岗位职责办公室主任工作职能阐述.docx
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岗位职责办公室主任工作职能阐述
(岗位职责)办公室主任工作职能阐述
办公室主任工作职能阐述
--------李树峰
办公室是企业的行政管理部门,处于企业组织系统的中枢地位,外联内协、承上启下、上情下达、下情上呈,是公司正常运转和发展的重要关键,办公室主任对办公室工作负有重大的责任,俗称“内当家”。
当下企业股份制、私营制、合资制的建立和逐步完善,市场竞争日益激烈,企业(公司)办公室的工作面临新的挑战,对办公室主任工作要求更高,仅凭经验和壹般有关理论进行工作、处理、协调复杂的人际关系,已难以适应。
办公室主任迫切需要运用科学的、灵巧的工作技能,即工作方法、技巧和能力。
而办公室主任是壹种特殊的行政人士、办公室人士,同秘书、行政管理有联系,也有区别。
其对上,直接和上司打交道,按照老板的决策、指令和意图办事,是行政领导最贴近的助手;对下,和秘书、办公室其他人员相处,具体负责秘书和其他办公人员的工作,是行政、秘书人员的上司和直接管理者;对左右,负有联络、沟通、协调各部门的主要职责;对外,是联络、接待、公关、吸收和释放信息的把关者。
鉴于办公室主任岗位的特殊性,现将办公室主任的基本职能,工作方法和技能阐述如下:
壹、办公室主任的基本职能
办公室主任的主要职能是服务,为领导的科学决策和决策的正确执行服务。
具体讲,其基本职能大体有四项,即参谋职能、承办职能、管理职能、协调职能。
1、参谋职能:
办公室主任的参谋职能大多围绕领导决策进行的。
主要表现:
第壹,于决策形成过程中,帮助领导全面了解基层情况,确定工作方向和重点范围上发挥参谋作用。
第二,于决策实施过程中,于帮助领导及时了解工作进展情况、强化控制上发挥参谋作用。
第三,于决策实施过程结束后,于帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥作用。
2、承办职能:
办公室主任承办职能大致来自三个方面。
壹是来自上级部门的。
主要是指上级部门交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成。
二是来自本单位领导的。
办公室主任要带领本部门工作人员不折不扣地去落实。
三是来自单位内各部门科室的。
总之,办公室主任对所负责的事项要高度负责、壹丝不苟、壹办到底、落实实处。
3、管理职能:
管理职能只要是针对办公室内部而言,主要集中体当下三个方面。
壹是文书管理。
主要围绕公文的处理进行撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节工作。
办公室主任负责对文书工作统壹领导,统壹组织安排,负责督促、检查、把好质量关。
二是事务管理。
办公室作为单位事务性办事机构,主任作为这个机构的负责人,应该说是事无巨细,均要认真操办。
如会议安排、领导用车,对外接待、总务后勤、办公用品以及为单位职工提供生活服务的有关事项。
4、协调职能:
办公室主任履行协调职能,主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。
所谓纵向协调,即指上级下级之间的协调,上令下行,下情上晓,上下紧密配合、步调壹致。
所谓横向协调,指和其他各部门科室(财务、业务、人事)等的协调工作。
内部协调主要是办公室内部组织和人员的协调。
二、办公室主任工作方法
我从三个方面阐述办公室主任工作方法,第壹是主次分明,第二是方圆相济,第三是内外结合。
1、主次分明:
办公室主任工作事多、事繁、事杂,只有做到主次分明才能突出重点,简繁得当,事半功倍。
办公室工作的职责是四个服务,四个服务的关键是为领导服务,为领导服务就要突出为政务服务,尽量做到主动服务,主动实现优质服务。
主动为领导提供优质服务是办公室工作的首要职责、主要方面和重要内容,把握这壹点就做到了主次分明。
具体说来:
(1)突出领导服务:
具体工作中要坚持做到这么四条,第壹要谋事。
第二要理事。
第三要干事。
第四要息事。
这就是为领导服务的主要四个事情。
谋事:
办公室是壹个综合协调机构,更是壹个参谋机构。
办公室主任要始终站于全局的高度,要站于领导的角度,不断增强理性思维能力。
能想事,多想事,想大事,为领导分忧。
为群众解难,为发展尽职。
谋事的第二就是理事,办公室是壹个综合部门,其他部门不想管,不能管,不会管的事情和工作均由办公室来管。
俗话说:
“不经壹事不长壹智”。
办公室工作的这种“管事”既是壹种责任,也是壹种难得锻炼的机会,不管是份内的,仍是份外的,不管是领导交办的,仍是职工期盼的事,只要有利于全局,有利于发展就要积极的管,尽力的管,尽可能的使主要领导从日常琐事中解脱出来,集中精力想大事,办大事。
第三说说干事,办公室是壹个干事的岗位,多干壹件事情就是多壹次学习的机会,多壹次展示自己的平台。
要树立吃苦就是享乐的理念,勤于干事,乐于干事。
第四就是息事,息事就是协调左右、沟通八方、消除误会、化解矛盾。
使领导的形象更加高大,使工作氛围更加和谐
(2)要致力于搞好政务服务:
事务工作是办公室的基础,政务工作是办公室的重点,办公室工作的定位是由政务服务决定的,较高质量的政务水平主要体当下三个方面:
第壹个是文稿要优,文稿是办公室的主要产品,是参谋服务的主要载体,要认真对待每壹篇文稿,把握领导意图,更好地实现以文辅政,以文助政。
第二个是落实好,充分发挥办公室监督检查的职能作用,推动工作落实。
第三是反映要快,做到渠道畅通,及时为领导决策提供有价值的信息。
(3)主动服务:
主动服务关键是要宜早、宜少、宜透。
宜早就是要增强工作的预见性,强化超前意识。
宜求谋于领导之前,谋于领导之先,考虑问题尽可能快半拍,早半拍,凡是想得远壹点,思考的深壹点。
宜少就是说参谋建议要求优而不求全,要求优而不求多,宜求参谋到点子上。
宜透就是领会上级精神,把我领导意图,做到情况明,想的全,把的准。
(4)实现优质服务:
为领导服务,搞好政务服务,做到主动服务,仍要实现优质服务。
以优质为标准,以满意为目标,积极提高办公室工作水平。
优质服务总的来说有三点,第壹点是无差错,工作中强化工作意识,减少工作差错,防止重大失误。
第二点不越权,要讲政治讲规矩,做到到位不越位,揽事不揽权。
第三点不揽功,办公室做的是幕后工作,尝得是辛酸苦味,必须淡薄名利,大度从容,勇于出面办事,勇于出面担事。
但绝不出风头,不抢功,做到谦虚谨慎,乐于奉献。
这就是主次分明的四个方面,为领导服务,搞好政务服务,做到主动服务,仍要实现优质服务。
2、方圆相济:
方就是原则性,圆就是灵活性,方是为人之本,成事之机,也乃和谐只要,处世之道。
方是核心,圆是补充,俩者相继事半功倍。
如何做到方圆相济?
总的来说要把握三点,第壹大事要方、小事要圆。
第二对己要方,待人要圆。
第三管理要方,理念要圆。
说到大事要方,小事要圆,也就是说于大事大非面前要保持清醒的头脑,坚定立场,牢守办事原则。
于小事方面不斤斤计较,不吹毛求疵。
对己要方,对人要圆。
主要讲对自己哪怕再小的事情也要从严约束,从高要求,从微甚手。
尤其要吃得苦吃的亏,待人以宽,持开阔胸怀。
管理要方,理念要圆,就是说要有制度,有规矩,坚持以制度管事,要以人为本,体现人文关怀,做到无情管理,有情操作。
3、内外结合:
办公室主任于内要审核文件、起草文稿,于外要加强协调,开展调研。
内外均很重要,俩者均不可偏废,这要求我们对内是管家,对外是行家。
即时管家又是行家要具备以下三点:
第壹要增强大局意识,做到心中有数,做到有数有文。
第二要增强服务意识,做到有度有效。
第三要增强团队意识,做到有方有情。
第壹要增强大局意识,做到心中有数:
所谓有数就是了解全局,做到心中有数。
办公室主任思想要活,眼界要扩,不能将自己局限于本身业务的小天地,要对发展的大事,整体的趋势和本地本单位、本行业的形势了然于心,只有这样才能及时有效的综合情况,提供信息,提出参谋和参考的意见,才能发挥参谋助手的作用。
所谓有文就是敢做文,善做文,于参政涉谋上有文,于协调落实上有文,于服务发展上有文。
有文才能有为,有数才能做好参谋咨询的作用。
第二要增强服务意识,做到有度有效:
所谓的有效就是服务有适度,把握分寸,要真正从关心领导的角度出发把握好活动观、决策观。
要当好参谋,参到点子上,谋于正道上,不出歪点子馊主意,尤其是不能不讲原则。
所谓有效就是服务要优质高效,提高水平,真正实现三个满意-----领导满意,下属满意,职工满意。
第三要增强团队意识,做到有方有情:
所谓有方就是培养人员也要讲究方法,不能总老壹套,要着力引进优秀人才,立足于培,加强岗位锻炼人才。
致力于用,坚持任人唯贤放手使用人才,使干事的有干劲,有才的有舞台,这就是方,有方法。
所谓的有情就是注重人文关怀,对人要真情,不仅于工作上关心,生活上照顾,仍要从情感上关怀。
随时了解他们的思想,关心他们的生活,解决他们的困难,最大限度的调动各方面的工作积极性,做到人尽其才,事尽其功的目的。
三、办公室主任工作技能:
办公室主任面对公司内外复杂的人际关系,工作面广泛。
其工作技能的运用范围只能大体上界定俩个方面:
壹是处理人际关系的技能;二是进行务实工作的技能。
这俩方面紧密联系、相辅相成,常是相互渗透、同时进行的。
自然要具备有“人和事的配合艺术”,处理人际关系和进行实务工作形结合的技能。
1、办公室主任处理人际关系的技能:
办公室主任的复杂人际关系中,经常面对的、较直接的主要有俩种关系,壹是上司(领导)的关系;二是和下属的关系。
处理这俩种关系,除了运用各种人际关系的处理方法、技巧外,如沟通、诚信、助困、解难等,仍需要采取相应的较特殊的技能。
(1)办公室主任处理和上司关系的技能
办公室主任面对的上司,是企业(公司)的董事长、总经理(正、副)或老板、上层领导,他和这些领导的关系,实质是辅助、协理行政职权和领导、决策或指挥权的关系。
领导要通过这壹层职权推动企业整个机器的运转。
办公室主任和上司关系的处理应以整个企业运转、企业总体目标为准则、为导向,决定和运用处理的技能。
这方面的技能可概括为四种:
人性化沟通技能,讲究实效技能;接受任务技能;参谋劝诫技能。
(2)办公室主任处理和下属关系的技能
办公室主任的下属就是办公室工作、服务的人员,主要是文秘工作人员,行政后勤人员等。
壹般文化层次较高,中青年居多,工作积极勤奋,能尽职尽责。
办公室要形成最佳群体和团队,保持高效行政、有力发挥企业中枢的效能,需要办公室主任善于运用处理下属关系的技能;可总结三个方面的技能:
于下属和谐相处的技能;向下属布置任务的技能,对下属激励、奖罚的技能。
之上俩个处理协调关系的技能就不展开分析和叙述了,重点分析叙述实务工作技能。
2、办公室主任实务工作技能
办公室主任实务广泛、繁杂,但主要当上司的助手辅助工作,为办公、办会、办事、信息处理、协调、接待等把关,具体事务则由文秘和行政人员分工去做。
这方面的技能,除准确领悟、把握上司意图的技能外,主要仍有:
驾驭全局的技能;策划组织的技能;审核校订的技能;
(1)驾驭全局的技能
办公室主任虽然只是决策和决策实施之间的壹个角色,没有决策权,没有执行权,却有把关权,推动企业运转,和全局密切关联。
为此,办公室主任壹要胸有全局。
对外,应把握国内、国外的有关情况、动态、趋势、规则、政策和法律等。
对内,要娴熟理解企业战略决策、宗旨(理念)、目标、规章和制度等。
二要把好局部和全局关系的关口。
协助上司处理好俩者之间关系,促使俩者壹致、双赢,而不致损害壹方。
三要综合高效地处理好信息的外传内达。
是信息即畅通又保密,处分发挥信息传输、反馈的效能。
四要协调好内外各方面关系,形成合力,实现共同目标。
(2)策划组织技能
策划,就是根据上司的授意对企业重要会议、重大活动负责总体策划,制定方案和计划,提交上司审批。
组织是按上司批准的方案负责组织、调配人力、物力、财力,保证方案顺利实施。
壹定要鉴别策划所需的信息,选择提炼真实可靠特色鲜明的信息,作为策划的依据,且从中预测发展趋势。
保证策划方案符合上司意图,有创新有实效。
二要对策划方案进行可行性论证,且做好上司质询的准备。
保证方案让上司满意、批准。
三要协调好各部门这件的关系,有困能、有阻力的要善于沟通,充分调动部门的积极性、能动性,齐心协力为实现方案而奋进。
四要组织安排、落实人力、财力、物力,可和下级及有关部门商量,壹壹敲定,然后制定出人员分工、责任表,费用预算表等,提前发出通知,以便及早筹备。
(3)审核校订的技能
审核,即对发出的、内部上报来的文件、材料及文书,按照公文处理办法审核规定进行,要认真仔细,严格把关。
不合格或有问题的,要妥善协商加以解决。
校订是对文件、信息进行校核、订正,以保证文件、信息真实准确,质量优良。
必要时需要核查验对,这方面责任重大,不能有稍许疏忽。
能够说,要当好壹个办公室主任必须适应形势和任务的需要,内强素质,外树形象,出色的履行基本职能,以坚定的信念激励人,以高尚的人格感染人,以良好的作风凝聚人,以模范的行为带动人,把班带好,把人用活,把事办实,把家管好。
应聘者:
李树峰
二零壹壹年十二月二十五日
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