ERP实务系列管理剖析.docx
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ERP实务系列管理剖析.docx
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ERP实务系列管理剖析
ERP实战:
让销售价格管理高枕无忧
ERP实务:
业务流程评述之销售订单变更
ERP实务:
评述销售出货调拨流程
ERP实务:
业务流程评述之出货流程
ERP实务:
业务流程评述之销售退货折让流程
ERP实务:
业务流程评述之库存请购
ERP实务:
业务流程评述之采购管理
ERP功能设计之请购单录入与维护
ERP实务:
业务流程评述之采购核价
ERP实务:
委托外加工计价作业流程
ERP实务:
业务流程之采购进货管理
ERP业务流程评述之采购变更流程
ERP实务:
流程评述之应付帐款流程
ERP实务:
生产领料仓库发料制
ERP实务:
业务流程评述之补料流程
ERP实务:
业务流程评述之生产入库
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ERP功能设计之请购单录入与维护
ERP系统中,请购单在其中有承上启下的作用。
向上,请购单把销售、生产等部门联系起来,往下,其又跟采购、财务等有紧密联系。
所以,请购单的设计,是ERP系统中一个比较复杂的单据,因为其设计到的内容与控制因素比较复杂。
笔者将结合自己的工作经验,谈谈请购单的具体设计思路,或许,能够给大家提供一些参考。
请购单单头设计:
如上图,就是ERP系统中请购单单头的具体格式。
不要看其内容简单。
麻雀虽小,五脏俱全。
字段一:
请购单单别。
在ERP系统中,每个单据都有一个对应的单别,主要用来对单据进行归类及一些运算上面的控制。
同时,请购单单别的种类,也可以控制该单据单号的生成规则。
控制点1:
该字段只能够选择跟请购单相关的单据类型。
在ERP系统中,单据类型有很多,若所有单据类型都能够在这个字段中被找到或者被输入,那么,就会增加请购单出错的几率。
所以,此时就需要在请购单单别字段处进行限制,让其在这里只能够输入跟请购单相关的单据类型。
这个限制,在ERP系统中,使根据“基准单据类别”来实现的。
如我们在单据类型设置的时候,会让我们选择“基本单据类型”。
如我们现在新建一张“办公用品请购单”,此时,我们选择基准单据类型为“请购单”,此时,在请购单中,就会根据基准单据类型作为刷选条件,选出所有基准类型为“请购单”的单据类型。
若我们在建立这张单据单别的时候,不小心把该单据的基准类型选择了“采购单”,则此时就不会在请购单的地方出现,而是在采购单的地方出现。
ERP系统中,就是通过这种思路,虽然所有的单据单别都是存放在同一张表中(这主要是为了数据库设计与维护的简便性出发),但是,在输入相关的单据,如请购单时,则用户只能够选择相关的单据类别。
控制点2:
若用户不能选择单据类别,而是手工输入单据类别的时候,在焦点离开这个文本框之前,系统会进行判断,用户输入的单据类别是否存在及其基准单据类型是否是“请购单”。
若不存在,或者不符合这个相关性要求的话,系统就会提示错误,并显示警告信息“该单据类别不存在”或者“该单据类别不符合相关性要求”。
控制点3:
自动显示“单据名称”。
我们在请购单类别处,为了方便,我们可能只是输入请购单单别的编号,但是,其实际显示的时候,则是单据的名称。
如我们在单据类别建立的时候,“办公用品请购单”其单据编号为QG002。
此时,用户在请购单单别字段中,输入QG002以后,其显示的内容不是“QG002”,而是用户输入的“办公用品请购单”。
如此的话,利用便于输入的编码来代替输入效率不高的汉字,而最后显示的仍然是用户自定义的单据名称。
ERP系统就是通过这种机制,提高了ERP系统的操作效率。
控制点4:
连续新增时,默认前一笔的单据类别。
一般情况下,企业请购单肯定不止一个单据类别。
如可能有MRP请购单、仓库补货请购单、办公用品请购单等等。
若我们钢建立了一张办公用品请购单,接下去,又马上新建一张请购单的时候,此时,请购单的单据类别应该是什么?
为了提高输入的效率,ERP系统在连续新建单据的时候,都会默认前面的单据的单据类别。
因为根据我们研究的规律,用户一般在连续新建单据的时候,其单据类别往往是相同的。
故,我们就通过这个小小的功能设计,来提高ERP系统的人性化操作。
控制点5:
自动编号。
若我们在设置单据类别的时候,设置了该单据自动编号的格式,如年月日+流水号的格式队请购单进行自动编码。
则当我们选择该单据类型的时候,在请购单编号中,就会自动按这个编码规则生成请购单单号,如20080707001,表示2008年7月7日建的第一张请购单。
自动编号可以保证单据的连续性,单据单号的不重复性等等。
在项目实施过程中,作为实施顾问,要建议企业用户采用系统设计的自动编号功能,以防止单据输入过程中,单据单号的重复问题。
字段二:
请购单单号。
控制点1:
该字段不可空白。
在ERP系统中,所有单据的编号都不可空白。
在单据保存时,系统都会检验这个字段是否为空。
若为空的话,需要提示用户“该字段的内容不可空空”。
控制点2:
对于编码方式的控制。
上面我们讲到过,在ERP系统中,为了提高单据编号的输入效率,在系统中,提供了自动编码的功能,而这主要是通过单据类别来进行控制的。
若我们在单据类别建立的时候,设置“办公用户请购单”单据单号为按年月日的格式自动编码,则我们选择这个单据字段类别之后,该字段就不可写,只可读,并且编码字段产生。
这就可以防止用户不小心修改自动产生的单据编码。
控制点3:
单据编号不可重复。
若采取系统自动编码格式的话,单据编号是不会重复的;但是,若采用的是用户手工编码或者两种编码方式都采用的话,则很可能造成单据的重复问题。
故,ERP系统在保存时,还是会对单据编号进行审核,看看其是否重复。
若重复的话,系统会提示错误信息,并且,该纪录不被保存。
字段三:
单据日期。
控制点1:
默认情况下,单据日期为系统日期。
这里要注意一点,在系统初始化设置的时候,我们可以设置系统采取默认日期的话,是采用客户端日期呢,还是采用服务器端的日期。
我们产品设计师对于实施顾问的建议是,让他们在项目实施的时候,最好建议用户采用服务器端的日期作为系统的默认日期来源。
因为客户端日期的话,员工可以更改,不能统一。
而ERP系统服务器的话,一般只有一台或者少数的几台,可以做到整个公司内时间的统一。
而时间对于ERP系统的计划功能来说,又是最基础的数据。
虽然系统在设计的时候,在灵活性上考虑,可以取客户端或者服务器端上的当前日期。
但是在实际工作中,大部分企业还都是采用服务器端的日期作为客户端默认日期的来源。
控制点2:
系统在保存时,会对该字段日期进行判断,看其是否符合一些强制规定。
如在ERP系统中为了跟财务模块结合,其他各个模块中,都有会计期间的控制。
一般情况下,只能在已经打开的会计期间内,进行单据操作。
如果我们新建请购单的时候,把单据日期进行更改,而这个单据日期所在的月份,其会计期间没有打开的话,则系统在保混请购单的时候,就会提示错误,告知用户单据日期所在的月份其会计期间没有打开。
控制点四:
连续新增时,默认的不是当前日期,而是前一笔单据的日期。
这其中的设计意图跟我们上面讲的单据类别连续新增时默认前一笔单据类别是相同的道理。
字段四:
请购日期。
控制点1:
请购日期其默认为单据日期,当然用户可以根据自己的需要进行更改。
不过更改后,系统会进行判断,该单据日期所在的会计期间是否是关闭的。
若关闭,则系统会提示错误信息,让用户去打开关闭的会计期间,再进行相关的操作。
字段五:
请购人员。
控制点1:
在ERP系统中,所有的员工信息都是存放在一张表中的,所以,在这个字段中,为了提高输入效率,一般是利用用户登录的帐户为请购人员,并且,自动查询出其在员工基本信息处所定义的部门信息。
如此的话,用户就不需要再去输入部门信息。
控制点2:
有时候,登陆的用户跟物品的请购人可能不是同一个人,此时,请购单输入的时候,就需要输入实际的请购人员。
当请购人员进行改变时,系统会重新查询修改后的请购人员所对应的部分信息,并自动进行修改。
这个关联性查询时一种数据约束的表现,可以提高数据输入的准确性与效率。
字段六:
来源。
请购单的来源有很多种,如有的请购单,是根据ERP系统的物料需求计划(MRP)所产生的;而有的请购单,又是根据库存的再补货建议表声称;有的ERP系统,还可以根据物料清单生成请购需求;但是,也有些请购需求,是用户手动生成的。
根据具体来源的不同,清购单上会有一些特殊的限制。
控制点1:
若请购单是由其他系统抛砖过来的,即请购单是根据物料需求计划、库存再补货建议表或者根据物料清单生成过来的,则请购单中必须有来源单号。
一般情况下,该来源单号是系统在生成请购单的时候自动传递过来的。
通过这个来源单号,用户可以直接在请购单上关联查询到原始单据。
并且,用户在选择以上这几种来源的话,来源单号字段是只读的,用户不能进行更改。
以上是对请购单单头设计思路的一些总结。
在下片文章中,笔者将重点讲述请购单单身设计的思路。
相对单来设计而言,清购单单身的设计,更加显现出产品设计工程师的能力。
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ERP实务:
业务流程之采购进货管理
采购进货管理是采购环节的最后一道程序,其虽然没有采购那么复杂,但是,因为其直接关系到企业的资产安全,所以,在ERP系统中,设置了很多的关卡,如没有采购单是否允许收获、是否允许超量收货、供应商超期送货如何管理、是否允许分批收货等等进行相关的控制,从而保证企业采购资金的安全。
下面笔者结合一家客户的进货管理流程,来谈谈在实际工作中,如何结合ERP系统的进货管理流程,做好进货作业的相关控制。
步骤一:
供应商送货通知单。
供应商送货的话,一般都会随货附上供应商资金的出货单,而企业一般把它叫做供应商送货单。
不要小看这简单的一张送货单,其中学问还真不少。
供应商送货通知单格式虽然是供应商自己定义的。
有的供应商送货单上,没有企业的采购订单号码,甚至其产品编码也是供应商自己的编码,而不是企业的编码。
这对于后续的ERP操作会比较烦吗,如仓库管理员还要去寻找入库单对应的采购订单号码,还需要确认公司的编码等等。
其实,企业在接到客户订单的时候,客户会要求企业在出货单上写明客户下单的销售订单号码,同时,在出货单上也要用客户的产品编码,而不是企业自己的产品编码。
这主要是为了方便客户的后续操作。
在跟供应商的交易中,企业就是供应商的客户,是他们的上帝。
所以,企业也可以这么要求供应商。
要求供应商在他们的送货单上,注明公司的采购订单号码、在采购单上的产品编码要利用公司的编码而不是供应商自己的编码。
不要小看这一小小的改变,他可以大大的提高仓库管理员进货单输入的效率。
如笔者有一个客户,在上ERP系统之前,供应商的送货单就没有他们企业的采购订单号码。
后来在笔者的建议之下,他们要求供应商的送货单上,必须填写上他们的采订单号码。
这么一个小小的改变之后,无论是仓库在入库单作业上,还是对帐上,都方便了许多。
步骤二:
仓库判断是否收货。
当供应商把送货单送到仓库后,仓库部门需要先对该送货单进行初步判断,该笔送货是否合法,是否需要收货。
一般仓库管理人员在收到送货单后,需要进行如下判断:
1、供应商该笔送货,有否对应的采购订单。
一般企业,在采购管理到,都是拒绝无单采购的。
也就是说,若没有书面的采购单的话,供应商是不能送货的。
所以,仓库管理员首先需要进行判断,该笔货物是否对应的采购单,若没有的话,则仓库管理员将拒绝收货。
在供应商的送货单上一般有企业的采购订单号码,所以,通过这个内容就可以初步判断,该笔货物是否属于无单采购。
系统控制:
在ERP系统中,还可以对此进行强制控制。
如用户只需要在入库单单据性质上进行设置“入库单必须核对前置单据”,如此的话,仓库管理员在输入入库单的时候,必须有采购单单号,而且,所输入的产品编号必须跟对应采购订单中所采购的产品一致。
否则的话,系统将无法审核这张入库单,这就可以强制保证仓库管理员所输入的进货单都有对应的采购单,从而防止无单采购事件的发生。
一般情况下,在系统上线的初期,可能用户没有导入未结案的采购订单,此时,发生的进货业务所对应的采购订单没有在系统中录入,故,在系统上线后可能有个过渡阶段,需要把入库单的单据性质“入库单必须核对前置单据”取消掉,即允许无采购单也允许入库;而当企业系统运行正常,所有采购单已经正常录入的话,则可把“入库单必须核对前置单据”这个选项选中,在系统上实现强制控制。
在实际工作中,仓库管理员之需要输入采购订单号码,如此的话,系统就会找出对应的采购订单所采购的物料,仓库管理员只需要进行选择,系统就会自动填充相关的内容。
如此的话,就方便了用户的输入,并且,准确性也得到了极大的保障。
2、该笔货物的数量有否超过采购订单的数量。
对于供应商能够超送、仓库管理员能否超收一般企业中也会有限制。
如采购订单只下了99套的数量,如果供应商送货的时候,送来了100套,那么该如何处理?
仓库管理员有否这个权利只收99套,或者照单全收,收100套呢?
笔者所接触到的客户,主要有两种。
一是仓库在收货的时候,可以收货,但是采购在对帐的时候,只按99套算;二是在遇到这种情况的话,仓库不允许超收,而必须汇报相关的负责人,如物流总监,决定具体的处理方式,要么照单全收,要么只收99套。
我这个客户采用的是后面这个方式。
系统控制:
针对这种情况,在ERP系统中也采取了相关的控制原则。
如当我们选中“入库单必须核对前置单据”之后,后面还会显示几个小的选项。
第一个选项就是“允许用户超收”。
若这个选项没有选中的话,则在入库单进行审核的时候,系统不会判断进货单上的数量是否超过采购订单上的数量。
若该选项选中的话,则进货单在审核的时候,就会判断该入库单上的进货数量跟对应采购单上的采购项目的数量是否一致,若超过具体的采购数量了,就会发出警告信息,告知仓库管理员采购订单的数量为多少,而实际进货数量为多少,并且拒绝审核。
具体该如何操作,则可以通过工作流进行定义。
如把该进货单连同采购订单的相关数据发送给企业指定的人员,如物流总监,让其决定该如何处理。
也就是说,多级审核,需要工作流的配合才行。
3、对于分批收货的控制。
在实际工作中,还可能对是否允许供应商进行分批送货进行限制。
这主要是在一些对颜色等规格要求比较严格的企业,如PVC生产厂商或者瓷砖生产厂商。
众所周知,不同批次的产品,质量方面可能没有多少差异,但是,色差上难免存在这着一定的误差。
所以,为了保障企业拿到的材料在色质上的统一,如拿到的所有瓷砖都是同一个色质的,没有色差,则企业可能要求供应商一次性送货,以保障质量上的严格要求。
系统控制:
一般来说,对于是否需要一次性收货,可以在两个地方进行控制。
一是在入库单单别设置上,如把“不允许供应商分批送货”选中的话,则在录入单录入的时候,就会去判断以前是否存在该采购订单项目的进货记录。
如存在的话,则系统就会像仓库管理员作出警告,并根据用户的设置,采取具体的措施。
不过,企业可能存在即允许分批收货,而对于某些特定的材料不允许分批收货的情况。
若在入库单上进行设置的话,则不怎么好控制。
所以,一般情况下,笔者采用的是第二种处理方式,即在品号上进行控制。
如在建立品号信息的时候,就可以指定该材料是否允许供应商分批送货。
若不允许的话,则把“不允许供应商分批送货”选中。
该内容会被带到采购订单上去,若权限允许的话,采购员还可以在采购单上进行更改。
然后,在入库单输入的时候,就会去寻找对应的采购单上是否有这个控制,然后去决定是否允许分批收货等等。
4、对于交期的控制。
若采购单的交期是7月15日,当供应商6月15日送货过来的时候,仓库是否要收;或者供应商7月30日送货过来的话,仓库是否收货呢?
这就是交货期的控制。
系统控制:
在实际工作中,很多企业想把这方面控制起来,因为这直接会影响到企业的库存压力或者生产计划,但是往往是心有余而力不足。
为什么呢?
因为供应商没有这么配合,根据相关统计,供应商按时送货的,可能不到10%的比例。
要么供应商无法按时完成,要么供应商出于送货成本的考虑,跟其他货一起送,从而导致某些材料要么早送要么迟送的现象。
所以,在实际工作中,这个功能没有被利用起来。
不过,在ERP系统中,如果仍然提供了这方面的控制。
如把“交货日期控制”选项选中,然后选择具体的宽限日期,如允许提前几天送货或者延迟几天仍然可以正常收货,若在这个宽限期内,仓库可以正常收货。
若是超过这个宽限期,则系统会提示警告信息,并根据用户预先定义的处理方法进行处理。
步骤三:
报表信息。
系统中,提供了仓库收货异常报表,用来统计以上这些收货的异常信息,如进货单是否超收,是否存在无单采购的现象,是否存在交货期的重大差异等等。
为什么需要提供这份报表呢?
因为在对供应商考核的时候,需要这些数据。
故,系统提供了相关的报表,如此的话,在供应商考核程序中,用户不用再一一的去收集相关的资料,只需要拉一份报表,相关的内容就包含在其中了。
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ERP实务:
业务流程评述之出货流程
出货流程是ERP系统中相对来说,比较简单的一个流程。
但是,说其简单,其实,也不是很简单,其里面还是有很多细节的东西要注意。
不然的话,还是会在阴沟里翻船的。
下面,我结合一个客户的出货流程,来谈谈在ERP系统中,出货流程中经常会出现的问题及常见的错误。
下图,是该客户的出货流程图。
我将结合这张流程图来讲解出货流程。
我这个客户,有专门的物流部门追踪出货的事情,可能跟有些企业的出货流程稍微有点区别,但是,基本上是换汤不换药。
一、物流部门追踪出货需求。
在这家客户,物流部门的主要作用就是跟踪定单的生产进度及商品检验。
在ERP系统中,有些报表,可以帮助物流用户来追踪定单的进度。
如系统提供了定单预计出货表,这份定单就提供了系统中所有未出货的定单明细(包括只出了一部分货的销售定单)。
用户还可以根据预计的出货日期,来生成具体的报表。
物料部门根据预定的出货需求,在系统里生成出货通知单。
在定单预计出货表中,用户可以根据客户来区分,也可以只按日期来区分。
但是,在出货通知单上,必须按照客户来生成。
因为系统会根据客户的基本信息,做一些判断与控制动作。
用户在生成出货通知单的时候,我建议用户通过销售定单转出货通知单的功能,来完成出货通知单的生成工作。
在系统中,可以把同一个客户的不同定单合并成一张出货通知单。
但是,不能把不同客户的定单合并成一张出货通知单。
上面我说过,出货通知单会根据客户的基本信息做一些判断,主要的判断动作就是该客户的信用额度与付款条件。
若该客户有信用额度管理,并且,在开立出货通知单的时候,该客户的信用额度已经用完了,则系统就会提示用户,该客户的信用额度已经满了。
该出货通知单不能够生成或者只显示警告信息。
最佳实践:
在出货通知单级别上,信用额度的控制,可以选择出货通知单不能生成或者只显示信用额度不足的警告信息。
但是,根据我的项目经验,我觉得在这个级别上,信用额度的控制,最好只显示警告信息,提醒物流人员去通知业务员,让他们去督促客户尽快付清以前定单的货款,否则的话,会影响这笔定单的发货。
因为,根据企业的不同需求,出货通知单可能提前一个星期甚至一个月就发出去了。
在这个间隔时间里,客户是有时间付款的。
付款条件的控制,主要指的是有预付款的销售定单。
若某个客户的销售定单上的付款条件为预付款,则该定单的出货通知单在生成的时候,会判断该销售定单对应的付款单有没有。
若没有付款单,则根据系统的设置,可以拒绝生成出货通知单或者给出错误提示。
最佳实践:
我个人认为,此处的付款条件管理不要太严格,只需要设置警告提示就可以了。
因为在出货通知单到真正出货时,往往还有比较长的时间。
这个地方,只需要提醒物流人员,有这个事情就可以了。
让他们不要忘了去提醒业务员,去督促客户付款,不然会影响定单的出货。
另外,请注意,我在上面语句的描述中,用的是“定单里设置的付款条件”,而不是客户基本信息里设置的付款条件。
也就是说,这里是根据定单中设置的付款条件来判断。
若在客户基本信息处设置的付款条件与定单处设置的付款条件不一致的话,以销售定单为准。
付款通知单打印出来之后,物流人员拿给业务员签字确认,并告知一些相关信息,如上面提到的因信用额度或者付款条件的原因,会不会影响其最终的出货。
二、业务人员确认出货需求。
当出货通知单到达具体的业务人员那里,业务员要根据实际情况,对出货需求进行确认。
若确认无误后,签字确认后交给物流人员签字。
我们现在走的是书面确认过程。
从图中可以看出,物流人员要把出货通知单打印出来,然后交给业务员书面确认,然后物流人员再在系统里进行确认。
然后,再把出货需求发给仓库部门,让他们准备出货。
除了书面确认流程之外,系统还提供了电子确认流程。
在系统中,物流人员做好出货通知单,点一下窗口上的确认按钮。
出货通知单就会发给我们预先定义好的业务员。
可以通过邮件或者即时消息的方式,通知他们已经有出货通知单了,要他们进行审核确认。
他们在系统中经过确认后,就不需要物流人员进行审核了。
系统可以直接发给仓库,让他们按出货通知单准备出货。
不过,这里要注意一点,若业务员在确认的过程中,发现出货通知单有错误,需要修改的时候,则又要重复以上的流程了。
最佳实践:
从上面的叙述看,电子确认流程比书面确认流程省事好多。
单据不用打印出来,分到业务员手里一个一个的签字确认。
那不是省事很多呢?
不错,电子确认的效率确实比书面确认的效率要高。
不过,我建议,我们在刚开始使用的时候,不要心急,还是先采用书面确认流程。
等系统应用的熟悉了,再走电子确认流程。
这可以实现系统的平稳过度。
三、根据出货通知单生成出货单。
仓库人员根据出货通知单,生成正式的出货单。
在出货通知单生成出货单的时候,要注意以下几点。
一是信用额度的控制。
若客户出于资金安全的考虑,有信用额度管理的需求,在出货之前,若信用额度不够的话,不允许出货。
则在生成出货单的时候,也会进行信用额度的判断。
若信用额度不够时,其要么不允许保存,要么就是提示警告信息。
最佳实践:
根据我个人的经验,我建议企业,当客户的信用额度不够时,最好允许保存出货单,只是提示警告信息。
然后,在出货单审核时,再提示信用额度不够,不允许审核。
如此的话,相对来说,企业管理起来比较灵活方便。
当然,这要根据用户实际需求进行确认,我作为实施顾问,只能提一个处理的建议。
二是付款条件的控制。
若客户的销售定单的付款条件为预付款,则系统在生成出货单的时候,会去判断该定单有没有对应的收款单。
若没有,则系统会根据预先的安全配置,拒绝生成出货单或者提示警告信息,说“某某定单要求预付款,但是款项还没有付清,是否要继续生成”。
若用户选择是,则系统会忽略这个错误,继续生成出货单;若用户选择否,则此次出货单的生成作业就会不成功。
最佳实践:
这个跟信用额度管理一样,最好在出货单生成的级别上,只提示警告信息;然后,在出货单审核的时候,再对其进行强制控制。
没有付清款项的话,就不允许进行出货。
三是如何跟出货检验流程结合。
我这家客户,对于成品的检验是在生产入库的时候完成的,兼带成品出货检验作业,如外包装箱的标签,等等。
所以,这家企业在出货的时候,没有成品出货检验作业。
故,在流程图上没有描述出来。
若有成品出货检验作业,则在成品出货通知单到达仓库之前,该出货通知单还要先达到质量检验部门那里。
他们对成品进行检验之后,才会对成品出货通知单进行放行,最后才会到达仓库那边。
最佳实践:
有些企业,成品出货检验跟仓库准备出货动作可能同时进行。
此时,我们也可以在出货单审核的时候加以控制。
也就是说,物流部门在审核完出货通知单的时候,把出货通知单一式两份,一份给出货检验部门,让他们准备出货检验;一份给仓库,让他们准备出货。
仓库用户仍然根据出货
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