行政规章制度.docx

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行政规章制度

行

政

管

理

制

度

1、工作纪律第1页

2、采购管理制度第2页

3、办公用品和礼品管理办法第7页

4、车辆管理制度第9页

5、印章使用管理规定第13页

6、打印、复印管理规定第14页

7、档案管理制度第16页

8、电话、传真、通讯管理规定第21页

9、公司会议管理制度第24页

10、公司卫生管理制度第26页

11、合同管理制度第28页

12、库房管理制度第34页

13、收发文管理制度第35页

14、员工餐管理制度第37页

15、员工外出管理规定第39页

工作纪律

1、按时上下班，不迟到，不早退。

2、坚守工作岗位，非工作原因不要串岗，因事外出时，需要填写《外出登记表》

3、不要因私事，长时间占用电话。

4、未经允许，不要使用其他部门或者个人的电脑。

5、办公桌上应保持整洁，并注意保持办公室的安静。

6、爱护公司财产，不浪费，不损公肥私。

7、对上级领导交办的工作，要及时办理，做到不拖延，不推诿。

8、要不断提高自身素质，对于来电，来访要热心接待，保持公司形象。

9、工作时间段尽可能不交流与工作无关的话题。

10、工作时间段尽可能不浏览与工作无关的网页。

11、工作时间内禁止使用QQ聊天。

采购管理制度

为加强公司规范化管理，确保公司购买到高品质低成本的产品，从而达到降低采购成本的目的，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、目的

1、选择合格的供货商，并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足公司的规格要求。

二、适用范围

本制度适用于公司各种物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，本公司的各种采购均依照本制度执行。

三、权责

1、由办公室负责公司行政办公方面的物料采购工作。

2、工厂方面原材料以及各种应用物料的采购，由生产部门根据生产需要具体提出产品的相关技术要求，质量保证条件等，经工厂采购主管、厂长、总经理、董事长审核同意后，由工厂采购方面按公司采购程序进行采购。

3、库管人员负责对采购回来的物品进行验收工作。

四、采购计划的制定

1、公司行政办公用品的采购由办公室根据公司的经营计划以及物品的库存情况，编制《月采购计划》，经总经理审核批准后，列出《采购单》实施采购。

2、工厂方面的采购由工厂厂长根据工厂的生产计划，生产任务进行的情况以及工厂物料的库存情况，确定每月所需要物料的品种，规格，数量等方面的实际缺口后，编制《月采购计划》上报公司总经理，经总经理批准后，列出《采购单》，财务根据《采购单》安排采购所需资金后，由工厂采购主管实施采购。

五、采购的实施

1、采购人员应挑选至少三家以上的供货商进行询价作为比价、议价的依据，并在实际工作的过程中，根据具体情况，进行适当的议价，并逐级汇报后，从中寻找出最适合的供货商。

2、已核定物料的购买，采购人员必须经常分析或收集资料，以降低成本。

公司各部门均有责任提供价格信息，以作为参考。

已核定物料如发生采购单价大幅上涨或降低，应及时汇报，说明原因。

3、在采购所需的全部条款都同供货商达成一致后，与供货商签订《采购合同》（主要应用于工厂采购），并将合同交财务部存档。

合同下组织的每次订货，应正式填写《采购单》按公司采购程序进行购买。

（注：

《采购单》上必须列出所购买物料的品种，规格，数量，单价等，并要求对方为需要提供质量及技术要求保证的产品提供相应的证书及质量说明书）。

4、《采购单》经总经理审核批准后，由办公室保存，库房复印一份作为收货依据。

六、验收及付款

1、购买物料将根据相关的入库规定进行验收。

2、依财务管理规定，办理供货商付款工作。

七、物料采购申领流程

1、各部门每月25日前向办公室提交本部门当月的采购计划，由办公室根据实际需要编制公司《月采购计划》，经总经理批准后，实施购买。

2、办公室根据《月采购计划》所购买物料买回入库后，各部门可根据工作需要在每周五向办公室提出申领，并在《物品领用登记表》上签字。

办公用品和礼品的管理办法

一、目的

1、为加强公司办公用品、礼品的管理，控制费用开支，规范办公用品及礼品的采购与使用，特制定本制度。

二、适用范围

1、本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材及礼品等的管理。

三、办公用品及礼品的采购

1、集中采购由办公室负责并管理。

2、集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒、日记本、各类笔墨等。

礼品则由各部门根据情况需要确定种类、规格、数量等。

3、实行定期计划批量采购供应。

即：

每月26日前各部室向办公室报出当月所需用品计划，由办公室统一采购。

26日后所报全部列入下月采购计划。

4、特殊办公用品以及礼品可以经办公室同意授权各部门自行采购，但在采购之前应对所购物品进行询价比价，确定价格后填写《采购申请单》按采购程序审批后，再进行采购。

5、各部门若临时急需采购办公用品或礼品，可由部门专人填写《采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门审定同意后，交办公室、总经理审批同意后，方可实施采购。

6、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

四、办公用品的分发领用

1、各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，经部门经理签字后，去办公室进行申领。

2、接到各部门的《办公用品领用单》之后，办公室有关人员要进行核对，并做好登记工作。

然后将各部门所申领的全部用品备齐，分发给各部门。

3、办公用品分发应做好登记，写明分发日期、品名与数量等，并由各部门负责申领人员在《办公用品申领单》上签字确认。

五、礼品的申领

1、各部门领用礼品需要填写《礼品领用单》，经部门经理签字后，去办公室进行申领，并在《礼品领用登记表》上签字确认后，方可申领，部分贵重礼品需要经过总经理签字确认后才可领出。

六、办公用品的管理

1、新进人员到职时由部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

2、印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。

3、部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。

4、对决定报废的办公用品，要做好登记，在《报废处理册》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。

5、办公用品（价格在30元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向办公室报告，由办公室安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

6、公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政部负责。

七、礼品的管理

1、公司因工作需要所购置的各类礼品一律由行政部专人进行保管。

2、礼品价格在100元以上的，入库与出库时，应特别注明，申领人，用途以及申领时间，并由总经理签字后，方可申领。

3、礼品的库存情况，行政部每月要进行一次清查，以确定保质期和数量，以保证有效利用。

车辆管理制度

为规范公司车辆管理，合理的使用各种车辆，最大限度的节约成本，对公司所有车辆的保养和维修进行有效控制，以确保车辆安全，良好的运营，特制定本制度。

一、总则

1、为有效的控制车辆使用，真实的反应车辆的实际状况，使车辆的使用更加合理有效。

二、适用范围

1、本公司所有车辆。

三、车辆使用管理

1、公司车辆由办公室统一管理，派遣及使用。

并对各部门用车进行审批，协调，安排，以保证车辆的合理使用。

2、公司各部门用车应按照“先急后缓”“先生产后行政”的使用原则，按照同一方向集中派遣，以减低车辆的派出频率。

3、各部门申请用车时需填写《用车单》，将时间、地点，事由，全部填写清楚，由申请人签字，并报部门经理，办公室主任签字后，由办公室负责派车。

4、驾驶人员接到出车任务后，应先检查车辆状况和油量状况，然后按《用车单》上的时间出车，并填写《用车单》上的相关数据（公里数，油量数等）。

出车回来后，将《用车单》交回办公室存档。

5、公司所有车辆的钥匙由办公室统一保存，驾驶人员出车前去办公室领取钥匙，并在出车回来后将交回办公室。

四、车辆用油管理

1、办公室负责对公司车辆用油进行控制，监督，管理。

财务部配合监控管理。

2、公司所有车辆统一用油卡加油，实行一车一卡制度。

3、公司所有车辆禁止用现金加油，若确因特殊原因需要现金加油的，需要经过办公室主任同意，并确定加油的金额、数量后方可用现金加油。

4、公司办理加油卡后，应固定每辆车的油卡号，并将该车的车牌号与油卡号进行登记备案，每月定期进行核对。

油卡一经备案，不允许变更，如遇到因油卡意外坏了等特殊原因，驾驶人员应立刻汇报办公室，由办公室负责相应处理。

5、油卡由办公室进行保管，只在车辆需要加油时，由驾驶人员签字领出进行加油使用，用后，即时交还办公室。

6、办公室应及时掌握油卡中油量的多少，当油卡中所余油量不足500元时，办公室应及时按照程序申请充值，充值请求经总经理批准后，办公室应派出专人去财务部按照财务规定办理支票领取或现金借支，等充值完成后，将充值明细与发票一起交财务入帐。

五、车辆的维护管理

1、办公室应安排专人定期对车辆进行维护，并保留相关的凭证，维修质量和维修信息等。

2、驾驶人员应定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。

3、办公室应对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免发生机械事故。

4、车辆日常补胎及小零件的更换，必须在正规的4S店进行，取得正规发票，不许抵票报销。

5、驾驶人员应该严格按照车辆相关规定定时对车辆进行保养。

6、车辆的保养维修在指定的厂家进行。

驾驶人员不得自行选择修理厂。

7、驾驶员通过车辆运行里程，认真填写运行记录，经行办公室核查后，安排车辆的保养时间。

8、车辆发生驾驶员无法排除的故障后，驾驶员应及时汇报，由办公室具体安排车辆维修相关相项。

六、车辆罚款及赔偿管理

1、驾驶员在驾驶车辆行驶过程中，应该尽量避免违规罚款类的事项发生，一旦发生此种情况，办公室应根据实际情况，对该罚款进行适当的处理。

2、驾驶员在车辆使用过程中，应该慎重选择停车的地方，对于不当的停车罚款，公司不予以承担，由驾驶员个人承担该项罚款。

3、车辆发生交通事故，驾驶员应该及时联络保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。

4、驾驶员应及时到保险公司指定的修理厂将车修理好，尽量避免耽误更多的工作。

修理费由驾驶员凭借保险公司开据的事故受理单向公司借支。

5、驾驶人员应妥善保管好保险公司所开据的事故理赔单据，并将公司的正确名称，帐号告之保险公司，并在事后及时敦促保险公司及时将理赔款项汇之公司帐户。

6、公司收到理赔款项后，驾驶员应尽快去财务部办理修理借支费用的冲帐手续。

印章使用管理规定

为规范公司的印章管理，明确使用印章的规定和权限，特制定本制度。

一、目的

加强印章的统一管理，凸显印章在工作中的作用，规范印章的使用流程，明确印章使用的权限。

二、适用范围

1、本公司所有印章的雕刻和使用。

三、职责

1、公司的公章、合同专用章，法人章，股东私章由董事长指定专人保管。

2、公司的财务章由董事长指定专人保管。

四、使用

1、各部门因工作需要使用公章时，须填写《印章使用审批单》，写明用印部门，时间，申请人，事由等各项内容后，将待用印文件附在《印章使用审批单》后，交部门经理审核。

2、经部门经理审核同意，在《印章使用审批单》上签字后，申请人将用印文件及《印章使用审批单》呈交总经理审核。

3、行政文件、普通合同等一般性文件经总经理审核同意，在《印章使用审批单》上签字后，申请人可直接该文件将拿到印章管理人处用印，重要合同类文件，申请人还需要将该文件连同《印章使用审批单》一起呈交董事长审核，待董事长审核签字后，方可将文件拿到印章管理人处进行用印。

4、印章管理人须认真核对《印章使用审批单》上的总经理、董事长签字后，方可用印。

同时让申请人填写《印章使用登记表》，并签字确认。

5、印章原则上不允许带离公司，如确因工作特殊需要，必须由董事长签字认可后，方可带出。

6、任何情况下都不允许盖空白单。

五、印章销毁

1、印章有破损，字迹不清，或因机构名称改变时，办公室应及时申请雕刻、更换新的印章，同时将作废印章登记备案用，由公司发表声明并定期销毁。

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打印、复印管理规定

一、目的

1、为规范公司打印、复印管理，有效节约公司耗材。

二、适用范围

1、本公司所有文件及所有相关资料。

三、打印、复印管理办法

1、公司打印机、复印机由办公室负责保管使用，打印，复印文件资料仅限于工作用途，不得在打印机、复印机上打印、复印个人资料。

2、要坚持节约原则，严格掌握打印，复印范围和数量、并对所有打印、复印的文件资料进行登记。

3、公司复印机由专人操作，保管，并定期检查、维护和保养。

4、外单位人员要使用公司复印机时，需要有关领导批准。

四、打印、复印文件范围

1、以公司名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传材料、任免决定、表彰或处理决定，以及公司领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。

2、由办公室、财务部等部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月（季）工作计划和一个时期全公司性的工作安排以及重要专题会议的纪要等。

3、不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。

4、打印、复印时，办公室人员应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全，书写不符合要求的文件，办公室人员有权拒绝打印、复印。

5、办公室要建立打印、复印登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记，并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打印，复印；打印的文件要做到快速、准确、排版合理美观。

6、办公室要爱护打印、复印设备和物品，按规定做好维护和打印、复印的统计工作。

五、耗材管理

1、公司的耗材管理统一由办公室负责。

2、工厂的耗材管理由工厂行政人员负责

档案管理制度

第一章总则

一、目的

档案是公司企业文化的重要部分，为了加强公司的档案管理工作，特制定本制度。

二、管理部门

办公室是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下：

1、制定或参与制定档案工作的规章制度。

2、对公司其他部门文件资料的归档工作进行监督和指导。

3、做好公司档案的收集，整理，保管和利用工作。

4、做好永久性档案向有关机构移交的工作。

5、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。

第二章公司档案管理

一、归档范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须阅卷归档，具体分类如下：

1、办公文件包括公司的各种请求与批复文件、各种申请文件（如申请用印文件）、公司对外发文（公司发出的工作计划、方案、安排、总结、汇报，简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。

2、证件性文书资料包括法人营业执照，各种项目许可证等资料，企业和产品获得各种荣誉证书，证明等资料。

3、法规性文件，包括上级颁布需要公司执行或者由公司发行的各种标准，规章制度等。

4、公司的重大决议：

包括由公司会议、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。

5、计划性文件：

包括公司整体计划或规划，开发计划，项目质量计划，营销计划，财务计划等。

6、总结性文件：

包括公司年度和月度工作总结，下属部门的年度、月度总结工作报告，方向性工作总结调查报告等。

7、批示性文件：

包括公司种类计划指标，技术指标等以及公司各项任命的指示等。

8、凭证性文件：

包括公司各部门上报的在日常活动中形成的各种原始记录和凭证，如财产状况等。

9、声像制品资料：

包括公司在经营活动，或政治文化娱乐活动中，以及在外学习考察时，由外部人员提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料，音像资料等。

10、技术档案：

技术方面一切需要存档的各类资料。

11、会计档案：

有关会计工作的方针，政策，制度，预算，计划，总结，报告，合同以及往来文书等都应归档。

会计凭证，会计帐簿，会计报表等会计核算专业资料可由财务部门自行存档。

12、人事档案：

公司人事档案由部门自行立卷，归档，管理。

二、管理部门

1、公司档案工作实行集中与分散相结合的管理体制，由办公室负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、公司设立三个档案管理点，技术档案由技术质量部负责建档和管理。

会计档案由财务部门负责建档和管理。

其他各类档案包括人事档案由办公室负责建档与管理，同时办公室还负责其他部门移交档案的管理。

3、各档案点管理的文件不能随便处置，由办公室定期归档，统一处理。

第三章平时归卷

一、各部门要健立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件资料，由部门档案管理人员集中统一保管。

二、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全，并加以整理，交由部门档案管理人员归档。

第四章立卷

一、立卷要求：

遵循文件的形成规律与特点，保存文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

二、归档文件资料的种数，份数以及每份文件的页数要保持齐全完整。

三、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的应排列在一起。

四、永久，长期和短期文件应按不同情况填写目录，填写字迹要工整。

第五章文件质量要求

一、字迹清楚，图物相符，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

请求和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。

二、复印，打印文件及照片字迹，线条和影像的清晰和牢固程度应符合设备标定质量。

三、录音录像资料应保证载体的有效性。

声像档案设立必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版原件，清晰完整。

四、各类实物档案（奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾等）必须原件归档，并保持其完好无损。

第六章档案级别分类

机要档案按照级别分为“绝密”“机密”“秘密”三级。

一、绝密档案包括：

公司经营发展中的经营策略，经营方向，经营规划，经营项目、经营决策，战略性的合作协议以及合同金额在元以上的合同。

二、机密档案包括：

1、财务资料。

2、公司重要会议记录。

3、公司经营情况。

4、人事档案，薪资性档案，劳动合同。

5、技术档案。

6、金额在元至元的合同。

三、秘密档案包括：

1、重要项目资料。

2、项目合作协议。

第七章档案借阅利用

一、公司内档案利用形式

1、提供档案原件。

2、提供档案复印件。

二、借阅管理

1、档案主要归本公司使用，外单位人员一律不准借用本公司档案，如遇特殊情况，需经公司总经理特批，方可借阅。

2、各部门工作人员可以借阅本部门业务范围内的档案资料，如查阅非本部门的重要资料或密级档案，须填写《档案借阅单》由部门经理，所涉及部门经理，总经理签字方可借阅。

3、档案的借阅者应保持档案的完整和完全，不得私自影印，复制，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。

4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品加以利用，若有需要，复印件可加盖公章。

5、档案一般不得外借，若有特殊情况，可由借用人填写《档案借阅单》说明情况，由部门经理，总经理批准后，限期借出，到期归还，若延迟归还需要重新填写《档案借阅单》说明情况，若不慎丢失，须及时追查，并报主管部门及时处理。

6、有下列情形之一的，给予罚款或开除处理，情节严重的，可依法追究刑事责任。

A：

损毁，丢失，或擅自销毁公司档案。

B：

擅自向外界提供，摘抄公司档案。

C：

涂改，伪造档案。

D：

未及时上报归档者。

第八章档案清理

一、档案管理人员应维护档案清洁。

二、对破损档案及时进行修补。

第九章档案销毁管理

一、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

二、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

三、销毁文件必须在指定地点时行，并派专人监销，销毁后，由监销人员在销毁清单上签字确认。

电话、传真、通讯管理规定

为规范公司各部门电话与传真的使用，保证公司工作的正常开展特制订本制度。

一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。

当部门因工作需要申请新的电话时，应提出专门的申请报告，交总经理审批后，方可按程序报装新电话

二、电话机与传真机的需求由部门填写《申请单》，经部门经理签字后报公司办公室，由办公室检查公司是否有尚未使用的电话机或传真机，若没有，由办公室按采购程序申报总经理后，进行询价，购买。

三、电话或传真安装好后，各部门的电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。

四、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。

五、各部门应严格控制话费的使用，因公事需要拨打长途电话时，应填写《长途电话登记表》，写清时间，事由，对方电话号码等，月底将当月《长途电话登记表》和当月该部电话的《长途电话单》一起进行核对，若有员工违反《电话管理规定》，私自拨打私人长途电话，一经发现，罚款50元，所拨打电话话费从该员工当月工资中扣除。

六、若确有员工因特殊情况需要拨打私人长途电话时，可向部门经理申请，说明理由。

该电话费将从该员工当月的工资中扣除。

七、各部门应建立《传真收发登记表》，将每月收发传真情况逐条进行登记，并写明时间、来由，接收和传送人姓名等。

八、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真。

公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。

九、各部门应在每月3日前将本部门上月的《长途电话记录》和《长途话费单》，以及《传真收发登记表》送交公司办公室。

十、办公室负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费，转交财务部。

十一、各部门电话与传真因项目完成或其他原因需要报停时，由部门经理或其指定人员负责。

十二、电话或传真如出现故障，部门经理或其指定人员应马上通知办公室，由办公室安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。

十三、公司各部门因工作需要发送快递时，应由办公室安排快递公司前来取件，并将所发快件地址、收件人、事由逐项填写在《快递发送登记表》上，同时将所有快递单据保管好，月底统一结帐。

十四、若员工因个人原因发送快递，月底统一结帐时，办公室将根据《快递发送登记表》中的登记，将员工个人发送快递次数，金额分别统计清楚，并转交财务部，在该员工当月工资中扣除该快递费用。

会议管理制度

第一章目的

一、为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二章会议类别

一、公司例会

（1）公司例会是由董事长或总经理本人定期召开的工作例会。

（2）参加人员为董事长、总经理及相关的部门负责人。

（3）时间原则上定为每周五下午。

（4）例会由办公室发通知，并做好会议的相关准备工作。

（5）会议纪要由办公室负责整理，并于次周呈总经理审阅后发放至各有关部门。

二、部门例会

（1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。

（2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。

三、部门联席会议

（1）部门联席会议是由总经理或各职能能门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。

（2）会议由办公室转发通知，并安排时间、地点。

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