标书制作技巧word文档操作技巧.docx
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标书制作技巧word文档操作技巧.docx
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标书制作技巧word文档操作技巧
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一、标书编制中使用的基本功能.............................................
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标书制作过程顶用到的功能剖析。
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页面布局的调整......................................................
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调整页边距......................................................
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纸张方向与插入分节符............................................
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插入分页符......................................................
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页眉页脚的增添......................................................
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插入页码............................................................
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字体和段落..........................................................
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字体............................................................
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段落............................................................
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款式和标题隔页......................................................
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款式............................................................
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标题隔页........................................................
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插入目录............................................................
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插入图片注意事项....................................................
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插入表格注意事项。
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封面注意事项.......................................................
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其余注意事项.......................................................
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文件的大小.....................................................
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标点符号的正确使用.............................................
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标书格式的整体设计.............................................
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兼容文档的变换.....................................................
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显示所有格式标志....................................................
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复制粘贴............................................................
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格式刷..............................................................
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插入制表符调整文档地点..............................................
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插入框线............................................................
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2.7表格的调整9
2.8查找功能的应用10
查找特别格式文档10
查找模糊词语10
2.9新建窗口10
2.10插入标注11
2.11文档中图片的提取11
2.12双面打印11
双面打印页边距11
双面打印页眉页脚11
打印机设置11
2.13自动保存的设置12
2.14大写价钱12
2.15整体文档框架下,部分内容屡次替代的标书编制工作方法商讨12
2.16文件的实时备份12
2.17独自文档的正确性12
三、探究中的应用12
3.1订正13
3.2文档比较13
3.3EXCEL表连结式拷贝13
3.4消除自动编号宏14
DimkgslistAsList14
3.5多级自动编号的设置14
3.6文本构造图杂乱的解决14
3.7下划线的截取15
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一、标书编制中使用的基本功能
1.1标书制作过程顶用到的功能剖析。
标书的制作过程中,
最为中心的要求是知足招标文件的要求。
其次是要知足
审美的要求,固然每一个人的审美原则不尽相同,但依旧有以下标书审美共鸣
1.页面布局合理
2.拥有清楚可辨的页眉页脚
3.页码编制清楚
4.行文格式一致
5.各重点标题清楚
6.目录清楚
7.图片摆放雅观
8.表格雅观
9.封面雅观
依据以上需求的剖析,标书制作人员起码需掌握以上所波及对象的调整和操作方法,才能够制作出知足标书审美共鸣的标书。
1.2页面布局的调整
制作标书常常用到的页面布局调整是,页边距、纸张方向、分页这几个问题。
调整页边距
要调整页边距可在WORD菜单栏中选择页面布局,在页面设置栏当今点击页边距下方下拉选单,选择页边距方案,或自定义页边距。
一般为雅观及装订方便,装订侧(一般为左边)需留出必定余量。
(介绍A4页边距为上:
,下:
,左:
,右。
)
纸张方向与插入分节符
一般标书中可能碰到需要插入宽度较宽的表格的状况(报价表、描绘表、业绩表等),此
时能够将纸张方向设为横向。
注意,纸张方向的调整对象是依照整节为单位来调整的,故在调整前,需先插入分节符
后再调整。
要插入分节符,在页面布局栏中页面设置栏当今点击分开符,选择分节符中“下一页”。
选中在分节符后,页码随意地点,即可对本节纸张方向进行操作。
选择页面布局栏目中页面设置栏当今,选择纸张方向,选择横向。
同理,如需变回纵向,也需增添分节符后进行操作,选择纸张方向纵向。
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插入分页符
为了标书的简短雅观,标题一般另起新页编写。
此时如在标题和以前已有内容之间使用
空格方式保存空白,会在改正以前内容时影响后续布局。
此时可在以前内容结尾处插入分页
符。
选择插入栏当今的页栏目中的分页选项能够增添分页符,或使用快捷键Ctrl+Enter。
插入分页符后,光标会自行移至下一页开端地点,而且在改变分页符前内容时,不会对下一页内容的字符地点造成影响。
注意:
1.2.2中所述分节符也能够达到相同成效,但因分节常常会影响其余项目如页眉脚、
页边距、纸张方向等内容,建议除在页码不连续或不在第一页开端,或许需要调整纸张方向
外,不建议增添分节符。
1.3页眉页脚的增添
标书文件中,常常会增添页眉页脚,页眉页脚中包含了LOGO、项目信息、页码等内容。
要增添页眉页脚,可选择插入栏当今,页眉和页脚栏目中,选择相应项下拉选单,选择固有
款式增添。
增添后可对页眉页脚进行编写。
也可双击页眉或页脚地区,此时即可直接进行编写。
由于复制文档等操作,可能造成页眉页脚内容与以前内容不一致(如源文档中存在分节
符等原由)。
此时可双击页眉页脚进入编写模式,在设计栏当今,导航栏目中,勾选连结到
前一条页眉/页脚即可与上一节一致。
要消除页眉页脚,可选择插入栏当今,页眉和页脚栏目中,选择相应项下拉选单中,删除页
眉或页脚即可。
页眉残留线可选中页眉页脚编写模式后,在快捷款式列表的下拉菜单中选择
消除款式消除。
页眉页脚与上下页边距离可在页眉页脚编写模式中,设计栏当今,地点栏目中调整。
1.4插入页码
页码是招标文件必不行少的内容,一般如无特别要求,页码需连续编制。
要插入页码,
能够在插入栏当今,页眉页脚栏目中选择页码下拉选单,选择在页面顶端、底端、页边距或光标选定的目前地点增添,并在二级选单中选择款式。
插入后的页码能够如常进行字体字号设置。
常常碰到的问题是,需在目录后从头开端页码。
此时,可在目录后增添分节符,再选中欲从头开端的页码,在设计栏当今,页眉和页脚栏目中,选择页码下拉选单,选择设置页码格式,在页码页码编号中,选择开端页码,输入开端页码。
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1.5字体和段落
字体
体的调理在开始菜单中,字体菜单中内容比较简单,不再赘述,需注意尽量做到全篇正文字体字号一致,包含西文字体。
先选中要改变字体地区,而后在字体菜单中确立中文字体,以后再选择想要设置西文字
体,这样西文字体不会覆盖掉原中文字体。
但假如次序相反,西文字体可能会被中文字体覆
盖。
段落
段落中需注意,尽可能保持行距一致,减少使用自动编号,自动编号会影响可复制性。
开始栏当今,段落栏目中的右下角箭头,进行详尽设置。
此中需注意惯例中纲领级别项目,
此项目能够将选中内容在文档构造图中已相应级别显示,也可用于将从他处复制内容变换正
文,已防止在文档构造图中显示,或在目录中出现。
但该项没法改正使用了”款式”的内容的
纲领级别。
1.6款式和标题隔页
款式
使用快捷款式设置标题能够使同一级标题的字体、段落格式一致,也能大大节俭调理时间。
一般款式中供应了一级和二级标题的款式,如使用了二级标题,会自动出现三级标题。
要应用款式,能够选中要设置的内容后,点击相应款式图样。
能够在款式图样上点击右键,在弹出菜单中选择改正,改正款式的字体、段落等内容。
也能够将款式直接设置为某段文档的字体和款式,在款式图样上点击右键,选择更新”款式”以般配所选内容即可。
能够在款式右下角箭头项目中选择其余文档中款式进行款式改正。
阶段,自己对款式的应用还有待进一步学习,目前款式中会出现拷贝至其余文档中后会替
换其余文档中款式等问题,还有待解决。
现阶段不介绍将正文的款式进行改正,免得影响文
档的可复制性。
标题隔页
能够拥有隔页作用,在操作中也注意到,多级标题如在同一页中,关于正文格式的雅观有必定影响,也不利于图片、表格的插入。
建议无特别状况,使用隔页的方式增添标题。
隔页的方式指一页中只有标题,无正文,要做到隔页,可使用分页符或分节符。
此外标题
在其所占页码中的地点值得注意,一般取垂直中上地点,水平居中,建议采纳增添空白行方式,不建议采纳段落中设置段前若干行方式。
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插入目录
要插入目录,选择引用栏当今,目录栏目中,目录下拉选单。
使用自动目录,WORD会依照纲领级别生成目录。
目录更新有两种方式,一种只更新页码,一种将更新所有目录。
注意:
更新所有目录时,字体和段落也会有变化。
也可在目录下拉菜单中的插入目录选项板中进行设置,详细内容自己使用不多,各位可自己试试。
1.8插入图片注意事项
要从外面插入图片有多种方式,下边介绍三种方式。
一、将光标放在要插入图片地点,选择插入栏当今的插图栏目中,图片选项。
二、选中图片文件直接拖入文档中要插入图片地点
三、用WINDOWS右键菜单中的复制功能复制图片后,将光标放在要插入图片地点,后粘贴。
以上方法中,前两种插入后,图片若大于页面,会遇到页边距限制按比率减小。
第三种方法,插入后图片保持图片原大小。
图片插入后,建议围绕方式为嵌入式,建议加边框。
1.9插入表格注意事项。
表格的插入一般有两种方式
一、使用EXCEL办理后的表格
二、使用WORD插入表格
注意:
EXCEL复制的表格款式需从头调理
表格的调理主假如表格中字体和段落的调理,表格款式的调理。
可在选中表格后出现的设计及布局栏当今,对表格的各项内容进行调理,详细内容可自行试试。
要消除表格,可已使用右键,剪切的方式,或许选中表格后再加选部分文档一起按DELETE键删除。
1.10封面注意事项
封面内容须包含招标文件的所有要求,且布局合理。
封面中常常会用到包含正本或副本字样的文本框。
要插入文本框,选择插入栏当今,文本栏目中,文本框下拉列表,一般使用简单文本框即可。
文本框默以为浮于文字上方,可在文档中随意调整地点和大小。
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其余注意事项
文件的大小
一般标书文件依据图片多少,大小不一样,一般在20M-60M左右,如文件过大,可能造成机
器运转迟缓,简单死机等问题。
如文件过大,建议分册制作,注意页码连续。
若有可能,尽量对较大图片进行压缩后再插入。
标点符号的正确使用
请注意正确使用中文、英文标点符号,原则上标题中,数字标题后应使用西文标点或不加标点。
标书格式的整体设计
编制标书前,需对以下内容予以明确,防止格式不一致:
1.页边距
2.页眉页脚
3.中文字体,西文字体
4.各级标题字体、字号、编号形式。
5.标题前空行(字号、行数、行距、段前段后)
6.正文字体、字号、行距、段前段后
7.表格字体、字号、行距、段前段后
8.表格行高
9.表格列宽选择依照
10.图片边框(线性、粗细)宽度要求、插入方式(嵌入型或许附于文字上方,为排版而进行的周围型等)
11.图片排版的其余要求(荣誉证书两个一页等)
12.加黑或斜体使用依照
13.为雅观而调整时的依照(如少于多少行能够酌情改正以防止页面空白,表格字号的酌情调整等
兼容文档的变换
我企业目前使用的所有为WORD2007,但客户和集成商广泛使用WORD2003系统,考虑到兼
容性问题,在供应给客户或集成商前,如无特别要求,须变换为WORD2003兼容模式。
要变换为WORD2003兼容文档,可在WORD选单(左上角)中另存为选单中选择WORD97-2003兼容文档。
兼容文档后缀为.doc,WORD2007文档后缀为.docx
二、提升效率的进阶功能
经过第一节内容的技术,已能够知足标书编制的基本需求,本章对使用经验技巧和合理安排工作流程进行商讨。
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常用快捷键
Ctrl+A
包含整篇文档
Ctrl+C
复制所选文本或对象
Ctrl+X
剪切所选文本或对象
Ctrl+V
粘贴文本或对象
Ctrl+Z
撤消上一操作
Ctrl+Y
重复上一操作
Ctrl+F
查找文字、格式和特别项
Ctrl+S
保存文档
Shift+F5返回上一次改正地点
Ctrl+B
使字符变成粗体
Ctrl+I
使字符变成斜体
Ctrl+U
为字符增添下划线
Ctrl+Shift+<
减小字号
Ctrl+Shift+>
增大字号
Ctrl+E
段落居中
Ctrl+J
两头对齐
Ctrl+L
左对齐
Ctrl+R
右对齐
Ctrl+Enter
分页符
2.2显示所有格式标志
显示所有格式标志后,能够让编制者对文档格式的细节有较强的掌握。
要显示所有格式标志,在WORD选单(左上角)中的WORD选项(最下方)中的显示标签中的一直在屏幕中显示这些格式标志中勾选显示所有格式标志即可。
2.3复制粘贴
在复制后注意选择复制选项能够减少格式改正的劳动量,如选择保存源格式,能够保持与
源格式的字体、段落和款式。
如选择般配目标格式则会使用目前文档中的各样款式。
此中好坏还需个人依据感觉自行比较。
2.4格式刷
要在目标内容中使用某参照内容格式,能够使用格式刷功能。
要拷贝参照内容格式,首选选中参照内容,而后在开始栏当今的剪贴板菜单中选择格式刷,此时格式刷已经“蘸”上参照内容格式,鼠标成刷子状。
接着用鼠标选中目标内容即可完整复制字体、字号、段落、款式等格式内容,刷完格式后,鼠标答复箭头形状。
复刷格式,能够在选定参照内容后,双击格式刷锁定,此时可连续涂刷多个目标内容。
按ESC或进行其余操作可退出锁定。
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2.5插入制表符调整文档地点
在标书编制中,常常会碰到文字需要中断状况,如页眉页脚,或许单位名称落款。
除了使用空格来调理文档的地点外,制表符是精准调整文档地点的重要手段。
要使用制表符,第一单击文档标尺左边的的方框图案,此时方框中图案会变换。
常用分别为L型、倒立丁字型、左L型。
分别指左对齐、中间对齐、右对齐。
第一调整好对齐方式,而后选中要调整地点的文档所内行,如多行文档需调整可所有选中,接着在要对齐地点的标尺上单击。
以后将光标放在文档需要中断的部分,按TAB键后,光标地点以后内容将依照左起第一个制表符格式对齐到制表符,再次按下,则会对应下一个制表符,
以此类推。
成效示比以下:
2.6插入框线
在增添页眉页脚后,一般页眉会自动增添框线,但页脚不会。
如要在页脚增添框线,能够选择第一行整行页脚后,在开始栏当今,段落栏目中选择框线,下拉菜单中增添相应框线(如上框线)。
或在边框和底纹中调整。
相同能够在页眉中,撤消掉框线。
注意,使用增添图形,直线也能够制作近似成效,但图形与文本联合不密切,后期调整难度
较大,且不利于改正,不介绍使用图形方法。
2.7表格的调整
表格常常碰到的问题是,一、表格中字体不适合,地点不合理;二、表格太宽,高出页面范围,没法调整;三、表格太长换页后没有标题。
表格布局在插入表格后,可在布局栏当今,对齐方式栏目中,选择文本在表格中的
.....
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位
置,及文档与单元格的边距。
表格自动调整关于太宽的表格,能够采纳选中表格后,在表格属性的列标签下,逐
页调整列宽。
此外,较快捷的方法是布局栏当今,单元格格式中,选择自动调整下拉菜单下
的依据内容自动调整表格或许依据窗口自动调整表格。
一般使用依据窗口自动调整后再进行
手工调整。
也可联合使用,详细使用可自行试试。
表格重复标题行和表格跨页断行要在跨页的表格中重复标题行,能够选摘要重复的行
后,在右键表格属性中的行标签中,勾选在隔页顶端以标题行形式重复,或许选中后直接选择布局栏当今的数据栏目中的重复标题行。
要赞同或严禁表格的跨页断行,选中整个或与操作的表格后,在在右键表格属性中的行标签中勾选或撤消勾选赞同表格跨页断行即可。
表格的删除选中表格后使用BACKSPACE键能够删除整张表格。
2.8查找功能的应用
基础查找及替代功能不再赘述,下边就一些应用经验进行分享。
查找特别格式文档
在标书编制中不免有未能实时准备好的资料,此时可先插入红色字体(或其余不一样于正文
格式的)文档进行占位。
在最后审察时,可在查找中,选择更多>>,在左下方的格式中选择字体,选择字体颜色为红色。
以后点击查找即可找到以前插入的红色字体,其余格式亦然。
查找模糊词语
有时可能会需要查找形如“第N章”这样的内容,可在查找的更多项选择项中,选择“随意字符”
来替代N,即可查找出有关内容。
关于其余字符可自行试试。
阅读对象单击右边转动条下方的圆点符号,会弹出12各图标,在此中选择相应内容
后,点击圆圈上下的箭头符号即可按次序阅读有关内容,合用于改正表格或图片等内容时的
检查工作。
新建窗口
在标书制作过程中,常常有同一文档中上下文需比对的内容,此时如内容不多,可使用Shift+F5键切换地点,关于内容许多时,可采纳新建窗口方式。
要新建窗口可选择视图栏当今的窗口栏目中的新建窗口选项。
点击后会将源文档在Windows
任务栏中拆为文档:
1、文档:
2两个。
这两个文档内容相同,改正一个另一个也会变化,
能够理解为就是在原文档中增添了一个察看的地点。
点击窗口项目中的并排查察,可并排查
看文档以便比对(不单合用于新建窗口,也可将不一样文档并排查察)。
要撤消新建窗口,直接封闭此中一个窗口即可,此时不会提示保存等信息。
13注意:
如提示需要保存,很可能你已经封闭了所有新建窗口,此时正在封闭源文档。
.....
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2.10插入标注
在多人共同作业时,标注能够有效提示其余同事注意重点。
或许用于提示自己要增添的内容。
要对拟订内容增添标注,可选择批阅栏当今的标注栏目中的新建标注选项。
提示,如文档中没有标注项,标注栏目中的其余选项不行选,能够利用此特色检查最后文档中能否残留标注
项。
增添标注后,一般会在文档右边引出独自的标注项,如在其余地点出现,可选择旁边订正
项当今的标注框下拉菜单,选择在标注框中显示订正(固然对象为订正但相同合用与标注)。
在标注栏目中选择上一条或下一条可按次序阅读各条标注。
选择删除按钮,能够删除目前选中标注,或许在删除的下拉菜单中删除所有标注。
标注者的名称可在订正栏当今的订正下拉菜单中的改正用户名改正,标注中
显示缩写。
文档中图片的提取
有时可能会碰到需从文档中将图片提取为其余格式图片。
使用复制到绘图板中方式文件质量不高。
可采纳以下方法:
新建一个WORD文档,将需要提取的图片复制到新建文档中。
在WORD选单(左上角)中另存
为选单中选择其余格式,在保存种类中选择网页(*.htm,*.html)。
在网页生成的有关文件夹下能够找到原格式的图片
2.12双面打印
有些标书会要求双面打印,此时页面布局、页眉页脚等都会遇到影响,要知足双面打印要求,需要以下操作支持。
双面打印页边距
在页面布局栏当今,页面设置栏目中的页边距下拉菜单中选择自定义边距,在页码范围,多页中选择对称页边距并应用于整篇。
双面打印页眉页脚
双击页眉或页脚进入编写模式,在设计栏当今,选项栏目中勾选奇偶页不一样,此时需从头
设置偶数页页眉页脚。
注意:
此奇偶页按WORD统计页数而插入的页码;奇偶页不一样不影响
奇偶页页码的连续性。
在双面打印时,应试虑页眉页脚中,文档的地点的对称性能否合理,页码地点能否合理。
打印机设置
不一样打印机双面打印设置不一样,请联
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