金蝶协同办公软件V用户手册知识管理篇.docx
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金蝶协同办公软件V用户手册知识管理篇.docx
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金蝶协同办公软件V用户手册知识管理篇
金蝶协同办公软件V6.2
用户手册
版权声明
本书着作权属于金蝶软件(中国)有限公司所有,在未经本公司许可的情况下,任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删,改编,节录,翻译,翻印,改写。
金蝶软件(中国)有限公司
2012年05月
前言
感谢您使用《金蝶协同办公软件V6.2用户手册》。
本手册包含的内容可以帮助您进行有效的办公管理,主要包括以下内容:
●系统总述
●操作建议
●详细的操作流程
●系统的功能和特点
●系统设置
在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。
读者对象
本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识,并假设您对金蝶协同办公产品基础知识有整体的了解。
如果您没有使用过本系统,我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程(请同金蝶本地分支机构联系,获得更多培训信息)。
如果您希望了解更加深入的系统知识,如系统接口等,请先了解金蝶协同办公软件系统架构、MSSQLSERVER知识和阅读金蝶协同办公软件技术文档。
相关信息来源
您还可以通过以下途径了解我们的系统,并获取您需要的服务和帮助。
1.在线信息
如果您需要及时了解金蝶协同产品动态,交流产品应用解决方案,可以登录金蝶网站()。
2.售前咨询服务
根据企事业单位的发展和管理需要,提供管理咨询及解决方案,帮助企事业单位做出快速、准确的决策。
3.产品培训
金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨,不断提供给客户完整的行业解决方案。
在提供优秀产品的同时,不断推出配套的培训服务,帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。
4.实施咨询服务
金蝶公司吸收十多万客户的经验,结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法,推出符合中国国情的标准软件实施方法--。
我们愿意运用我们在企事业单位管理及IT技术方面的知识,帮助顾客获得更大的成功!
5.现场支持服务
我们的资深专业人员面对面地和您沟通,在运行现场对问题进行研究分析,使问题迅速得到解决。
6.CRM服务
借助客户关系管理系统(金蝶EAS-CRM)我们建立了客户综合信息管理库,能够快速地解决客户的问题并保留历史记录,以便提供长期、持续、高效的服务。
7.CSP服务支持
金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想,提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的CSP服务。
它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托,在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。
8.呼叫中心
通过客户呼叫中心服务(CallCenter),提供全面、周到的服务,快速解答客户应用问题。
9.个性化服务
针对企事业单位个性化的需求,我们提供“量身定制”服务,使用一切资源,包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。
10.便利服务
金蝶不仅是解决方案的提供者,也是相关附属产品的提供者。
我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼,还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。
11.合作联盟服务
我们和其他IT领域先导型的企事业单位进行战略合作,为您提供企事业单位管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。
在此,您不仅能得到金蝶的服务资源,也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。
12.版本升级服务
版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值,以优惠的价格实现软件“以旧换新”
关于金蝶
金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企事业单位管理软件及电子商务应用解决方案供应商,是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一,是中国软件产业的领导厂商。
金蝶开发和销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企事业单位管理需求的企事业单位管理软件、通过互联网提供服务的电子商务应用软件和为企事业单位构筑电子商务平台的中间件软件。
同时,金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。
金蝶独特的“快速配置,快速实施,快速应用,快速见效”的全球化产品与服务定位,能够帮助顾客从容面对不确定商业环境带来的挑战,实现业务流程与IT技术的完美结合,有效管理变革,确保组织快速、持续和健康成长。
金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件;第一个纯JAVA中间件软件;第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统—金蝶K/3的缔造者,同时金蝶K/3还是中国中小型企事业单位ERP市场中占有率最高的企事业单位管理软件。
2004年10月,金蝶正式对外发布了新一代产品—金蝶EAS4.0(KINGDEEENTERPRISEAPPLICATIONSUITE)。
金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统—金蝶BOS之上,面向中大型企事业单位,采用最新的ERPⅡ管理思想和一体化设计,有超过50个应用模块高度集成,涵盖企事业单位内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等,并能实现企事业单位间的商务协作和电子商务的应用集成。
金蝶协同产品设计将依托中国管理模式智库和金蝶八十万客户的管理实践,以协同平台为核心,打通办公管理、知识管理、企业重大事项管控、社会公共关系管理等协同办公流程,并与ERP、CRM、BI、HR、PLM等系统紧密集成,真正实现企业协同工作无边界信息流,最大限度的提升客户价值和核心竞争力,打造全新的协同平台理念:
WORK-IN-ONE,将逐步推出四大系列产品,分别是集团版、标准版、成长版和政务版,全面覆盖集团企业、中小企业、小企业、政府及公共服务的协同应用。
编写约定
●通用格式约定
格式
意义
宋体
正文。
下划线
输入信息。
斜体
提示信息。
●图形界面格式约定
格式
意义
“”
窗口名称。
〖〗
普通菜单项或树状结构菜单项。
【】
窗口中的按钮。
<>
窗体中的选项。
→
连续选择菜单及其子菜单或树状结构。
●键盘操作约定
格式
意义
[键1]
键盘上的键名。
[键1+键2]
在键盘上同时按下两个键。
●鼠标操作约定
格式
意义
单击
按下鼠标左键单击某一对象。
双击
连续两次鼠标左键打开某一对象。
右击
选中某一对象按下鼠标右键。
拖放
按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置,放开鼠标键。
●特别标志
格式
意义
温馨提醒:
提醒某些事项
注意:
提供一些应用关键的描述。
举例:
列举实例以便用户加深理解。
操作前提:
进行某一操作之前,必须先完成的操作。
定义:
定义内容中出现的协同或计算机术语。
意见反馈
感谢您使用我们的产品及用户手册。
在本手册的最后附有意见反馈表,您可以在上面说明您对我们的产品或用户手册的意见和建议,并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26615016协同产品部反馈给我们,我们将期待您给予我们好的建议和意见。
第1章系统概述
金蝶协同办公软件运用领先的网络技术,结合了广大企事业单位的关键应用和先进的协同管理理念,建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式,可以解决您对办文、办事、沟通、协作、共享及业务集成方面的需求,同时支持跨地域、跨部门进行协同工作。
1.建立协同审批的平台。
通过自定义表单、可视化流程图绘制的组合,流程化、模板化管理非结构化信息,规范企事业单位管理行为。
实现企事业内部行政类、事务类、财务类等各种审批事项的流转自动化、流程文件多维度的统计、不同协作单位的公文交换。
满足不同工作管理需求,提高组织管理的规范性和可控性,提高工作质量、办公效率、执行力、节约大量的办公资源。
2.建立信息共享的平台。
实现企事业单位对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用,完全摆脱人员流动造成的知识的流失。
通过自由定义分类、严密灵活的权限体系来实现多层次、多维度、多范围的灵活管理机制,对文档和信息进行一体化共享管理,实现高效的知识传递、转移。
通过构建的信息资源共享平台,使企事业单位的公告、新闻、技术交流文档、其他业务系统资源等能够在员工之间得到广泛的利用和传播。
3.建立互动沟通的平台。
将通讯录、电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、问卷调整查等相结合,使得员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台,大大增强了内部凝聚力。
4.实现辅助办公管理。
可以随时随地通过系统深入了解下级部门、员工的各种信息,将企业总体目标分解到人,可以实时监控工作计划的执行情况,查阅下属工作日志、任务汇报,进行计划的检查、批示,以采取相应的管理与响应措施,做出正确决策。
实现跨地域工作的计划、沟通、组织、协调。
5.建立资源管理平台。
实现易耗品、车辆、图书、会议室等公共资源进行管理及利用。
为行政管理人员提供了便利的工具,规范企业日常办公管理,提升管理效率。
第2章知识中心
金蝶协同办公软件提供了完善的知识管理功能,知识中心不但可以灵活定义分类结构、设定信息访问权限,同时还提供全文检索、收藏、评论、评分、置顶、版本管理、个性设定等功能,实现知识的生产、分享、应用以及创新,形成一个管理系统优化的知识链,实现知识的积累与运用,创建一个领导和全体员工的知识共享平台,对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制,促进员工学习交流、构建学习型的组织。
使用角色说明
使用人员
操作说明
模块管理员
负责管理知识分类、维度、设置栏目管理员、知识规则设置、统计报表等
栏目管理员
批量导入、复制、移动文章、推荐、审核发布人信息、设定查阅权限等
信息发布员
负责在权限范围内的分类发布信息,并管理本人发布的信息
一般用户
信息的查阅、借阅,根据不同的权限进行操作,如下载附件、评分等
模块管理员
栏目管理员
信息发布员
普通用户
2.1知识中心首页
用户单击〖知识中心〗模块名称,进入知识中心首页界面,分不同区域展现不同的内容,包括一级栏目导航、收藏栏目文章、知识全文检索、最新/热点/推荐文章、活跃成员,如下图。
一级栏目导航区
1)知识首页上方显示用户有权限查看的一级栏目分类,默认显示6个一级栏目分类,多于6个单击“
”和“
”向前或向后拖动隐藏的栏目,单击栏目名称显示此栏目文章列表;
2)导语为图片,固定显示在知识中心首页;
3)首页默认隐藏“导航菜单”,单击“
”导航菜单,左边显示知识中心导航菜单,右边显示知识中心首页内容,再次单击,将隐藏导航菜单;
4)移动到“
”上系统弹出快捷功能菜单,单击菜单名称,可快速进入相应的系统功能界面
“做点什么”快捷方式说明:
展示菜单
内容说明
全文检索
弹出全文检索界面
地图导航
定位至地图导航默认界面
我的知识
进入“我发表的文章”界面
新建文章
定位至“我发表的文章”—>“新建文章”编辑界面
栏目收藏
进入我的栏目收藏界面
知识栏目
定位至一级知识栏目界面
分类管理
定位至“知识分类管理”界面
审核处理
定位至“待审核的文章”界面
全文检索区
1)在全文检索框输入检索关键词,检索知识中心的所有知识和附件中相关文章;
2)设置高级检索条件,并保存检索方案,可选择知识检索方案(最多展示5条),快速查询相关的知识文章;
3)如果用户没有购买全文检索的license,即显示知识中心的快速搜索框;
栏目收藏区
显示用户已收藏的三组栏目的最新5篇文章列表,每组展示三个收藏的常用知识栏目,以收藏栏目中先后次序排序,单击“栏目名称”或“更多”
最新文章、热点文章、推荐文章区
最新文章区:
以文章发表时间,倒序显示9篇最新的文章列表;
热点文章区:
以知识文章热度规则计算,统计显示9篇热点文章列表;
推荐文章区:
显示最新的9篇推荐文章列表;
活跃成员区
显示最新9位活跃成员(以活跃成员积分排名),列表显示成员姓名,单击图片或姓名显示用户信息详细页面;
数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
个人图片
字符
显示用户信息详细页面。
默认按照活跃排名先后次序倒序排序。
否
姓名
字符
活跃成员的姓名,链接显示用户信息详细页面。
否
2.2模块管理员操作指引
2.2.1知识分类管理
组织单位内部的文件、业务资料、规章制度、电子刊物、工作总结、经营月报等,可以按区域、按部门、按文件内容进行分类管理。
提供多级别的目录设置,可按组织架构或业务内容进行分类管理,并分配栏目管理权限、信息发布部门或人员范围。
操作步骤
单击〖知识中心〗→〖分类管理〗→〖知识分类管理〗,显示知识栏目树,如下图:
单击【创建目录】创建知识栏目及分配栏目管理员,如下图:
填写知识栏目、顺序号、栏目所属部门等信息,单击【保存】即可成功创建知识栏目。
数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
知识栏目
字符
输入栏目的名称。
是
顺序号
数字
输入排序号(只能为数字)。
是
栏目所属部门
字符
选择该栏目所属的部门名称。
是
是否需要审核
字符
在该栏目发表信息时,是否需要审核。
如选择“是”,则由栏目管理员负责审核。
是
默认排序
字符
文章列表排序字段选择,与排序方式组合使用。
默认按更新时间倒序排列。
否
排序方式
字符
两种方式:
倒序和正序。
默认倒序排列。
否
继承上级设置
字符
栏位新增子目录是否默认上级目录的栏位信息,如选择“是”,将默认与上一级目录栏位信息一致(除“生成portlet”、“维度”外);
否
生成Portlet
字符
是否允许创建的栏目可以配置Portlet。
否
加入全文检索
字符
是否属于全文检索范围,默认是
否
维度
字符
弹出知识维度树选择页面
否
栏目管理员
字符
选择管理该栏目的人员,负责权限设置、管理本栏目所有信息。
是
发表部门权限
字符
指定可以在该栏目下发表信息的部门范围(按部门授权)。
否
发表用户权限
字符
指定可以在该栏目下发表信息的人员范围(按人员按权)。
否
描述
字符
其它补充信息。
否
温馨提醒:
1)已分配的栏目,均授权至相应的栏目管理员,模块管理员无法针对这些栏目进行权限分配和创建子目录;
2)如果模块管理员也是栏目管理员,则为两个权限之和;
2.2.2类型维度管理
维度分为两层,即维度分类和维度,相近的维度可以组合在同一维度分类中,可自定义多个维度分类,一个维度分类可自定义包含多个维度,拥有模块管理员角色的用户,可进行维度的新建、修改、删除等操作。
2.2.2.1维度增加
操作步骤
单击〖知识中心〗→〖分类管理〗→〖类型维度管理〗,左边显示已增加的知识维度树,右边显示类型维度维护界面,单击维度分类名称,将显示该分类下已新增的维度,如下图:
维度分类下可新建维度,底层维度下不可再添加。
鼠标放置“知识维度”树的维度分类节点,显示对应的操作按钮,单击“
”在知识维度树右方显示维度增加界面,如下图:
输入顺序号、维度名称,单击【保存】可将维度名称保存,并刷新知识维度树;
数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
顺序号
字符
正整数,不大于99,不允许重复
是
分类名称
字符
显示相应的一级维度分类名称
自动显示
维度名称
字符
分类的名称,可中英符混合,不允许重复,长度不超过10
是
系统默认初始化维度分类和维度,其授权部门、用户、用户组初始化数据为空,具体清单如下:
维度分类
维度名称
知识领域
无
知识属性
无
读者对象
无
组织知识
企业文化、职能管理、办理指南、合同与知识、人力资源、财务与审计、采购与供应、后勤服务、创新管理
行业知识
同行动态
产品知识
产品资料、专家资源、竞争对手、竞争情报
专业知识
营销知识、客服知识、技术知识
其他知识
自由共享、在线学习
温馨提醒:
1)知识维度树根结点操作功能:
增加
;
2)维度一级分类节点操作功能:
增加
、删除
;
3)维度二级节点操作功能:
删除
;
4)增加知识维度,需要先选择相应知识维度一级分类;
2.2.2.2维度修改
单击〖知识中心〗→〖分类管理〗→〖类型维度管理〗,进入“知识维度”维护界面,选择一条维度类型,用户输入修改内容,单击【保存】保存修改后的维度;
2.2.2.3维度删除
单击〖知识中心〗→〖分类管理〗→〖类型维度管理〗,进入“知识维度”维护界面,选择知识维度树中的维度名称,单击“
”,系统提示“确定要删除记录吗?
”,单击【确定】,删除此维度。
温馨提醒:
1)若有相关文章或栏目关联此维度,删除维度也会将文章或栏目上的维度属性删除;
2)删除知识维度分类,将批量删除此分类下所有的维度,即取消了相关文章或栏目上已设置的维度;
2.2.3主题词库导入
操作步骤
单击〖配置管理〗→〖基础数据导入〗,进入基础信息导入界面,展现如下图:
用户单击【模板下载】,下载文章主题词库模板(新增“主题词库导入”页),如下Excel:
依据模板将主题词库维护后,单击【导入】完成主题词库导入;
2.2.4知识规则设置
操作步骤
单击〖知识中心〗→〖分类管理〗→〖知识热度规则设置〗,进入知识规则设置页面,如下图:
用户设置文章热度规则、热度等级区间、活跃成员规则,单击【保存】即可生效此规则;
单击【重新计算热度】,系统提示“确定重新计算文章热度和活跃成员积分?
”,如下图:
单击【确定】,系统将所有知识中心数据重新依据最新规则计算,将覆盖更新原数据(部门知识统计的部门积分、人员知识统计的员工积分、文章热度值);
文章热度规则数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
浏览分值
数字
文章被用户浏览一次,文章热度增加相应的分值,默认值1
是
推荐分值
数字
文章被用户推荐一次,文章热度增加相应的分值,默认值5
是
置顶分值
数字
文章被用户置顶一次,文章热度增加相应的分值,默认值5
是
收藏分值
数字
文章被用户收藏一次,文章热度增加相应的分值,默认值2
是
下载分值
数字
文章被用户下载一次,文章热度增加相应的分值,默认值2
是
评论分值
数字
文章被用户评论一次,文章热度增加相应的分值,默认值1
是
评分分值
数字
文章依据用户评分图标,文章热度增加相应的分值*图标值
是
热度规则:
1)热度参数有浏览数、下载数、评分数、推荐数、置顶数、评论数、收藏数参与热度值计算;
2)热度=∑浏览分值+∑下载分值+∑推荐分值+∑评论分值+∑置顶分值+∑评分分值+∑收藏分值(若分值为0,表示此项不参与热度计算),热度值累加对应分值;
3)文章热度值以热度小方框长度显示,一级对应一个小方框,二级对应两个小方框,依次类推,最大为五级,鼠标置于热度小方框上,系统自动显示该文章的热度值;
4)各栏位默认值为0,不允许输入负数,最大值为99999999;
文章热度等级设置数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
一级
数字
一级热度最小值,长度不超过8,默认值0
是
至
数字
一级热度最大值,长度不超过8,默认值100
是
二级
数字
二级热度最小值,长度不超过8,默认值101
是
至
数字
二级热度最大值,长度不超过8,默认值200
是
三级
数字
三级热度最小值,长度不超过8,默认值201
是
至
数字
三级热度最大值,长度不超过8,默认值400
是
四级
数字
四级热度最小值,长度不超过8,默认值401
是
至
数字
四级热度最大值,长度不超过8,默认值500
是
五级
数字
五级热度最小值,长度不超过8,默认值501
是
至
数字
五级热度最大值,长度不超过8,默认值600
是
文章热度等级区间规则:
1)热度等级设置:
设置一级、二级、三级、四级、五级的最大值和最小值范围,不允许等级区间重复设置,若重复设置,系统提示信息“热度区间值重复,请重新设置!
”;
2)最小值<=文章热度<=最大值
活跃成员规则数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
发表新文章
数字
发表一篇新文章,该成员积分增加的分值,默认值10
是
推荐文章
数字
推荐一篇文章,该成员积分增加的分值,默认值5
是
浏览文章
数字
浏览一篇文章,该成员积分增加的分值,默认值1
是
收藏文章
数字
收藏一篇文章,该成员积分增加的分值,默认值2
是
评论文章
数字
评论一次文章,该成员积分增加的分值,默认值1
是
置顶文章
数字
置顶一篇文章,该成员积分增加的分值,默认值5
是
评分文章
数字
评分一篇文章,该成员积分增加的分值,默认值1
是
活跃成员规则:
1)活跃成员参数有发表新文章、推荐文章、评论文章、浏览文章、给文章评分、收藏文章、置顶文章,参与成员积分值计算;
2)活跃成员积分=∑发表新文章+∑评论文章+∑推荐文章+∑置顶文章+∑浏览文章+∑给文章评分+∑收藏文章(若分值为0,表示此项不参与活跃成员计算),活跃成员积分值累加对应分值;
3)活跃成员排名以积分的高低排名,积分越高,排名在前,依次类推,首页显示前十名;
4)各栏位默认值为0,不允许输入负数,最大值为99999999;
温馨提醒:
1)若某参数不参与规则计算,可以设置此参数为0;
2)文章热度等级区间设置不允许各等级区间重叠;
2.2.5统计报表
知识统计报表包括三种统计类型:
维度知识统计、部门知识统计、员工知识统计。
2.2.5.1维度知识统计
操作步骤
单击〖知识中心〗→〖分类管理〗,单击“知识统计报表”,默认显示“维度知识统计”报表,输入查询条件,单击【查询】,显示统计结果。
单击【Top10柱状图】,以柱状图方式显示查询统计结果
单击【Top10饼状图】,以饼状图方式显示查询统计结果
单击
,可将查询结果导出EXCEL报表文件。
数据项说明
编号
数据项
类型
说明及约束
是否必填
序号
数字
列表序号
否
维度名称
字符
依据查询条件,显示维度名称
否
文章数
数字
依据查询条件,显示维度名称对应的发表文章数量累计值
否
下载数
数字
依据查询条件,显示维度名称对应的发表文章的下载次数累计值
否
推荐数
数字
依据查询条件,显示维度名称对应的发表文章的推荐次数累计值
否
评分数
数字
依据查询条件,显示维度名称对应的发表文章的评分次数累计值
否
温馨提醒:
1)查询条件为空,统计周期默认截止至此时系统服务器时间;
2)
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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- 协同 办公 软件 用户手册 知识 管理
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