行政管理制度汇总.docx
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行政管理制度汇总.docx
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行政管理制度汇总
综合办行政管理制度
一、公章管理制度
(一)、公司公章由综合办专人管理,未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。
(二)、一般性介绍信及身份证明,须经职能部门负责人或综合办负责人审核后,方可盖章,以备查。
(三)、对加盖公章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,图形清晰。
(四)、公章禁止带出公司外使用,如因特殊需要,必须经总经理批准,由综合办公室委派人员携同经办人一起携带前往,用后立即带回。
(五)、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。
如遇特殊情况时,必须经总经理同意。
公章一般应在上班时间内使用,如无特殊情况,下班后停止使用公章。
(六)、公章管理人员必须认真负责,严格遵章守纪,秉公办事。
没有总经理及相关负责人的签字,不得随意盖章。
(七)、公章管理人员应妥善保管公章,不得随意乱放。
下班时间和节假日期间应采取防盗措施。
(八)、盖章后出现的意外情况由批准人负责,如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。
(九)、公章使用流程:
1申请人向所在部门负责人或主管提出申请;
2由申请人向所在部门负责人或主管在封面处草签同意;
3公章主管人员审阅、了解用印内容,对申请人资格进行核准并在《公章使用登记表》上登记,由申请人签字,并公章主管人签字。
二、文件管理制度
(一)、总则
1、为适应公司规范化、科学化管理需要,做好公司文件管理工作,特制定本制度。
2、综合部是公司公文处理工作的管理部门。
3、文件处理必须做到准确、,严格按照规定的时限和要求完成。
4、文件分类:
1)、规定;2)、决定、决议。
3)、通知。
4)、通报。
5)、请示、报告。
6)、批复。
7)、函。
8)、会议纪要。
(二)、收文
1、所有外单位来文均由综合部专人收办,并统一编号、登记,及时报领导签批并送相关部门处理。
2、收文办理程序:
综合部登记、分发→领导签批→各部门承办→综合部催办→立卷→归档。
(三)、发文
1、发文办理程序:
(1)、董事会发文:
董事会办公室拟稿→董事长核准→综合办统一编号→打印→盖章→发文→备案→归档
(2)、公司内部发文:
经办人拟稿→部门负责人审核→总经理核准→综合办统一编号→打印→盖章→发文→备案→归档
(3)、党支部、工会等发文:
经办人拟稿→支部书记(工会主席)审核→综合办统一编号→打印→盖章→发文→备案→归档
(4)、公司对外发文:
经办人拟稿→部门负责人审核→总经理审批并签发→综合办统一编号→打印→盖章→发文→备案→归档
2、发放文件编制:
文件分为“城建董字”、“城建办字”、“城建党字”、“城建工字”、“城建监字”等五大类,编号格式:
“城建×字(20××)第×号”。
3、发放文件时要填写《文件发放记录表》,由各部门负责人签收;并设置台账,由综合办专人负责记录。
4、发放文件的同时要设立电子档案。
5、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
三、会议管理制度
一、为加强公司会议纪律,规范议事日程,进一步提高会议的质量和效率,制定本制度。
二、适用于公司各种会议:
董事会议、经理办公会议、党支部会议、公司例会等。
三、职责
1、综合办负责公司会议的组织及相关工作。
2、综合办负责各种会议的会场安排、设备准备,负责管理保存所有会议纪要原件。
3、公司各部门负责本部门会议的组织及相关工作。
四、管理规定
1、综合办会议负责人需在会议召开前一个工作日通知参会人员时间、地点、内容等。
2、综合办负责会场安排、设备准备,需在会前半小时准备完毕。
3、综合办负责会议纪律的维护,准备签到表,组织参会人员签到。
4、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。
会议开始时,组织人收回签到表。
会后,组织人在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员。
5、参会人员如不能按时出席,需提前1个小时向会议组织部门请假,未请假视同缺席或迟到处理。
五、会议记录
1、依据《公司法》、《公司章程》,会议组织部门安排专人进行会议记录,会后及时整理会议纪要,并于会后一个工作日内,发给各相关参会部门,原件(附签到表)交综合办存档。
2、会议纪要需参会主要人员签字确认。
四、办公文印管理制度
一、根据公司规定,结合公司文印工作实际,为加强文印的管理,特制定本制度。
二、文印工作在综合办行政部门统一领导下开展工作。
三、文印工作范围:
打印各种文件、报告、表格、领导讲话、信息、情况反映等其它需要打印的材料。
四、文印管理工作职责
1、文稿要求随到随打印,不得拖延,不得因故有为难情绪,有规定时间的必须在规定时间内完成打印任务。
2、打印做到认真细致,讲求质量,减少差错率,文书差错率不得超过1%。
3、打印排版力求精美,天、地边,行、字距设置合理,版面要求整洁干净,无墨渍。
4、励行节约,避免浪费,文印设备、耗材等任何物品,不得随意送、借他人。
5、对收到的文件资料,打印完毕后应及时还给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员取回。
6、加强业务学习,提高业务水平,熟练掌握各种打印设备使用方法,并认真维护设备。
7、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机发送,以免影响公司的正常工作。
8、对各部门送来打印、复印、传真的文件资料,应做好归类、重要资料要登记。
五、证明函件管理制度
一、证明函的范围包括:
介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。
二、公司证明函由综合办指定专人统一管理。
三、证明函必须经部门负责人核准后方可使用
四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理或部门负责人核准。
五、使用证明函必须做好登记。
六、严禁开出空白证明函或外借证明函。
七、证明函开出后,使用人应妥善保管。
如发生遗失或被盗,应立即向部门负责人汇报,并迅速采取相应措施,避免造成损失;如证明函未使用,应立即退还综合办。
八、综合办应妥善保管证明函存根。
六、值班制度
一、公司实行的值班制度有法定节假日值班、双休假日值班、突发事件值班。
双休假日值即除元旦、春节、清明节、五一节、端午节、中秋节、国庆节等七个法定节日以外。
二、值班人员实行一日一换。
值班日程表由综合办人事主管负责安排并上报总经理批准。
三、值班时间为上午8:
00——下午18:
00
四、值班人员职责
1、接听电话,做好电话记录,并及时联络各部门;
2、遇重大、突发事件,及时向领导报告并做好应急准备工作;
3、负责值班期间单位的安全工作;
4、下班后检查单位办公区域的门窗、水电等是否关闭。
五、值班纪律
1、按时上下班,值班时间坚守岗位,不准中途擅离岗位;
2、保持通讯联络畅通;
3、值班期间不准约友娱乐,不准电话聊天。
六、值班人员应严格遵守值班制度,按规定值好班,擅离岗位或不履行值班职责的,按旷工处理不发放值班补贴,造成不良后果的,追究其责任。
七、值班补贴:
每天每人20元。
七、工作作息管理制度
为使员工养成守时出勤的良好习惯,保证各项工作处理有序运转,特制定本制度。
一、作息时间:
时间
上午
下午
夏季
5月1日—9月30日
8:
00—12:
00
15:
00—18:
30
冬季
10月1日—4月30日
8:
00—12:
00
14:
30—18:
00
公司机关执行每周双休制度,即周六、日休息;国家法定休息日根据公司情况安排;项目部作息时间根据情况自行决定。
二、作息要求:
1、按时上下班,不迟到、不早退、不无故旷工。
2、坚守工作岗位,各司其职,各负其责。
对领导交办的任务,尽一切可能高质量地完成。
3、上班时间严禁串岗、打牌、玩游戏等,不准做与工作无关的事项。
4、因事请假者,三天以内由分管领导批准;三天以上由总经理批准。
八、环境卫生管理制度
一、为了加强本公司办公环境的卫生管理,创建文明、整洁、优美的工作和生活环境,特制定本制度。
二、本制度适用于本公司办公室内及公共区域(地面、走廊、卫生间)的卫生管理。
三、公司所有员工及外来人员都必须遵守本制度。
四、公司综合办为公司环境卫生管理的职能部门,负责全公司的环境卫生管理工作;公司其他部门都应当按照各自的职责,协同做好环境卫生的管理工作。
(一)室内环境卫生管理
五、公司员工个人的办公桌、椅、电脑、文件柜等由使用者本人负责卫生与洁工作;须保持清洁、干净。
六、个人的文件、资料须摆放整齐,桌面应保持整洁、干净;与工作无关的物品不得摆放在办公桌上,个人用具等应单独放在抽屉或橱柜内。
七、下班后要随手关窗、关灯、关门。
(二)公共区域环境卫生管理
八、办公室地面每日轮值人员要认真打扫,保持地面清洁、干净,无污染。
九、当日轮值人员要检查办公室所有垃圾筐,如果垃圾框满就要及时将垃圾倒在走廊里的垃圾桶内。
十、保洁人员要负责打扫董事长、总经理办公室的卫生;保洁人员还要打扫公共走廊、卫生间的卫生。
十一、公共走廊、卫生间要认真打扫,保持地面无瓜皮、果壳、纸屑等脏物。
十二、走廊里的垃圾桶满时,保洁人员要及时清理或者更换垃圾袋。
十三、当日轮值人员有事外出或请假,与次日轮值人员顶进行调换,依次类推。
十四、以上制度规定综合办行政部门监督执行,每日检查,发现不合规定的,责令重新清洁。
九、综合治理工作制度
一、信息报告制度。
充分发挥企业综治联络员熟悉职工动态的优势,多方收集情况,定期向街道综治办报告企业综治信息。
对本企业发生的重要情况,及时上报街道综治办及相关部门。
二、学习例会制度。
每月召开一次综治工作会议,总结前期工作,组织学习上级文件、政策形势、法律法规等;分析治安动态、不安定因素,商讨疑难纠纷的调处方案;布置下阶段的工作任务。
三、矛盾纠纷化解制度。
企业综治办要把矛盾纠纷化解在萌芽状态,尽量做到矛盾不上交。
上交街道及有关部门调处的矛盾纠纷,必须具备三个条件:
1、有当事人要求上级调处的报告;2、有本企业的调查材料和初步意见;3、有确实解决不了的理由。
四、法制宣传教育制度。
积极开展法制宣传教育和防火、防盗、防治安事故教育,建立法制宣传栏,健全法制教育阵地;结合本企业实际,利用各种形式开展法制教育活动,增强企业职工的遵纪守法意识。
五、外来员工管理制度。
严格按照相关法律法规,加强外来员工的管理,做到底数清、情况明、信息准。
六、安全防范制度。
落实门卫、值班、巡逻、财务保管、消防安全管理等措施,维护本企业的治安秩序,协助公安机关查破各类案件。
七、突发性事件处置制度。
发生突发性事件,综治人员必须及时赶到现场,采取果断措施,尽快稳定局势,防止事态恶化。
同时,立即向上级有关部门汇报。
遇到职工的生命财产和企业财产受到损害时,要全力组织抢救,属刑事或治安案件的,按规定保护现场,提供破案线索。
八、消防、安全生产制度。
认真贯彻“以防为主”的安全工作方针,落实消防、安全生产、交通安全的工作责任制,开展经常性的安全检查,消除安全隐患,确保本企业的安全生产和生产秩序。
九、台帐、档案制度。
建立台帐制度,对企业的综治信息传递、矛盾纠纷化解、外来员工管理、消防安全落实等活动要及时记录,及时归档,实行规范化管理。
及时上报各类报表,做到台帐与报表相符,报表与实际相符。
十、业务接待管理制度
一、为提升公司形象,提高工作效率,规范接待管理,特制定本办法。
二、公司综合办作为对外窗口,全面负责公司内外接待活动,公司其他部门有接待事项时,要及时报综合办,各部门应配合办公室做好接待工作。
三、接待程序
根据主管单位领导来公司视察的目的、性质,结合本公司实际情况,拟定接待方案。
1、主管单位领导来公司视察,办公室应提前与对方的联系人联络,确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。
2、拟定接待方案,提前准备接待所须的资料、物品和车辆,通知公司领导和接待部门做好接待准备,并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。
3、确定接待规格、主陪人,办公室准备会谈时必要的接待用品。
4、视察结束后,做好送行工作,必要时由办公室安排食宿。
四、接待标准
接待应明确接待目的及对象,本着从减节约的原则,有效控制经费开支,非业务工作关系的一律不予安排就餐。
十一、通讯管理制度
一、为了提高公司的经营管理,节约成本费用,加强对公司各种通讯工具的管理,特制订本制度。
二、本制度所指各种通讯工具包括固定电话、移动电话、传真机等。
三、固定电话的管理
公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务,公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
若员工在上班时间如拨打或接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙。
四、移动电话的管理
公司不为员工购置移动电话,但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简称移动话费),按具体情况给予一定金额的补贴,超支部分不再补发给员工,而由其个人承担。
补贴标准:
1、董事长、总经理200元/月180元/月150元/月
2、董事、副经理180元/月150元/月120元/月
3、监事、科长、主任150元/月120元/月100元/月
4、副科100元/月80元/月50元/月
此标准仅供核定时参考。
对已核定补贴的员工,原则上须24小时开机,如不能24小时开机的,但须提供其他电话联系方式。
五、传真机的管理
公司传真机由综合办负责管理,收发传真时应由综合办负责人员操作。
员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。
十二、办公用品管理制度
(一)、适用范围
为加强我公司办公用品管理,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据我公司实际情况,特制定本规定。
(二)、办公用品的购买
为了统一限量,控制节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由综合办统一负责。
各职能部门根据各自每年办公用品量情况以及消耗水平,于每年12月25日前向综合办确定购买数量。
办公用品原则上由公司综合办统一采购、分发给各个部门。
(三)、办公用品的领用
1、管理和发放:
1)、办公用品由综合办统一保管,并指定保管人,根据各部门预算实际用量及日常消耗向使用人发放。
2)、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人在每年终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3)、办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》并由部门负责人签字后领用和发放,严禁先借后领的行为。
4)各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。
5)、区分职能部门属性,除独立核算部门外。
6)、发放的办公用品除如:
笔、笔记本、信纸等消耗品外的如剪刀、钉书机、计算机等管理消耗品再次领用时需以旧换新,否则不予领取。
7)、各部门于每月1日从行政部领用复印纸一包。
8)、节约纸张,若内部使用则尽量使用再生纸张。
十三、档案管理制度
为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制度本制度。
(一)、归档范围
上级部门及公司下发的文件、会议记录、决定、通知、人事档案、合同、财务审计、工程档案资料等具有参考价值的文件资料。
(二)、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“年度归档”制度,即:
每年十二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期,由各职能部门分别向档案管理员提交应该归档的原始资料。
3、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上的文件必须把原件放入档案室。
5、工程档案资料按形象进度及时进行收集,每一分部工程完工后,必须把相应的分部工程资料及时交回档案馆,否则不予办理后期任何手续。
(三)、资料的分类与归档
1、公司档案资料按类归档并立卷。
2、公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
(四)、档案的借阅
1、已归档的档案资料,原件不予借出。
2、各部门需借阅相应资料时,必须经各部门负责人签字后,方可借阅。
3、档案借阅者必须做到:
⑴爱护档案、保持整洁、严禁涂改。
⑵注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
(五)、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批注的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
附件
(一):
工程档案用印范围
1、建筑工程安全施工措施审查备案表
2、建设工程备案通知书申请表
3、建设工程质量监督注册申报表
4、建筑工程投保确认书
5、投标文件
6、开、竣工报告
7、图纸会审纪要
8、施工组织设计、基础、主体施工方案、专项工程施工方案
9、技术核定单、设计变更
10、工程会议纪要
11、地基基础结构工程验收记录表
12、地基验槽记录
13、主体工程验收记录表
14、验收纪要、整改措施、整改结果
15、总结
16、沉降观测记录
17、沉降观测移交记录
18、节能分部工程质量验收记录表
19、竣工验收质量证明书
20、单位工程质量验收记录表
21、建筑工程质量保修书
22、竣工验收备案表(表1—表7)
23、其余需盖章的资料
附件
(二)
工程档案资料归档目录(暂时略)
十四、水电管理制度
为加强水电管理,保证水电设备安全、正常运行,合理使用,减少浪费,维护正常的办公和生活秩序,使全体员工养成安全用电、节约用电、节约用水的良好习惯,结合我公司实际情况,特制定本制度。
一、生产用电和生活(照明、办公)用电必须严格分开,确保生产用电。
二、公司水、电管理人员应加强对水电管线勤修勤检(隔三个月一次),做到使用安全,服务及时。
公司各部门若发现水电设施部件损坏,应及时通知水电管理人员予以维修,预防“跑、冒、滴、漏”。
三、办公场地应做到人走灯灭,及时关闭电脑、打印机、等用电设备。
办公区域内公共场所灯具下班后由当班人员负责检查是否关闭,办公室内灯具及打印机电源未关闭的,由当班人员通知相关责任人关闭电源。
四、综合办是负责公司水电管理的职能部门,负责全处水电设备的费用收取、结算、日常管理及监督检查工作,范围包括办公场所、生活场所、出租房屋及委托代管的水电用户。
五、对住户实行有偿服务,在住户提出申请的基础上维修实行单项经济核算,维修人应在每次维修工作完成后及时结算所用的材料型号、数量、价格,并与用户随后核对。
维修所用材料费按市场零售含税价格收取,维修人员工费按市场价格(80—100)收取。
主下水管堵塞,由相关住户承担。
六、出现下列情况的,视为窃电(水):
绕接电(水)表;改变电(水表)正常读数等影响正常计量的行为;故意损计量装置,电(水)表的;在供电(水)设施上擅自接线(管)用电(水)的;发生窃电(水)行为,除按当季最大用电(水)户计费外,另加收3倍水电费;或按设备(设施)最大用电(水)量和时间收费;限定7日内交清,逾期不交者,责给该用户停用水电。
七、关于水电管理条款如下:
1、电价标准:
:
㈠、x宿舍区电价标准:
0.5元/度
㈡、商铺电价标准;1.45元/度
㈢、办公场所电价标准;1.3元/度
2、水价标准:
㈠、无塔:
3.5元/吨(宿舍区)
㈡、无塔:
7.1元/吨(商铺、办公区)
3、本价格标准如遇供水供电部门价格变化或本区域供水情况发生变化时按新价格执行。
4、负责人员定于每月月初1日—3日抄总表,4日—6日给各用户下发水电通知单,并完善相关签认手续。
5、各用户缴费时间:
x每月15日之前必须缴清,公司直属收费人员的每月29日之前务必缴清,恶意不缴水电者停水停电(或按本月水电量的0.5倍增加收取),恢复设备由该用户承担。
6、单位负责人务必在每月20日之前门缴清当月水费,29日之前缴清当月电费。
7、关于月底报表时间:
在每月缴清所有水电费用后3日内完毕。
8、根据省、市节水办对我公司下发的用水量有限,单位用户用水超计划定额加价水费和居民用户阶梯水价的具体征收标准和范围,因降低每月平均用水量的20%。
合理确定居民每月的基本用水量,对超过部分实行加价。
各用户务必要节约用水,如该用户连续3个月的月用水量超过年度内的月平均用水量的1.5倍时,超出部分按现价格标准的2倍执行。
9、各用户务必要维护所属区域内的公共供水设施,发现问题及时反应解决。
八、本制度从下发之日起执行。
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