软件使用说明书模板.docx

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软件使用说明书模板

中小微企业进销存信息

管理软件

软

件

使

用

说

明

书

Version1.0

1概述

1.1系统简介

中小微企业进销存信息管理软件主要是针对生产经营活动单一、资金周转速度快、计算机水平低为特点的中小微企业而建立的，旨在提高中小微企业的信息化水平、规范生产经营流程、提高企业资源的利用率、全面掌握企业运营情况，从而为企业决策提供支持。

该软件根据企业的采购（进）、销售（销售）、存货管理（存）等业务流程进行设计，通过提取采购和销售的数据流，实现对企业业务信息的整理、加工、存储与分析，从而实现资源的有效配置与监管。

1.2系统运行环境

该系统的运行需要以下软硬件环境：

操作系统

Windows2000/XP/7

数据库

MySQL5.1以上版本

JDK

JDK1.6以上

最低配置

CPU：

1.8GHZ

内存：

512M

硬盘：

40G

1.3版权说明

（1）、授权

『中小微企业进销存信息管理软件』授权您在非盈利的前提下安装使用本『软件产品』，并保留随时向您收回授权的权力。

（2）、限制

禁止将本『软件产品』之拷贝以盈利为目的传播于他人。

您不得对本『软件产品』进行反向工程（Reverseengineer）、反向编译（Decompile）或反汇编（Disassemble）。

您可以复制本『软件产品』的部分内容，但请注明出处。

您必须遵守所有『软件』产品使用之相关法律。

此限制如与法律法规冲突，则以法律法规为准。

（3）终止

若您未能遵守本『版权声明』之条款或条件，则『昆明理工大学』得在不妨碍其他权力之情况下，终止本『版权声明』。

届时您必须销毁本『软件产品』之所有拷贝。

（4）、著作权。

凡与本『软件产品』及其拷贝有关之所有权与著作权均属『昆明理工大学』所有。

凡与因透过本『软件产品』而存取之资料内容之所有权以及知识产权，均属各该资料之所有权人，并受相关著作权法或其他知识产权法律与条约之保护。

本『许可协议』并不授权您就该等资料之内容享有使用之权力。

（5）、不为瑕疵担保。

您因使用本『软件产品』所造成之任何损失和风险将由您独自承担。

在相关法律所允许之最大范围内，『昆明理工大学』及其供应商不承担任何瑕疵担保责任与条件，不论其为明示或默示者，其中包括（但不限于）适合某特定用途以及不侵害他人权益之默示担保责任。

（6）、就衍生性损害不负赔赏责任。

在相关法律所允许之最大范围内，『昆明理工大学』对于您因使用或不能使用本『软件产品』而遭受之特别、衍生性、直接或间接损害（包括，但不限于营业利益之损失、营业中断、数据丢失或其他有形或无形损失）不负任何损害赔赏责任。

此项规定不因您事先告知『昆明理工大学』或其供应商，该损害发生之可能性而有所不同。

在任何情况下，『昆明理工大学』或其授权方的责任将绝不超过软件的购买价。

如您安装了本『软件产品』则表示您接受上述免责条款和限制声明。

（7）、其他规定。

本『许可协议』适合中国（包括香港、澳门、台湾）法律。

若您就本『版权声明』有任何疑问，请接洽『昆明理工大学』。

2软件安装与配置

2.1客户端的安装与配置

1.客户端软件安装

双击打开中小微进销存信息管理软件安装向导，如图2.1-1所示。

图2.1-1：

启动软件安装向导

单击下一步，则进入授权许可界面。

如图2.1-2所示。

图2.1-2：

确认软件授权许可

选择接受授权许可，则进入到安装目标文件选择对话框。

如图2.1-3所示。

图2.1-3：

选择软件安装位置

选择好安装目标文件夹之后，点击“安装”按钮，向导将自动完成软件的安装。

如图2.1-4所示。

图2.1-4：

软件安装完成向导

勾选“运行中小微企业进销存信息管理软件”，单击完成则可启动软件，进入用户登录界面。

如图2.1-5所示。

图2.1-5：

用户登录界面

输入用户名与密码，则可登录至该软件系统中。

2.2MySQL5.5的安装与配置

1.下载并安装MySQL5.5

前往下载MySQL5.5数据库，系统测试所使用的版本为MySQL5.5.25。

双击运行MySQL安装程序，将进入MySQL安装向导程序。

如图2.2-1所示。

图2.2-1：

MySQL5.5.25安装向导

2.配置MySQL5.5

退出安装向导后，打开MySQL配置向导。

如图2.2-2所示。

图2.2-2：

MySQL配置向导

单击“Next”按钮，选择MySQL配置类型。

如图2.2-3所示。

图2.2-3：

MySQL配置类型选择

单击“Next”按钮，选择服务器类型。

如图2.2-4所示。

图2.2-4：

服务器类型选择

单击“Next”按钮，选择数据库用途。

如图2.2-5所示。

图2.2-5：

数据库用途选择

单击“Next”按钮，选择MySQL安装路径。

如图2.2-6所示。

图2.2-6：

设置MysQL安装路径

单击“Next”按钮，配置MySQL最大连接值。

如图2.2-7所示。

图2.2-7：

配置MysQL最大连接值

单击“Next”按钮，配置MySQL连接端口。

如图2.2-8所示。

图2.2-8：

配置MysQL连接端口

单击“Next”按钮，配置MySQL默认字符集。

如图2.2-9所示。

图2.2-9：

配置MysQL默认字符集

单击“Next”按钮，配置Window服务，默认即可，单击“Next”，设置MySQL连接密码为root。

如图2.2-10所示。

图2.2-10：

设置MysQL连接密码

单击“Next”按钮，配置向导将执行配置选项。

配置完成后，打开Mysql命令窗口，键入连接密码，将显示MySQL版本信息，如图2.2-11所示。

图2.2-11：

MysQL版本信息

2.3配置数据库

打开MySQL数据库，如图所2.3-1示。

图2.3-1：

启动MySQL工作区

点击“LocalinstanceMySQL5.5”,输入图2.2-10设置的连接密码，进入工作平台。

如图2.3-2所示。

图2.3-2：

MySQL5.5工作平台

在SQLFile1的SQL工作区键入“createdatabsepss;”创建名为pss的数据库，如图2.3-3所示。

图2.3-3：

创建pss数据库

键入如上语句之后，按下“Ctrl+Shift+Enter”，便可创建pss数据库。

再键入usepss;切换当前使用的数据库，最后sourcepss_table_and_data.sql文件导入数据库表文件即可。

完成上述配置之后，该软件的服务器环境则配置完成。

客户端即可访问服务器完成进销存的业务管理。

3软件功能介绍与使用说明

中小微企业进销存信息管理软件主要由系统管理、基础信息管理、采购管理、销售管理、库存管理以及查询统计6大模块组成，涵盖小微企业的主要业务环节。

软件以采购、销售管理为重点，自动记录并跟踪库存变化。

此外，软件通过设置基础信息管理模块，使得软件的基本信息录入变得简单，通过统一在基础信息管理模块录入，大大减少了在采购和销售环节的数据录入工作。

而且，软件将查询统计从各模块中抽取出来，从而降低了系统管理员工作的难度。

在该软件中，系统管理员只需要勾选某用户可访问的资源，则可实现复杂的权限控制。

3.1系统管理

系统管理模块主要用来初始化系统信息，设定员工的操作权限和功能限制。

该模块由用户管理和数据字典组成。

其中用户管理主要不仅承担了用户创建与管理功能，还承担了权限分配功能。

通过将用户管理与权限管理的融合，简化了系统管理员的负担。

而数据字典担任了系统中所有基础数据管理功能，比如计量单位、规格型号等。

3.2.1用户管理

用户管理主要用于创建用户，并为用户分配操作权限。

用户管理由新增用户模块与修改或删除用户模块组成。

1.新增用户

单击系统管理模块中的用户管理，即可打开“新增用户”窗口，如图3.2.1-1所示。

图3.2.1-1：

新增用户窗口

2.修改或删除用户

针对已提交的用户信息，可单击“修改或删除用户”选项卡，则进入修改或删除用户窗口。

如图3.2.1-2所示。

通过选择用户姓名下拉框，则会获得该用户的相应信息。

图3.2.1-2：

修改或删除用户

3.2.2数据字典

数据字典主要用于管理其他模块所需的一切基础数据信息，比如计量单位、商品类别等条目，用户可自行设置，以便在其他模块的使用。

1.字典信息添加

单击系统管理模块中的数据字典管理，即可打开“字典信息添加”窗口，如图3.2.3-1所示。

图3.2.2-1：

字典信息添加

2.修改或删除数据字典

针对已提交的数据字典信息，可单击“字典信息修改与删除”选项卡，则进入字典信息修改与删除窗口。

如图3.2.2-2所示。

通过选择数据字典下拉框，则会获得该用户的相应信息。

图3.2.2-2：

修改或删除数据字典

3.3基础信息管理

基础信息管理主要用于处理企业经营活动过程产生的客户关系、供应商关系以及商品信息。

此外，该模块还用于向其他模块提供基础信息，减少用户的数据录入量。

3.3.1客户信息管理

客户信息管理主要是对企业经营活动过程中产生客户关系进行管理。

它提供了新增、修改、删除等基本功能，此外还为其他模块提供数据支持。

1.客户信息添加

单击基础信息管理模块中的客户信息管理，即可打开“客户信息添加”窗口，如图3.3.1-1所示。

图3.3.1-1：

客户信息添加

2.客户信息修改与删除

针对已提交的客户信息，可单击“客户信息修改与删除”选项卡，则进入客户信息修改与删除窗口。

如图3.3.1-2所示。

通过选择客户名称下拉框，则会获得该用户的相应信息。

图3.3.1-2：

客户信息修改与删除

3.3.2供应商信息管理

供应商信息管理主要是对企业经营活动过程中产生供应商关系进行管理。

它提供了新增、修改、删除等基本功能，此外还为其他模块提供数据支持。

1.供应商信息添加

单击基础信息管理模块中的供应商信息管理，即可打开“供应商信息添加”窗口，如图3.3.2-1所示。

图3.3.2-1：

供应商信息添加

2.供应商信息修改与删除

针对已提交的供应商信息，可单击“供应商信息修改与删除”选项卡，则进入供应商信息修改与删除窗口。

如图3.3.2-2所示。

通过选择供应商名称下拉框，则会获得该供应商的相应信息。

图3.3.2-2：

供应商信息修改与删除

3.3.3商品信息管理

商品信息管理主要用户初始化商品信息，简化采购和销售环节的数据录入压力。

1.商品信息添加

单击基础信息管理模块中的商品信息管理，即可打开“商品信息添加”窗口，如图3.3.3-1所示。

图3.3.3-1：

商品信息添加

2.商品信息修改与删除

针对已提交的商品信息，可单击“商品信息修改与删除”选项卡，则进入商品信息修改与删除窗口。

如图3.3.3-2所示。

通过选择商品名称下拉框，则会获得该商品的相应信息。

图3.3.3-2：

商品信息修改与删除

3.4采购管理

3.4.1采购订单管理

采购管理主要是处理企业的采购信息。

该软件通过对采购订单的录入，获取商品或货物的数据信息，以更新库存。

1.新增采购订单

单击采购管理模块中的采购订单管理，即可打开“新增采购订单”窗口，如图3.4.1-1所示。

图3.4.1-1：

新增采购订单

单击新增按钮，便可实现货物或商品信息的选择，点击“产品名称”列的下拉框，选择产品，软件则会自动获取该产品的基本信息。

当输入数量与单价时，软件会计算出相应的订单金额。

如图3.4.1-2所示。

图3.4.1-2：

采购订单的填写

3.5销售管理

3.5.1销售订单管理

销售管理主要是处理企业的销售信息。

该软件通过对销售订单的录入，获取商品或货物的数据信息，以更新库存。

1.新增销售订单

单击销售管理模块中的销售订单管理，即可打开“新增销售订单”窗口，如图3.4.1-1所示。

图3.5.1-1：

新增销售订单

单击新增按钮，便可实现货物或商品信息的选择，点击“产品名称”列的下拉框，选择产品，软件则会自动获取该产品的基本信息。

当输入数量与单价时，软件会计算出相应的订单金额。

如图3.5.1-2所示。

图3.5.1-2：

销售订单的填写

3.6库存管理

3.6.1库存盘点

库存管理模块主要用于对库存量的动态监控，以及对亏盈库存的盘点，软件将库存量的查询放到了查询统计模块中，这里主要关注的是对库存的盘点。

1.库存盘点

单击库存管理模块中的库存盘点，即可打开“库存盘点”窗口，如图3.6.1-1所示。

直接点击查询按钮，则返回当前商品的库存情况。

也可根据商品名称查询库存状态。

图3.6.1-1：

库存盘点

在最后一列“实际库存”中输入当前的实际库存，单击保存按钮，便可实现对库存的盘点。

当实际库存小于当前库存时，软件记账为盘亏，反之，软件记账为盘盈。

如图3.6.1-2所示。

图3.6.1-2：

库存盘点的填写

3.7查询统计

查询统计主要用于对软件在各模块录入的数据进行汇总查询。

3.7.1客户信息查询

单击查询统计模块中客户信息查询，即可打开“客户信息查询”窗口，如图3.7.1-1所示。

图3.7.1-1：

客户信息查询

3.7.2供应商信息查询

单击查询统计模块中供应商信息查询，即可打开“供应商信息查询”窗口，如图3.7.2-1所示。

图3.7.2-1：

供应商信息查询

3.7.3商品信息查询

单击查询统计模块中商品信息查询，即可打开“商品信息查询”窗口，如图3.7.3-1所示。

图3.7.3-1：

商品信息查询

3.7.4采购信息查询

单击查询统计模块中采购信息查询，即可打开“采购信息查询”窗口，如图3.7.4-1所示。

图3.7.4-1：

采购信息查询

3.7.5销售信息查询

单击查询统计模块中销售信息查询，即可打开“销售信息查询”窗口，如图3.7.5-1所示。

图3.7.5-1：

销售信息查询

3.7.6库存查询

单击查询统计模块中库存查询，即可打开“库存查询”窗口，如图3.7.6-1所示。

图3.7.6-1：

库存查询

4相关说明

4.1开发环境

1．本系统的软硬件开发环境如下所示：

操作系统

Windows7

数据库

MySQL5.5.24

JDK

JDK1.6.0_33

计算机配置

CPU：

COREi52.5GHZ

内存：

4G

硬盘：

500G

4.2测试环境

1．除本机开发环境的测试外，其他已测软硬件环境为：

操作系统

WindowsXP

数据库

MySQL5.5.25

JDK

JDK1.6.0_33

计算机配置

CPU：

Pentium（R）4CPU2.8GHZ

内存：

512M

硬盘：

80G