采购部管理制度.docx

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采购部管理制度

采购管理制度

一、总则

采购制度是严格按照公司的标准要求所制定。

使其采购过程简化、程序可循,做到有据可查、防范风险、降低成本,便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、采购部工作内容及职责

（一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品,注意市场信息的积累.

（二）廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约,讲究职业道德.

（三）负责公司工程所需材料的采购工作.

（四）负责供应商的开发、管理及维护工作。

（五）坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

（六）大项材料必须做招标采购，其他材料询价必须三家供应商以上参与。

（七）积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。

（八）及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款.

（九）做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。

（十）建立采购档案:

将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每一年的材料供销合同与相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料审批表统一管理。

（十一）完成领导交办的其他工作.

三、工作指导流程

采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本.建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法.在项目实施的过程中,采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率，减少工作失误,为项目的顺利实施做出各自的贡献。

（一）项目过程中指导流程

1、在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部的具体要求，配合进行投标的材料报价，以便更好的达到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2、项目正式运作后，采购计划由具体项目经理提供《项目用料清单》（见附表1），经总经理批准后，统一下达到采购部。

收到材料请购单后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。

3、采购部接到《项目用料清单》后，根据所需材料的规格、数量、质量要求及项目所在地等实际情况,向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》（见附表2）。

供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字,盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存.采购评估委员会根据几家供应商的《材料询比价表》（见附表3）进行评价、定价后确定其中的一家或者几家进行供货。

由采购负责人正确填写《材料审批表》（见附表4），经审批确定后，采购部与供应商签订《材料供销合同》，同时向项目部通知其准备收货.

4、供应商根据《材料供销合同》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供销合同为准。

随货携带各种合格证和材质证明书。

5、项目部所需材料到场后,应由采购员负责材料的质量、数量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料供销合同》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货,然后填写《物料验收记录表》（见附表5）及《材料进场验收单》（见附表6），相关责任人签字后回传采购部.

6、项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。

付款时，采购部填写统一的《材料付款申请表》（见附表7），同时向财务管理中心递交此批次材料的《材料付款审批表》、《材料供销合同》和《物料验收记录表》。

由财务管理中心根据《材料供销合同》安排付款额度。

7、付款：

供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务管理中心在收到发票后即向供应商付款。

（二）合同管理指导流程

负责与客户签订采购合同,督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。

1、合同签订：

统一制定标准合同样本,主要体现产品明细及价格、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。

如大型设备尽可能的争取扣留质保金。

2、合同管理则按具体项目划分,直接采购部分按人头细分，重点跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。

3、采购合同管理：

采购部、财务管理中心统一管理。

（三）供应商管理工作指导流程

通过寻找新货源、拓展供应商范围，加强老供应商管理。

每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整,并进行《合格供应商名录》备案（见附表8）。

合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等），并进行供应商评定备案（见附表9）。

（四）采购（比价）工作指导流程

熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站.按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场,做到货比三家，控制、降低采购成本。

如出现所采产品与采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担。

对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。

采购活动具体实施分以询价、比价、议价三个方面，在比价和议价过程中做好记录及备案，《设备、材料物品比价议价记录表》（见附表10）。

1、询价

询价可以通过多种方式，包括网络、电话查询、面对直接供应商、供应商自我推销、展会等多种渠道。

确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时,也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。

2、比价

对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。

对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。

在比价同时做出价格分析。

3、议价

在确定厂家后、进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压价（通常可以以公司中标价格低,要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。

四、岗位职责

（一）采购部经理

1、拟定采购部门工作方针与目标。

2、负责主要材料的采购.

3、编制公司年度采购计划。

4、签核《材料供销合同》。

5、建立与改善采购制度。

6、撰写部门周报、周议题、月报及年目标计划。

7、主持采购人员的教育培训。

8、建立与供应商的良好关系.

9、主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。

（二）采购员

1、负责次要材料的采购。

2、协助采购部经理与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

3、采购进度的追踪。

4、市场调查、定期开展供应商考核。

5、协助采购部经理查访厂商。

6、协助内业人员建立供应商采购库。

（三）采购内业人员

1、《项目用料清单》、《材料询价单》、《材料询比价表》、《材料供销合同》、《物料验收记录表》的登记和保管.

2、公司内部采购手续的申办。

3、电脑作业与档案管理。

4、建立供应商采购库并及时更新。

五、内部管理制度

（一）采购时效管理制度

所有的采购计划根据具体项目情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽误项目实施的前提下,材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。

所有下达的采购计划、在供应商供货期没有变更的情况下、按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况及材料使用情况.

（二）采购岗位责任制

1、在部门经理领导下,采购负责公司所有采购范围内的工作,其中包括设备、设备备件、各种材料等.

2、采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购，包括：

采购申请单的审查、询价、比价、正式订单的审查、合同审查、合同签定和跟踪货物等.

3、不断开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物资，提高供应商的服务质量，减少采购费用,节省开支，降低成本，获得充分的物资供应。

4、采购合同的起草及审核，其中包括物资、设备、材料、材料加工、维修服务以及其它相关合同的谈判、起草和审定。

5、提高工作效率、缩短采购周期、提高经济效益。

6、对物资采购工作要及时提出对企业经营管理意见,以及相关采购的战略措施,按实际需要与供应厂商进行商务谈判，遵照技术先进可靠、质量好、价格低，服务优良、交货期有利的原则，对大型设备的采购提出建设性意见。

7、在任职期间,严格履行本岗位的职责，廉洁自律。

8、定期向总经理汇报本部门的周、月、年的工作汇报及计划，并提出好的意见和建议。

（三）联动责任

1、负责与财务协调做好合同管理、出入库、发票清理和结款等工作.

2、及时与项目部，了解项目进行情况和紧急情况变动。

3、售后服务，由专人负责返修产品明细,其中包括产品、厂家、返修时间及联系方式等.由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。

4、做到以公司利益为重,不索取回扣,馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重,扣除1—3个月工资。

5、做好各部门及本部门内的工作协调。

6、树立公司形象，不断学习，不断进步,体现自我价值，为公司创造更多效益。

表1

项目用料清单

编号：

项目名称

订购日期

预定交货日

交货方法

交货地点

保管部门

序号

物品名称

品牌

规格

单位

数量

备注

合计

注：

项目部依据图纸要求做好数量统计.

申请人：

部门负责人签字：

日期：

注：

此表由项目部填写，相关责任人签字后回传采购部。

非该项目经理下达的采购计划概不采购.《项目用料清单》中应标明：

工程名称、物品名称、数量、规格（型号）、及相关技术参数等。

采购部接到采购计划后，将采购计划与项目合同进行核对，如有更改之处,需经项目经理签字才予采购（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）。

如项目经理出差，可请示总经理代签或发电子文档打印备案。

表2

材料询价

序号

材料名称

规格

数量

质量要求

专票

普票

是否送货及安装

保修年限

备注

报价单位名称（盖章）

表3

材料询比价表

序号

材料名称

规格

单位

数量

公司名称

联系人

电话

1

价格信息比较

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

表4

材料审批表

项目名称：

供货商名称：

序号

名称

规格要求

单位

数量

中标单价（元）

采购单价（元）

采购合计（元）

备注

1

2

3

4

5

6

合计

经办人

审核人

采购部：

项目经理：

总经理:

财务中心:

总办：

审批人

董事长：

说明:

此表各部门留存.

日期：

年月日

表5

物料验收记录表

项目名称：

供应商名称:

编号：

材料名称

品牌

日期

年  月  日

数量

抽样数量

验收项目

验收标准与规格

检验结果

1

2

3

4

5

评定

备注

验收人：

项目经理：

注:

此表由项目部填写,相关责任人签字后回传采购部.

表6

材料进场验收单

编号：

年月日

供应商名称

采购单号

材料名称

规格

采购数量

交货数量

短缺退回数量

实收数量

备注

收货人：

项目经理:

注：

此表由项目部填写，相关责任人签字后回传采购部。

表7

材料付款申请表

供应商名称:

采购经办人：

申请日期：

年月日

序号

品种

规格

单位

数量

单价（元）

应付金额（元）

已付金额（元）

本次实付金额（元）

验收单号

1

2

3

4

5

6

合计

付款方式

1。

现金□

2。

电汇□

3。

支票□

4.网银□

收款人信息

须附单据：

《材料进场计划表》《采购审批表》《验收单》

采购部核签

项目经理

采购经理

总办审计

财务中心：

总经理

出纳

实际付款日期

表8

合格供应商名录

序号

物料名称

供应商名称

地址

联系人

电话/传真

质保

试订购

结果

等级

备注

制表人：

表9

供应商评定记录表

供应商名称

评定项目

配分

认证小组

分数

项目部

财务部

采购部

1

一般经营状况

15

×0。

2

×0。

2

×0。

6

2

生产能力

20

×0。

4

×0。

4

×0。

2

3

技术能力

20

×0。

5

×0.3

×0.2

4

管理制度绩效

15

×0.3

×0.3

×0.4

5

品管能力（成品）

20

×0.3

×0.4

×0.3

6

品管能力（原料）

10

×0.3

×0。

4

×0。

3

总分

100