档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

1目的

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。

为了规范集团各种门类和载体的档案，做好档案管理工作，积极为公司各项工作提供服务。

2适用范围

凡集团工作中形成的，对公司和社会有保存价值以备考利用的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

3职责

集团公司办公室设立档案室，对公司档案工作实行统一管理，各相关部门根据实际需要按照档案管理规定开展工作。

4管理规定

4.1文件整理

坚持部门收集整理文件材料制度。

公司承办部门或承办人应保证经办的文件资料的齐全、完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

公文办结后及时交集团办公室档案管理人员归档。

工作变动或者因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交待清楚，不得擅自带走或销毁。

凡以公司缮印发出的公文（含定稿和打印的正件与附件，批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

各部门均应指定专人负责收集、管理本部门的文件材料，由主办部门收集归卷。

文件办结后，原稿交由集团办公室档案管理人员归档。

外来文件经审阅后，原稿及批办卡等附件交由集团办公室档案管理人员归档。

4.2档案分类及编号

4.2.1档案按其内容及关联部门可分为六大类：

行政类、财务类、人事类、业务类、工程类、拓展类等六大类;

4.2.2档案名称及编号

档案各级分类应赋予统一的名称，其名称要简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定的范畴，不能笼统含混。

档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表字母编号，用一定的顺序排列，以便查阅。

档案分类各级名称及其代表字母一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审核，并制定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.2.2.1外来文件

F—XXXX—XX—XXX

F:

代表外来文件

XXXX：

代表年度

XX：

代表月份

XXX：

代表流水号

4.2.2.2内部文件

XSD--XX--XXXX—XXX

XSD:

代表集团公司名称

XX：

代表文件类型

XXXX：

代表年度

XXX：

代表流水号

ZD

规章制度

TZ

通知

GW

岗位职责

SJ

审计考核

ZJ

总结计划

HT

合同协议

SQ

申请报告

JD

决定通报

YA

预案方案

TX

图表影像

RL

人事培训

4.3档案装订

以左方装订为原则，右上角标明档案号。

文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

4.4归档及保存期限

4.4.1档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

4.4.2归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。

4.4.3按政府法令或公司规章制度确定保存期限

4.4.3.1永久保存：

公司章程;股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划；公司年度经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人事资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书。

4.4.3.2长期保存：

会计凭证；其他经核定须长期保存的文书。

（其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行）

4.4.3.3短期保存：

期满或解除的合同协议；完结后的项目方案；部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；完结后无长期保存必要文书。

4.4.4公司规章制度由综合管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

4.5保管部门

4.5.1财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

4.5.2人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

4.5.3其他档案均由综合管理部指派专人保管。

4.6档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交综合管理部。

二、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交综合管理部。

三、合同协议应在签订之日移交综合管理部。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

4.7档案调阅

4.7.1因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。

4.7.2行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须综合管理部经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。

（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

4.7.3档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

4.7.4调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

4.7.5《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

4.7.6档案借阅时间最长不超过8个工作时。

4.7.7如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

4.8档案销毁

4.8.1超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

4.8.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

4.8.3部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

4.8.4销毁档案须两人以上人员共同完成，综合管理部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

4.8.5档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

4.8.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

4.9其他

4.9.1档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

4.9.2所有档案应专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

4.9.3所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

4.9.4以上表格均由综合管理部统一编号。

4.9.5各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

附件1、

档案管理登记表

（一）

（单位盖章）填报时间：

年月日

单位全称

主管部门

成立时间

批准文号

档案机构名称

主管领导

详细地址

联系电话

档案工作

评估等级

评估时间

档案工作人员情况统计表

序号

姓名

年龄

学历

职称

从事档案工作时间

注：

请如实填报，一式两份。

档案管理登记表

（二）

（单位盖章）填报时间：

年月日

档案馆（室）面积及装具情况

办公室使用面积

库房使用面积

阅览室使用面积

档案柜

密集架

其它

㎡

㎡

㎡

套

列

馆（室）藏档案及信息化建设情况

档案种类

数量

保管期限

录入情况

永久

长期（30年）

短期（10年）

案卷级数量

文件级数量

文书档案

科技（业务）档案

会计档案

凭证

档

案

现代化设备情况

微机

台

档案全息数字化情况

档案管理

软件名称

帐簿

扫描仪

台

报表

刻录机

台

文件存储

格式

声像档案

照片

张

复印机

台

电子档案

数量

录像带

盘

照像机

台

光盘

张

摄像机

台

与机读目录

链接数量

干部职工档案

其他档案

备份方式

备注

注：

请如实填报，一式两份

20年档案移交清册

序号

文号

责任者

文件题名

日期

份数

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

共计份

移交单位（盖章）接收单位（盖章）

移交人：

接收人：

移交日期：

接收日期：

档案借阅申请表

部门

借阅人

时间

借阅事由：

预计归还时间

借阅部门负责人意见：

部门负责人（签字）：

分管领导意见：

签字：

档案室负责人签字

档案室经办人签字

借出时间

借出案卷档号：

利用效果及使用意见：

签字：

年月日

注：

1、请慎重利用所借材料，确保完好并及时归还档案室。

2、档案室将根据借阅档案的重要程度确定是否需要主管领导签字，如需要则必须主管领导签字后方可借出。

3、表中所有项目请使用黑色字迹笔填写。

档案销毁申请表（附件三）

序号

档案名称

档案类别

金额

保存期限

正/副份数

申请部门

申请人

部门经理核准

总经理批示

备注