OA协同管理系统项目解决方案.docx
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OA协同管理系统项目解决方案
OA办公自动化管理系统
技术解决方案书
二〇二〇年十一月
第1部分OA办公管理系统解决方案总览4
1.1需求分析4
1.2系统建设的总体思路5
1.3客户价值体现6
1.3.1.形成、传播、发展组织机构习惯的好工具6
1.3.2.让管理工作变得轻轻松松6
1.3.3.协作性、灵活性显著提高6
1.3.4.管理效率提高6
1.3.5.规性增强6
1.3.6.实现知识管理6
1.4OA办公管理系统的特点7
1.4.1.灵活的个性设置7
1.4.2.统一的沟通平台7
1.4.3.在线表单设计器7
1.4.4.在线流程设计器7
1.4.5.支持在线模板引用7
1.4.6.修订、清稿及用印7
1.4.7.先进的技术架构7
第2部分OA办公管理系统解决方案8
(一)公文管理平台8
2.1发文管理8
2.2收文管理10
2.3部请示11
2.4催办督办12
2.4.1.催办12
2.4.2.督办13
2.5公文管理的主要功能16
2.5.1.收文/发文流程自定义16
2.5.2.公文模板自定义16
2.5.3.手写签名、审批意见、公章盖章17
2.5.4.分类及综合查询19
2.5.5.监控/协办/缓办/取回/转流程等功能19
(二)知识管理平台22
2.6知识文档22
2.6.1.知识发布与审核23
2.6.2.知识展现23
2.6.3.借阅与授权24
2.6.4.推荐与收藏24
2.6.5.评分与评论25
2.6.6.信息订阅25
2.6.7.转发25
2.6.8.发起流程25
2.6.9.移交归档25
2.6.10.信息安全控制机制25
2.6.11.知识目录、知识分类管理——建立各业务部门文件库26
2.7通知公告27
2.8会议管理27
(四)个人事务管理平台29
2.9待办事宜29
2.10名片夹29
2.11电子30
2.12日程管理34
2.13短信及音视频沟通36
2.13.1.手机短信36
2.13.2.在线消息36
2.13.3.RTX即时通讯(需另购插件支持)38
2.14文件传阅39
2.15部论坛40
2.16网上调查41
2.17个性化设置42
2.17.1.待办提醒方式设置42
2.17.2.个人签名设置43
2.17.3.常用意见设置43
(五)工作流管理平台43
2.18图形化的表单及工作流设计44
2.18.1.图形化的工作流设计器44
2.18.2.表单设计器44
2.18.3.报表设计器45
2.18.4.流程发起及监控权限控制46
2.18.5.批阅模式、操作按钮、消息提醒控制46
2.19工作流处理方式47
2.20事务委托与移交48
2.20.1.事前委托48
2.20.2.事中委托48
2.20.3.撤消委托及代项事项查询49
2.21提醒与催办49
2.21.1.提醒49
2.21.2.催办50
2.22流程归档50
第3部分技术体系与安全解决方案51
3.1技术体系51
3.1.1.全面支持J2EE技术架构51
3.1.2.技术保障52
3.2系统安全解决方案52
3.2.1.网络安全建议方案52
3.2.2.信息传递的安全解决方案53
3.2.3.OA办公管理系统的安全管理机制54
3.2.4.安全管理55
3.3网络配置方案57
3.3.1.经济部署方案(ScaleInone)57
3.3.2.标准部署方案(ScaleOut–Tier3)58
3.3.3.网络负载平衡应用方案(NetworkLoadingBalance)58
3.3.4.OA办公管理系统网络设计58
3.4硬件配置方案59
3.4.1.服务器选型建议59
3)针对对单体公司应用,可以使用PC服务器,推荐使用:
59
3.4.2.数据库选型建议60
3.4.3.应用服务选型建议60
3.4.4.配置清单60
OA用户服务器配置简易参照表60
第4部分项目实施方案62
4.1项目实施策略62
4.2对软件实施的理解62
4.3项目实施方法论63
4.4实施服务理念63
4.5项目组织64
4.5.1.项目组织64
4.5.2.项目组织工作职责64
4.6项目实施流程66
4.6.1.项目启动66
4.6.2.蓝图设计68
4.6.3.系统实现70
4.6.4.系统完成72
4.7服务介绍73
4.7.1.服务宗旨73
4.7.2.服务体系74
4.7.3.服务标准74
4.7.4.服务产品75
4.8培训服务介绍76
4.8.1.产品培训的策略及方式76
4.8.2.项目培训的层次与容77
4.8.3.培训教材77
4.8.4.用户项目小组任务78
4.8.5.培训质量与考核78
4.8.6.项目培训的组织与要求79
4.8.7.可以提供的其它培训79
第1部分OA办公管理系统解决方案总览
1.1需求分析
组织机构在日常管理中经常会遇到以下问题:
☑组织机构分支机构分散:
各地拥有多个分支机构,迫切需要摆脱时间和地域限制,实现协同办公、分布式办公和移动办公。
☑领导常被琐事干扰:
高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰,领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台,以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批,主动获取组织机构的各种决策信息。
☑信息的管理效率低:
组织机构的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等,都分散存储,没有进行集中管理,资料经常丢失,经验得不到传承,新员工进入角色慢,极影了信息的管理、查找、利用效率。
☑工作进度监管不力:
组织机构缺少高明透明的办公机制,对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制,组织机构需要建立规的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制,有效地监管工作办理情况,提高执行力。
☑组织文化建设困扰:
组织文化是现代组织机构非常重视的一个管理课题,但组织机构缺少一个多元化的沟通平台,难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作,组织凝聚力迫切需要得以增强。
OA办公管理系统可以帮助客户解决以上问题,实现“规审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标,并从整体上对组织机构管理进行全面的业务优化,包括决策过程科学化(决策优化) 、工作流程顺畅化(流程优化) 、员工行为规化(习惯优化)、业务数据集成化(数据优化)。
1.2系统建设的总体思路
OA办公管理系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式,从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度,解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。
✧建立协同审批的平台。
实现组织机构部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化,解决协同工作及透明度的问题。
实现网上督办的管理机制,对工作任务进行督办管理,提高办公效率、节约大量的办公资源。
✧建立知识共享的平台。
在保障信息的安全与使用权限基础上,构建一个信息资源的共享平台,使组织机构规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。
✧建立互动沟通的平台。
将电子、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合,保障组织单位部信息传递与沟通交流的及时性、准确性,改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。
✧实现辅助办公管理。
包括会议通知、活动安排、行政公告等。
✧建立资源管理平台。
实现对组织机构的公共资源的预约及管理,包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。
✧实现业务数据共享分级管理的机制,做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息,各分支机构的领导分别对授权围的业务等信息进行分级查询利用,确保业务信息的及时、准确和安全。
✧实现分布式办公。
系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
1.3
客户价值体现
借助OA办公管理系统,提升组织的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。
1.3.1.形成、传播、发展组织机构习惯的好工具
加强战略及策略执行的过程控制,形成了高效、规、程序化的管理机制,这是一种组织机构习惯,支持组织完整执行战略步骤,实现战略目标。
帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。
1.3.2.让管理工作变得轻轻松松
信息流通快,以前两三天处理一个报告的事,在平台上可以压缩在一个小时以;文件和工作都被自动、有序的流转,在办工作、待半工作清晰明了。
1.3.3.协作性、灵活性显著提高
部门和部门、环节和环节之间协作效率高低,就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。
Kingdee协同办公平台不仅帮助你建设无边界组织,消除信息死角,同时提高了部门间的协作能力。
1.3.4.管理效率提高
通过OA办公管理系统,可以了解到每项业务、每个人的进度和状态,分析具体环节的办事时间和结果,并借此提高组织的工作效率和管理效率。
1.3.5.规性增强
在OA办公管理系统上,人的意志无法改变程序运行,一切都得按照既定规则、公司制度行使。
同时,相应的责任权利对应相应的权利,杜绝越权操作,增加了监督性。
1.3.6.实现知识管理
文档管理的自动化,一方面可以使优秀员工的思想和技能不断积累和创新,同时即时管理、更新每个部门的各种资料,例如客户资料,使得组织可以减低当人员离职时所带来的人力资源成本等。
1.4
OA办公管理系统的特点
1.4.1.灵活的个性设置
每个员工可以根据个人喜好,设定常用快捷菜单、常用审批流程、常用批示意见、个性签名、消息提醒方式、界面配色方案等。
1.4.2.统一的沟通平台
提供即时消息、电子、员工论坛、手机短信、RTX、在线公告栏等多种沟通工具,使员工可以随时、随地、随意交流。
1.4.3.在线表单设计器
可以在线基于浏览器设计出符合不同单位组织规的审批表单样式,简单易用。
1.4.4.在线流程设计器
基于图形化的Java流程图在线设计器,支持会签、子流程(分支)、路径选择、异或、批阅、归档、流程转接、协办等多种流转机制。
1.4.5.支持在线模板引用
可以在线设置发文、合同等编辑模板,员工在拟文时可以直接在线引用,实现组织部统一行文规。
1.4.6.修订、清稿及用印
对不同领导的修订记录、批示意见提供笔迹留痕,提供在线一键清稿、套红头及电子签章功能,实现文件从拟稿到用印过程可以完全基于浏览器进行。
1.4.7.先进的技术架构
产品采用B/S模式,基于J2EE体系架构,保证了产品技术的先进性、开放性及与平台的无关性等,支持多种组织机构应用服务器(如Apusic、Weblogic),支持集团型分布式应用,易于维护。
第2部分OA办公管理系统解决方案
(一)公文管理平台
公文管理系统是以工作流(WorkFlow)技术为核心,实现公文的电子化拟稿、批办、传阅、审批、核稿、签发、用印、批注留痕、催办、督办、分发、办理以及归档等功能。
包括发文管理、收文管理、部请示管理等。
2.1发文管理
发文是组织机构行政办公的主体,需完成从文件草拟到文件下发的过程处理,如发文拟稿、会签、领导签发、发文编号、用印签名、传阅、归档等过程。
满足集团及下属分支机构的发文管理。
发文管理系统的应用包括发文拟稿、审核、会签、核稿、签发、发送、办结、归档、查询、统计等功能。
主要功能:
✧所有部门人员都有拟稿权限;
✧提供文件自动编号功能,可自由组合文号生成规则,避免引起的重号现象;
✧提供在线批注、笔迹留痕、电子签章(用印)、签名;
✧发文格式模板;
✧流程详细跟踪记录,支持图形跟踪;
✧文件到时未办系统自动发出催办通知;
✧文件处理完毕,与知识文档应用集成,工作流的办结文件可以进行归档,便于后续对办理过程进行查询,归档的容包括文件正文、审批意见、办理步骤及附件信息;
✧常用意见设置;
✧发文办理时限;
✧查询统计(根据指定条件进行查询统计、同时条件可以由用户在后台自行配置)。
可按部门、类别、时间、标题、拟稿人等进行组合查询,可以输出统计报表。
可以满足从发文起草、核稿、签发、会签、文件编号、用印、传阅、归档等全过程管理;
2.2收文管理
收文是由组织单位办公室对外单位来文进行登记及办理的过程,收文来源有外部来文、部来文。
包括收文登记、分办、传阅、领导批示、承办、办结、归档、查询、统计等过程。
满足组织单位及其下属分支机构的收文管理。
主要功能:
✧收文是由办公室对来文进行登记,其他人员未授权无法处理收文;
✧支持文件扫描、批注、手写签名;
✧流程详细跟踪记录,支持图形跟踪;
✧文件到时未办系统自动发出催办通知;
✧常用意见设置;
✧来文单位维护设置;
✧收文办理时限;
✧查询统计(根据指定条件进行查询统计、同时条件可由用户在后台自行配置)。
✧从收文登记、批办、拟办、分发、办理、催办、督办、传阅、归档等全过程管理;
✧对来文进行数字化扫描,加载文件的容,可以缩短领导批示或相关部门承办的周期;
✧提供收文自动编号功能,可自由组合文号生成规则,避免手工编号所引起的重号现象;
✧提供收文转发文流程、在线传阅、文件归档等应用集成,满足不同文件的处理需要。
2.3部请示
部请示可以对部门和各下属部门员工向公司领导或部门领导请示工作的一系列过程进行管理,包括拟稿、审核、会签、呈报、批示、分发、办理、督办、催办、传阅、归档等处理环节。
功能及特点:
✧按照组织单位的管理规,完善签报管理过程;
✧从拟稿、审核、会签、呈报、批示、分发、办理、传阅、归档等全过程管理;
✧提供文件自动编号功能,可自由组合文号生成规则,避免手工编号所引起的重号现象;
✧提供在线批注、笔迹留痕、电子签章(用印)、签名;
✧提供在线传阅、文件归档等应用集成,满足不同发件的处理需要。
2.4催办督办
催办督办是日常办公工作中比较重要的一个部分,起到一个对日常工作监督、监控、跟踪、智能考核等作用。
2.4.1.催办
功能特点:
⏹严格的权限控制,只有催办督办管理者才能对其信息进行管理;
⏹自动催办督办,也可以人工催办督办;
⏹流程详细跟踪记录,支持图形跟踪;
⏹文件处理完毕,可以归档到档案管理;
⏹常用审批意见可以选择自动加入,减少中文输入;
⏹管理员或经办人都可以设置办理时限。
在文件办理过程中,可以由督办部门、经办人或管理人员,对办理情况进行跟进、催办。
催办分为自动催办和手工催办两种。
:
●可以设定流程中每个节点的办理时限,当文件超过办理日期时,系统将自动发出催办通知。
●也可以采用手工催办的方式,在进行流程跟踪时,对过期未办理的文件进行催办,点击“催办”,可以补充催办的意见,发送给经办人。
●催办消息可以通过声音、系统消息、手机短信、电子等方式发送给经办人。
2.4.2.督办
由督办部门根据不同的事项,手工发起工作流,包括登记督办事项,选择执行部门,检查执行结果等。
同时,督办部门可以按照时间段、执行部门、执行人等信息形成督办事务统计报表,并可输出打印存档。
督办部门登记督办事项:
可灵活选择督办事务的执行部门负责人:
查询督办事项,输入查询条件:
显示查询结果:
打印输出《督办事务统计表》:
督办管理的功能及特点:
✧可灵活设计督办管理流程,以及督办登记事项表单、督办统计报格式;
✧完成从事务登记到执行情况审核、跟踪、执行结果汇报的全过程管理;
✧可按执行部门、执行人、执行结果、时间段等查询督办事项,并可输出打印报表。
2.5
公文管理的主要功能
2.5.1.收文/发文流程自定义
☑与工作流引擎紧密结合应用,可以自定义各种流转所需的处理节点。
流程设计采用了基于网络、先进的JAVA技术实现了基于浏览器的工作流设计器,图形化界面,鼠标轻松拖曳可完成流程自定义功能。
2.5.2.公文模板自定义
☑模板定义:
由管理部门根据组织单位的行文及相关管理规,将常用的正文模板、红头模板进行设置,如发文、来文、规章制度、合同、工作汇报等,每种公文的格式模板都可以自定义,文号支持按不同的规则进行自动编号。
☑模板引用:
在拟稿人拟文时能直接调用模板,可以有效地避免文稿格式不统一的现象。
嵌OFFICE应用插件,支持直接调用WORD文档。
☑套红头:
当红头模板与正文模板分开管理时,在校对清稿后,经办人可以在正文模板基础上,进行套红头操作,保持文件的完整性。
2.5.3.手写签名、审批意见、公章盖章
☑修改痕迹保留——对WORD文档可保留所有修改痕迹,包括修改人、修改时间、修改容,不同修改人的痕迹将以不同颜色加以区分。
☑支持手写签名、审批意见
当想在一份已盖章的文档中签批自己的意见,用户可以选择“手写签名”:
手写签名包括“手写批注”和“文字批注”,手写批注是通过与手写笔集成进行手写签名:
输入钥匙盘密码,点击“确定”后,签名会显示在文档上。
文字批注是通过键盘输入的方式来进行签名:
文字批注中还包括更改字体大小和常用语等常用功能,常用语就是将经常用到的祝福用语、习惯用语,或是用户经常要用到的词句等增加到“常用语”栏中,以后只要直接调用就可以,使用非常方便。
☑公章盖章——经办人可以在WORD正文中,进行手写签名或审批意见的操作,具有权限的人员可以在加盖电子公章,保持公文的完整性。
2.5.4.分类及综合查询
✧可按部门、类别、时间、标题、拟稿人等进行组合查询,可以输出统计报表。
2.5.5.监控/协办/缓办/取回/转流程等功能
☑流程正文版本控制——工作流文件在流转时,可以拖带多个附件一起流转。
对正文的修改过程提供版本控制功能。
☑多种流转应用机制——取回、协办、挂起、收藏
☑取回——即收回文件重新办理,再次呈批发送。
☑协办——即在流程的当前步骤灵活增加协办人,共同对一份文件进行批示处理。
☑缓办——即暂停办理,当审批事项遇特殊原因需要延缓办理时,可以将文件挂起。
☑收藏——即跟进或关注的重点审批事项,可以进行收藏。
☑流程的关联应用——传阅、转流程、移交归档
☑发送传阅——在工作流的处理过程中,将正文批量发送给指定的人员在线传阅。
☑转流程——将正在处理的文件,选择其它流程继续流转。
☑移交归档——与知识中心无缝结合,工作流事务文件可以进行归档,容包括文件信息、处理信息、流经步骤、流程信息及附件信息。
☑动态跟踪文件办理情况,流程跟踪与监控机制——当文件在办理时,提供了记录其踪迹(经过的步骤及处理情况或意见等)的功能。
提交者可以察看自己提交文件的流转情况,流程监控员可以察看正在该流程中流转的文件的流转情况。
办理意见及时间跟踪
动态流程图跟踪
☑流程跳转(重定位)功能——在特殊情况下,可以由监控人员将正在流转的文件进行步骤跳转。
(二)知识管理平台
2.6知识文档
金蝶OA办公管理系统提供了完善的知识管理功能,知识不但可以灵活定义分类结构、设定信息访问权限,同时还提供借阅、审核、收藏、评论、评分、转发、转入工作流、个性设定、归档等功能,形成一个管理系统优化的知识链,实现知识的积累与运用。
贵公司通过知识管理平台,将分散于组织机构每个员工的知识资料有效管理,构建科学、规的组织机构电子资料库,避免知识流失,实现组织机构智慧这一无形财富的积累。
构建科学、规的组织机构电子资料库,对分散于组织机构每个员工的知识资料进行有效管理,使得所有员工的经验知识真正形成组织机构的经验知识。
创建一个领导和全体员工都认同的知识共享平台,对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制,促进员工学习交流、构建学习型的组织,形成组织机构统一而有序的知识库。
知识的收整
采取各种手段和措施对组织机构的显性知识、隐性知识、部知识和外部知识加以收集,按一定方法将收集到的知识进行分类,使信息和知识从混乱状态变得有序化。
知识的存储
将收集整理的知识存入知识库,并提供方便的检索和更新手段,以便员工充分利用。
知识的利用
通过员工之间的相互交流和学习,对知识库中的知识加以利用,将知识融入组织机构的产品和服务,能够创造和发现新的知识,实现知识的价值。
知识的评价
通过对已有的知识进行价值评价,可以调整知识收集整理的方式;可以更新知识库;可以提高员工利用知识的积极性,并帮助改善员工利用知识的方法。
2.6.1.知识发布与审核
✧所有由信息中心模块归档的文档,都必须先经过专门的知识管理人员进行审批方可存档,审批中需要设定文档的基本信息、属性配置(可否查看、下载等)、存档目录等。
文档可以记录点评、版本、权限、发布、推荐、阅读信息、下载信息、附件打印记录、关联文档、编辑信息、文档效期等功能。
支持文档技术多种文件格式,包括文字、图形、动画、视频等。
✧提供了基于浏览器的word编辑器,可以在线发表文章,如工作总结、组织机构新闻、刊物等,并可调整文章容的字体大小、颜色。
同时,可以在文章容中插入图片,达到图文并茂的排版效果。
对需要审核才能发布的信息,新信息将自动推送到审核人桌面,审核通过后才能正式发布。
2.6.2.知识展现
✧自动对文档的阅读次数进行统计。
✧将知识利用率高的文档进行分类排名管理,在知识中心首页的“热点文章”中直接展现利用率高的知识文档。
2.6.3.借阅与授权
✧员工查询到信息标题后,如果没有权限访问,可以提出借阅申请,经管理员授权许可后,才能查看文档的详细容。
对、敏感的信息,可以设定不公开分类,一般员工不能访问、借阅。
2.6.4.推荐与收藏
✧员工可以将自己关注或常用的信息进行收藏,通过推荐功能,将某些重要的信息推荐给其它同事阅读。
2.6.5.评分与评论
✧每个员工可以对知识文档进行评论,或进行评分,加强对文档的利用和考核。
2.6.6.信息订阅
✧每个员工可以按知识分类进行订阅,由系统自动推送到办公桌面中。
2.6.7.转发
✧与电子应用集成,可以直接将容发送进行传递。
2.6.8.发起流程
✧与工作流应用集成,可引用知识容直接发起一个新的工作流申请。
2.6.9.移交归档
✧与档案管理系统应用集成,各种有长期保管价值或归档要求的文件、业务资料,可以将定期、批量地移交到档案管理系统。
2.6.10.信息安全控制机制
✧可按组织架构对不同分公司、业务部门的信息进行隔离。
如“下属公司经营月报”,授权各分公司上报及管理本公司的数据,无权查阅其它分公司的经营数据,而集团上级领导则可以查阅所有下属公司上报的经营数据。
既实现对分公司(或区域)进行信息隔离,又达到主管单位全面掌控重要信息的管理目标。
✧可按领导角色、管理职能对信息进行交替授权。
如“工作总结”,可以授权分管财务部和人力资源部的领导,只能查阅其管辖围的信息。
其它部门的数据无权查阅。
✧可按不同功能
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