管理处岗位程序.docx
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管理处岗位程序.docx
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管理处岗位程序
1.目的
明确管理处各岗位员工的任职要求、职责和权限,确保员工在工作中切实履行其主要职责和权限。
2.适用范围
适用管理处相关岗位。
3.内容
3.1管理处组织结构(见上页)
3.2部门职责
3.2.1部门名称:
综合管理部
部门要求:
综合管理部主管在管理处经理或副经理的直接领导下,负责处理本小区工作中的一切事务,带领全体员工努力工作,实现公司所确定的各项任务和目标。
部门职责:
1.学习、研究国家方针、政策,贯彻落实领导的指示;深入基层调查研究,努力掌握第一手资料,为总经理的工作决策提供可靠的依据。
2.负责管理处工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、分发和登记工作,作好印鉴的管理工作。
3.负责管理处一级会议的筹备和安排,作好会议记录,整理会议机要,对会议决定的执行情况进行催办和检查。
4.作好文书档案和有关资料的管理工作。
文书档案包括公文的收发和保管,文印核稿,呈批、催办、归档、调卷和保密工作。
5.协助经理处理日常工作,协调部门工作,监督各部门和管理处认真及时地贯彻管理处的各项工作决策和指令。
6.做好人事管理工作,保管好员工的档案,根据需要作好劳动力的安排调配、员工的调入调出,并协助办理好各项有关手续。
7.做好管理处的考勤统计工作及劳动工资的管理工作。
根据政策作好员工的调资定级等各项工作,并负责办理员工请假、休假的有关手续。
8.负责管理处员工的培训工作,协同各部门共同抓好员工的思想素质和业务水平的培训,积极开发人力资源,努力造就一支高素质的员工队伍
9.负责管理处的后勤管理工作。
诸如办公用品的购买、保管和发放;员工食堂的管理等。
10.完成上级领导交办的其他工作任务。
3.2.2部门名称:
财务计划部
部门要求:
财务计划部是在经理直接领导下,负责物业公司的会计核算、财务管理工作。
部门职责:
1.认真贯彻“会计法”,遵守国家各项财经政策、法规,遵守各项资金收支制度。
2.正确、及时地核算和监督管理处的财务状况,经济活动和经营成果,为上级提供准确可靠的财务会计信息。
3.加强计划(预算)管理,认真编制财务计划(预算)。
4.加强财务分析,考核各项经济指标的执行情况,反映经营管理状况,总结经验,发现问题,促进公司改善经营管理。
5.按照会计制度规定,切实作好记帐、算帐、报帐工作,在规定时间内报送各款会计报表至相关领导。
6.按银行有关规定,做好现金和支票的管理工作。
7.妥善保管会计档案资料,接受财税机关、上级主管部门的监督检查。
3.2.3部门名称:
客户服务中心
部门要求:
在管理处经理领导下,确保及时有效地处理各种内外信息及物业管理费的催收工作的顺利完成,为业主提供的服务符合质量要求。
部门职责:
1.接受管理处经理领导,向管理处负责,依照物业管理委托合同和各项管理要求对小区业主采取分组团管理与首问责任制相结合服务方式,为业主提供优质满意的服务:
2.负责协调客户与物业公司关系,直接面对客户,处理客户投诉;
3.负责业主入伙、装修手续的办理并解释相关规定,建立完善的业主档案和资料;
4.负责小区以及物业公司信息及时发布,减少客户及业主投诉的产生;
5.负责对公司规定的各项管理费的收取和催缴工作;
6.担任整个小区(物业项目)的协调纽带,负责对接到的信息上传下达,及时通知、调度相关人员执行及处理;
7.策划、组织、开展各种社区文化活动;
8.负责小区所有搬出物资进行核对、审批,并负责物资搬运放行条手续的办理;
9.负责客户邮件的落实并及时通知顾客;
10.负责管理处拾遗物品的管理;
11.完成管理处交办的其他临时工作。
3.2.4部门名称:
环境管理部
部门要求:
环境管理部是项目下设的部门,负责辖区内环境管理,确保辖区内各项环境管理工作达到公司下达的管理目标。
部门职责:
1.负责办公楼、学校、项目工地、小区的环境管理工作。
2.负责与当地环境主管部门(环卫、园林、爱国卫委会等)进行协调配合,协助做好当地的环境工作。
3.负责公司办公楼、校门口、广场、样板组团的清洁和绿化管理工作,确保清洁和绿化达到公司要求的各项指标和质量标准:
绿化完好率:
99%、保洁率:
99%、消杀合格率:
100%
4.样板组团环境管理制度健全,员工培训到位,确保每月客户有效投诉不超过1次。
5.负责..项目绿化的物业前期介入工作,与公司总工办和项目部密切配合,确保小区绿化施工达到项目建设要求,确保物业管理的需要。
6.与二外紧密配合,确保二外校门整体环境达到公司要求。
7.不断完善安管部内部制度,确保环境部整体形象,展示环境部队伍风采。
8.严格执行项目组指令,独立或配合相关部门完成项目组交办的各项工作。
3.2.5部门名称:
维修运转部
部门要求:
维修运转部是项目组下设的部门,负责辖区内维修运转管理,确保辖区内各项设备设施和房屋的工程修缮养护工作达到公司下达的管理目标。
部门职责:
1.负责公司办公楼、学校校门、项目(社区)的机电设备设施管理和房屋的工程修缮养护工作。
2.负责与当地水电气主管部门进行协调配合,做好公司办公楼和.社区的水电气设备设施的管理工作,确保水、电、气供应正常,确保有线电视和网络使用正常。
3.在社区未建成前负责物业的维修运转前期介入工作:
对社区各配套系统的建造安装从物业角度提出合理化建议,对房屋的设计建造从物业管理和使用人的角度提出合理化建议供建设单位参考。
4.负责公司办公楼、样板组团、售楼部(咖啡厅)和.社区的各种报修,做到反映急时、礼貌周到。
5.负责公司和社区的设备房管理,按5S要求负责机电仓库管理。
6.各项管理目标如下:
房屋及配套设施完好率99%
机电设备完好率100%
消防设施设备完好率99%
房屋零修、急修及时率100%
维修工程质量合格率100%
维修工程优良率99%
维修工程质量回访率100%
路灯完好率99%
排水管、明暗沟完好率99%
化粪池、雨水井、污水井完好率99%
7.按规范要求建立健全公司办公楼和(项目)社区的各种工程和设备设施档案。
8.严格执行项目组指令,独立或配合相关部门完成项目组交办的各项工作。
3.2.6部门名称:
公共秩序维护部
部门要求:
公共秩序维护部是物业项目组下设的部门,负责辖区内公共秩序维护,确保辖区内各项公共秩序维护工作达到公司下达的管理目标。
部门职责:
1.负责公司、语学校、项目工地的公共秩序维护工作。
2.负责与当地派出所、镇综治办和辖区消防主管部门进行协调配合,协助做好当地治安、消防工作。
3.负责进出公司和二外的车辆管理,确保公司和二外车辆无被盗,交通畅通。
4.负责公司办公楼、样板组团、售楼部(咖啡厅)消防管理,确保火灾发生率为0。
5.保证全年辖区内治安案件发生率在千分之一以下。
6.与各施工单位进行协调,确保.项目施工正常。
7.与.第二外国语学校紧密配合,确保教学秩序正常。
8.不断完善安管部内部制度,确保安管部形象,展示安管队风采。
9.严格执行项目组指令,独立或配合相关部门完成项目组交办的各项工作。
3.3岗位描述
3.3.1岗位名称:
管理处经理
任职要求:
1.大学本科以上学历,管理及相关专业毕业,接受过物业管理企业经理(或部门经理)上岗培训,并持有上岗证。
2.年龄在28到40岁之间,具有中级以上职称。
3.具有三年以上物业管理工作经验,熟悉物业管理相关的法规政策。
4.熟悉ISO9001:
2000版质量标准,参加过(或接受过)物业管理行业考评活动,熟悉评优标准。
5.作风正派,有良好的职业道德和心理素质,思想前瞻,思路敏捷,心胸开阔,富有朝气,敢于承担领导责任。
6.较强的组织能力、协调能力、社交能力和分析、解决问题的能力,有开拓精神,能服从整体,驾驭全局,工作责任感强,勤于思考,善于指导员工进行卓有成效的工作。
7.有较好的文字功底和语言表达能力,性格开朗,善于沟通和化解矛盾,电脑操作熟练,兴趣广泛,工作热情,身体健康,有实干家的风度。
直接上司:
地产公司分管领导
直接下属:
经理助理、综合管理部主管、财务人员、公共秩序维护部主管、维修运转部主管、客户服务中心主管、环境管理部主管。
主要职责:
1.制定管理处年度、月度工作计划,并且组织实施。
2.参与辖区内环境设计、规划及重大工程的监督,组织开展物业工作。
3.合理调配人员,协调各岗位的分工与协作。
4.协调管理处与地产公司、公司各部门以及供水、供电及其它与物业管理有关部门的关系,便于开展各项工作。
5.负责对管理处各种通知文件的签发。
6.制订管理处年度经营指标。
7.对管理处运营成本进行控制,负责管理处各项经费的审核报批。
8.完成公司领导交办的其它工作任务。
3.3.2岗位名称:
经理助理
任职要求:
a)大学专科毕业或相当于专科文化程度,接受过物业管理部门经理上岗培训,并持有上岗证。
b)男女不限,年龄在28到40岁之间。
c)三年以上物业管理工作经验,接受过ISO9000课程培训,熟悉ISO9001:
2000版质量标准,持有内审员资格证书。
d)熟悉物业相关的法律法规及管理条例,熟悉政府办事流程。
e)为人正直,心理素质好,有开拓精神。
f)擅长文字表达和语言表达,有较强的组织能力和社交能力,电脑操作熟练,兴趣广泛。
g)工作热情,责任感强,富于进取,任劳任怨,不计较个人得失。
直接上司:
公司分管领导;管理处经理
直接下属:
客户服务中心主管、环境管理部主管、公共秩序维护部主管、维修运转部主管。
主要职责与权限:
1.参与管理处的经营管理决策
2、督促、检查、指导各部门业务工作,提升物业管理品质。
3.全面负责辖区的治安、消防、维修、绿化、清洁、消杀、客服等管理服务工作的检查、督促和考核。
4.熟悉辖区情况,与业户保持密切联系,协助管理处经理及时处理或反映业户的重大投诉意见。
5.及时组织处理辖区内出现的不合格服务现象。
6.督导下属执行回访制度,定期了解业户对管理处各项服务的意见和建议。
7.督导下属完成月度工作计划并进行客观公正的评价。
8.制定、贯彻、落实管辖部门岗位责任制,监督分管责任范围内的服务质量。
9.协助经理全面督导各部门完成计划的各项工作,按公司规定对员工实施考核。
10.管理处经理外出时,负责主持管理处的日常工作。
11.完成管理处经理和公司领导交办的其它工作任务。
3.3.3岗位名称:
综合管理部主管
任职要求:
a)大学专科毕业或相当于专科文化程度.
b)男女不限,年龄在25到35岁之间。
c)三年以上物业管理工作经验,接受过ISO9000课程、人力资源管理课程培训。
d)为人正直,心理素质好,有开拓精神。
e)擅长文字表达和语言表达,有较强的组织能力和社交能力,电脑操作熟练,兴趣广泛。
f)工作热情,责任感强,富于进取,任劳任怨,不计较个人得失。
直接上司:
经理助理
直接下属:
品质培训管理员、采购员、仓库管理员、行政人事专员。
主要职责与权限:
1.认真执行物业管理法规和公司有关制度,在实践中不断提高自身的业务素质和领导工作能力。
2.不断建立和完善科学的运作、监督和考核体系,确保政令畅通,信息反馈流程,管理工作高效。
3.严格按ISO9000:
2000质量管理体系要求进行小区物业管理运作,并有责任提出修订和完善质量体系的建议。
4.负责管理处日常管理经费的预算统计、审核和报批工作,合理控制费用的预算开支。
5.负责组织、协调员工工作安排,负责管理处员工工作绩效考评。
6.负责审核《物资申购表》,控制各个部门物资进出程序。
7.在财务计划部部的监督下签定管理处各项合同,分承包合同及长期家庭服务协议,并监督合同实施。
8.负责审批员工培训考核及奖惩计划,监督员工培训工作。
9.负责组织管理处的各项工作检查,通过检查、考核,加强部门及责任人的工作责任感,树立争一流工作成绩的荣誉感,督导各项管理服务工作的有效落实。
10.组织每周管理处工作例会,及时了解人员状态、工作难点;检查、总结和布置工作。
11.积极与属地派出所、居委会、住宅局等管理机构和供水、供电、供气、有限电视、邮政通讯等服务机构建立良好的业务关系,协助有关部门开展各项工作。
12.经常与员工沟通交流,培养员工的进取精神,增强团队凝聚力。
3.3.4岗位名称:
品质培训管理员
任职要求:
a)大专以上学历,文字功底好,表达能力强,熟悉公司行政后勤事务。
b)熟悉ISO:
2000版标准。
c)熟悉电脑、传真机等办公设备的操作,具有一定的组织协调能力。
直接上司:
综合管理部主管
直接下属:
无
主要职责与权限:
1.负责管理处培训管理工作。
2.负责制定管理处年度、月度培训计划,并组织实施各项培训工作。
按管理处综合管理部管理规程,指导、监督、检查管理处二级培训工作。
3.负责各个部门周、月、年《工作计划》的收缴、督察工作。
4.负责会议制度的执行维护,做好每次管理处一级会议的记录工作,对会议决定的执行情况进行催办和检查;负责检查管理处二级会议的检查工作。
5.积极配合客户服务中心相关人员对小区企业文化建设的工作,根据管理处统筹安排,按规定配合组织小区社区文化活动。
6.负责收集、整理、保存培训记录建立管理处《培训签到表》《培训记录表》、《培训反馈表》。
7.负责管理处品质管理工作,形成文字型报告报综合管理部主管审阅,下发各个相关部门。
8.负责管理处质量目标完成情况和顾客意见调查结果的统计分析工作。
9.协助综合管理部人事专员进行员工考核、评估工作,提供支持性数据。
10.负责各个部门之间衔接、沟通、上传下达工作。
11.负责各个部门员工业余生活组织、建设工作。
12.负责以ISO9000质量管理要求检查管理处各部门各项工作质量。
13.负责内审、管理评审不合格纠正措施和预防措施的跟踪验证。
14.完成上级领导交办的其他工作任务。
3.3.5岗位名称:
行政人事专员
任职要求:
a)大专以上学历,文字功底好,表达能力强,熟悉公司行政后勤事务。
b)熟悉电脑、传真机等办公设备的操作,具有一定的组织协调能力。
c)为人正直,原则性强。
直接上司:
综合管理部主管
直接下属:
无
主要职责与权限:
1.协助综合管理部主管制定项目组岗位架构,制定月度、季度、年度人员招聘计划。
2.按照招聘计划和招聘要求及时将各类岗位人员招聘到位;负责员工的转正手续办理;负责离(辞)职员工的手续办理,严格执行管理处人事操作制度。
3.规范人事各项管理制度和各种流程,并书面印发本部门相关人员,确保人事管理流畅。
4.负责将到岗人员的个人资料及人员考核、考勤、培训记录按时录入人事档案,及时完成各项人事资料的电脑输入,每月1日将上月管理处人事动态向主管进行汇报。
5.定期与在职员工进行沟通,每两周参加一次公共秩序维护部、环境管理部工作会议,及时了解员工的思想动态,提高团队的凝聚力。
6.协助主管对各类人员工作效绩进行公正合理的考评。
7.负责项目组人员的考勤管理工作,经主管审核后,在每月28日前将员工考勤汇总表、员工考核表、入/离职人员名单送财务计划部。
8.每月统计员工休假、欠假、违纪、奖励情况上报主管审核。
9.每季度审核一次职员工的人事资料,确保资料的真实性和实效性。
10.核实、督促员工流动人口计划生育证明、暂住证、健康证、岗位证书、资格证书等各类证件的办理工作。
11.每季度对管理处员工的人员变动情况进行统计、分析和总结,报主管审阅。
12.负责管理处文件、资料的收集、打印、复印、归档、编目、保管工作。
13.负责部门的收文工作,主要包括公文的传递、签收、登记、分发、催办、立卷、归档;负责部门的发文工作,主要包括公文的核对、分发、签收、立卷、归档。
14.按时完成经理交办的其它工作。
3.3.6岗位名称:
采购员
任职要求:
a)熟悉公司后勤事务,有三年以上采购员经验。
b)为人正直,原则性强,具有一定的组织协调能力。
直接上司:
综合管理部主管
直接下属:
厨师、厨工
主要职责与权限:
1.负责部门的办公用品、维修材料与工具、清洁材料与用具以及部门零星物资的采购工作,确保本部门日常工作的物资供应。
2.每月1—5日对本部门日常所需的办公用具、维修材料与工具、清洁材料等物资进行采购,对在固定供应商处的采购,按时对物资进行验收,确保合格。
3.收集采购资料,建立合格供应商名录,并每季度进行更新,存档并报部门备存。
4.严格按程序进行采购,对手续不齐全的物资申请不予购买。
5.采购物资一定要经各方比较,了解各类物资的合理价格及要求,确保物美价廉,努力为管理处和部门节约开支。
6.按时按量按质地进行物资采购,对不能按时采购的物资,及时向使用人员和仓管员说明原因,采购回来的物资及时请仓管员和相关使用部门验收入库,并做好相关质量记录。
7.对每月采购费用进行汇总,于次月3日前向部门主管交各类材料费用汇总表。
8.每月25日前(含25日)汇总制订下个月的部门采购计划,并经仓管员(与盘点表)核对签字汇总后报综合管理部主管、分管领导审批。
9.根据公司和部门要求与相关部门和个人进行配合,做好工作。
10.负责管理处员工食堂对内、对外的统一管理。
11.努力配合财务计划部工作,做到实报实销,日清月结。
12.按时完成上级领导交办的其它工作。
3.3.7岗位名称:
仓库管理员
任职要求:
a)大专以上学历,文字功底好,逻辑思维能力强,熟悉公司后勤事务。
b)熟悉电脑、传真机等办公设备的操作。
c)为人正直,原则性强。
直接上司:
综合管理部主管
直接下属:
无
主要职责与权限:
1.负责部门仓库日常材料、工具、用品及零星物资的入库、保管、发放工作;
2.负责对部门所采购物品(办公用品除外)的质量检验工作。
3.每次收发物资手续必须清楚无误,并及时做好帐务登记工作。
4.完善仓库内各类物资的标识,每周清理、整顿、清洁仓库一次,并做好防火、防盗工作。
5.每月底协助部门资产监管员(由采购员兼)对部门固定资产进行核查登记,确保公司财产无损失。
6.负责本部门员工服装的清点、核实及保管工作,按不同工种进行分类,每季度对工作服予以清查盘点,发现霉烂损坏现象应及时提出处理意见,报部门主管批准后执行,并做好质量记录。
7.每月23-25号与财务计划部相关人员对部门仓库物资进行盘点,并于每月28日将《仓库盘点表》交部门主管审核。
8.每月对采购员上报的《月度采购计划》进行核对签字。
9.负责公司发放的宣传物资的保管和领用工作,做到收发手续准确无误,当库存数量有限时,及时予以补充,帐目要随时接受检查。
10.严格执行和完善物资的领(借)用手续,确保指定人员凭单领(借)用物资,并按时完好归还。
所归还物资如有损坏,应视其损坏程度,提出处理意见并报部门主管批准后执行。
11.每月不定时按标准检查管理处二级仓库,对物资的使用情况及时反馈部门主管。
12.对部门多余及长期不用的物资,及时列出清单,报主管审阅后,进行物资调配,对不合格物资应设置不合格物资隔离区,按管理处要求妥善处理。
13.根据公司和部门规定与相关部门和个人进行配合,做好工作。
14.按时完成上级领导交办的其它工作。
3.3.8岗位名称:
厨师
任职要求:
a)有一定的管理能力,
b)有相关证件,在同样规模公司任职时间两年以上。
c)身体健康,无任何传染性疾病。
直接上司:
采购员
直接下属:
厨工
主要职责与权限:
1.负责本厨房的各项管理工作。
2.督导员工按操作程序制作食品,不断提高食品质量。
3.搞好班组的思想政治工作,团结全体员工,完成各项任务。
4.认真控制食品成本,负责每天制订所需原材料的计划。
5.负责对每日购买回来的菜品进行验收,保证食物的健康性。
6.带领班组员工搞好卫生清洁工作。
7.做好厨房的财产管理。
8.虚心接纳正确的相关信息意见,以做调整创新。
9.完成上级领导交办的其它工作任务。
3.3.9岗位名称:
厨工
任职要求:
a)有相关证件,在同样规模公司任职时间两年以上。
b)身体健康,无任何传染性疾病。
直接上司:
厨师
直接下属:
无
主要职责与权限:
1.检查厨房备料是否充足,如有缺品应及时报厨师备料。
2.做好每天开餐前菜品的准备工作。
3.配合厨师做好每一种菜品,保证菜品的出品卫生和质量。
4.严格要求自身的素质并提高自己的技术水平。
5.做好厨房的清洁卫生并注意保持。
6.负责公共使用碗筷的清洁工作。
6.一日工作结束时,关好水、电、气并检查是否完好。
7.完成上级交给的其它工作;
3.3.10岗位名称:
前台接待
任职要求:
a)大学专科毕业,或相当于大学专科文凭,英语口语佳。
b)处事灵活,沟通能力强,亲和力强,热情主动大方。
c)身体健康,无任何传染性疾病。
直接上司:
综合管理部主管
直接下属:
无
主要职责与权限:
1.负责每日报纸、信件、饮用水等其他物品的收发、登记工作。
2.负责前台电话接听、转接工作。
3.负责客户留言、投诉工作记录工作并及时反映至相关人员。
4.负责大厅的卫生、灯光检查调控工作,并及时通知相关工作人员进行打扫、调整。
5.负责来访人员的接待工作,如与被访人(部门)联系不想接见的情况下需婉转对来访人员解释,并做好相关记录。
6.负责公司所有人员打卡事项的监督工作。
7.负责公司(管理处)内部及小区、学校的信息沟通、反馈工作,正确使用对讲机。
8.完成上级领导交办的其他工作任务。
3.3.11岗位名称:
会计
任职要求:
a)会计专业本科以上学历。
b)男女不限,年龄在28到40岁之间。
c)同等岗位工作经验两年以上,熟练使用办公软件,持有财务人员上岗证,为人诚实、正直,具备良好的职业道德和高度的责任心。
d).主城区户口,或当地户籍担保。
直接上司:
管理处经理助理
直接下属:
出纳
主要职责与权限:
1.根据审核过的原始凭证及时编制记账凭证。
2.登记明细账,并定期核对账目,保证账账相符。
3.定期盘点库存物资,保证账账相符、账实相符。
4.在账账相符、账实相符的基础上编制财务报表。
5.填制纳税申报表、在每月10日前完成纳税申报。
6.依法保守在工作中熟知的工作秘密。
7.遵守财经法规和公司规章制度。
8.加强学习、提高业务技能。
9.完成领导交办的其他事项。
3.3.12岗位名称:
出纳
任职要求:
a)会计专业专科以上学历。
b)男女不限,年龄在25到30岁之间。
c)同等岗位工作经验两年以上,熟练使用办公软件,持有初级技术职称和会计证,为人诚实、正直,具备良好的职业道德和高度的责任心。
d)主城区户口,或当地户籍担保。
直接上司:
管理处经理助理
直接下属:
无
主要职责与权限:
1.根据审核批准的收费标准办理收费。
2.根据审核批准的凭证办理款项支付。
3.登记现金日记账、银行存款日记账,做到日清月结,保证做到账实相符、账账相符。
4.每月根据考勤记录表、工资发放标准等资料编制工资表并发放。
5.依法保守在工作中知悉的工作秘密。
6.遵守财务法规和公司规章制度。
7.加强学习、提高业务技能。
8.完成领导交办的其他事项。
3.3.1
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