文书档案整理实操手册.docx
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文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训
实操手册
(文书档案)
北京市档案干部培训中心
2014年
文书档案整理方法一
——以“卷”为单位的整理方法
★文书档案按“卷”整理流程:
⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录
立卷,就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类
分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类
文书档案按年度整理立卷,就是根据形成和处理文件的年度,将文书档案区分开,不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下,在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分,大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度,但由于工作的连续性和某些工作的特殊性,往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件,因此,在立卷时,对这些特殊情况需要做一些针对性的调整:
⑴计划、总结、报表、预算,一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算,放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的,根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件,放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件,放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料,放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件,放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类
分机构是指在一个年度的文件材料中,按形成部门或承办部门将文件材料一一分出,属同一机构形成的文件材料放一起;分问题是指在一个年度的文件材料中,按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出,属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类
不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同,因此,其保管期限也不同。
按照国家档案局8号令,文书档案保管期限为永久、30年、10年。
将文件材料按其不同的保管期限再次分清,永久的放一起,30年的放一起,10年的放一起。
在划分文件的保管期限时,要依照本单位制定的文书档案保管期限表,对每份文件的来源、内容、作者、时间、文种等多方面进行全面地分析,做到划分准确、宽严适度。
在这个步骤的操作中,可结合开展对文件的鉴定工作,即对无保存价值的文件进行剔除。
如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。
4.复式分类法
在实际工作中,由于各单位文书档案构成的复杂性,很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别,通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。
目前普遍采用的分类方法有两种:
年度-机构(问题)-保管期限分类法:
先将归档文件按年度分类,然后在每个年度下再按组织机构分类,最后在每个机构内按保管期限分类。
这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单
运用中,只按一种特征方法组卷是极少的,为使卷内公文的联系更加紧密,便于查阅和利用,往往采用几种特征结合使用。
例如:
“中共××市委组织部关于2010年干部任免的通知”,就是将责任者特征、时间特征、问题特征和公文名称特征结合使用。
究竟选用哪方面的特征组卷,要将文件进行分析对比,视文件之间联系的紧密程度来定。
对于某一部分文件材料,先抓住它们的主要特征,然后根据文件数量的多少,综合运用其他特征合理组卷。
2.运用公文主要类型组卷
该方法是将公文大体分成几种类型,根据每种类型公文的形成规律和特点,采取不同方法组卷。
⑴会议文件:
一般是一会一卷,会议文件较多的大型会议可一会数卷,问题相近的几个小型会议可数会一卷。
⑵案件材料:
主要指非诉讼案件材料。
立卷时一般是一案一卷,形成材料多的案件可以一案数卷。
⑶信访材料:
可根据来信所反映的问题、信件作者、信件处理形式等,结合文件的多少进行组卷。
⑷简报、刊物:
可按简报(情况反映、动态等)和刊物(报纸、书籍等)名称分开,一期一卷或数期一卷。
3.组卷的基本要求
组卷应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密,问题单一,类型鲜明,年代不混,保管期限准确。
组卷时应注意以下几个方面:
⑴不同机构的文件材料不能组合在一起。
⑵不同保管期限的文件材料不能组合在一起。
⑶密不可分的文件材料要组合在一起。
如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起,不能分散。
⑷当文件材料特别少时,可以将相近、相关问题的材料组合在一起。
但这些问题必须属同一年度同一机构下保管期限相同的文件,而且问题不能过多,一般不超过5个,否则就显杂乱。
特别提示:
组卷不是随意、主观地把若干份文件组合在一起,在具体操作上往往很难把握。
实际工作中,同是一组文件,往往由于组卷者的认识程度不一,会有不同的组卷方法,组成的案卷会因人而异。
因此,组合过程中要把握这个要点:
在同一年度、同一个机构中,同一问题或相关问题、价值相同的文件材料才可以组合在一起。
因此,前面第一步分类很重要,分类是组合的前道工序,是为了更方便、更合理地组卷,只有分类清楚了,组卷时才能有条理,容易操作,否则眉毛胡子一把抓,将会影响组卷质量。
第三步检查、调整卷内文件
案卷组合完成后要进行反复检查,包括:
检查卷内公文是否符合归档范围要求;检查卷内公文是否齐全、完整:
常见的情况有请示与批复、定稿与印件、转发文原件分家、单份文件残缺不全,会议文件不成套等,应及时补全;检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系;检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。
检查中发现分类或期限不准、组卷不合理等问题应调整,发现重份文件要剔除。
第四步排列卷内文件
1.一些有密切联系的文件排列顺序
批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;文件正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;事件、事故、案件材料的结论、决定、判决性文件在前,依据性文件材料在后。
具体排序如下:
(1)对于单份文件,其排列顺序如下:
①发文稿纸/文件处理单/拟办单/签批条
②正本/转发文
③附件/被转发文
④定稿
⑤草稿
⑥少数民族文字文本/外文本
⑦复制件
(2)对于多份文件,其排列顺序如下:
①方针政策性公文在前,业务性公文在后;
②上级机关公文在前,本机关和下级机关公文在后;
③案件的结论及判决性公文在前,依据性材料在后;
④会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列;
⑤其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。
注意:
卷内文件作者、问题单一的,按时间顺序排列;卷内文件两个以上作者、问题单一的,按作者—时间顺序排列;作者单一、两个以上问题的,按问题—时间顺序排列;多问题、多作者的,按问题—作者—时间或作者—问题—时间顺序排列。
第五步卷内文件编号
为固定卷内文件排列的位置,便于统计和保护文件,要按已排定的顺序依次用铅笔编写页号,采用阿拉伯数字从1起在卷内文件第一页编至最后一页(卷内目录、备考表不编页号)。
页号的位置在文件的正面右上角,背面有文字的编在左上角,背面为空白时不编页号。
第六步填写卷内目录
卷内文件目录的项目包括:
顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
卷内文件目录放在卷首,填写时应使用蓝黑墨水、碳素墨水,也可用激光打印机打印出来。
其各项目填写要求如下:
1.顺序号:
填写卷内每份公文排列顺序的序号。
一份公文一个顺序号。
2.文号:
即公文发文机关的发文字号。
填写时应照抄实录。
3.责任者:
即公文的制发机关或其代表人。
填写时应用全称或规范化简称。
4.题名:
即公文标题。
一般照抄实录。
若公文标题过于复杂,可缩写;没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时,可重拟题名,并加“[]”,与原标题加以区别。
5.日期:
即公文的形成时间。
填写时年、月、日要齐全,如“2010.5.6”。
没有日期的文件应考证清楚后填写。
6.页号:
即卷内公文所在页号。
填写时除卷内最后一份公文需填写起止页号外,其余公文只填写首页页号。
7.备注:
留待对卷内公文变化时作说明之用。
例如:
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
京财预[2013]
5号
北京市
财政局
市财政局关于增加市档案局2008年行政经费的函
2013.3.17
1
2
京档[2013]
2号
北京市
档案局
市档案局关于申请增加2008年行政经费预算的函
2013.2.15
5
3
……
……
……
……
9-16
第七步填写卷内备考表
卷内备考表的项目包括:
本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
卷内备考表放在卷末。
其项目填写要求如下:
1.卷内情况说明:
主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.立卷人:
完成立卷后,由立卷者签名。
3.检查人:
由案卷质量审核者签名。
本卷情况说明
立卷人:
张××
检查人:
李××
立卷日期:
2013.6.30
例如:
第八步拟写案卷标题
案卷标题,即案卷题名,用以概括和揭示卷内文件的内容和成份,为查找利用提供线索,也是案卷封面和案卷目录中最主要的项目。
拟写案卷标题要求:
1.内容上具有概括性。
必须熟悉了解卷内文件,准确概括卷内文件的主要制发机关、内容和文种。
标题名称和卷内文件内容要表里一致,揭示内容要概括,不能目录式堆砌或全面罗列,也不能漏掉主要内容。
2.文字上具有鲜明性。
文字应力求简明确切,最大限度地“浓缩”卷内文件的内容。
案卷题名一般以二三十字为宜。
简练并不是字越少越好,应以表达准确为前提。
要注意遣词用语及语法的规范化,避免词不达意,一般作者与问题之间用介词“关于”连接。
准确使用标点符号,三要素中间各有并列成分时,用顿号、“及”、“和”表示。
标题末尾不用句号。
3.结构上具有完整性。
题名揭示文件内容的准确程度,不仅决定于科学的组卷,而且决定于题名的结构方式,其基本结构通常是“三要素”:
责任者——问题——名称(文种),如某某市人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复。
计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰等组成的案卷,其标题中可反映出年度,即由作者—时间—名称构成,如××市人民政府2008年党政联席会议记录。
①责任者:
卷内文件的制发单位名称,一般应写全称,以印章为准,简称时必须用通用简称。
如卷内文件责任者过多,则选2-3个主要责任者,后加“等”字。
②问题:
卷内文件涉及的主要内容,是案卷标题的主体,要求揭示问题应准确、简练,严禁简单罗列,问题书写完后不能用“等”字。
如:
××市政府、××市人事局、××市编委关于干部任免、增设机构的通知、批复。
③公文名称:
卷内文件文种的名称,如果卷内文件文种名称过多可以概括,如计划、意见、要点等只标明计划即可。
一般在组卷完成后应立即草拟案卷题名,组完一卷就拟写一卷的案卷标题,用夹子与卷内文件材料夹在一起。
待卷内文件顺序排列、编号、填写卷内目录及备考表等步骤都完成后,再检查看看原题名的责任者、问题、文种的拟写是否准确,如有不足,及时进行修改、完善。
第九步填写案卷封面
案卷封面的项目包括:
全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。
一律用毛笔或碳素墨水的钢笔书写,要求字迹工整、清晰、醒目,也可用计算机打印。
具体填写要求如下:
1.全宗名称:
即立档单位的全称。
2.类目名称:
卷皮封面的第二栏。
按年度—问题分类需填写问题名称,按年度—组织机构分类需填写内部机构名称。
3.案卷题名:
即案卷标题。
卷皮封面的第三栏,在卷皮上占有较大篇幅,将组卷时拟写的案卷标题照实抄录,根据字数多少,排列匀称、位置适中。
4.保管期限:
即填写立卷时为该卷划定的保管期限:
永久、30年、10年
5.件、页数:
即填写卷内公文材料实有的总件数和总页数。
6.时间:
即卷内公文的起止日期。
填写卷内最早一份公文和最迟一份公文的落款日期。
7.归档号:
可作为文书部门或业务部门立卷时的临时编号,由立卷人填写;也可作为案卷号,归档后由档案室编写。
8.档号:
由全宗号、目录号、案卷号组成。
案卷在档案室保存阶段,档号可暂空,留待档案进馆时填写。
具体内容详见第十三步。
例如:
北京市××局
综合类
北京市××局关于2004年度工商行政执法检查的通知、总结等
自2004年4月至2004年8月
保管期限
30年
本卷共4件20页
归档号
540
全宗号
目录号
案卷号
3
540
第十步装订案卷
采用三孔一线的方式进行装订,三孔必须在一条直线上,装订要牢固结实、整齐美观。
装订前先要去除文件中易锈蚀的金属物(如订书针、大头针、回形针等),对破损文件要进行修补(不能使用胶条等塑料、化学品),对没有装订线的文件要另用纸加宽,对超大纸张的文件应进行切齐或折叠,切齐文件时要注意不要把文件边上的批示切掉。
采用硬卷皮装订时,卷内文件左侧和下缘均对齐,并将文件左侧抵紧卷脊,三个孔将卷皮纵向四等分为好,装订线在卷内背面中孔打活结。
采用软卷皮装订的案卷必须装入卷盒内保存。
案卷装订好后要逐个检查是否有脱页。
装订方法如图所示:
第2步
第3步
第1步
第6步
第5步
第4步
第十一步案卷排列
根据一定的方法,确定每类内案卷的前后次序,保持案卷之间的有机联系。
案卷排列顺序与分类方法是紧密相关的。
1.采用年度-机构(问题)-保管期限分类法
先将案卷按年度先后排列,然后在每个年度下再按组织机构排列,最后在每个机构内区分保管期限,将案卷分为永久、30年、10年三种期限分别排列。
2.采用保管期限-年度-机构(问题)分类法
先将案卷按保管期限永久、30年、10年区分开,然后在同一种保管期限内按年度先后排列,最后在同一年度内按机构(问题)排列。
按问题排列是结合重要程度或相互联系排列。
注意:
在按机构排列时,一般是将党政工团等综合性机构的案卷排在前边、业务性机构的案卷在后、行政后勤机构的案卷排在最后;在排列同一机构(问题)内的案卷时,可采用两种方法:
一是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列;二是按照案卷所反映的时间顺序排列。
在案卷没有准确日期时,首先排列有年月日的案卷,其次排列有年月无日的案卷,再排有年无月日的,最后排列接近准确日期的。
当两个案卷开始日期相同时,首先排列终止日期在前的。
第十二步编制案卷号
案卷经系统排列后,要编制案卷号以固定案卷的位置。
根据不同的分类方法,案卷的编号方法也有两种:
1.采用年度-机构(问题)-保管期限分类法
这种方法是先将归档文件按年度分类,然后在每个年度下再按组织机构(问题)分类,最后又在每个机构(问题)内按保管期限分类。
按照此种分类方法,其案卷号编制方法是每个年度一个流水号,每年形成一本案卷目录。
例如:
××单位采用这种分类方法,其档案分类并编号为:
永久1-50
办公室30年51-80
10年81-120
2010年
(全年共有500卷)永久121-180
业务处30年181-290
10年291-300
永久301-350
××处30年351-380
10年381-400
……500
永久1-90
办公室30年91-180
10年181-220
2011年
(全年共有800卷)
永久221-380
业务处30年381-450
10年451-500
永久501-550
××处30年551-580
10年581-600
……800
2.采用保管期限-年度-机构(问题)分类法
这种分类方法首先将归档文件按保管期限分类,然后在各保管期限内按年度分类,最后在同一年度内按机构(问题)分类。
按照此种分类方法,其案卷号编制方法是每种保管期限一个流水号,三种保管期限形成三条流水号;下一年度的案卷在三个保管期限内分别连续编号,形成三本案卷目录。
但一种保管期限内的案卷号不能超过4位数。
例如:
××单位采用这种分类方法,其档案分类并编号为:
2010年办公室1-50
人事处51-60
××处61-90
永久
2011年办公室91-120
人事处121-140
××处141-200
2010年办公室1-40
人事处41-70
××处71-100
30年
2011年办公室101-120
人事处121-140
××处141-180
2010年办公室1-70
人事处71-80
××处81-100
10年
2011年办公室101-130
人事处131-150
××处151-180
第十三步编制档号
档号=全宗号-案卷目录号-案卷号-件(页)号
1.全宗号的编制
如果立档单位按照规定需要向档案馆移交档案,其全宗号应由档案馆确定。
如果不需要向档案馆移交档案,一般情况下基层单位不必填写全宗号。
2.案卷目录号的编制
一个全宗有几本案卷目录,就要编写几个目录号。
对于档案室内不同门类和不同载体档案的案卷目录,一般应按目录产生的先后顺序统一编制流水的目录号。
案卷目录号是全宗内案卷所属目录的编号,在同一全宗内不能出现相同的目录号。
3.案卷号的编制
编制案卷号时应注意每一本案卷目录的案卷号均从“1”开始流水编号,并做到不重、不空、不漏。
案卷号是目录内案卷的顺序编号,在同一目录内不能出现相同的案卷号。
4.件(页)号的编制
件号是针对不装订的案卷,即一份文件编一个号;页号是针对装订的案卷,具体编号方法参见第五步。
编制件(页)号时要做到不重号、不漏号。
第十四步编制案卷目录
1.分年度编制
将全宗内的文书档案逐年按保管期限,即永久、30年和10年的顺序编成一本案卷目录,即每一年要形成一本目录。
这种方法条理清楚,便于当年案卷的随时补充和调整,但形成的目录过多,一般适用于每年形成档案数量较多的单位。
2.混年度编制
根据案卷的数量情况,将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录,较适用于档案年形成量不大的单位。
这种方法可减少目录的数量,方便管理,一般适用于档案年形成量不大的单位。
但不便于插卷和案卷的随时调整。
一般而言,案卷目录类型的选择应根据全宗的具体情况,如:
案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况和立卷归档、向档案馆移交的制度等情况而定。
案卷目录的格式及示例如下图所示:
案卷号
题名
年度
页数
期限
备注
档案室编
档案馆编
540
北京市××局关于2012年度工商行政执法检查的通知、总结等
2012
20
10年
……
案卷目录编制好以后要加上案卷目录封面、封底装订成册,并填写案卷目录封面的各个栏目。
案卷目录应一式三份。
档案移交时,一份存单位档案室,两份随档案移交档案馆。
文书档案整理方法二
——以“件”为单位的整理方法
★文书档案按“件”整理流程:
⑴件的确定⑵文件的修整⑶装订⑷分类
⑸排列⑹编号、盖章⑺编目⑻装盒
按件整理方法
2000年国家档案局发布了《归档文件整理规则》,2001年北京市档案局制发了《北京市归档文件整理标准(试行)》,2010年修订为《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》,其中最根本的特点,就是对归档文件的整理,采用以“件”为单位,进行文件级整理。
第一步件的确定
“件”即归档文件的整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件,包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。
来文与复文可为一件。
报表、名册、图册、同种简报与期刊一册(本)为一件。
但是,在实际工作中各单位形成的文件情况各不相同,具体操作时可以按以下标准来确定“件”:
1.文件正本与定稿为一件,定稿不易装订的也可单独作为一件;重要文件须保留历次修改稿的,正本与历次稿各为一件。
2.正文与附件为一件,如附件数量较多或太厚不易装订的,也可各为一件。
3.原件与复制件为一件,对于其制成材料、字迹材料等不利于长久保管的文件(如热敏纸传真件、圆珠笔、铅笔书写的文件),以及破损的文件,要复制后与原件一起归档。
4.转发文与被转发文为一件。
两者是一份文件的不同部分,应作为一件。
5.报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,应按其原来的装订方式,一册(本)作为一件。
6.来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件。
但若处理环节层次多,作一件处理反而复杂化或不清晰,难以检索,则可将所有的来文、复文分别作为一件。
7.不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件。
会议记录和介绍信存根作一件归档后,运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录,即进入二级目录界面,输入每次会议的相关记录或个人姓名,以方便检索。
8.成套的会议材料各为一件。
一个会议的材料不能简单作一件处理,而要分别以件归档。
最易犯的错误是把一套会议材料装订在一起作为一件处理。
9.计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不存档的,将正本与发文稿纸(发文稿纸上栏目要填写齐全,领导亲笔签发)作为一件。
10.正文与文件处理单为一件。
文件处理单真实地记录了文件处理的轨迹,不能去掉,应与文件一起归档。
11.未装订的式样同一的表格可作为一件。
将式样相同的表格(如某项工作的登记表)可以以一定单位组合,将表格集中装订,作为一件对待。
第二步文件的修整
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求,对不符合要求的文件应进行修整。
文件修整工作包括修裱、复制、去除易锈金属物,及大纸张折叠等。
具体内容如下:
1.修裱:
对破损纸张进行修补或托裱。
2.复制:
对字迹模糊或易褪变的文件进行复制或进行字迹加固处理。
3.去除易锈金属物:
除去普通的订书钉、回形针、大头针等,防止时间长了生锈。
4.大纸张折叠:
归档文件盒只能容纳A4规格的文件,所以大纸张要进行折叠后才能装入,折叠时尽量减少折数,文件页数多的宜单张折叠,数量少的可一起折叠。
第三步装订
归档文件经修整后要按件装订。
1.装订应使用符合档案保护要求的装订材料,如不锈钢订书钉,文件页数较多时可采用棉线装订。
使用订书钉时,在文件左侧装订两只钉。
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
2.装订时纸张要左、下对齐装订。
已成册不易拆钉的,可保持原貌不变。
一个单位的装订方式应相对统一。
保存10年的文件材料可保持原装订方式不变。
3.装订时注意件内文件的排列顺序:
正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。
第四步分类
归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类,并结合使用。
一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。
北京市推荐使用“保管期限—年度—机构(问题)”或“年度—机构(问题)—保管期限”的分类方法。
不管采
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