办公室7s管理实施方法.docx
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办公室7s管理实施方法.docx
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办公室7s管理实施方法
办公室是企业管理人员的工作活动场所,也是给客户、员工留下第一印象的地方,办公室的7S水平如何,直接影响到个人的工作效率与企业的形象。
开展办公室7S目的是为了提高工作效率
开展后的效果
·思路会变得很清晰
·想要的东西很快就能找到
·更容易产生创意
·工作更有实效
·工作之余有更多时间可以自由支配
实施时尝试引进“设计规那么〞理念
1、先把工作分类〔操作类+思考类〕
2、尽量提高操作类工作效率
3、确保有时间留给自己,利于思考。
实施的几个要点
1、制定原那么,彻底执行
2、争取减少时间的浪费
3、不过分整理
具体实施技巧
一、办公室共用物品管理
目的
明确日常维护责任人、确保共用物品得到管理。
围
适用于多人办公室,大家共用的物品或设施的管理。
如饮水机、打印机、复印机、空调、茶具、看板、资料柜等。
1、统一定位在都方便使用的位置;
2、定位方法参见〔十二、物品定位“隐形定位法〞〕;
3、将共用物或设备日常维护责任划分到个人,并明确管理要求。
二、公私清楚
目的
区分公司物品和私人物品。
1、清理不要物;
2、私人用品和办公用品分开放置;
3、私人用品不宜过多,原那么上不超过一个抽屉;
4、私人用品应置于抽屉的下层;
5、标识明确:
办公用品、常用资料、私人物品;
6、不可出现“杂物〞标识。
图例1
三、有名有家
目的
工作牌与物品定点定位,明确标识。
1、办公室物品〔椅子、落地扇等〕,茶几台面物品〔烟灰缸、茶具等〕摆放定点定位;
2、明示标识岗位、职责,便于非本部门人员的工作联系或者外来拜访。
市东升源电器设备
部门:
行政部
:
XX
职务:
人事
图例3
四、OA设备管理
1、清理不要物;
2、公用的工具〔机、打印机、复印机等〕应统一定位在各部门都方便使用的位置;
3、明确管理责任人。
五、柜架管理
目的
分类明确,便于取用。
1、清理不要物;
2、各文件、物品必须分层、分类管理
标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产方案类、报告类、人事管理、档案类、工艺文件、空白表格等......
3、各文件柜、架物品都必须按轻重决定置于哪层。
一般轻的物品、文件放上层,重的放下层;
4、各文件柜、架物品都必须按使用的频率决定置于哪层。
一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置,使用频率低的置于偏高或偏低的层次;
5、标识明确;
6、定期清扫,保持干净无尘。
图例4
六、文件资料管理
目的
文件资料要分类放置,通过目视化管理,使文件移位或者被取用了能够马上发现。
1、清理过期的资料;
2、建立文件目录文档;
3、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚;
4、公司文件要进展文件分类并标识清楚;
5、公司文件与不的文件要用标识区分清楚并区分管理。
6、每册资料都需要有明确的标识:
①资料名称②定位标识③管理者标识;
7、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处;
8、保持资料干净整齐。
图例5
七、电脑与文件7S
1、建立电脑文件目录文档,计算机文件应存储有序、合理,易于检索查找;
2、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚,个人文件不做要求;
3、公司文件要进展文件分类并标识清楚〔思路参见下列图〕;
4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚;
5、常用文件的快捷方式〔桌面制止放文件,编辑完之后归类管理〕
6、离开时锁住屏幕。
7、下班后请关闭电脑〔除特殊情况外〕。
电脑文件分类〔例〕:
八、空白表单\表格管理
目的
直观明了,取用快捷;库存数明确,不重复领用,不造成表单堆积。
1、部门有多种表单时,需分类管理;
2、为了方便查找,建议用不同颜色分开;
3、为了防止急用时没有的现象,建议有复印或者领用提示;
4、定期清理不用、过期的表单、表格。
图例6
九、桌面整洁
目的
桌面干净整洁,不随意放置,养成良好习惯。
1、清理不要物;
2、可定置于桌面的物品为:
电脑、文件栏、、笔筒、台历、茶杯,并要求定位;
3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面,但人长时间离开时,文件、资料必须归位;
4、桌面文件状态可按“待处理〞、“已处理〞、“处理中〞分类管理;
5、保持桌面清洁。
图例7
十、桌底状态
1、清理不要物〔包括私人鞋物〕;
2、文件资料/产品等不可直接置于桌底;
3、离开座位时,椅子要推近桌子;
4、保持地面干净。
图例8
十一、抽屉状态
目的
抽屉物品定位,清晰明了,减少寻找时间,提高效率。
1、不要物的清理;
2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置;
3、一个抽屉有几种物品时,建议想方法将物品固定,防止来回开关抽屉时物品乱动;
4、标识清楚;
5、定期清理,保持干净无尘。
图例9
十二、物品定位(隐形定位法)
图例10
说明:
需定位的地面物品:
碎纸机、衣架、书架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品;定位线宽2CM左右,两边长12CM,隐藏实物边缘1CM贴附,以免磨损。
当物品靠墙时,只需定外侧;
目的:
提醒归位。
十三、线束整理
目的
防止给办公操作、其它动作造成障碍。
1、电源线不可直接拖在地上。
2、绕成大概15~20CM长,用扎带或套纽固定两端;
3、或将线束嵌入套管,露出局部用扎带固定〔不可给其他操作、动作造成障碍〕;
4、插头插线标识清楚;
5、电源排插应固定。
图例11
十四、开关标识
目的
明确电器件的控制。
1、保持干净;
2、功能完好;
3、控制区域/功能明确;
图例12
十五、贴管理
目的
防止杂乱、随意或者过多的贴。
1、清理过期的贴物;
2、在墙上随意贴的做法必须纠正;
3、公告尽量使用看板方式;
4、所有贴物都需定位,墙上贴物要明确区域;
5、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上,不可随处有贴现象;
6、工作台需要的贴物〔备忘录等〕不可随意贴,要求规定位置。
规定数量贴附(不能超过2A4纸位置)。
玻璃窗上不宜贴通知/资料;
7、保持贴物的清洁。
图例13
十六、看板管理
目的
彰显办公室文化、动态,形成目视化管理。
容:
1、通告/公告栏;
2、工作方案;
3、人员去向管理;
4、轮值管理;
5、7S责任区域布局图;
6、7S日常点检表。
图例14
十七、会议室
1、“不要物〞清理;
2、会议室标识;
3、使用状态标识;
4、预约管理;
5、会议要求
◇会议室悬挂物
如:
公司方针、环境方针、产品介绍、地图……
*要求:
大小、高度尽量一致。
◇会议室温馨提示
*会议后椅子必须归位、制止吸烟等。
*请带走会议后多余物。
以上是给大家的一点参考和建议,希望大家举一反三,结合自己的实际情况灵活运用并推出新,在实践中创造创造出更好,更科学更实用的方法
我们相信群众的智慧是无穷的。
总之,我们的目标都是一致的,那就是要营造一个整洁优美、规、高效的办公环境。
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