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文秘档案管理论文3200字_文秘档案管理毕业论文范文模板
文秘档案管理论文3200字
(一):
加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化论文
【摘要】在办公室管理工作中,文秘工作与档案管理工作之间的联系十分密切,两者是相互促进的关系,管理部门必须加强文秘工作、档案管理工作的一体化。
在科学技术水平快速提升的大背景下,计算机技术、网络技术已融入各个行业的发展中,核电行业也不例外。
办公室需要明确信息时代文秘工作与档案管理工作之间的关系,深入分析两者存在的问题,并对其进行处理,确保文秘工作和档案管理工作的规范性。
论文就加强办公室文秘工作与档案管理工作的一体化进行了分析。
【关键词】办公室文秘工作;档案管理工作;一体化
1引言
对于一个承担着国家第三代核电技术的国家电投二级子公司,如何在核电企业发展战略规划部署下,充分发挥企业自身的优势和作用,更好地行使本企业在整个集团布局中的历史使命,办公室工作是其中的关键内容,起着上呈下传的“桥梁”作用。
秘书为了提升办事效率,有效地处理各项事务,必须积累更多的经验,将文秘工作和档案管理工作在整个企业业务发展和业务流程中进行融合贯穿。
在办公自动化水平日益提升的大背景下,文秘工作和档案管理工作一体化趋势日益明显,并对两项工作提出了更加严格的要求。
基于此,文章介绍了文秘工作与文书档案管理工作一体化的相关内容,阐述了文秘工作和文书档案管理工作之间的关系及衔接的重要性,总结了加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化的策略。
2办公室文秘工作与档案管理工作一體化概述
信息化已成为社会发展的一个重要标志。
对于企业而言,更精确的信息过滤能力能更精准地为企业服务,为文秘工作、档案文书管理工作一体化提供了大力支持[1]。
办公室文秘工作与档案管理工作一体化又被称为文档一体化,企业需要充分利用计算机技术、行政办公管理系统,将文秘工作、档案管理工作进行有效融合,确保文秘工作、档案管理工作的一体化、智能化、先进性,将信息技术渗透到资料档案编制、审核、签发、归档全过程中,并对其进行监督、管理,保证文书档案管理工作呈现出一体化、标准化、规范化特点。
3办公室文秘工作与档案管理工作之间的关系
在办公室管理工作中,文秘工作和文书档案管理工作是息息相关、相辅相成的关系,管理部门必须全面落实两项工作,有效地提升行政管理水平,并提供先进的优质服务,确保办公体系发展的规范性、有序性。
通常情况下,文秘工作主要是工作人员在做好日常工作任务后,根据工作规律、工作原则,针对文件、相关资料进行处理、整理,确保文件联系的密切性,充分发挥出文件的重要作用,为管理人员查找信息提供支持。
同时,相关管理部门需要根据文件属性、自身特点,针对各项文件档案进行归类处理,确保后续档案管理工作的有效进行。
文书档案管理工作普遍是在文秘工作基础上得以发展的,这项工作需要针对文书档案资料做好分类处理,突出各项资料的秩序性、高效性,还要重视文件存储安全工作,这就需要文秘工作人员及时向文书档案管理板块传达整理后的文件,并进行妥善保存、管理,文秘工作质量、效率对后期文书档案管理工作的开展具有重要影响[2]。
因此,文秘工作是文书档案管理工作的基础保障,文书档案管理工作为文秘工作提供了后续保障,两者是息息相关、相互制约的。
4办公室文秘工作与档案管理工作衔接的重要性
从文秘工作性质的角度进行分析,相关管理部门必须加大文秘板块档案管理力度,认识到办公室文秘工作与档案管理工作衔接的重要性。
首先,文秘工作与档案管理息息相关,文秘工作在实践过程中,可以突显出档案信息的重要性,文秘工作会涉及很多上呈下传的文件材料,相关工作人员需要及时将文件资料递呈给领导进行批阅,并做好催办、归档工作,有效地提升办公室管理工作的整体效率,并能深入贯彻落实上级管理部门的精神,为企业获取更有效的信息、更多的经济效益。
文秘工作中的优质服务发挥着十分重要的作用,管理部门需要将基础档案管理作为基础,确保运作方法的规范性,促进文秘工作的规范、有序进行。
其次,文书档案管理工作的实施可以确保文秘工作的系统性、科学性,很多重要的信息来源、物质基础与文秘工作的系统性、科学性息息相关,为了积极开展文秘工作,管理部门必须提供准确性、系统性、可选择性的档案资料。
在现代化社会的发展中,完善档案管理制度可以满足文秘工作的实际需求,这是新时期的关键管理手段、工作任务。
5加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化的策略
5.1提高文档一体化意识
文秘工作与档案管理工作的任务存在很大差异,具有一定的独立性,文书是档案的来源,档案为文书提供了保障,两者是文档工作中息息相关的环节。
在本企业内部,文书、档案管理和信息化虽同设在办公室下,但在生产和工作中,“文件”与“档案”工作实际是相脱节的,信息化也未能完全融入其中,基本上各自仍处于单方面作业的状态。
尽管企业的收发文有统一的对外接口,但业务部门在生产过程中产生的业务文件,基本是属于自行负责,包括文件的流转、控制分发和归档管理。
因此,为了加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化,相关管理部门必须树立系统思维意识,树立文档一体化意识,提高档案管理工作的整体水平。
在文书档案管理过程中,相关管理部门必须掌握文书处理规范化内容,有效地开展档案管理工作规范化基础工作。
同时,相关管理人员需要认识到文秘工作与文书档案管理工作一体化的重要性,既要为当前工作提供服务,又要为过去的工作负责,明确文秘工作是“文档一体化”的基础工作,根据“文档一体化”需求,确保各项公文办理的规范性。
5.2规范文书立卷工作
在文书档案管理过程中,文书立卷工作发挥着十分重要的作用,既能够确保文书档案的体系化、标准化,又可以在文秘工作、档案管理工作的衔接中发挥重要作用。
文书立卷工作是文秘工作的最终环节,也是文书档案管理工作的初始内容,管理人员必须认识到文秘工作、文书档案管理工作衔接的重要性。
为了加大文书立卷工作力度,相关人员必须做好以下工作:
首先,定期针对工作人员开展专业培训活动,培训的内容可以是公文、档案相关法律法规,引导工作人员认识到文书立卷的重要性,提高工作人员的档案意识,为各项工作的实施提供基础保障。
其次,针对文书立卷工作进行规范、智能、日常管理。
在现代化社会的发展中,很多管理部门已逐渐使用电子档案管理系统,工作人员需要收集整理、统一装订、分类排列纸质的档案资料,针对电子公文档案资料进行整理、归档,保证电子档案、纸质档案的完整性、准确性。
最后,全面落实工作人员的岗位职责,文秘工作人员、文书档案管理人员必须进行协调、配合,明确各个员工的职责、分工,在开展文书立卷工作的过程中,严格按照工作程序进行,确保公文资料的真实性、准确性,为后续文书档案管理工作的有效性提供保障。
5.3全面整合文書档案资源
文书档案资料与各项工作的有效进行息息相关,会涉及很多机密资料,为了确保企业快速发展,相关管理部门必须认识到文书档案管理资料的重要性,提升文秘工作的整体水平,强化文书档案管理工作,可以为工作人员提供高准确性的文件信息[3]。
例如,在文件登记过程中,相关管理部门必须做好文件资料分类工作,还需要强化相应的摘抄工作,准确记录负责人、标题、时间等内容,提高文件管理的整体效率,为后续资料的筛选、查阅工作的有效性提供支持,有效地开展文书档案管理工作和文秘工作。
6结语
综上所述,为了强化办公室文秘工作与档案管理工作的衔接性,相关单位需要树立现代化管理理念,加大档案信息化、数字化管理力度,针对文秘工作人员做好专业技能培训工作,确保档案分类、归纳、整理的有效性,提高办公室文秘工作与档案管理工作的整体效率。
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(二):
浅析现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接论文
摘要:
一个企业的档案管理工作在很大程度上对企业的发展以及企业内部的管理有着非常重要的作用。
有条理的、规范的、科学的档案管理能够进一步提高工作效率。
在新时期背景下,企业的档案管理工作发生了很大变化,高水平的档案管理工作必须是建立在完善的档案管理规范基础之上的。
文秘工作与档案管理的主要衔接载体是档案公文,特别是在现当代信息技术快速发展的背景下,很多企业的档案管理工作都已经用电子归档,所以这就为文秘工作与档案管理工作的有效衔接提供了更多可能性,将文秘工作与档案工作进行有机融合能够减少档案管理的复杂程序。
所以本篇文章主要针对现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接进行相应探究,通过两者的有效衔接,进一步推动企业档案管理工作的有效开展。
关键词:
文秘工作;档案管理;工作衔接;衔接措施
现代文秘工作与档案管理工作的融合载体主要是相关的档案和公文,传统的档案管理都需要设立专门的档案管理部门,并且有专门人员进行档案的收纳整理和保管。
但是随着电子信息技术的快速发展,当前也提出了文档一体化的管理模式,立足于文秘和档案管理工作的全局出发,在企业公文生成到归档的过程,使用信息技术将文档进行电子录入。
通过这样的方式方法使公文的管理以及文档的调取更加方便快捷,也实现文秘工作和档案工作的共享,使两个工作能够做到有效衔接。
一、当前文秘工作与档案管理工作衔接存在的问题分析
由于文秘工作和档案管理工作有着较长“各自为政”的历史,因此在短时间内要想使两个工作实现规范衔接,不可避免的会存在一些问题,包括文秘工作和档案工作的本质差距以及相关人员的职业素养、意识等等,都会导致二者在衔接过程当中会存在一些阻碍。
(一)版记欠缺,附件不规范
文书部门和档案部门的重要衔接纽带就是版记,版记也是实现新时期文档一体化的重要标志。
但是在文秘工作工作过程当中版记往往会被忽略,特别是对一些主题词的选用不准确,这为文件的归档和调阅造成了极大困难,增加了文档管理的难度。
除此之外,由于《格式》对公文的附件也有明確的标准,但是在当前现行的公文执法中,有的公文附件标志,从而导致附件和正文的序号名称有出入,这就会使得当附件单独装订的时候没有标注正文的排列序号。
而有的只有正文不存在附件,这又会导致两个工种在衔接过程当中非常混乱,也严重的影响着公文的规范和文档归档[1]。
(二)缺乏规范的编号以及完整的原稿
众所周知,公文的原稿是公文处理的重要依据,即便是相关大文的过程很规范科学,但如果缺乏完整的原稿也会导致分类不准确,而且缺乏原稿还会使得公文的编号不规范,造成漏号、重号的现象,不仅严重影响了功能的质量,而且也不符合现当代立卷归档的要求。
所以缺乏规范的编号以及完整的原稿,都是当前文秘工作与档案管理工作规范衔接的负面影响因素。
二、现代文秘工作和档案管理工作规范衔接措施
要了解到当前文档管理存在的问题之后,相关工作人员就必须要制定有效的措施,实现文秘工作和档案管理工作的规范衔接,通过两个工种的有效衔接共同对文档实施更加科学和合理的管理,促成文档一体化的管理局面。
(一)加强相关员工的文档一体化意识
从本质上来说,所谓的文档一体化就是将文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体的工作流程真正的实现有机融合。
通过文档一体化的实现,加强档案部门对文件管理的控制,从而保证档案的质量,也让档案部门繁杂的工作程序简洁化,提高工作效率,保证文档工作的合理化和科学化。
所以必须要加强对相关人员文档一体化意识的培养,让每一个文秘工作具有较高的档案意识,要有“今日事今日毕”的工作态度和理念,充分理解文秘工作除了要为当前的工作服务,还要对历史工作负责,对未来工作提出要求,这是做好文档一体化的基础和必要前提,也是规范每一份公文的有效条件[2]。
(二)培养专业的现代文秘队伍
由于文秘工作和档案管理工作都具有较强的专业性,因此从业人员必须要具备较高的职业素养和职业能力。
因此打造一支业务能力高素质强的文档管理队伍就显得至关重要。
比如对当前的管理人员加强培训,注重文档管理人员的晋升和专业培养,立足于现代化信息网络,让相关管理人员能够具备较高的信息素养,用信息技术实现文秘工作和档案工作的规范衔接,满足新时期背景下现代文秘工作和档案管理工作的需要,做到文档管理的现代化。
只有在相关管理人员具备较高的工作能力之后,才能够根据实际的文档管理需求,采取针对性的措施,并通过性能优良的设备和自身较高的职业素养实现文秘工作和档案工作的规范衔接。
结语
总而言之,现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接是一个非常重要的课题,相关人员必须要针对当前文档管理中存在的问题,对这些问题进行深入的分析,立足于文档管理一体化的要求,加强对相关人员文档一体化意识的培养,构建专业的现代文秘队伍,从而保证文秘工作和档案工作的规范文件。
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