K305 调研问卷采购系统.docx
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K305 调研问卷采购系统.docx
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K305调研问卷采购系统
XXX公司
金蝶K/3ERP管理系统
采购管理系统调研问卷
作者:
建立日期:
2011/02/16
确定日期:
2011/02/20
版本号:
V1.0
审批:
XXX项目经理:
金蝶项目经理:
金蝶软件XXX分公司
二零一一年二月
文档控制
变更记录
日期
作者
版本
变更参考
审阅
XX
职位
分发
编码
XX
地点
1
2
3
4
文件目录
填写说明
业务流程优化与ERP实施项目的成功,离不开各部门的切实投入与大力支持
因此,首先感谢您在百忙中接受问卷的访问,感谢您一直以来对业务流程优化与ERP实施项目的高度重视与大力支持!
目前,XXX业务流程优化与ERP实施项目已进入业务流程调研与管理诊断分析阶段,此阶段的工作目标是:
识别出企业的核心问题,对问题的存在原因进行深刻分析,对问题可能的解决途径提出初步意见。
因此,您对问卷中各项情况的了解、对XXX历史沿革的经验体会,对当前情况的深刻理解、对XXX未来发展的真知灼见,能给项目组本阶段的工作起到重要的指导、帮助和参考作用。
问卷包括以下几个部分:
v部门岗位名称与在岗人数清单,请详细填写;
v部门记录情况清单,请详细填写;
v基本情况,请对每一个问题给出详细回答;
v对同本部门没有任何关系的问题,不用做出回答,并注明“N/A”,表示“与本部门无关”;
v对于在流程图描述中已经说明清楚的问题,不用做出回答,注明“参见**流程”;
v对于在某项制度、规定里已经规定的问题,需要将制度、规定中的有关部分摘录出来进行填写;
v对于其他所有问题,请给出详细回答。
问卷回收时间:
__2010__年_2_月_17_日
问卷填写咨询:
金蝶软件XXX项目实施小组
问卷相关工作:
如果对问卷有些问题的回答不够清晰,还将返回问卷要求进一步说明。
部门基本情况
部门名称
调研时间
调研对象
(职务与名称)
联系
联系
联系
联系
部门职责
部门人员数、分组情况与职责划分
(有采购部相关人员填写说明)
现有硬件环境
计算机台数:
其中服务器数:
操作人员数:
计算机配置(CPU、内存、硬盘):
网络类型:
☐无网络☐局域网☐广域网☐其它:
局域网介质:
☐双绞线☐粗缆☐细缆☐光纤☐其它:
广域网介质:
☐PSTN☐ISDN☐DDN☐ASDL☐VPN☐微波☐其他
网络带宽:
理论:
实际:
_____________
即将配置
计算机台数:
其中服务器数:
操作人员数:
计算机配置(CPU、RAM、硬盘):
网络与介质:
软件配置
操作系统:
数据库:
现有软件:
品牌:
投资金额:
应用情况与效果:
(此表格可以由信息部门协助填写)
部门基本工作X围
1、采购部门组织机构与员工人数:
□采购经理()人
□采购员()人
□仓库主管()人
□仓管员()人
□其他_________________________________________
2、各个岗位的职责是什么?
◆采购经理:
□新增物料□供应商维护
□输入采购申请单□审核采购申请单
□输入采购订单□审核采购订单
□查询《采购订单执行情况汇总表》《采购订单执行情况明细表》
□输入收料通知单□审核收料通知单
□输入外购入库单□审核外购入库单□入库单对等核销
□输入采购发票□审核采购发票
□采购发票对等核销□查询《采购发票明细表》
□输入退货通知单□审核退货通知单
□库存查询□查询《采购汇总表》《采购明细表》
□查询《价格分析表》
□其他_________________________________________________
◆采购员:
□新增物料□供应商维护
□输入采购申请单□审核采购申请单
□输入采购订单□审核采购订单
□查询《采购订单执行情况汇总表》《采购订单执行情况明细表》
□输入收料通知单□审核收料通知单
□输入外购入库单□审核外购入库单□入库单对等核销
□输入采购发票□审核采购发票
□采购发票对等核销□查询《采购发票明细表》
□输入退货通知单□审核退货通知单
□库存查询□查询《采购汇总表》《采购明细表》
□查询《价格分析表》
□其他_________________________________________________
◆仓库主管:
□新增物料□供应商维护
□输入采购申请单□审核采购申请单
□输入采购订单□审核采购订单
□查询《采购订单执行情况汇总表》《采购订单执行情况明细表》
□输入收料通知单□审核收料通知单
□输入外购入库单□审核外购入库单□入库单对等核销
□输入采购发票□审核采购发票
□采购发票对等核销□查询《采购发票明细表》
□输入退货通知单□审核退货通知单
□库存查询□查询《采购汇总表》《采购明细表》
□查询《价格分析表》
□其他_________________________________________________
◆仓管员:
□新增物料□供应商维护
□输入收料通知单□审核收料通知单
□输入外购入库单□审核外购入库单□入库单对等核销
□输入采购发票□审核采购发票
□采购发票对等核销□查询《采购发票明细表》
□输入退货通知单□审核退货通知单
□库存查询□查询《采购汇总表》《采购明细表》
□查询《价格分析表》
□其他_________________________________________________
◆其他人员:
□工作职责_____________________________________________
3、与哪些部门的业务关系比较紧密?
请按照紧密程度先后列举。
□行政部门
主要处理业务X围:
____________________________________
□销售部门
主要处理业务X围:
____________________________________
□财务部门
主要处理业务X围:
____________________________________
□策划部门
主要处理业务X围:
____________________________________
□维修部门
主要处理业务X围:
____________________________________
□人力资源部门
主要处理业务X围:
____________________________________
□其他部门
主要处理业务X围:
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
4、本部门目前正在使用的计算机系统有哪些,请简要介绍已使用的该系统的功能,您对该系统应用效果的评价如何?
◆现在使用的软件信息:
□金蝶
□用友
□新中大
□SAP
□其他_________________________________________________
◆使用模组信息:
□总帐管理系统
□报表管理系统
□固定资产管理系统
□应收管理系统
□应付管理系统
□现金流量管理系统
□合并报表管理系统
□结算中心管理系统
□预算管理系统
□采购管理系统
□销售管理系统
□仓存管理系统
□存货核算管理系统
□成本管理系统
□其他_________________________________________________
◆对现有系统的评价:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5、目前,有哪些信息想得到、但还不能与时、准确的获得?
□供应商信息
□价格分析表
□财务数据
□固定资产数据
□应收数据
□应付数据
□出纳数据
□库存数据
□其他_________________________________________________
6、本部门的工作现状还有哪些值得改进之处?
这些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
7、企业存在那些类型的采购?
□现购
□赊购
□其他_________________________________________________
________________________________________________________
8、各种采购是否由不同的人采购人员负责?
是否由不同的由不同的部门提出请购?
如何对采购人员进行考核?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
9、物品入库前是否要全部进行检验?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
10、公司是否有多个采购部门?
□是;分别是:
□否;
11、采购主管和采购人员,如有多个采购部门,请同时列出多个采购部门的人员司是否有多个采购部门?
采购主管:
采购员:
12、采购业务是否由统一的部门进行管理?
□是;
□否;分别是:
13、是否有计划由专门的人员负责录入采购订单?
□是;分别是:
□否;采购员负责各自的订单录入。
14、不同类的物料是否由不同采购人员负责?
□是;请列出采购员各自负责的物料分类,分别是:
□否;
15、不同类的物料是否由不同采购人员负责
□是;请列出采购员各自负责的地区,分别是:
□否;
16、请列出采购部门的组织结构图与本部门的整体业务流程,包括审批流程和与其它部门的接口?
17、除以上内容,尚有一些重要或需提请注意的方面,请予以列示。
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
采购管理部分
1、采购业务中的财政年度与会计周期的划分?
会计期能否随时改变?
□根据自然月份划分
□根据自定义时间划分
□会计期间不会轻易调整
□会计期间经常调整(属于不正常情况)
□其他________________________________________________
2、是否允许在已结帐的会计期中进行操作?
需什么样的审批流程?
是否可以反结帐:
是□否□
需要什么审核程序:
______________________________________
3、供应商/是否有明确编码,规则是怎样的?
□有
□没有
规则如何:
______________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
4、采购业务中有哪些外币业务以与外币种类,一般使用的汇率是多少?
□美圆汇率:
__________
□英磅汇率:
__________
□欧圆汇率:
__________
□德国马克汇率:
__________
□日圆汇率:
__________
□港币汇率:
__________
□其他______________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
供应商情况
5、供应商的信息是否统一由专人维护?
□是;维护人员是:
□否;采购员负责各自的供应商信息录入。
6、公司有无统一的供应商编码?
□有;编码长度共位,请说明编码原则:
□无;
7、公司的供应商总数约为:
个,
A、国内供应商有家,主要分布在哪些地区:
经常往來的有家;占公司采购额:
%;
B、国外供应商有_家,主要分布在哪些地区:
经常往來的有_家;占公司采购额:
%;
C、大宗物料供应商有_家,分别是:
8、是否对供应商进行分类/分级?
□是;如何进行分类/分级:
□否;
9、采购订单中是否需带有供应商自身的物料编号(即供应商物料编号)
□是;
□否;
10、公司是否对供应商进行定期考核?
□是;考核周期为:
;考核指标包括:
;考核的手段与流程如何?
□否;
11、未通过审核的供应商是否允许交易?
□是;为什么:
□否;
12、一次性(临时)供应商是否录入系统?
□是;□一次性供应商全部使用一个供应商编码进行采购;□分别给供应商编码进行采购;
□否;手工下采购单;
13、对供应商的不满和投诉主要集中在哪些方面?
□质量
□交货与时率
□服务
□价格
14、如何选择一个新的供应商?
采购申请/价格管理
15、是否有完整的供应商价格资料库:
□是;
□否;
16、公司的物料,采购价格是否含税?
□是;税率是多少,有哪几种税率?
□否;
17、不同的供应商,针对同一物料,是否会有不同的价格?
□是;控制部门为:
□否;
18、与供应商签定的订单价格是否可以与价格表上不同?
□是,采购人员可灵活掌握;
□否,严格执行价格表的价格;
19、公司有供应商报价的物料大概有多少:
20、请描述报价的审批流程
订单管理
21、公司的可采购件中包含以下哪些类型的物品:
□产成品(买进卖出,属于贸易);
□半成品;
□原材料;
□其他;
22、采购件是否有有效期控制?
□是;有效期是多长时间:
□否;
23、公司是否有同供应商签订长期采购合同?
□是;一般长期采购合同签订多长时间?
主要内容有哪些?
□否;
24、公司是否有成套采购/组装采购的物料?
□是;请列举X例,并说明以何种收料方式:
□否;
25、采购件采用主供应商,还是采用按比例分配供应商政策?
□主供应商,同一物料,每次采购仅向一个供应商发订单;
□按比例分配供应商;同一物料,每次采购都按比例同时发多个供应商;
26、采购的物料收料时,是否有搭配配件或组件一起收料的情况?
□是;请列举X例:
□否;
27、采购物料的同时是否会采购物料的增殖服务?
□是;请说明是何种服务,是否收费:
□否;
28、是否会有与供应商签定采购合同,但送货需直接发给指定第三方用户的情况
□是;请说明流程:
□否;
29、公司的各相关部门之间是否会有内部采购订单?
□是;请举例:
□否;
30、是否有外币订单?
□是;请说明存在哪几种外币:
□否;
31、采购单是否存在多次交货的情况,同一X采购订单价格是否经常变动?
□是;请说明:
□否;
32、公司采购订单的发出方式有:
□;
□;
□;
□正式书面合同;
□口头下单;
□其他;
33、采购计量单位与报价单位、收货单位、发票单位、库存计量单位是否一致:
□是;
□否;一般都有多少种兑换关系,请列示:
34、订单交期:
最短天,最长天,平均天,紧急订单月平均X。
35、公司订单交期达成率如何?
□≥98%;
□90%~98%;
□80%~90%;
□70%~80%;
□<70%
36、公司所有采购订单的处理流程(从接单到收料、结算)是否一致:
□是;
□否(处理流程因□物料不同□供应商不同□其他原因出现差异);
37、订单变更是否频繁:
□是;变动订单占总订单量:
____%;订单变更流程如何?
□否;
38、如何对采购订单的执行情况进行跟踪:
□专人负责;
□各采购人员自行跟踪;
□PMC计划人员;
□其他;
39、有无先开票后送货的情况发生?
□是;为什么?
□否;
40、采购件是否需要批号跟踪?
□是;批号何时产生?
批号的规则如何?
请列示:
□无;
41、固定资产采购,生产性物料采购,非生产性物料采购的部门分别是哪里?
流程如何?
42、公司如何对采购人员进行考核?
收料/退料
43、收料通知由哪个部门开出?
收料通知上有哪些主要信息?
□采购部;
□计划部;
□货仓;
□其他;
44、公司共有哪些物料仓库与物料仓库的管理部门:
45、是否有专门的部门执行收料
□是;部门是:
□否;
46、是否严格按采购单执行收料,有无超收、欠收比例?
□是;订单不允许超收或欠收;
□否;超收、欠收是否需经哪个部门批准?
47、收料控制:
□无订单不可收料;
□无订单可暂收物料,但需补充订单;
□无订单也可收料;
48、物料收料时会有什么单据伴随?
□送货单;
□采购单;
□发票;
□其它单据;
49、物料收料时的运输方式:
□供应商送货上门;
□公司去供应商处提货;
□通过第三方物流公司送货;
□其它运输方式:
50、是否存在多个物料接收部门或接收地点?
□是;分别是:
□否;
51、退料给供应商后,供应商是否需要进行物料的调换?
□是;需再单独补送或下次送货时补齐;
□否;直接扣款;
52、退料给供应商后,供应商是否需要退回货款?
□是;何时退款:
□否;
53、物料检验不合格,退料给供应商后,是否要对供应商进行罚款?
□是;如何罚?
□否;
54、退料给供应商是否需要审批/检验?
□是;哪个部门审批/检验:
□否;
55、请描述物料收料流程:
56、请描述物料退料流程:
对账
57、采购订单是否都需要供应商开具发票?
□是;□票到付款□月结发票天;
□否;
58、公司是否有预付货款的情况
□是;一般预付货款的比例是:
□否;
59、公司是否允许同一供应商,在其即是客户同时又是供应商的情况下,用其应收款核销应付款?
□是;有此种业务发生的供应商所占比例:
□否;
60、财务部根据什么进行付款?
□采购订单;
□供应商的送货单;
□双方的对账单;
□其它单据;
61、请描述财务日常付款流程如何进行?
62、对于物料已经入库但发票当月没到的情况如何处理?
63、采购费用和采购费用发票在公司是如何处理的?
日常使用表单
64、请列出本部门日常使用的表单,并请将每种类型表单附在本调研清单后,如请购单、采购订单、收料通知单、对账单等。
65、请列出本部门日常使用的报表,并请将每种类型报表附在本调研清单后。
如订单统计表、收料统计表、采购金额统计表等。
需求
66、采购业务中其他需要特别说明的问题?
67、希望使用系统之后,系统能够实现的关键功能?
流程设置方面问题
请参考《K/3标准业务规程库》
1、现行采购总体流程如何,是否符合贵公司现行的实际业务?
□是
□否
改动之处:
______________________________________________
________________________________________________________
_________________________________________________________
2、采购申请流程如下,是否符合贵公司实际业务?
□是
□否
目标
处理采购申请环节的申请单录入、审核等工作内容
业务背景
根据企业的实际需要,由手工录入采购申请单,审核确认采购申请。
适用X围
采购申请处理
序号
责任部门
责任人
1
采购申请录入
采购申请部门
物料:
计划部计划员
IT设备:
IT部录入员
其他设备:
设备组录入员
2
采购申请审核
申请部门
申请部门主管
3
采购申请审核
事业部总经理
事业部总经理
a.
对录入系统的采购申请单进行审核确认,只有确认的采购申请才会作为下采购定单的依据
◆需要改动之处(请在下面说明):
3、采购订单流程如下,是否符合贵公司实际业务?
□是
□否
目标
业务背景
适用X围
序号
1
◆需要改动之处(请在下面说明):
4、采购收货处理流程如下,是否
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