公司综合管理部按照拟稿部门要求的受文对象发送公文。
5.4.6公司所有发文,发文单位应将有领导审批的《文件报批单》原稿归档。
5.4.7以公司名义的对外发文,由总部人力行政中心/项目公司综合管理部按照《国家行政机关公文格式》规定办理。
5.4.8公文的签发,采取分层负责制:
公文的签发人对所签发的公文负全部责任。
未经有权签发人签署意见的公文一律无效。
5.4.9有关发文的具体规定
1)发文种类的具体规定
a)红头文件:
需要下发红头文件时,必须严格按照行政文件管理的有关规定进行拟稿、审核、核稿、会办、签发。
b)不涉及重要事项的通知、请示、报告、批复、指示等普通文件:
均可采用内部公函格式。
c)汇报材料:
所有对外的综合性汇报材料必须经过总部人力行政中心/项目公司综合管理部审核并按授权范围报相关管理部门审批方可发送。
d)计划总结:
年度、半年、月度工作计划与总结分别经相关负责人审核后,按照规定时间上报所在公司总部人力行政中心/项目公司综合管理部汇总,由总部人力行政中心/项目公司综合管理部统一上报公司领导及公司公司要求上报的上一级领导。
e)会议纪要:
所有会议纪要使用统一的格式,各类专题会纪要由分管领导签发。
2)发文审核的具体规定
a)凡以公司名义下发执行的文件,须经总部人力行政中心/项目公司综合管理部审核。
b)以部门名义发文,但内容涉及两个或两个以上单位的,须经总部人力行政中心/项目公司综合管理部审核。
5.5档案主要分类
5.5.1行政管理类:
公司资质证照、证书等外来文件资料及对外、对内发文。
5.5.2综合管理类:
1)企业评定:
工作计划、总结、报告等;
2)公司设立之章程、协议,公司合并、撤消、变更等工商注册、资质评定、验资报告等;
3)董事会的文件(由董事会办公室管理);
4)各类与公司经营运作相关的(采购)合同协议、法律文书;
5)外颁证照、资证、书籍等。
5.5.3人力管理类:
职务任免、岗位调迁、培训、招收录用、试用转正、奖罚、工资表等档案。
5.5.4财务管理类:
购销合同(含复印件)、财产、物资的帐册、凭证、财务报表、年度预算、审计报告等。
5.5.5业务规程与记录:
业务管理程序、流程、业务信息报表等。
5.5.6开发报批资料:
项目开发批准文件、规划许可证、用地红线图、土地使用合同、建筑开工许可证等。
5.5.7工程技术资料:
竣工验收资料和设计施工资料、机电设备资料等。
如:
地质报告书、沉降观测记录、机电设备资料(包括合格证、说明书、安装、调试报告)、电器原理及接线图、设备保修资料等。
5.5.8与客户有关的资料:
如客户档案包括已购房业主的身份资料、户型、面积、房号、联系电话、付款方式等。
5.5.9与企划销售有关的资料:
企划案、营销推广纲要、销售策略、销售报表、优惠单等。
5.6档案资料收集
5.6.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的文件资料及合同进行收集整理,编制部门文件(合同)管理记录目录。
5.6.2每季度首月15日前,每位员工整理自己重要的电子版工作成果,以部门为单位刻制光盘交由人力行政中心/综合管理部存档。
机密资料可保存在主管领导处,须向人力行政中心/综合管理部提交目录清单。
5.6.3交接双方应严格办理交接手续,认真核对移交清单。
移交清单以档案管理系统中的档案移交报表为准。
各部门档案管理人员为移交人、各公司档案管理人员为接交人、人力行政中心指定监交人,交接时三方均应认真核对移交清单,并履行签字手续,移交清单一式两份,移交人和接交人各持一份以备查存档。
该清单将永久保存。
5.6.4员工离职时,必须以书面形式详细交接档案资料(含书面和电子版)。
5.7档案资料的标识
人力行政中心/综合管理部档案管理人员及各部门兼职档案人员负责对各自保管的档案资料进行编号。
5.8档案资料日常管理
5.8.1文件、合同资料要登记详细信息,并编制文件(合同)管理记录目录,以便检索利用。
5.8.2文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。
5.8.3电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
5.9工程类档案的管理
5.9.1工程类档案的管理应遵循《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》的规定。
5.9.2工程类档案的归档范围
5.9.3凡是与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的
文件均应收集齐全、整理立卷后归档。
5.9.4工程类文件的种类:
依据建设工程的项目名称将工程类档案进行分类归档。
在此基础上按照一个项目的建设程序将该项目的工程类文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、建设单位文件、竣工验收文件。
5.9.5工程准备阶段文件:
包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘设计文件、招投标文件、开工审批文件、工程投资估算、工程投资概算、施工预算和设计、建设、施工、监理机构及负责人等内容。
5.9.6监理文件:
包括监理规划、监理月报、监理例会纪要、进度、质量、造价控制等方面的监理资料、监理通知、监理总结和与工程有关的监理资料。
5.9.7施工文件:
建筑安装工程、市政基础设施工程施工过程中形成的文件。
5.9.8建设单位文件:
建设单位在施工过程中有关工程质量控制、造价控制、进度控制等活动形成的文件。
5.9.9竣工验收文件:
包括工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算文件、竣工图总平面布置、建筑图、结构图、给排水图、暖通图、电器图、设备图、消防设备图及资料、电梯图及资料、附属工程各专业竣工图、地下管线综合布置竣工图、建设工程竣工验收证书、建设消防验收合格证、公共配套设施综合验收合格书、供水合同、供电、供气协议书、许可证、电梯合格证,以及相关声像、缩微、电子档案等。
5.9.10工程类档案的收集
对于分散于各部门的工程类资料,应按有关规定进行收集,并集中到行政管理部整理、立卷、
归档。
5.9.11归档文件的要求:
1)归档的工程文件原则上应为原件。
2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3)工程技术文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
请示与批复、正文与附件必须在一起。
4)工程技术文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料。
5)工程技术文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
6)工程技术中文字材料宜用A4纸,图纸宜采用国家标准图幅。
7)工程文件图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
8)所有竣工图均应加盖竣工图章,且盖于图标栏上方空白处。
5.9.12立卷的要求
1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案保管和利用。
2)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。
3)施工单位文件因其工程结束后会向建设单位移交完整的档案,故在施工过程中应对重要的工程技术资料进行收集。
待其工程竣工验收后,对其移交的竣工资料进行验收,整理并归档。
4)立卷归档后,应按一定规律进行排列,以便系统地反映问题,做到查找方便。
5.10档案借阅
5.10.1借阅时应填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
借阅本人工作范畴内档案资料需经理以上签批;借阅本中心(项目公司)相关档案资料需中心(项目公司)总经理以上领导签批;借阅与本人工作无关的其它中心(项目公司)档案资料或公司机密级以上档案资料需总裁签批。
5.10.2档案外借一般只借复印件,需借原件者须经主管领导审批,借阅档案原件只限在总部或项目公司负责档案管理的部门,不能带出,必须带出查阅的,需报分管副总裁/项目总经理签批;机密资料需总裁签批。
5.10.3借阅的档案交还时,必须当面核对清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;
5.10.4外单位借阅档案,按档案密级经分管领导批准后方能借阅,但不能将档案带离负责档案管理的部门;
5.10.5外单位摘抄档案的(绝密、机密不允许复印或摘抄),应经分管副总裁批准。
5.11档案销毁
5.11.1任何部门或个人非经允许无权随意销毁档案资料。
5.11.2对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录。
5.11.3档案管理员执行销毁任务时,不得少于二人在场,文件销毁后,在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和经批准的审批文件,一并存档永久保存。
5.11.4档案销毁时相关的电子资料应进行一次性销毁,未销毁的具有保存价值的档案重新用光盘备份。
6.相关记录
6.1发文登记表
6.2文件编号
6.3文件修改申请表
6.4文件借阅登记表
6.5收文处理单
6.6文件传阅单
6.7收文登记表
6.8档案借阅审批单
6.9档案销毁单
6.10档案移交表
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