酒店管理系统酒店西软X5系统说明书系统基础.docx
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酒店管理系统酒店西软X5系统说明书系统基础
X5系统基础
第一节基本概念
第二节基本标识2
2.1宾客状态2
2.2客房状态3
第三节基础操作3
3.1野录3
3.2退出4
3.3更换工号4
3.4密码修改5
3.5FOXHIS消息5
3.5.1职员悄乳6
3.5.2实时对话.7
3.5.3申务处理.8
3.5.4交班处理.8
3.6宾客査询8
3.6.I宾客列表8
3.6.2怅号迢询.10
3.7房态表查询10
3.7.1实时房态表一210
3.7.2实时房态农一111
3.7.3实时屈态农一312
3.7.4实时房态表:
一413
第四节报表女卜理13
4.1报表打印13
4.2报表查询15
4.2.1稍核报表15
4.2.2报表&家.16
4.2.3转殊要求统计报告17
X5系统基础
第一节基本概念
Foxhis酒店管理系统中有很多与酒店业务紧密相连的概念,只有熟悉了这些概念,读者才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握Foxhi$的应用。
•班别:
为便于统计,根据上班情况,系统将班次分为四个,分别用固定的一位数字表示,1-一-早班;2-一-中班;3一一晚班;4一一夜班。
操作员在进入系统时,必须根
据实际悄况输入班号信息。
•工号:
是操作员的编号,最长可以是十一位,编号形式没有特别规定,可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合,如156、A15、ZXJK等都可以定义为工号。
I:
号是唯一的,•与实际工号有区别,必须在《询台维护系统》中定义之后才能在本系统中使用。
•密码:
密码长度为1至8位,输入时要注总字母的大小写的区别。
进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员(或工程师)在《前台维护系统》中定义的,操作员用初始密码进入系统后,可以对密码进行修改。
•宾客分类:
系统将宾客分为散客&成员、团队、会议。
•主单:
木系统中把散客、团体成员、团体&会议的&记单称为主单,因此主单又分为散客主单、团体成员主单、团体&会议主单等。
•帐号:
帐号是客人帐单的计算机代号,它由计算机口动产生。
系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号.会议帐号、AR帐号.消费帐号等。
帐号命名规则如下:
帐号名
第1位
2—6位
7-10位
举例
散客&成员帐号
F
年(第2位)、月(第3-4位人H(5-6位)
流水号
F404050001
团队帐号
G
G4*******2
会议帐号
M
M404050003
AR帐号
共7位,1-2位固定为“AR”,后五位为流水号。
AR00001
消费帐帐号
共7位,第1位固定为“C”,后六位为流水号。
C000006
帐号命名规则表
•房类:
是房间类型代码,最多可以是三位,这三位既可以是字母、数字,也可以是两者的结合。
房类一般由匸程师或电脑管理员在《询台维护系统》中定义。
如可以定义“BJA”表示标准间南;定义“SR2”表示双人间。
•房价:
房间的实际卖价。
第二节基本标识
2.1宾客状态
主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态,本系统对客人的不同状态用专门的字母表示,具体见下表。
状态
状态含义
备注
R
预订状态
皐本状态
I
当前在住
O
本日结帐
D
昨tl结帐
N
应到未到而被删除的预订
H:
他状态
S
临时挂帐(退房未结帐)
X
已被取消(删除)的预订
表
宾客状态流转图:
XS
tt
RI•OD
I
N
2.2客房状态
对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个人写字母来表示。
常用以下符号来表示不同的房间类型。
房念
含义
VC
干净房
VD
脏房
0C
住净房
0D
住脏房
00
维修房(Outoforder)
0S
锁房(Outofservice)
表
第三节基础操作
3.1登录
一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌而上,读者只需根据需要在桌而上选择功能模块的快捷图标盘,双击即可打开登录窗口,如卜图所示。
图
正确输入【班号】、【工号】、【口令】三项信息,单击选择语种(中、英文两种),即可进入系统。
3.2退出
HOXHIS酒店管理系统支持多种不同的退出方式,常用的有以下三种:
(1)>执行其他一退出系统,系统提示“是否确信退岀系统S如下图所示,单击K是
(Y)2?
成功退出系统。
3.3更换工号
此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。
为防止他人使用你的匸号操作木系统而造成不必要的麻烦,系统建议操作员在交接班或者离开岗位时,使用更换工号功能。
执行其他一更换匸号,或按F12,打开如下图所示登录窗口,操作同登录,不再赘述。
3.4密码修改
为防止泄密,操作员应该经常修改口己的口令(因为口令泄密可能造成一定的经济后果)。
该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功(以防他人误改)。
操作步骤:
(1人执行其他f密码修改,打开密码修改窗口;
3.5FOXHIS消息
X5系统的消息功能可以理解为员工信息交流中心,包括四个功能:
职员留言、实时对话、事务处理、交班处理。
系统上窗口下,执行•其他一职员留言,打开fFOXHIS消息」窗
口,如下图所示。
图
3.5.1职员田言
职员留言功能可以理解为系统内部EMAIL,使用方式同EMAlLo
由上窗口可见,职员留言分收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱。
顾名思义,这些“箱”的含义非常明确,下而用实例说明如何发留言。
实例:
假设有操作员FOX,给询台人员留言,主题:
请注意!
内容:
晚上请帮助做好夜审。
操作步骤:
(1)、用FOX工号进入询台系统,执行其他一职员留言,打开rFOXHIS消息」窗口。
(2)、单击左侧“发件箱”,单击K新建》,打开『发送邮件」窗口,如下图所示。
(3)、输入留言的主题、内容。
(4)、单击右边人员列表中的“前台部”前的"可”,显示前厅各部门,单击“前台”前的多选框使其显示“回”,表示选中,如下图所示。
(5)、单击K发送兀输入“前台”的相关操作员对方即可收到该留言。
图
单击K删除』,可将阅读后不再需要的留言移动到垃圾箱,垃圾箱中的邮件町使用对应的K删除》功能,彻底删除!
3.5.2实时对话
单击“实时对话”,窗口如下图所示,窗口第二列显示当前所有在线人员名单,单击选择对话目标(可多选人窗口下方空口处输入内容,单击I发送兀即可进行实时对话!
巒删■站©港际甲退岀
Eca职^音o衣件箱o发件林TOEftKffi!
垃盘箱
6对话
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12:
46你对XR Melo! J『 J『 ■I1>1 闵FOXHISH且 3凶 消@(M)«BXtD 图 3.5.3事务处理 主要用于酒店各部门交流对客服务信息。 爭务的发布可以在此处处理,也可以在宾客主单下。 爭务处理分已发爭务和我的爭务两部分。 3.5.4交班处理 输入交接班信息。 3.6宾客查询 系统中常用到查询功能,包括宾客列表、帐号査询。 各业务部门使用程度也各有不同,下而的说明中将详细介绍,操作者可以根据各自的需要使用以下的说明。 3.6.1宾客列表 X5系统,按照业务需求将宾客列表分成: 预订宾客列表、木日到达宾客列表、当前住客档案、历史住客列表等。 所有宾客列表的结构基本一致,下而以预订宾客列表为例,加以说明。 按CTRL+U,打开预订宾客列表。 窗口上方足可以互相切换的宾客分类标签页,窗口底行是宾客状态多选栏,该列表系统默认是预订状态。 厂NOSHOW厂 仓询方法 (一)、快速查询 ALT+A,将光标定位于右上角条件输入位置。 可以输入的常用条件有姓名.姓名中的 一部分、房号、帐号、预订号等。 (二)、组合查询 用于多个条件组合,查询客人信息,如要査询某公司一个星期内客人的住店情况。 单击右下角组合查询按钮晁,打开组合查询窗口,根据需要输入多个条件,单击确定, 即可显示査询结果。 信息含量 每条记录信息含虽比较人,需重点指出的项II如下: 房价一显示房价的颜色默认是黑色,红色显示的房价販-。 。 表示房价保密。 名称 颜色 操作 VIPjH宾 ・红色(贵宾) 主单下,VIP项; 保密 •粉红(要求免査询) 主单下,保密项; •蓝色(有留弓) 主单下,底行,留言; 去向 •深蓝(有去向) 主单下,底行,去向; 联房 黄色(有联房) 主单下,底行,联房: 签单 •绿色一一所冇费用都允许记帐; •墨绿色一一部分费用允许记帐;无一一所有费用都不允许记帐; 主单下,底行,允许记帐; 信息灯列表 功能按钮 窗口右边的功能按钮,一般都是快捷功能,如入帐等,这些功能能否使用视操作员的权限而定。 具体如何操作请参见各节说明。 3.6.2帐号査询 帐号查询在系统的齐个业务流中得到应用,其界而如下图所示。 帐号查窗口主要包括•以卜•部分: 条件输入.主单类别和状态.工具按钮等。 主单类别和主单状态的选择,可视具体的情况而定。 主单分: “所有”、"宾客”、"团队/会议”、“消费帐”、“AR帐”,状态分“所有”、“有效”、“预订”、“在住”、“离店”。 条件输入处可输入房号、帐号.姓名.单位等。 输入姓名.单位时可以输入完整的名称,也可以输入名称中的部分,系统丈持模糊匹配。 选择主单、状态,输入条件后,单击K检索兀左窗口显示查询结果。 若选中,单击K确定》即可,否则K退出凡 3.7房态表査询3.7.1实时房态表一2 实时房态表-2也称平而房态表,特点足全而地反映整个客房的使用情况,对操作员来说,比较直观易熾。 单击査询,打开下拉菜单,单击实时房态表-2,或按F6,打开实时房态表-2。 图 为便于说明,我们将房态表-2分成三个区域进行说明: 左中、底行、右边,具体说明如下。 左中: 1.不同的颜色表示不同的房间状态,房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统中定义和修改; 2.当鼠标停留在一在住的房间时,系统会口动显示该房间客人的简单信息。 而双击某一房间,可以打开该房间的详细信息,并可进行修改,如换房,续住及输入客人信息都可以在此完成。 3.指向一个房间并单击鼠标右键,系统会有一弹出菜单。 对于空房,可以完成预订、&记等操作,而对于住客房,可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。 4.房号右下角或右左上角不同颜色的小方块含义如下: 右下角表示将到或将走房,而左上角出现小方块表示该房间为临时房态。 底行: ⑪每一种房态的实际房数及占总房数的百分比,而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率; 2.双击某一图标,可以査询该种房态的详细信息: 3.通过下拉列表中的楼号、房类的选择,可以单独显示某一幢楼,或某一种房类的房态情况。 右边: 功能按钮,与右键弹出菜单的功能一致。 3.7.2实时房态农一1 较房态表-2而言,房态表一1的侧重点在于向操作员直观道地展示宾客各方而的信息, 如: VIP.留言、加床等。 其结构.表现形式与功能基木上房态表-2—致,因此此处不再一 赘述。 单击查询,打开下拉菜单,单击实时房态表-3,打开实时房态表-3。 图 单击K9.帮助》,打开帮助窗口,阅读,即可学握房态表-1。 3.7.3实时房态表一3 单击査询,打开下拉菜单,单击实时房态表-3,或按F8,打开实时房态表-3。 图 实时房态表-3按房号显示客房的使用惰况。 通过下拉列表中的【楼层】、【房类】、【房号】、【房态】、【日期】的选择,可以根据需要显示某一楼层、某一种房类、某段时间房间的房态和使用情况。 窗口中部显示的是房间状况,各种颜色和图标的含义详见帮助(单击K帮助力。 窗口右边是一组功能按钮K检索爪K修改爪K房号爪K帮助爪K统计爪K打印爪K退出凡 E修改》 E房号》 单击K修改》打开当前房间客人主单,可对主单进行各种修改操作。 单击K房号兀打开『输入起始房号」窗口,输入起始房号,可以杳看从那 个房号起的房间情况。 E帮助》 E统计』 单击K帮助》即可打开帮助窗口。 单击K统计兀显示『当前客房实时状况统计表」。 3.7.4实吋房念农一4 房态表-4用来显示酒店平而图的情况,一般根据酒店的实际进行设计定义。 单击査询,打开下拉菜单,单击实时房态表-4,打开实时房态表-4。 第四节报表处理 X5提供非常丰富的报表,主要分为稽核报表和报表专家,每一张报表都提供了打卬功能,下而我们首先介绍如何打印报表。 4.1报表打印 X5系统报表中很多打打印有关的窗口中都会显示如图的一排功能按钮,当操作者把光标指向某个按钮时,系统会口动显示该按钮的含义,下而介绍主要功能按钮的使用。 ■日国尋 灯野£纠 ml 匣匝Uni nos□% 打 保存另 打 打打 刷査过排比 不英 显 橫放 缩原 垂水 层瀑关退 开 存为存 印 印印 新询滤序较 显文 示 向大 小样 直平 数布闭出 Excel到 预 机 条报 示报 图 打 显显 显显当 报 览 设 件表 为表 表 印 示示 示示前 表 置 零 报 专 表 家 图 E保 存H 可以将报表存成其他格式的文件, 以方便其他应用程序的调用。 E存为Excel3可以将报表导出成Excel格式,保存到当前电脑上。 E打卬预览』单击K打卬预览1,显示报表的预览方式。 此时,屏幕边框会出现相应的标尺,且边框出现蓝线,便于操作者判断报表打印在纸上的样式。 E打卬D在连接打印机的情况下,用来打印报表。 E打卬机设置U设置打印机的配置,如纸张的人小等。 E刷新』单击K刷新几系统将口动更新报表中的数据。 E过滤条件》单击K査询条件》,打开『条件输入』,供操作者输入过滤条件。 E排序U单击K排序兀打开『排序」列名输入窗口,根据提示输入列名,单击 K确定(0)3,显示内容将按此顺序排列。 E放人缩小』放人缩小按钮共三个込,操作者可以通过这一组按钮调整报表的大小。 勺I用于恢复报表到原样。 实例: 如何使用查询条件 假设当日“夜间稽核工作底表”如图所示,酒店需要统计主营项目营业额超过2力小于6万的,并且打印该报表。 操作步骤: (1)、执查询〜稽核报表,在报表列表屮找到双山“夜间稽核工作底表(日报)”,取击打开,假设内容如下图所示。 由图可以看到,该表中主营项目金额有15710600、18362.00、3O519.(X)、1()970.50等。 图 (2)、单击K査询条件》按钮,打开『査询条件」窗口,如下图所示。 该窗口列出了需要过滤的条件,其中【条件项】、【比较符】、【逻辑符】都可以通过下拉单选择。 单击【条件项】空白处打开下拉单,单击"主营”;单击【比较符】,单击“>”,在【值】处输入10000;单击【逻辑符】,单击'‘且”。 (3)、输入第二个条件主营项金额小于40000,过滤条件输入完毕,如卜图所示。 输入值若与列名有冲突赭用引号括起陌则系统将作为列处理! Q・确定 a删除 朋回| 图 (4).轴K确定(Q)为“夜间稽核I: 作底表(H报)”按条件过滤后显示如下图所示。 图 上实例是关于如何使用[[查询条件》的简单情况,操作者可以根据实际需要利用K查询条件》按钮过滤原报表中不需要的部分,或者只显示报表中需要的部分。 4.2报表杳询 各部门通常都有齐口匸作需要的报表,归纳起来,常用的查询可能包含以下这些报表: 稽核报表、报表专家、特殊要求统计报告。 各部门可根据各口需要,结合说明进行操练。 4.2.1稽核报表 执行查询f稽核报表,打开『稽核报表」窗口。 图 由于操作员权限不同,所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数虽是不同的。 稽核报表分为上日稽核报表、历史稽核报表两类。 双击报表名称,可以打开该报表。 当操作者一次需要看多个报表时,可以将一组报表后的【零星】值改为丄,单击K确认兀系统将依次显示报表,最终停留在最后一张报表上。 此时若要査看其他报表,则单击K窗口兀进行报表的选择。 要让报表显示在一个窗口里面,可分别点击旦三上U进行切换。 看完报表后,单击K清零将【零星】值还原为Oo 若需要打卬多张报表,且不需预览,只要单击窗口右上方"打印模式”前的多选框,这样系统将自动依次打印选中的报表。 4.2.2报表专家 执行査询一报表报表,打开I■报表专家」窗口。 该窗口按报表的分类显示报表。 由于操作员权限不同,所以以不同的T•号进入系统时所看到的报表数童是不同的。 双击报表名称,可以打开该报表。 图 请各部门员工关注木部门常用报表。 4.2.3特殊要求统计报告 该功能用于向前台和客房中心提供他们所需的宾客特殊要求统计报告、客房布置报告。 操作步骤: (1)、执行查询〜特殊要求统计报告,打开『特殊要求统计报告」窗口。 (2)、单击选择“特殊要求”项目,选择''主单状态”,单击K刷新几“信息列表”显示符合条件的特殊要求列表。 顼目(D a特殊要求 广客房布置 MCD ModemCor a PA fYe-Arrr/al ■ PR Pre^egKStBr ■ RR Renovatedn ■ SAF Safe TER Terrace WB2 WashBasr ■ WC Guest-WC WCL WhdowsC WH v4ieelChaii 匚 主单状态G) I在住 R一般预订0肖天齢D昨日结妹X笊订取消S临咐主恢N笊订未封 关于笊订(3) 门一日内到达 图 (3)、单击上窗口"统计报告”标签页,显示各要求汇总,如卜图所示,具体房号显示在【内容】处。 困借肓別表圜统计报告 |代码 名称 内容 |EA[EarhfArrival0| LA 8Arrwl 0 ED EartyDeparture 0 LD LateDeparture 0 TAH TrarofefArpcrtHot 1 TH THA TransferrtjfelAirpo 0 IP Up^radng 0 AD Adprrgrooms 0 CFQ NoComectngRoom 0 SF Sdm©Floor 0 SpecialAttentionRe 0 TC TreatmentCheckDail 1 2005 (1) PE EifraPilbws 0 QC1 QuckCheckIn 0 QCO QuckCheckOut 0 BAB BibySong 0 COT BabyCot 0 FAX Faxmachine 0 KI Krtchen 0 AA Alergyset-cp 0 Al A 0 AN Animals用ets 0 AV Akove 0 BAP Barcustomsst-tp/Co 0 &B Bedboard 0 BCE CaxhExtra-wrie 0 -项目⑴ e特殊要求 「客房布置 MCO ModemCor ▲1 PA Are-Arrival F^e-Regtstsr RP OonovNtodr« SAJ= Safe & Terrace VUB2 W»hBa$ri WC Guest-WC WCL WndowsC 3 WH WheelChaii 关于笊订G) F*日内到达 ">侨®ZI 打印(E) 退出g
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