第四章 Excell.docx
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第四章Excell
第四章电子表格软件Excel2003
4.1.1中文EXCEL2003启动与退出
4.1.2中文EXCEL2003窗口组成
中文Excel2003的窗口与Word窗口类似,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口和状态栏等基本元素组成。
工具栏
(1)常用工具栏
不同于中文Word2003的按扭有四个,如表4-1所示。
表4-1中文Excel2003工具栏部分按钮功能
按钮
功能
1、自动求和
对所选的单元格内容自动求和
2、升序
将所选单元格内容由小到大排序
3、降序
将所选单元格内容由大到小排序
4、图表向导
将数据表转换成图标的向导
(2)格式工具栏
由一些下拉式列表框和格式操作命令按钮组成(如图4-3)。
中文Excel2003格式工具栏中的部分按钮的功能如表4-2所示。
表4-2中文Excel2003格式栏部分按钮功能
按钮
功能
1、合并及居中
将单元格合并,使数据居中
2、货币符号
对单元格内的数值数据加上货币符号
3、百分号
对单元格内的数值数据加上百分号
4、千位分隔符
对单元格内的数值数据加上千位分隔号
5、增加小数位
对数值型数据,小数位加一位
6、减少小数位
对数值型数据,小数位减一位
7、减少缩进量
减少缩进量
8、增加缩进量
增加缩进量
9、边框
为表格加上边框
3.编辑栏
编辑栏位于工作簿窗口的上一行,包括名称框、编辑按钮和编辑框三部分。
4.工作簿窗口
工作簿是Excel用来处理和存储数据的文件。
可以把工作簿比喻成一本书,工作簿名就是书名,它也是保存在磁盘上的文件名,其扩展名隐含为 .xls。
一个工作簿由若干工作表组成,每个工作表可以看成是书中的一页,工作表名相当于书的页码,每个工作表又由若干单元格构成,每个单元格相当于书中的一个文字位
4.2Excel2003的基本操作
4.2.1新建工作簿
4.2.2打开工作簿
4.2.3保存工作簿
4.3工作表的建立和编辑
4.3.1选择单元格或表格
1.选定一个单元格
2.选定单元格区域
3.选择一些特殊的单元格区域,操作方法如下:
整行:
整列:
整个工作表:
相邻的行或列:
不相邻的行或列:
4.3.2工作表数据的输入
在工作表中,输入的数据可分为常量和公式。
常量可以是数值型数据或字符信息,其中数值型数据(如日期、数字等),可以参与各种运算;公式是以“=”号开头且由常量、函数及运算符、单元地址、名字组成的序列。
在单元格中输入数据,首先需要选定单元格,然后再向其中输入数据,所输入的数据将会显示在编辑栏和单元格中。
用户可以用以下三种方法来对单元格输入数据:
●用鼠标选定单元格,直接在其中输入数据,按Enter键确认。
●用鼠标选定单元格,然后在“编辑栏”中单击鼠标左键,并在其中输入数据,然后单击“输入”按钮或按Enter键。
●双击单元格,单元格内显示了插入点光标,移动插入点光标,在特定的位置输入数据,此方法主要用于修改工作。
1.常量数据的输入
(1)文本数据的输入
(2)数值型数据的输入
(3)输入日期和时间
2.公式的输入
输入公式必须以等号开始。
其操作方法是:
先选中需要输入公式的单元格,再在单元格内输入以“=”号开始的公式(如:
=A1+A2),然后单击“√”按钮或回车,即可在单元格内显示计算结果,但不显示公式内容。
其中,A1和A2是单元格地址。
若需查看公式内容,可单击单元格,在数据编辑框内显示出该单元格的公式。
4.3.3数据序列的填充输入
1.数据序列的填充
一组有规律的数据称为一个数据序列,如2、4、6、8……,一月、二月、三月……等。
数据序列的填充是指一次同时在相邻单元格中复制多个数据。
它只能将所选单元格中的内容复制到上、下、左、右相邻的若干单元格中。
因此,在输入过程中,若一些单元格的内容之间有一定的增减、等比等规律,则可使用数据填充进行输入,以提高输入效率。
2.数据的序列输入
先单击选定起始单元格,输入数据(一般指数值型或日期型),如在A1单元格中输入100;然后,选择“编辑”菜单下“填充”功能中的“序列”选项,则出现“序列”对话框(如图4-12);在该对话框中选择相应的选项及输入相应的参数(如单击“行”选项,在步长值框内输入“2”,终止值为“120”,选择“等差序列”如图4-12所示。
);单击“确定”按钮,系统将按要求在当前列若干单元格中填入相应的数据(如102、104、106、…等将自动填入B1、C1、D1、…单元格中),到终止值为止。
若选择菜单功能之前,已连续选定了多个单元格,则仅填充选定的单元格。
3.利用鼠标拖动填充柄输入序列
先选定一个或连续多个单元格,在此单元格的右下角有一个黑色小方块,就是填充柄,利用它可进行数据的输入。
4.自定义序列
在实际应用中,有时会发现Excel提供的序列不能完全满足需要。
这时可以利用Excel提供的自定义序列功能来建立自己需要的序列。
4.3.4工作表的编辑
工作表的编辑是指以单元格全部信息为基本单位进行的编辑处理。
1.单元格内容的修改和删除
(1)单元格内容的修改
2.单元格的复制
(1)复制单元格或单元格区域的方法基本相同,具体操作步骤如下:
利用菜单复制
利用快捷菜单
利用鼠标和键盘
若在同一工作表中进行复制,一旦选定了欲复制的单元格或单元格区域后,鼠标指针指向选定单元格的边框成空心箭头时,按住Ctrl键拖动(空心箭头上方有“+”号出现)到目标位置也可完成复制操作。
(2)选择性复制
利用“粘贴选项”来实现:
复制过来的数据下面会显示“粘贴选项”下拉按钮,单击该下拉按钮,将会弹出一个下拉列表,
使用“选择性粘贴”命令来实现:
在进行单元格或单元格区域复制操作时,如果需要复制其中的特定内容而不是所有内容,则可以使用“选择性粘贴”命令来完成
3.单元格的移动
移动单元格数据是指将输入在某些单元格中的数据移至其他单元格中。
要移动某个区域时,操作方法是:
(1)利用鼠标和键盘
(2)利用菜单复制
(3)利用快捷菜单
4.插入单元格、行和列
在编辑工作表时,可方便的插入单元格以及行、列、单元格区域。
在进行插入操作时,工作表中其它单元格将自动调整位置。
(1)插入单元格
(2)插入行、列或多行、多列:
5.删除行、列和单元格
使用“删除”命令在当前工作表中删除不需要的行、列或单元格的操作步骤如下:
4.3.5操作工作表
工作表是由多个单元格构成的,在利用Excel进行数据处理的过程中,对于单元格的操作是最常使用的,但是很多情况下也需要对工作表进行操作,如工作表的切换、重命名、插入、删除、隐藏和显示等。
1.切换工作表
在工作簿中,一次只能对一个工作表进行操作,若需使用其它工作表,可单击工作表标签来完成。
2.重命名工作表
中文版Excel2003在创建一个新的工作簿时,它所有的工作表都是以Sheet1、Sheet2……来命名的,很不方便记忆和进行有效的管理,用户可以更改这些工作表的名称。
方法一:
双击要更改名称的工作表标签.这时可以看到工作表标签以高亮度显示,在其中输入新的名称并按Enter键即可。
方法二:
也可以使用菜单命令重命名工作表。
3.插入、删除工作表
(1)插入新工作表
(2)删除工作表
4.移动和复制工作表
5.隐藏或显示工作表
6.横向或纵向拆分工作表
对于一些较大的工作表,用户可以将其按横向或者纵向进行拆分,这样就能够同时观察或编辑同一张工作表的不同部分。
将Excel工作窗口拆分的操作方法如下:
①在垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端,指向拆分框。
②当鼠标变为拆分指针后,将拆分框向下或向左拖至所需的位置即可,如图4-20所示。
4.4公式与函数
4.4.1公式
中文Excel2003的计算公式类似于程序设计语言中的表达式,它由运算符和相应操作数据组成。
使用公式可对工作表中的数据进行多种运算:
加、减、乘、除、比较等。
公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格或者其他工作簿中工作表的单元格。
1.运算符
(1)运算符包括算术、比较、文本和引用运算符四类。
表4-3运算符表
算术运算符
比较运算符
文本运算符
引用运算符
+(加)
加
>
大于
&
连接运算符
:
区域
-(减)
减
>=
大于等于
,
联合
*(乘)
乘
<
小于
空格
交叉
/(斜杠)
除
<=
小于等于
%(百分号)
百分
=
等于
^(脱字号)
乘方
<>
不等于
(2)优先级的顺序
由于公式中使用的运算符不同,公式运算结果的类型也不同,中文Excel2003运算符也有优先级,可用小括号“()”来改变运算顺序。
运算符的优先级顺序如表4-4所示。
如果公式中包含多个相同优先级的运算符,则Excel将从左到右进行计算。
表4-4运算符的优先级顺序
运算符
说明
()
小括号
:
,空格
引用运算符
-
负号
%
百分号
^
乘方
/和*
乘除
+和-
加和减
&
文本运算符
>>=<<==<>
比较运算符
2.输入公式和显示公式
(1)输入公式
输入公式要以“=”开头,再输入公式的表达式。
公式可以包括常量、变量、数、运算符、单元地址等。
在工作表中输入公式后,单元格中显示的是公式计算的结果,而在编辑栏中显示输入的公式。
(3)移动和复制公式
在中文版Excel2003中可以移动和复制公式,当移动公式时,公式内的单元格引用不会更改:
而当复制公式时,单元格引用将根据所用引用类型而变化。
4.4.2函数
利用函数计算既可提高运算速度,还能够减少错误和工作表占有的内存空间。
输入的函数前面要使用“=”作前导符。
1.中文Excel2003的常用函数
中文Excel2003为用户提供了大量函数,它包括:
财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、逻辑函数及信息函数等。
函数的一般格式为:
函数名(参数表)
各参数(即表达式)之间用“,”分隔。
下面仅介绍一些常用函数:
平方根函数
格式:
SQRT(参数)
功能:
求给定参数的算术平方根值。
求余函数
格式:
MOD(A,B)
功能:
求A整除B的余数(A、B的值都应当是整数)。
绝对值函数
格式:
ABS(参数)
功能:
取给定参数的绝对值。
取整函数
格式:
INT(参数)
功能:
取不大于给定参数(为实数)的整数部分。
求最大值函数
格式:
MAX(参数表)
功能:
求各数值型数据的最大值。
求最小值函数:
格式:
MIN(参数表)
功能:
求各数值型数据的最小值。
四舍五人函数:
格式:
ROUND(单元格,保留小数位数)
功能:
对单元格内的数值进行四舍五人。
求和函数:
格式:
SUM(参数表)
功能:
求各参数数值的和。
条件函数:
格式:
IF(条件表达式,值1,值2)
功能:
当条件表达式为真时,返回值1,否则返回值2。
计数函数:
格式:
COUNT(参数表)
功能:
求各参数中的数值型数据的个数。
求平均值函数
格式:
AVERAGE(参数表)
功能:
求各参数数值的平均值。
2.使用函数计算
采用工具栏的“求和下拉列表”按钮(如图4-22所示),或选择“插入”菜单下的“函数”命令,或编辑栏中“插入函数”按钮,均可方便的进行函数计算。
其操作方法是:
选定需要函数的单元格,单击“插入”菜单中的“函数”命令。
将弹出“插入函数”对话框,在“选择函数”列表单击相应函数。
单击“确定”按钮,将弹出“函数参数”对话框。
在该框中,输入参数值,单击“确定”按钮,则在选定的单元格显示出计算结果。
3.求和
求和计算是一种最常用的公式计算,Excel提供了快捷的自动求和方法。
另外,在实际工作中,有时要求对满足一定条件的记录求和,这就需要使用条件求和。
(1)使用“常用”工具栏中的“自动求和”按钮
(2)使用菜单自动求和
4.条件求和
条件求和就是根据指定条件对若干个单元格求和,其语法如下:
SUMIF(range,criteria,sum_range)
其中:
Range:
用于条件判断的单元格区域。
Criteria:
确定哪些单元格将被作为求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。
sum_range:
需要求和的实际单元格。
4.4.3单元格地址的引用
在中文Excel2003公式与函数中,通常引用单元格地址,以代表对应单元格中的内容。
因此,引用单元格地址为公式和函数的运算提供了方便,也为单元格中数据的修改带来了灵活性。
地址的形式不同,其运算结果也不同。
1.相对地址:
公式被复制后,公式中参数的地址发生相应变化。
相对地址的形式是地址的行号加列号表示。
如C3、E6等都是相对地址,E6:
E12是单元格区域的相对地址。
2.绝对地址:
是指在公式和函数中,将它复制到其他单元格时其地址不发生变化。
绝对地址需在地址的前面加“$”标志,如相对地址A10表示成绝对地址是$A$10。
3.混合地址:
相对地址与绝对地址混合使用,称为混合地址,如A6是相对地址,$A$6是绝对地址形式,而是$A6、A$6均是混合地址。
4.5格式化表格
创建并编辑了工作表,并不等于完成了所有的工作,还必须对工作表中的数据进行一定的格式化。
4.5.1单元格的设置
1.调整行高(列宽)
新建立的工作表,其行高和列宽均是标准的,编辑过程中要精确调整和改变。
如果某些行高(列宽)的值太大,以致大于文字所需的高度(宽度)时,可以单击“格式”菜单中的“行(列)”子菜单下的“最适合的行高(列宽)”命令,系统会根据该行(列)中内容的高度(宽度)来自动改变该行的行高(列宽)。
(2)使用鼠标操作调整列宽与行高
移动鼠标到行号之间交界处时,鼠标指针呈垂直双箭头时,按住鼠标左键并向左或向右拖动,即可调整行高;移动鼠标到列号交界处时,鼠标指针呈水平双箭头时,按住鼠标左键并向上或向下拖动,即可调整列宽。
2.隐藏列和行
隐藏行(列)的具体操作步骤如下:
选定要隐藏的行(列)。
单击“格式”菜单中的“行(列)”子菜单下的“隐藏”命令。
如果要想重新显示被隐藏的行,则先选定跨越隐藏行的单元格,然后单击“格式”菜单中的“行(列)”子菜单下的“取消隐藏’命令即可。
3.设置边框和底纹
(2)给单元格加边框
用户可自己设置工作表中部分单元格的边框,方法是:
使用“格式”工具栏添加边框
使用菜单命令添加边框
(3)给单元格加底纹
使用“格式”工具栏添加
使用菜单命令添加底纹
4.自动套用格式
中文Excel2003提供了很多适合各种情况使用的表格格式,供用户根据需要选择,因此,用户可以简化对表格的格式设置,提高效率。
选定需要套用格式的表格区域。
选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,
单击“选项”按钮则显示出图4-31下部的“应用格式种类”复选框,“数字”、“边框”、“字体”、“图案”、“对齐”以及“列宽/行高”六个,决定相应的对象使用格式。
单击“确定”按钮。
5.条件格式
条件格式是指如果选定的单元格满足了特定的条件,那么Excel将底纹、字体、颜色等格式应用到该单元格中。
一般在需要突出显示公式的计算结果或者要监视单元格的值时应用条件格式。
(1)设置条件格式
(2)更改、删除条件格式
对己经存在的条件格式,可以对其进行修改,具体操作步骤如下:
4.5.2单元格内容格式的设置
各单元格中的内容可根据需要按以下方式进行设置。
1.数据对齐格式设置
中文Excel2003提供了水平和垂直两种对齐方式。
其中,水平对齐有八种:
常规、靠左、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐;垂直对齐有五种:
靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。
2.数字格式的设置
(1)使用工具栏设置数字格式
在“格式”工具栏中提供了几种工具(如图4-36),可以用来快速格式化数字,具体操作步骤如下:
选定需要格式化数字的单元格或单元格区域。
单击“格式”工具栏中的相应按钮即可。
(2)使用菜单设置数字格式
具体操作步骤如下:
选定要格式化数字的单元格或单元格区域。
单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡,在“分类”列表框中选择“数值”选项设置参数。
设置完毕后,单击“确定”按钮。
如果要取消数字的数值格式,可以选定要取消数值格式的单元格,然后在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“常规”选项,单击“确定”按钮,即可取消所选单元格数字的数值格式。
3.字符格式设置
字符格式设置包括字体、字型、字号、颜色等设置,可以使用“格式”工具栏或者“格式”菜单中的相应命令来设置字体格式。
使用“格式”工具栏设置字符格式设置与Word2003方法相同,使用“格式”菜单中的相应命令设置字体格式的方法如下:
选定要设置字体的单元格或单元格区域。
单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡,在“字体”列表框中选择相应选项。
4.6数据管理与分析
中文版Excel2003为用户提供了强大的数据筛选、排序和汇总等功能,利用这些功能可以方便地从数据清单中获取有用的数据,并重新整理数据,让用户按自己的意愿从不同的角度去观察和分析数据,管理好自己的工作簿。
4.6.1数据清单的建立
数据在中文版Excel2003中,数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。
Excel在对数据清单进行管理时,把数据清单看作是一个数据库。
数据清单实质上是一个二维表格,数据清单中的行相当于数据库中的记录,行标题相当于记录名;数据清单中的列相当于数据库中的字段,列标题相当于数据库中的字段名。
建立数据清单时要按照下述规则:
(1)数据清单是由单元格构成的矩形区域。
(2)数据清单区域的第一行为列标,相当于数据库的字段名,因此列标名应唯一。
其余为数据,每行一条记录。
(3)同列数据的性质相同。
(4)在数据清单中,列之间、行之间必须相邻,不能有空行或空列。
4.6.2数据排序
数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列,这样可以为进一步处理数据做好准备。
中文版Excel2003提供了多种对数据清单进行排序的方法,如升序、降序,用户也可以自定义排序方法。
1.简单排序
2.多重排序
也可以使用“排序”对话框对工作表中的数据进行排序,具体操作步骤如下:
(1)选定工作表,单击“数据”菜单中的“排序”命令,将弹出“排序”对话框,
(2)在“主要关键字”下拉列表框中选择选项,并选中其右侧的“升序”或“降序”单选按钮:
在“次要关键字”下拉列表框中选择相应选项,并选中其右侧的“升序”或“降序”单选按钮,在“第三关键字”下拉列表框中选择或输入列标志名称,并选中其右侧的“升序”或“降序”单选按钮。
(3)在“我的数据区域”选项区中选中“有标题行”或“无标题行”单选按钮。
(4)单击“确定”按钮,则工作表中的数据将按指定条件进行排列。
3.特殊排序功能
在“排序”对话框中,单击“选项”按钮,将打开“排序选项”对话框。
这里Excel提供了一些特殊的排序功能,如按行排序、按笔画排序、按自定义序列排序等。
4.6.3数据筛选
筛选是从数据清单中查找和分析符合特定条件的记录数据的快捷方法,经过筛选的数据清单只显示满足条件的行,该条件由用户针对某列指定。
中文版Excel2003提供了两种筛选命令:
自动筛选和高级筛选。
1.自动筛选
自动筛选是按照简单的比较条件,快速地对工作表中的数据进行筛选,只将满足条件的数据集中显示在工作表上。
2.高级筛选
如果数据清单中的字段比较多,筛选的条件也比较多,则可以使用“高级筛选”功能来筛选数据。
要使用“高级筛选”功能,必须先建立一个条件区域,用来指定筛选的数据需要满足的条件。
条件区域的第一行是作为筛选条件的字段名,这些字段名必须与数据清单中的字段名完全相同,条件区域的其他行则用来输入筛选条件。
需要注意的是:
条件区域和数据清单不能连接,必须用一个空行将其隔开。
4.6.4数据汇总
当用户对表格数据或原始数据进行分析处理时,往往需要对其进行汇总,还要插入带有汇总信息的行,中文版Excel2003提供的“分类汇总”功能将使这项工作变得简单易行,它会自动地插入汇总信息行,不需要人工进行操作。
1.分类汇总
“分类汇总”功能可以自动对所选数据进行汇总,并插入汇总行。
汇总方式灵活多样,如求和、平均值、最大值、标准方差等,可以满足用户多方面的需要。
需要特别注意的是,在分类汇总之前必须首先按分类汇总所依据的列进行排序。
2.删除分类汇总
对数据进行分类汇总后,还可以恢复工作表的原始数据,方法为:
再次选定工作表,单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令,在弹出的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮,可将工作表恢复到原始数据状态。
4.7电子表格的图表显示
4.7.1创建图表
用户要创建图表,可以使用“图表向导”和“图表”工具栏两种方法来创建。
1.使用“图表”工具栏
2.使用图表向导创建图表
1.选定图表
在对图表进行编辑之前,必须选定图表,对于嵌入式图表,只需在图表上单击鼠标左键即可;对于图表工作表,只需切换到图表所在的工作表即可。
2.调整图表
当用户选定图表后,图表周围会出现一个边框,且边框上带有八个黑色的尺寸控制点;在图表上按住鼠标左键并拖动,可将图表移动到新的位置;在尺寸控制点上按住左键并拖动,可调整图表的大小。
3.修饰文本
图表中的绝大多数文字,如分类轴刻度线和刻度线标志、数据系列名称、图例文字和数据标志等与创建该图表的工作表中的单元格相链接。
如果直接在图表中编辑这些文字,它们将失去与工作表单元格的链接;如果在更改图表文字的同时,还要保持与工作表中单元格的链接,则应当编辑工作表中的源数据。
4.修改类型
用户在实际使用图表的过程中,有时候需要将图表转换成另一种类型。
在中文版Excel2003中,对于大部分二维图表,既可以修改数据系列的图表类型,也可以修改整个图表的类型:
对于大部分三维图表,可以改为圆锥、圆柱或棱锥等类型的图表,
5.显示数据
为了方便用户在使用图表时查看数据,可在图表底部显示工作表中的数据.
4.8打印工作表
工作表数据的输入和编辑完成后,就可将其打印输出了。
为了使打印出的工作表准确和清晰,要在打印之前做一些准备工作,如页面设置、页眉和页脚的设置、图片和打印区域的设置等。
4.8.2页面设置
设置好打印区域之后,为了使打印出的页面美观、符合要求,需对打印的页面、页边距、页眉/页脚等许多项目进行设定。
这些选项均通过“页面设置”对话框来指定。
单击“文件”菜单中的“页面设置”,打开“页面设置”对话框,在各选项卡中进行设置,
“页面”选项卡:
可以设置页面方向和页面的大小
“页边距”选项卡:
可以设置正文和页面边缘之间及页眉、页脚页面边缘之间的距离。
“页眉/页脚”选项卡:
既可以添加系统
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