合同管理录入规范草稿.docx
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合同管理录入规范草稿.docx
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合同管理录入规范草稿
合同管理-录入规范-草稿
用友合同录入规范
下面手册的主要内容是合同管理中合同的新建、录入、生效、变更、结算、结案。
《合同管理》产品可以提供各种类型合同,主要包括普通合同、主子合同、应收应付合同和购销类合同。
在下面的手册中,讲的是应收类合同的操作过程。
一、新建合同
第一步:
建立合同
在【合同导航】或【合同工作台】中点击【增加】按钮建立一张新的合同。
第二步:
合同设置
新建合同时,弹出【合同设置】窗口,用户进行选择设置。
(工程技术服务合同)
按【确定】保存当前设置。
二、录入合同内容
在合同工作台中录入合同内容,合同包括以下几个重要方面的信息:
合同概要、合同标的和合同附件。
·合同编码:
录入必填。
·合同名称:
录入必填。
·合同类型:
参照【合同类型设置】,必填。
(一般为工程技术服务合同)
·合同性质:
根据【合同类型】带入,不可修改。
·主合同编码:
录入或参照,可为空。
·所属合同组:
录入或参照,可为空。
·对方单位:
参照【客户档案】,必填。
·对方负责人:
录入,可为空。
·合同签订日期:
(1)录入合同时,合同双方都已盖章确认或客户审核通过,录入收到合同或系统审核通过的日期。
(2)录入合同时,若只有我方盖章确认,则暂不录入签订日期,等收到双方确认的合同后,做一张【合同变更单】(详见合同变更)。
·合同开始日期:
合同上约定的开始时间,若未约定,以项目实际开工日期为准,必填。
·合同结束日期:
合同上约定的结束时间,若未约定,以项目实际结束日期为准,必填。
·币种:
默认为本位币(一般为人民币)。
·汇率:
根据【币种】带入。
·收付计划方向:
根据【合同类型】带入。
·部门:
项目所属的部门,参照【部门档案】,必填。
·业务员:
项目所属的项目经理,录入或参照【职员档案】,必填。
·保修期:
可为空。
·业务类型:
可为空。
·合同描述:
可为空。
·创建人、创建日期、生效人、生效日期、结案人、结案日期:
根据当时的操作员及日期自动带入。
根据【合同标的】(标的明细)带入,不可修改。
·合同总金额:
【合同标的】的含税金额原币合计。
·合同执行金额:
【合同标的】的执行含税金额原币合计。
·合同总数量:
合同末级标的数量合计。
·合同执行数量:
合同末级标的执行数量合计。
·项目大类:
参照【项目大类】选择[00]带入,必填。
·对应项目编码:
参照【项目档案】带入,必填。
·标的编码、标的名称、来源、项目分类编码根据[项目大类][对应项目编码]自动
带入。
·数量:
录入,必填。
·税率%:
录入百分比,入6代表6%,必填。
·含税原币单价:
手工录入数据,必填。
·无税原币单节、无税原币金额、含税原币金额:
根据其他已经输入的数据自动计
算。
·附件路径:
参照,必填。
若合同双方都已盖章确认,上传双方确认的合同扫描件;
若只有我方盖章确认,上传我方确认的合同扫描件,等到收到对方盖章的合同后,做一张【合同变更单】重新上传双方盖章的扫描件,填写【合同变更单】日期则为合同收到的日期。
三、合同生效
录入完整的合同信息后,必须经过审核生效后才能成为正式的合同。
四、合同变更
对于已经生效的合同,用户可以对合同进行变更;在变更单生效后,合同执行的内容包括“合同原始文件+所有生效变更单”。
第一步:
在【合同工作台】窗口,对已生效未结案的合同,可以按【变更】进行合同变更,系统显示【合同工作台-变更列表】。
存在未生效变更单时,不可新增变更单,即一张合同只能由一张未生效变更单。
第二步:
按【增加】进入【合同工作台-变更】。
·合同签订日期:
进入系统时选择收到合同的日期。
在【变更原因码】选择【调整签订时间(已收到时间为准)】。
·变更单号:
根据变更单记录生成流水号。
·变更原因码:
参照【变更原因码档案】带入,必填。
·变更申请人:
录入。
·变更生效人:
根据生效人员自动带入。
·变更制单人:
根据保存人员自动带入。
·变更生效日期:
根据生效日期自动带入。
·合同编码:
不可修改。
·合同名称:
根据合同带入,可修改。
·合同分组、主合同编码、保修期、质保金比例、质保金额度、合同描述:
可为空。
·合同结束日期:
根据合同带入,可修改,合同结束日期≥合同开始日期。
·可以修改【合同标的】、【标的明细】栏目,参见合同工作台【合同标的】、【标的明细】栏目说明。
·未执行数据的末级标的记录可以修改、删除,已执行的末级标的记录不可删除,但可以终止。
·有执行数据的末级标的,修改时有以下限制:
(1)金额控制型:
合同金额≥执行金额/(1+允差%)
(2)数据控制型:
合同数量≥执行金额/(1+允差%)
(3)单价控制型:
不可修改单价
·【合同条款】可以记录合同中具有重要参考意见的条款,用于文本参考,没有后续处理。
·附件内容:
上传收到的双方盖章确认的合同扫描件。
·标志:
双击显示“终止”,再双击取消。
已执行的末级标的不可以删除,但可以终止
,已终止的末级标的不可以变更、不可以在合同结算单中进行结算。
五、合同结算
签订合同,合同执行之后,开始合同处理的第三步——合同结算。
合同结算主要包括合同结算单录入、合同结算单生效等业务处理。
第一步:
在【合同结算单列表】中点击【增加】,弹出合同结算单单据卡片。
第二步:
点击【生单】右侧向下的箭头,选中【合同】;
输入发票对应的合同编号,然后点击【确定】;
弹出【合同结算单参照合同生单】,选中发票对应的合同编号。
点击【OK确定】。
·结算单编号:
录入发票号码,必填。
·结算单来源、合同名称、合同分组、合同类型、合同性质、对方单位、汇率、币种、
业务员、部门、合同标的编码、合同标的名称:
自动根据合同信息带入。
·结算数量、税率、无税单价、含税单价、无税金额、含税金额:
自动根据合同信息
带入,可修改。
按照发票实际税率及金额修改。
必填。
·制单人、制单日期、生效人、生效日期、审核人、审核日期:
根据当时的操作员及日期自动带入。
第三步:
录入完整的发票信息后,点击保存及【生效】后此结算单才正式生效。
六、合同结案
合同执行完毕,该合同就可以结案了。
对于如果合同已经结案,到又要执行,可以弃结合同。
要结案的合同必须是有效合同,即已生效合同;要弃结的合同必须是已结案的,弃结合同的状态为结案前的状态。
已结案的合同不能变更、执行,不能收付款,年结时不能结转到下年的年度帐中。
以下情况的合同不能结案:
(1)存在未生效的合同变更单。
(2)存在未生效的执行单据(如合同结算单)。
(3)已生效的合同结算单的本币和原币有余额。
第一步:
进入【合同批量结案/弃结】窗口,输入需结案/弃结的合同编号,点击【确认】。
第二步:
单击【选择】选中合同,按【结案】、【弃结】对所选择的合同进行批量结案/弃结。
第三步:
弹出【批量执行报告】,显示成功/失败信息。
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